物業(yè)管理公司財務制度及財務會計管理物業(yè)管理公司的財務制度一、財務會計管理的涵義

財務是指企業(yè)為達到既定目標所進行的籌集資金和運用資金的活動。在物業(yè)管理經(jīng)營過程中,各類管理服務費、特約代辦服務費、各種兼營性服務的收入和相應的開支等,就構成了物業(yè)管理公司的資金運行。

物業(yè)財務管理就是物業(yè)管理公司資金運行的管理,在資金運行過程中,包括整個物業(yè)經(jīng)營出租、管理服務收費等資金的籌集、使用、耗費、收入和分配。要按照政府有關規(guī)定,規(guī)范物業(yè)管理企業(yè)的財務行為,加強財務管理和經(jīng)濟核算。物業(yè)財務管理的對象就是物業(yè)經(jīng)營、管理、服務的資金費用和利潤。為了提高經(jīng)濟效益,擴大收入來源,使物業(yè)不斷保值增值,許多物業(yè)管理公司實行”一業(yè)為主,多種經(jīng)營”的方針,公司下屬既有商業(yè)貿(mào)易部門,也有工程維修機構,還有出租物業(yè)及其它提供有償服務服務機構。

財務管理的主要內(nèi)容有:對資金籌集運用的管理,固定資產(chǎn)和經(jīng)租房產(chǎn)租金的管理,租金收支管理,商品房資金的管理,物業(yè)有償服務管理費的管理,流動資金和專用資金的管理,資金分配的管理,財務收支匯總平衡等等。

財務管理的任務是:

(一)籌集、管理資金

這就是要保證物業(yè)經(jīng)營的需要,加快資金周轉(zhuǎn),不斷提高資金運用的效能,特別是提高自有資金的收益率。物業(yè)管理公司的主要經(jīng)濟來源是房租收入、物業(yè)有償服務管理費收入,要大力組織租金收入,加強有償服務管理費的收費工作,做到應收盡受,提高回收率。另外,在資金使用上,對各項支出要妥善安排,嚴格控制,注意節(jié)約,防止浪費。充分發(fā)揮資金的效果。

(二)經(jīng)濟核算

經(jīng)過財務活動加強經(jīng)濟核算,改進經(jīng)營管理,降低修繕、維修、養(yǎng)護成本,不斷降低消耗,增加積累,提高投資效益和經(jīng)濟效益。

(三)多元經(jīng)營

積極組織資金,開辟物業(yè)經(jīng)營市場,”一業(yè)為主,多元經(jīng)營”,不斷尋求物業(yè)經(jīng)營的新生長點,不斷拓展物業(yè)經(jīng)營的新領域,形成新優(yōu)勢。

(四)財務監(jiān)督

實行財務監(jiān)督,維護財經(jīng)紀律。物業(yè)管理公司的經(jīng)營、管理、服務,必須依據(jù)國家的方針、政策和財經(jīng)法規(guī)以及財務計劃,對公司預算開支標準和各項經(jīng)濟指標進行監(jiān)督,使資金的籌集合理合法,資金運用的效果不斷提高,確保資金分配兼顧國家、集體和個人三者的利益。同時,要在分配收益上嚴格遵守國家規(guī)定,及時上繳各種稅金,彌補以前年度虧損,提取法定公積金、公益金,并向投資者分配利潤。

二、財務會計管理制度

財務管理制度是物業(yè)管理公司內(nèi)部管理的重要制度,是保證有關財務管理工作規(guī)范化、標準化的一系列具體規(guī)定?？煞譃橐韵聨最愔贫?

(一)會計核算方法及憑證賬冊制度

(1)管理部采用借貸復式計賬法,會計科目和核算方法以企業(yè)單位預算會計為主,結合管理部的實際,設置銀行現(xiàn)金日記賬、總分類賬、各項明細分類賬;

(2)原始憑證是計賬的依據(jù),財會人員必須認真審核各種原始憑證,要求一切原始憑證必須手續(xù)完備、合法,內(nèi)容真實,數(shù)字正確,日期和印章齊全,大、小寫相符等,不得有白條報賬,不得有涂改。一切原始憑證經(jīng)審核無誤后,才能填制記賬憑證,據(jù)以記賬;

(3)財會記賬員應對一切原始憑證記賬負責,賬簿的記載不得挖補、涂改或用褪色藥水消除字跡,記賬應使用鋼筆,不準用鉛筆或圓珠筆,發(fā)生錯誤應根據(jù)性質(zhì),采用劃線更正或紅線更正。憑證、賬冊應根據(jù)專人列冊登記,妥善保管,不得丟失。有關會計報表、賬冊、會計憑證保存年限按上級規(guī)定辦理;

(4)指定專人保管一切未使用的重要空白憑證,如支票、現(xiàn)金收據(jù)、發(fā)貨票據(jù)等,動用時由領用人辦理領用手續(xù)。對誤寫的收據(jù)或作廢的支票,應注銷作廢章,妥善保存,不得銷毀廢棄。

(二)貨幣資金管理制度

(1)嚴格按照國家有關現(xiàn)金管理制度的規(guī)定,除抵補現(xiàn)金庫存外,非經(jīng)銀行同意,不得將業(yè)務收入坐支留用,嚴格分清收支兩條線;

(2)做好庫存現(xiàn)金的保管工作,有關證券和現(xiàn)金必須放在銀箱內(nèi),確保安全。對指定使用備用金的人員必須進行定期檢查、核對,做好備用金的管理,庫存現(xiàn)金不得超過銀行規(guī)定的限額。

①建立健全現(xiàn)金賬目,做到日清月結,錢賬相符,杜絕白條抵庫或賬外現(xiàn)金,禁止私立”小金庫”;

②對超過現(xiàn)金收付限額以上的收付款項,必須經(jīng)過銀行結算。

(三)費用現(xiàn)金報銷制度

為了加強現(xiàn)金報銷管理,嚴格執(zhí)行財政紀律,對各項現(xiàn)金報銷擬定以下制度:

(1)差旅費報銷制度(具體內(nèi)容略,下同);

(2)加班費報銷制度:

(3)醫(yī)藥費報銷制度;

(4)客飯招待費報銷制度。

(四)往來賬目清理制度

做好結賬收付款的工作是保證管理正常運轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)。財務人員要及時結賬收款,摧收應收賬款。過月未收的賬款,要上門催收。對月終尚未清理的債權債務,應查明原因,列出清冊。財會人員不能解決的事項應及時上報領導。

(五)會計報表制度

會計報表是經(jīng)營收支執(zhí)行情況的重要組成部分,其書寫報告是領導和上級主管部門了解管理部經(jīng)濟狀況和領導工作的重要信息資料,也是編制下半年收支計劃的重要依據(jù)。因此,要保證報表的數(shù)據(jù)準確,內(nèi)容完整,報送及時,手續(xù)完備。對年度結算報表,應附有分析收支計劃執(zhí)行情況的說明。

(六)固定資產(chǎn)管理制度

1.固定資產(chǎn)的涵義

固定資產(chǎn)是指使用期限較長,單位價值較高,在使用過程中保持原有實物形態(tài)的資產(chǎn),是管理部門進行有償服務所必須的物質(zhì)條件。為保證固定資產(chǎn)的安全完整,提高使用效率,應管好用好這些資產(chǎn),提高服務效益和經(jīng)濟效益。

2.固定資產(chǎn)的范圍和分類

(1)凡單價在200元以上的一般設備,單價在500元以上的專用設備,其耐用時間在一年以上的,均列為固定資產(chǎn);

(2)不滿上述金額的設備而耐用時間在一年以上的大批量同類財產(chǎn),也列為固定資產(chǎn);

(3)固定資產(chǎn)分為房屋及建筑物,專用設備,家具設備,電器設備,一般設備等大類。

3.固定資產(chǎn)的賬務處理

(1)固定資產(chǎn)實行分級管理,物資管理部門應建立分類明細賬和固定資產(chǎn)登記卡,使用部門應掌握本部門的物品情況,建立物品使用登記卡;

(2)購入、自制和饋贈的固定資產(chǎn),一律開具驗收單,并填寫登記卡,標明編號;

(3)固定資產(chǎn)領用時應填寫領用單,并由使用人在登記卡上簽名,表明其設備由其保管使用;調(diào)離崗位時應將物品繳回,并注銷賬卡;

(4)固定資產(chǎn)的報廢、報損,應由部門填寫報廢、報損單,經(jīng)財產(chǎn)管理部門審核后,按批準權限逐級審批,方可核銷;

(5)固定資金調(diào)撥,應嚴格按規(guī)定辦理。調(diào)撥時,先由部門填寫調(diào)撥申請單,經(jīng)雙方部門領導和上級主管部門簽章后有效,使用部門不得自行處理。

4.固定資產(chǎn)的管理職能

(1)固定資產(chǎn)管理員應負責管理部全部財產(chǎn)的管理,辦理固定資產(chǎn)的購置、驗收、領發(fā)、建卡、報廢、報損的處理及賬務核算工作,做到賬、卡、物相符,每年末進行一次清點、核賬,并及時調(diào)整賬目;

(2)為保證固定資產(chǎn)賬、卡、物的準確性,管理部門和使用部門要相互配合,定期進行盤點,盈、虧要填表,經(jīng)過財務部門調(diào)整賬、卡。

三、財務管理的機構及職責

(一)財務部門機構的設置

物業(yè)管理公司的財務會計與其它行業(yè)的機構設置也大致相同,只是工作內(nèi)容和方法有物業(yè)管理行業(yè)的特點。根據(jù)物業(yè)管理公司的具體情況、資質(zhì)等級及規(guī)模大小、人員能夠靈活配備。財會部門一般可設置下列人員:財務會計部經(jīng)理、主管會計、出納、電腦員、統(tǒng)計員、收費員。

(二)財會人員的崗位職責

1.財會部經(jīng)理

(1)向企業(yè)領導人負責,組織公司的財會管理工作,當好企業(yè)負責人的經(jīng)營管理參謀;

(2)每月、每季審核各種會計報表和統(tǒng)計報表,寫出財務會計分析報表,送企業(yè)法人審閱;

(3)檢查、監(jiān)督物業(yè)管理各項費用的及時收繳,保證企業(yè)資金的正常運轉(zhuǎn);

(4)審核控制各項費用的支出,杜絕浪費;

(5)合理有效地經(jīng)營管理好企業(yè)的金融資產(chǎn),為企業(yè)創(chuàng)造利潤;

(6)根據(jù)物業(yè)管理行業(yè)的具體特點、依據(jù)財會管理有關法規(guī)、政策、文件,制定財會管理具體制度和操作程序;

(7)組織擬定物業(yè)管理各項費用標準的預算方案,送企業(yè)領導、業(yè)主委員會和相關主管部門審核、修定;

(8)研究熟悉和實施相關的工商、財會及稅務、物價等管理制度,運用法律、行政處分和經(jīng)濟手段保護公司的合法權益。

2.主管會計

(1)向部門經(jīng)理負責,具體組織好本部門的日常管理工作;

(2)每日做好各種會計憑證和賬務處理工作;

(3)每月、每季按時做好各種會計報表,定期向業(yè)主委員會公布管理收繳及使用情況;

(4)負責檢查、審核各經(jīng)營管理部門及下屬機構的收支賬目,向企業(yè)領導及時匯報工作情況;

(5)檢查銀行、庫存現(xiàn)金和資產(chǎn)賬目,做到賬賬相符,賬實相符;

(6)按照物業(yè)管理的行業(yè)特點和需要,分類計賬;完成企業(yè)領導交辦的財會工作。

3.出納

(1)遵守公司員工守則和財務管理制度;

(2)管理好公司的現(xiàn)金收付、銀行存款的存取,保管現(xiàn)金、有價證券、銀行支票等;

(3)及時追收企業(yè)各種應收款項,保護企業(yè)和業(yè)主利益不受損失;

(4)編制有關現(xiàn)金收付記賬憑證、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬的工作;

(5)及時辦理各項轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金支票,按月將銀行存款余額與銀行對賬單核對相符,并交會計作賬。

4.統(tǒng)計員(電腦員)

(1)及時統(tǒng)計、存儲各種費用收付資料,供主管會計參考;

(2)維護好電腦設備,保管好所有資料,對變動資料數(shù)據(jù)應及時修改并存儲;

(3)及時輸入打印收費通知單,保證費用的按時收繳。

5.收費員

物業(yè)管理企業(yè)所轄區(qū)業(yè)主(住戶)較多時,可專門在各管理處配備收款員,其職責是:

(1)負責物業(yè)管理費等各項費用的通知和收繳;

(2)對繳費情況隨時進行統(tǒng)計,及時追討欠繳費用;

(3)承接與物業(yè)管理相關的經(jīng)營服務收費,為業(yè)主辦理各項公用事業(yè)費的繳付;

(4)和業(yè)主(使用人)交朋友,爭取她們對物業(yè)管理工作的理解和支持,協(xié)助搞好”窗口”服務;

(5)完成企業(yè)和部門領導交辦的其它任務。在物業(yè)行業(yè),服務質(zhì)量的好壞直接影響著物業(yè)管理整體水平的高低,其重要性不言而喻。隨著物業(yè)管理工作各種資料的不斷積累,服務質(zhì)量綜合測評辦法的不斷嚴密,各種標準的定性和定量化,管理部門(包括公司決策層、管理層、執(zhí)行層)面臨著全面協(xié)調(diào)各項管理工作,并把在管理過程中發(fā)現(xiàn)問題加以分析處理,不斷改進工作、提高管理效果的問題。

一、循環(huán)的引入和建立循環(huán)的可行性

我們做任何工作,一般都是要事先有個設想,然后根據(jù)設想進行工作。在工作進行中或工作進行到某個階段以后,還要把工作結果與原來的設想進行對比,這一過程一般叫做檢查。用檢查的結果再來改進工作或修改原來的設想,這一過程在管理學中稱為處理,這就是我們做工作的一般規(guī)律。在國外,有人把它總稱為PDCA循環(huán),它是英文Plan(計劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)、Action(處理)四個詞的第一字母組合。它反映出,做工作必須經(jīng)過四個階段:第一階段就是計劃,包括方針、目標、主導思想、主題、宣傳計劃、活動方案等;第二階段就是執(zhí)行,即按計劃實際去干;第三階段是檢查,即活動完成了或活動過程中檢查哪些錯了,哪些對了。經(jīng)過檢查肯定效果,找出問題;第四個階段就是處理,把成功的經(jīng)驗加以肯定,形成標準,失敗的教訓也要總結,以后克服。以后的工作要按標準進行,沒有解決的問題轉(zhuǎn)入下一循環(huán)。PDCA循環(huán)的建立,基于兩個方面:一是全員管理,即包括管理者被管理者全部參與管理,只是循環(huán)的范圍有差別;二是各種成績、錯誤、問題等要素盡可能地量化,不能量化的部分要標準化,即形成制度。服務質(zhì)量綜合測評方法的使用,將服務質(zhì)量問題量化。這在客觀上為PDCA循環(huán)打下基礎。

二、建立物業(yè)管理循環(huán)機制

物業(yè)管理工作在形式上屬于條塊結合。從全公司的角度來講是條條管理,公司董事會(總經(jīng)理→職能部門→各管理處→個人);從各物業(yè)小區(qū)的角度出發(fā)又屬于塊塊管理。

1、大環(huán)套小環(huán),互相促進

PDCA循環(huán)做為管理中的一種科學方法,具有規(guī)律性的特點,適用于物業(yè)管理工作的各個方面、各個環(huán)節(jié)。因此整個公司物業(yè)管理是一個大的PDCA循環(huán),依次類推,直到員工個人。

職能部門(工程部、綜合部、保安部等)根據(jù)公司制定的物業(yè)管理工作計劃,制定本部門的管理工作計劃;有關部門根據(jù)公司及職能部門的管理工作計劃制定本工作部門管理工作的計劃,接著各管理處、各部門、樓層,直到落實到每個人的計劃(例如:個人工作目標計劃)。

上一級PDCA循環(huán)是下一級PDCA循環(huán)的根據(jù),下一級PCDA循環(huán)又是上一級PDCA循環(huán)的貫徹落實的具體化,經(jīng)過循環(huán)把物業(yè)公司各項管理工作有機地聯(lián)系起來,彼此協(xié)調(diào),互相促進。

2、爬樓梯

P、D、C、A四個階段周而復始地運轉(zhuǎn),而每一次動轉(zhuǎn)都有新的內(nèi)容和目標,因而也意味著前進了一步,猶如爬樓梯逐步上升。在物業(yè)管理工作中,經(jīng)過一次循環(huán),解決一批問題,制定一些措施,水平就有了新的提高。

3、處理是管理效果穩(wěn)定提高的關鍵

處理就是指總結經(jīng)驗、肯定成績、糾正錯誤,”以利再戰(zhàn)”。處理的內(nèi)容包括PDCA循環(huán)中的各個階段和PDCA循環(huán)執(zhí)行者的主觀因素。在處理階段中,必須對成績和錯誤都加以標準化(量化)、制度化(定性),以便在下一循環(huán)中鞏固成績,避免重犯錯誤。

對于PCDA循環(huán),由于處理方法不同,其效果也不一樣。一種處理方法是總結經(jīng)驗、肯定成績、糾正錯誤,經(jīng)過開會總結,把這些經(jīng)驗和教訓落實在一個記錄本子上或者是某個總結報告上。當前,這種處理方法比較常見。另一種方法是:成績和教訓中的主要東西加以標準化、制度化,落實在各有關部門的規(guī)章制度、工作規(guī)程上,或者以管理通報的形式公布出來。

兩種處理方式產(chǎn)生的效果截然不同,前者落實在小本子或總結報告上,這是個沒有約束力的東西,能夠貫徹也能夠不貫徹。管理人員調(diào)動、小本子丟失或換上新手,一切都得從頭開始,過去存在的問題會重新出現(xiàn),管理效果不會出現(xiàn)大的提高。后者由于成績和錯誤都落實在有關部門的規(guī)章制度、工作規(guī)程或通報上,對有關人員有較強的約束力,即使新來的人員,也可避免重犯原來的錯誤。這樣就能夠從點滴各累經(jīng)驗,效果能夠穩(wěn)步提高。

三、解決問題,改進物業(yè)管理工作的八個步驟

為了解決問題,改進物業(yè)管理工作,我們把PDCA循環(huán)具體化為八個步驟:

1、分析現(xiàn)狀,把影響管理效果的優(yōu)、劣勢找出來

2、分析影響效果的各種原因或因素

3、找出影響管理效果的主要因素

4、針對主要因素,制定措施,提出行動計劃,并預計效果。措施和計劃應具體明確。一般要達到:為什么要制定這一措施和計劃,由誰執(zhí)行,什么時候開始執(zhí)行,何時完成以及如何執(zhí)行。

以上四個步驟也就是計劃階段的具體化。

5、執(zhí)行措施和計劃。按計劃執(zhí)行,嚴格落實措施。

6、檢查。也就是調(diào)查采取措施的效果,這是檢查階段。這一階段是非常重要的。

7、總結經(jīng)驗。也就是鞏固成績,把成功的經(jīng)驗和失敗的教訓都規(guī)定到相應的標準和制度中,防止再發(fā)生過去已發(fā)生過的問題。

8、提出尚未解決的問題

以上7、8兩個步驟是處理階段。

上面八個步驟是一環(huán)扣一環(huán),不能有絲毫的脫扣現(xiàn)象發(fā)生,而且需要利用大量的數(shù)據(jù)和資料,才能做出科學的判斷,然后對癥下藥。

四、運用統(tǒng)計學原理解決問題。

(一)用排列圖解決三中:1、3、6三個問題。

1、根據(jù)”關鍵的少數(shù),次要的多數(shù)”這個管理學的原理,把影響物業(yè)管理服務效果的各種問題或原因按其不同類型整理出數(shù)據(jù),然后按問題的多少排列做圖。以直觀的柱條形長短及其累計頻率(百分比),用曲線來表明影響效果的關鍵所在。

2、按部門排列

從排列中不難看出,由于車位糾紛、外來人員出入和水、電維修質(zhì)量引發(fā)的投訴事件占到總投訴事件的55.07%,加上保安人員的禮貌和禮賓服務問題,投訴事件達到76.80%,其中由于待人接物(車位糾紛、外來人員出入、保安人員禮貌、禮賓服務)的占68.86%,已相當可觀。綜合以上指標,由于待人接物、水電維修、衛(wèi)生三項占到投訴的85%以上。

從排列中可看出,被投訴服務質(zhì)量事件中,保安和事務占到81.15%。

結論:

A、在所有投訴事件中,主要原因是待人接物,主要分布在保安和事務部門。本次PDCA循環(huán)中,必須找出原因,制定切實可行的措施,改進工作。

B、水電維修、衛(wèi)生、信報收發(fā)屬重點防范的原因;工程部門一方面加強教育,一方面加入下一個PDCA循環(huán)。

C、開水送達等問題屬少數(shù),放入下一個循環(huán)中解決。

結論A中需要找出原因。我們把這個原因看作由于某些因素而促成的結果。

(二)用因果圖解決三一2問題:分析產(chǎn)生問題的原因(因素)。

1、明確問題(”結果”出了什么問題)

使用排列圖找出了服務質(zhì)量投訴的主要原因。主要是由于接物上占60.86%,問題多發(fā)生在保安和事務部門中。

2、畫因果圖:(圖三)

以結果(車位糾紛)為主干,定出造成糾紛的原因為中枝、小枝、細枝。一直分析到能夠采取措施為止。對特別重要的原因附以標記。

因果圖做出后,對找到的原因要加以處理,確定是改進,還是維持。從圖三中可看出,產(chǎn)生的原因有四項十三條,其中影響最大有6條:a、態(tài)度不好;b、脫崗;c、缺乏業(yè)務知識;d、泊位設計不合理;e、矯橫;f、車輛過大。其a、b、c是做為服務主體