會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程清單,,,,,,

環(huán)節(jié),工作模塊,工作任務(wù),具體內(nèi)容,責(zé)任人,時(shí)間節(jié)點(diǎn),是否完成

會(huì)議確認(rèn),會(huì)議事由確定,會(huì)議名稱,和領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)會(huì)議的主題,,,

,,會(huì)議時(shí)間,根據(jù)會(huì)議時(shí)間確定人員報(bào)道時(shí)間,,,

,,會(huì)議地點(diǎn),根據(jù)掌握的信息搜取3－5個(gè)場(chǎng)地，提取詳細(xì)信息同領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通確定場(chǎng)地,,,

,,會(huì)議室預(yù)訂,根據(jù)會(huì)議形式及人數(shù)預(yù)訂會(huì)議室,,,

,,會(huì)議負(fù)責(zé)人,確定會(huì)議主要負(fù)責(zé)人1名，副負(fù)責(zé)人1-2名，根據(jù)會(huì)議大小，確定會(huì)務(wù)組人員；主要負(fù)責(zé)人出現(xiàn)在現(xiàn)場(chǎng)不達(dá)90%，調(diào)換指派其他負(fù)責(zé)人,,,

,,與會(huì)人員,確定與會(huì)人員類別,,,

,,會(huì)議議程,明確列明會(huì)議各項(xiàng)議題及時(shí)間、形式、主講人等,,,

,,確定酒店,根據(jù)會(huì)議情況，確定住宿的酒店；根據(jù)與會(huì)人員的類別確定房間預(yù)訂的類型，確定后和事業(yè)部總監(jiān)確定安排，誰(shuí)和誰(shuí)住等；提前致電酒店人員做好準(zhǔn)備,,,

流程制定,制定流程,,制定詳細(xì)的會(huì)議流程，并明確責(zé)任人和會(huì)務(wù)組人員,,,

會(huì)議前期準(zhǔn)備,準(zhǔn)備會(huì)議,明確人員分工,將具體人員分工填入此表,,,

,資料,準(zhǔn)備與收集,制定專人收集講師的課件；如需要述職，提前收集述職材料；會(huì)議簽到表；人員通訊錄；房間溫馨提示卡；會(huì)場(chǎng)指示牌；電子版資料，包括會(huì)議議程、會(huì)議指引（外部）、回執(zhí)、會(huì)議使用流程（Word/Excel/PPT等）,,,

,會(huì)議通知,撰寫通知,附：資料（參見(jiàn)上一行）,,,

,回執(zhí)收集,確定參會(huì)人員信息,確定與會(huì)人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)絡(luò)方式,,,

,,整理通訊錄,與會(huì)人員通訊錄和會(huì)務(wù)組人員通訊錄,,,

,資料對(duì)接人,準(zhǔn)備與收集,制定專人收集講師的課件；如需要述職，提前收集述職材料；會(huì)議簽到表；人員通訊錄；房間溫馨提示卡；會(huì)場(chǎng)指示牌；電子版資料，包括會(huì)議議程、會(huì)議指引（外部）、回執(zhí)、會(huì)議使用流程（Word/Excel/PPT等）,,,

,,儲(chǔ)存,確定會(huì)議用電腦，將所有需要展示的資料儲(chǔ)存到一定的文件夾，并告知相關(guān)人員；確定會(huì)議所需的幾臺(tái)電腦，并制定專人保管,,,

,,打印,列出打印清單及打印份數(shù),,,

,,裝訂,將文件整理裝入資料袋，并準(zhǔn)備筆和本,,,

,,發(fā)放,簽到的時(shí)候發(fā)放到參會(huì)人員手中,,,

,住宿負(fù)責(zé)人,酒店預(yù)訂,聯(lián)系酒店，確定房間類型及個(gè)數(shù)，安排人員住宿的房間號(hào)，詢問(wèn)酒店是否包括早餐,,,

,接機(jī),接機(jī),確定到達(dá)時(shí)間，地點(diǎn)，人員姓名和電話,,,

,,,預(yù)訂車輛和司機(jī),,,

,餐飲負(fù)責(zé)人,就餐形式、地點(diǎn)確定,公司食堂：填寫客餐申請(qǐng)單并交食堂人員；注明就餐人數(shù)，就餐性質(zhì),,,

,,,外面餐館：餐館預(yù)訂、提前到現(xiàn)場(chǎng)踩點(diǎn)、點(diǎn)菜、車輛預(yù)訂、酒水準(zhǔn)備,,,

,,,茶點(diǎn)：填寫客餐申請(qǐng)單并交食堂人員，通知物業(yè)人員安排茶點(diǎn)擺放處,,,

,物料負(fù)責(zé)人,文具準(zhǔn)備及領(lǐng)取,準(zhǔn)備好筆、本、熒光筆、草稿紙、白板筆、白板紙、激光筆、錄音筆、代表證,,,

,,藥品,防暑，感冒，肚子痛，劃傷等,,,

,,食品,會(huì)議期間需要的提神飲料，咖啡和可樂(lè)；會(huì)議期間的水果和小食品,,,

,會(huì)場(chǎng)負(fù)責(zé)人,會(huì)議室預(yù)訂,投影、白板、橫幅、背景墻、歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水,,,

,,會(huì)場(chǎng)布置,提前確定條幅內(nèi)容和制作條幅；桌椅擺放；文具擺放；橫幅懸掛；歡迎牌、指引牌、座位牌是否到位,,,

,攝影負(fù)責(zé)人,攝影聯(lián)系,專家級(jí)講師需要留下清晰的影像資料，需要提起聯(lián)系外面專業(yè)人士；公司的攝像機(jī)要保持能夠正常使用；,,,

,,自備數(shù)碼相機(jī),會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)抓拍用,,,

,回程安排,回程預(yù)訂,確定回程人員姓名，部門，回程時(shí)間，制定責(zé)任人訂票,,,

,禮品,會(huì)議禮品預(yù)訂,若有需要，提前確定贈(zèng)送禮品樣式及數(shù)量，聯(lián)系總辦協(xié)助,,,

,會(huì)后活動(dòng)安排,活動(dòng)地點(diǎn)及人數(shù),聯(lián)系活動(dòng)場(chǎng)所，車輛預(yù)訂,,,

,人員報(bào)到,人員報(bào)到,制定報(bào)道地點(diǎn)，并確定部門報(bào)道負(fù)責(zé)人，每個(gè)集團(tuán)軍一名內(nèi)勤和一名會(huì)務(wù)組人員負(fù)責(zé),,,

,,資料發(fā)放,包括會(huì)議材料等,,,

會(huì)中準(zhǔn)備,設(shè)備,設(shè)備就緒,檢查會(huì)議使用電腦、投影設(shè)備、音響設(shè)備、網(wǎng)線等是否就緒,,,

,,筆記本電腦使用協(xié)助,"查看會(huì)場(chǎng)中攜帶筆記本人數(shù)，是否需要充電器，網(wǎng)線等,通知物業(yè)管理處接待人員協(xié)助",,,

,,設(shè)備就緒,每次會(huì)議開(kāi)始前10分鐘設(shè)備復(fù)查,,,

,攝影,攝影把關(guān),與總辦專業(yè)攝影人員溝通場(chǎng)景拍攝，照片效果把關(guān),,,

,,現(xiàn)場(chǎng)抓拍,用自備數(shù)碼相機(jī)抓拍會(huì)場(chǎng)情況,,,

,場(chǎng)內(nèi)負(fù)責(zé)人,檢查會(huì)場(chǎng)情況,桌椅擺放；文具及資料擺放；橫幅懸掛；歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水、禮品是否到位,,,

,,設(shè)備就緒,每次會(huì)議開(kāi)始前10分鐘會(huì)場(chǎng)重新整理布置,,,

,茶水,茶水供給到位,接待人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)倒茶或飲水機(jī)到位；由專人負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)席和講師的茶水,,,

,會(huì)場(chǎng)收拾,清潔整理會(huì)場(chǎng),恢復(fù)會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、設(shè)備設(shè)施維護(hù)、是否有物品遺漏,,,

,場(chǎng)外負(fù)責(zé)人,提神飲料的準(zhǔn)備,準(zhǔn)備咖啡,,,

,,水果,,,,

,,食品,,,,

,,緊急事件,,,,

,專家會(huì)議指引,會(huì)議地點(diǎn)指引,指引與會(huì)人員到會(huì)議地點(diǎn)參加會(huì)議,,,

,專家會(huì)議,會(huì)議記錄,錄音筆錄音，人員現(xiàn)場(chǎng)記錄,,,

,麥克風(fēng),麥克風(fēng)傳遞,若臺(tái)下代表需發(fā)言，明確麥克風(fēng)傳遞負(fù)責(zé)人,,,

,午餐,就餐地點(diǎn)指引,帶領(lǐng)與會(huì)人員到制定地點(diǎn)就餐，提起和主持人溝通，以整齊的隊(duì)伍排列進(jìn)入就餐地點(diǎn)。,,,

,,就餐服務(wù),會(huì)務(wù)組人員安排人員就餐，并確定有無(wú)飯菜不足等現(xiàn)象；參與人員離開(kāi)后，會(huì)務(wù)組人員用20-30分鐘輪班就餐。,,,

會(huì)議后期工作,會(huì)議紀(jì)要,紀(jì)要整理,會(huì)議后盡早整理會(huì)議紀(jì)要,,,

,,郵件發(fā)布,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后通過(guò)郵件發(fā)布