物業(yè)檔案的建立與管理方案提升物業(yè)管理的整體水平。為此，我們建一整套從檔案收集、分類、(1)文件(包括印制品和音像制品等)材料的歸檔范圍：1)文件檔案的歸檔范圍，包括各部、室及公務(wù)活動中形成的公2)檔案的歸檔范圍：兼職客服管理員、技術(shù)員在工作中形成的(2)歸檔要求：(3)歸檔時間：1)文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔；2)建設(shè)項目在竣工驗收后一個月內(nèi)歸檔；3)各項管理工作形成的文件材料，在當(dāng)年上半年內(nèi)，要將應(yīng)當(dāng)(4)歸檔份數(shù)：1)各類文件材料一般歸檔一式一份；2)重要的和使用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其(5)不歸檔文件材料的范圍：1)重份和無參考利用價值的事務(wù)2)上級機關(guān)任免、獎懲非物業(yè)中心工作人員的文件、供參閱的3)上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件；4)未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿、一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、定稿除外)影印文件的多次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負責(zé)人簽字的最后定稿5)從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；6)參加非主管單位召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的7)非本單位抄送的不需要辦理的文件材料；8)下級單位送來參閱的簡報、情況反映、不應(yīng)抄報和不必備案(6)經(jīng)理要經(jīng)常對物業(yè)中心的文件材料的形成、積累、整理和(1)所有檔案資料均由物業(yè)中心檔案室保管，同時建立電子檔(2)存放檔案必須有專用柜、架，檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔(3)必須維護檔案的完整性(質(zhì)量上的完整和數(shù)量上的完整)安全性(物質(zhì)的安全和法律的安全)。(4)底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要(5)存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盤和專門(6)定期每半年進行檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作，做(8)聲像檔案的保管如下：1)按不同類別和載體使用不同的裝具，分別排列保存；2)照片檔案一般放在相冊中，錄音帶、錄像帶、磁盤宜放在專物業(yè)中心所有工作人員都必須嚴格遵守公司保密制度有關(guān)規(guī)定，(1)檔案資料的借閱1)借閱檔案必須向領(lǐng)導(dǎo)審批；2)對業(yè)主/物業(yè)使用人和管理服務(wù)中心利益影響較大的檔案應(yīng)3)嚴格檔案的出、入室規(guī)定：出室必須由具備資格的人員經(jīng)審4)物業(yè)中心人員查閱檔案，都必須辦理登記手續(xù)。檔案管理員5)在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點：①按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，借閱時間不得超過10天，③所借檔案不得隨意折疊和拆卸，不得對檔案隨意更改，涂寫。6)借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)7)檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任；8)借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄；9)調(diào)離本部門的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理10)出差、請長假(半月以上)或辭職者應(yīng)把所借閱檔案及時11)因工作需要(如檔案更改、報廢)檔案員通知歸還檔案時，應(yīng)在24小時內(nèi)歸還，如不及時歸還，所造成的后果由借閱人員負責(zé)。(2)檔案復(fù)制管理1)檔案復(fù)制必須向領(lǐng)導(dǎo)審批；2)檔案復(fù)制由借閱人員持有關(guān)批準(zhǔn)到指定復(fù)印員處復(fù)?。?)未經(jīng)批準(zhǔn)的，復(fù)印員一律不得幫其進行復(fù)印。(1)各主管部門，建立自身的網(wǎng)絡(luò)管理制度，負責(zé)對其所屬部(2)檔案管理員必須做到檔案信息錄入化、檔案智能檢索化、(3)對電腦系統(tǒng)進行定期維護，為不同的操作人員設(shè)置不同的(4)定期對系統(tǒng)使用人員進行培訓(xùn)最新的安全技術(shù)培訓(xùn)，實現(xiàn)(5)對操作和使用人員進行控制，當(dāng)有授權(quán)的員工離職或改變(6)通過定期將相關(guān)系統(tǒng)備份磁盤、配備良好的服務(wù)器電源保(1)檔案的鑒定1)檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負責(zé)進行，鑒定2)鑒定工作人員的任務(wù)：3)確定保管期限原則：②凡是在一定時間內(nèi)有利用價值的檔案，采用長期或短期保存。4)鑒定工作應(yīng)該定期進行；5)檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量(2)銷毀檔案的程序包括：1)鑒定工作人員應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告單位2)檔案銷毀時，由單位派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽3)銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)(1)檔案管理人員工作守則1)熱愛本職工作，忠于職守，嚴守紀律，保守公司的秘密，按2)堅持公司的組織原則，識大體，顧全局，兢兢業(yè)業(yè)作奉獻；3)要有耐心熱情的態(tài)度、文明禮貌的作風(fēng)，全心全意的服務(wù)精4)要努力學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)，勤奮工作，善于思索，勇于開拓，5)要有民主、團結(jié)、互助、友愛、高效的精神風(fēng)范和工作作風(fēng)；6)工作嚴謹、實事求是，堅持真理、忠于歷史，維護檔案的完(2)檔案管理人員的工作要求1)資料歸存、借閱、復(fù)印、保密2)貫切《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》(文件資料的收集3)應(yīng)積極配合各部門工作的正常開展，保證每一卷中都有卷內(nèi)4)對于公司檔案所有內(nèi)容均必須同時備份存檔；5)檔案管理人員均應(yīng)與企業(yè)簽訂保密協(xié)議；(3)保密守則1)不該說的機密，絕對不說；2)不該問的機密，絕對不問；3)不該看的機密，絕對不看；4)不該記錄的機密，絕對不記錄；5)不在非保密本上記錄機密資料；6)不