第頁(yè)共頁(yè)檔案室管理制度模板檔案室管理制度一、目的與范圍本制度的目的是規(guī)范和管理公司檔案室的運(yùn)作，確保文件的安全、完整和可訪(fǎng)問(wèn)性，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。適用范圍：公司的檔案室管理工作。二、職責(zé)與權(quán)限1.檔案室管理員：-負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)和歸檔等；-確保檔案室環(huán)境的安全和整潔；-維護(hù)檔案室的訪(fǎng)問(wèn)記錄和檔案借閱記錄；-配合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行檔案管理規(guī)范和流程的培訓(xùn)和宣傳。2.相關(guān)部門(mén)：-提供需要?dú)w檔的文件，并按要求正確填寫(xiě)歸檔單；-出借檔案時(shí)填寫(xiě)借閱單；-配合檔案室管理員進(jìn)行定期的檔案整理工作。三、檔案管理流程及規(guī)范1.文件的歸檔：-文件歸檔時(shí)需按照規(guī)定的分類(lèi)、編號(hào)和文件夾進(jìn)行歸檔，確保文件的可追溯性；-歸檔單上應(yīng)標(biāo)明文件的名稱(chēng)、編號(hào)、歸檔日期和歸檔人員等信息；-歸檔前應(yīng)檢查文件的完整性和清晰度，如果存在損壞或模糊的情況需及時(shí)修復(fù)或重新復(fù)印。2.檔案的借閱：-檔案借閱需填寫(xiě)借閱單，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可借閱；-借閱的檔案應(yīng)妥善保管，不得私自攜出公司；-在借閱期滿(mǎn)或文件不再需要時(shí)，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并填寫(xiě)歸還單。3.檔案的銷(xiāo)毀：-對(duì)于不再需要的檔案，應(yīng)根據(jù)規(guī)定的保留期限進(jìn)行銷(xiāo)毀，以節(jié)約空間和資源；-銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行檔案清點(diǎn)，并填寫(xiě)銷(xiāo)毀申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀；-銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠、不可恢復(fù)的方式進(jìn)行，確保檔案的機(jī)密性和完整性。4.檔案室安全防護(hù)：-檔案室應(yīng)設(shè)有相應(yīng)的防火、防盜和防潮設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)；-嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)吸煙、存放易燃物品及飲食；-檔案室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，并制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，確保檔案的安全。四、檔案管理監(jiān)督公司將定期對(duì)檔案室的管理工作進(jìn)行監(jiān)督和督導(dǎo)，并對(duì)違反規(guī)定的行為進(jìn)行糾正和處理。五、附則本制度的解釋權(quán)歸公司所