第一章秘書學(xué)與秘書第一節(jié)秘書學(xué)的興起和開展〔一〕秘書學(xué)的興起和研究對象秘書學(xué)被視為管理科學(xué)的一個分支，其研究對象是秘書工作、秘書人員、秘書機構(gòu)，總結(jié)其規(guī)律并加以應(yīng)用。秘書學(xué)作為一門獨立的學(xué)科，在中國興起于1980年代。1．管理科學(xué)的開展促進了秘書學(xué)的產(chǎn)生管理學(xué)是專門研究管理活動及其根本規(guī)律和一般方法的科學(xué)。1900年，法約爾在國際采礦和冶金代表大會上提出其行政管理理論的思想。1908年，法約爾撰寫《論一般管理上的原那么》等。法約爾把工商業(yè)企業(yè)組織中的根本活動分為六大類：技術(shù)活動、商業(yè)、財政、平安、會計、行政管理活動。他認為管理是企業(yè)確保六項根本職能順利進行的保障。相繼有很多學(xué)者進行相關(guān)研究，提出管理的目標，存在的問題，解決的方法。英國學(xué)者帕金森1957年針對組織機構(gòu)的病態(tài)現(xiàn)象提出“帕金森定律〞〔Parkinson’sLaw〕，其中包括：中間派決定，雞毛蒜皮定律，人事遴選庸才……美國管理學(xué)家彼德1960年發(fā)表“彼德原理〞〔ThePeterPrinciple〕，其中包括：馬克·吐溫禁果定律、胡爾定理〔貴人提攜〕、龐德定律〔善始惡終〕、理發(fā)定律……2．為了改變秘書工作的落后狀況，秘書學(xué)研究被提上日程師傅帶徒弟缺乏開闊的視野和強烈的當(dāng)代意識專業(yè)化高等教育可以高速、開放性地培養(yǎng)秘書人員3．新技術(shù)革命浪潮的沖擊，對秘書學(xué)研究提出更高的要求職業(yè)資格考試、職稱評聘秘書學(xué)研究對象的幾種說法：1．“秘書工作〞說〔王千弓等：《秘書學(xué)與秘書工作》，光明日報出版社1984年10月版，第12頁。朱佳林：《管理秘書學(xué)》，經(jīng)濟科學(xué)出版杜1986年10月版，第1頁。屈干臣：《秘書學(xué)論叢》，廣東高等教育出版社1986年3月版，第41頁?！?．“對象多元〞說〔陳賢華；《秘書工作論》，四川大學(xué)出版杜1987年8月版，第8頁?！?．“輔助管理〞說〔二〕秘書學(xué)的研究方法秘書學(xué)學(xué)科性質(zhì)1．綜合說2．邊緣說3．分支說秘書學(xué)研究方法1．理論聯(lián)系實際2．運用比較的方法3．注重對其他學(xué)科的研究4．高校師生與秘書工作者合作第二節(jié)秘書的涵義、職能和分類〔一〕秘書的定義一指職務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手；二指官名，尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞、秘書郎等官職，掌握奏章、宣示、宮禁圖書等工作；三指使館中介于參贊和隨員之間的外交人員，受使館館長之命，進行工作；四指宮禁里的藏書?！稌x書·荀勖傳》：“及得汲郡冢中古文竹書，詔〔荀〕勖撰次之，以為中經(jīng)，列在秘書。〞五指讖緯圖策等書。秘書定義：

《辭?！罚好貢搭I(lǐng)導(dǎo)的助手?！队h詞典》：秘書緣于拉丁文secretarius，意即“可靠的職員〞。英語中的秘書(secretary)與秘密(secret)有聯(lián)系，還可譯為書記、干事、文書、大臣、部長。總書記和秘書長的區(qū)別在于，前者為GeneralSecretary，后者為Secretary—General，都有一個Secretary?？偢墒履敲捶QChiefSecretary。俄語中的秘書(cekpemapb)，其詞根cekpem含有秘密、機密之意，還可譯為〔會議〕記錄〔員〕、書記。秘書“是社會主義國家工作人員職務(wù)名稱之一。其職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案，人民來信來訪、會務(wù)工作以及其他日常行政事務(wù)和交辦事項。在黨政機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位從事這一類工作的干部，統(tǒng)稱為秘書工作人員，或簡稱為秘書〞?！餐跚Ч龋骸睹貢鴮W(xué)與秘書工作》，第2頁?！场懊貢谖覈F(xiàn)代主要是指黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職責(zé)是輔助管理，綜合效勞；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調(diào)查研究、處理信息、備供咨詢、辦理事務(wù)、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、催辦查辦等等。〞〔袁維國：《秘書學(xué)》，第1—2頁?！场懊貢巧硖庮I(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)或附著個人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務(wù)的效勞人員。而秘書從事的工作也就是秘書職業(yè)，秘書職業(yè)也是效勞性的。所以，秘書決不是一種職務(wù)，而是一種職業(yè)名稱。〞〔張家儀：《也談“秘書〞的定義》，載《秘書》1986年第2期?！场懊貢穷I(lǐng)導(dǎo)、專家、管理人員在履行其職務(wù)時的輔助人員。〞〔楊永清：《領(lǐng)導(dǎo)秘書智囊》，載《華中師范大學(xué)學(xué)報〔哲學(xué)社會科學(xué)版〕》1986年第2期。〕“秘書是在管理系統(tǒng)決策者近身，以溝通信息，參謀決策、處理事務(wù)的綜合職能，輔助決策者有效控制全局的工作人員。〞〔張清明等：《關(guān)于秘書定義的思考》，載《武漢大學(xué)學(xué)報〔社會科學(xué)版〕》，1986年第6期。〕《現(xiàn)代漢語詞典》：秘書是掌管文書并協(xié)助機關(guān)或部門負責(zé)人處理日常工作的人員。

1998年5月，國家勞動部〔現(xiàn)勞動和社會保障部〕在其新公布的《秘書職業(yè)技能標準》一書上將“秘書〞概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實施效勞的人員。“國際秘書聯(lián)合會〞認為，“秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手：她／他掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實際行動顯示出主動性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。〞

二、秘書職能及職業(yè)化要求

1951年建國初期，在《政務(wù)院關(guān)于各級政府機關(guān)秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機構(gòu)的決定》中，規(guī)定了秘書長或辦公廳主任的七項工作任務(wù)。

新時期秘書工作的任務(wù)，有以下四大類：

〔一〕日常程序化工作1．文書處理和撰制2．調(diào)查研究3．信息工作4．文書立卷和檔案管理工作5．會務(wù)工作6．信訪工作7．查辦工作8．印信工作9．行政事務(wù)管理10．機要保密工作〔二〕協(xié)調(diào)工作協(xié)調(diào)的核心是使有關(guān)部門和人員同心協(xié)力地工作，在各自的崗位上，朝著一個共同的目標使勁、出力?！踩愁I(lǐng)導(dǎo)人臨時交辦的工作經(jīng)常性的；突發(fā)性事件〔自然方面的；社會方面的〕〔四〕輔助決策工作美國“全美秘書協(xié)會〞這樣要求秘書：1．像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人；2．像政治家一樣有靈敏的頭腦；3．像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度；4．有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗5．有良好的速記能力以及文字功夫；6．諳熟各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系；7．能熟練地使用各種辦公自動化設(shè)備；8．具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識；9．能熟練地對各種文件資料進行整理歸類。三、秘書分類和層次國外的秘書人員，根據(jù)其效勞對象，大致分為政府機關(guān)秘書、企業(yè)秘書、私人秘書三大類，后兩類秘書占絕大多數(shù)。根據(jù)其和承擔(dān)責(zé)任的不同，在縱向上那么分為不同的等級。如日本的秘書等級是：〔1〕見習(xí)秘書〔2〕初級秘書〔3〕中級秘書〔4〕高級秘書一、從效勞對象和經(jīng)濟來源分，可分為公務(wù)秘書和私人秘書兩類。二、從所屬部門分，可分為黨務(wù)、行政、軍事、司法、經(jīng)濟和文化等秘書。其中又可細分為假設(shè)干小類，如在經(jīng)濟部門，可分為工業(yè)、農(nóng)業(yè)、商業(yè)等秘書；在文化部門，可分為教育、衛(wèi)生、體育、宣傳、文藝、科研等秘書。三、從具體的工作分，可分為文字秘書、機要秘書、通訊秘書、信訪秘書、事務(wù)秘書、外文秘書等。秘書的層次，指兩方面內(nèi)容：一方面，秘書人員所在的機關(guān)、單位，其級別有高有低，可分為中央、省市和基層三個層次〔也有人分為中央、省市、縣、基層四個層次〕，因而相應(yīng)地有三個層次的秘書。另一方面，即使在同一機關(guān)、單位，秘書人員的職位也有上下之分，顯現(xiàn)出不同的層次。目前我國秘書從業(yè)人員約達2300萬人。

秘書分三個層次：

初級秘書——以接、發(fā)、收發(fā)信件等效勞型為主；

中等秘書〔一般性秘書〕——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多為大?；虮究飘厴I(yè)。

高級秘書〔經(jīng)理助理〕——能起草重要的合同文本、懂法律、稅務(wù)知識，有應(yīng)急處理能力。對秘書層次的劃分，還有其他觀點，如“主要應(yīng)以秘書所承擔(dān)的工作對領(lǐng)導(dǎo)工作影響的深淺、作用的大小為依據(jù)，并結(jié)合機關(guān)的地位，秘書個人的條件來確定〞；“按秘書人員擔(dān)任的職務(wù)來劃分，可分為秘書長、辦公廳〔室〕主任、秘書處長、科長、股長、科員、辦事員等七個層次〞。三個女秘書的絕活某大型公司駐上海分公司首席秘書Monica年齡：不詳〔目測30歲左右〕月薪：不愿透露〔估計7000元以上〕化裝：適度裙子長度：輕度關(guān)節(jié)炎，很少穿裙子某文藝傳媒公司行政助理Jessy年齡：22化裝：淡妝當(dāng)時月薪：2800—3000元裙子長度：性格因素不穿裙子某化裝品公司文秘艾小姐年齡：26當(dāng)時月薪：3000—3500元化裝：淡妝，必用自己公司的化裝品裙子長度：及膝全能秘書的全部內(nèi)涵

首席秘書Monica傳統(tǒng)觀念上覺得秘書是吃“青春飯〞的，而我想澄清的是這是一種認識上的誤區(qū)。目前上海經(jīng)濟開展勢頭很好，外資企業(yè)越來越多，秘書是一個企業(yè)運作管理中不容無視的環(huán)節(jié)。所謂“行行出狀元〞，秘書也是一門職業(yè)，不謙虛地講，我認為自己也可以算是這一行里的“狀元〞之一。我是首席秘書，也叫一秘，那勢必就有二秘、三秘，這是從職務(wù)大小、責(zé)任范圍和公司地位來劃分的。我認為做一個真正意義上的好秘書要具備很多潛力和素質(zhì)?，F(xiàn)在不是流行復(fù)合型人才嗎？我想我們秘書這一職業(yè)有時候也需要類似的人才，甚至可以說是“全能型〞秘書。首先，硬件設(shè)備是必不可少的。掌握一門外語——通常指英語，是最根本的條件；做文秘的人工作在辦公室，文字處理的工作特別多，所以對一些現(xiàn)代化機器的熟練掌握也是不用多說地最根本的能力，尤其是電腦。其次，秘書的職業(yè)道德備受重視，每一行有每一行的規(guī)矩，秘書也不例外。平時工作中不可防止地會接觸到公司的一些內(nèi)部的文件，保守秘密就顯得分外關(guān)鍵。這也可以說是秘書最重要的守那么，因為它不僅是個人的事情，更關(guān)系到整個公司的利益。另外，秘書是工作在老板身邊最親近的人，老板出差不便看郵件時，我們要處理一些文件，有時需要立即替他批復(fù)。所以一個好秘書，除了講一口流利的英語、熟練使用計算機和擬寫各種文件外，還有很重要的是應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見能力、一定的決策能力以及隨機應(yīng)變的能力。這些有時候需要多年的鍛煉和培養(yǎng)。所以很多大公司在挑選秘書時會視其工作經(jīng)歷。還有一點，我時刻提醒自己要保持一顆平常心。作為一秘，責(zé)任越大權(quán)力也就越大，我確實處于“一人之下〞的地位，但實際上和公司其他員工是平等的。要在老板和同事兩頭之間做到平衡，人際關(guān)系才不會有很大問題。不能給人一種盛氣凌人的感覺，要具有親和力。雖然“不想當(dāng)將軍的兵不是好兵〞，但不能忘記秘書的天職，越權(quán)的事情是絕對不能做的，否那么結(jié)果就是被掃地出門。最后，要講究公私清楚。千萬別搞老板秘書戀，真正的好秘書是不會依仗這種手段在職場上攀升的。溝通最重要

傳媒公司行政助理Jessy

時常聽到一些對秘書的普遍性描述：聰明、細心、謹慎、考慮周到。除此之外，秘書還應(yīng)該有靈氣、有悟性、有團結(jié)能力；能提出有創(chuàng)造性的建議，并且凡事懂得分出輕重。而在我看來，最為重要的是交際和溝通能力。我和領(lǐng)導(dǎo)在一間辦公室，但是客戶們一進門先瞅見我，形象當(dāng)然很重要。其實不用穿得很時尚、另類，只要大方得體就行，儀表看上去舒服即可。我的工作要求我有很好的溝通能力，不僅要和客戶打交道，還要和公司內(nèi)部的人員保持良好的人際關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)常說我可以算作是領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的橋梁，夾在上下兩級之間，一定要尋求到好的一個平衡點，正確傳達領(lǐng)導(dǎo)的意思表示，不能讓雙方產(chǎn)生不必要的誤會和矛盾。做助理、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務(wù)，其實還要求人員有較廣的知識面。我首先和客戶交際，代表的是公司形象，出了洋相就是抹公司的黑。工作中碰到棘手的問題，要采取主動性，積極面對，表達出能力才能被領(lǐng)導(dǎo)器重。在我的工作中，難以防止要打去催客戶支付費用，說得難聽點有點“討債〞的味道，但這是我工作的一局部，不得不直面?，F(xiàn)在我也習(xí)慣了這些事務(wù)，總結(jié)了一套經(jīng)驗技巧，這也是一種溝通的經(jīng)驗技巧。小心那些潛在的危機化裝品公司文秘：艾小姐我曾經(jīng)在一家公司做文秘，老板是個臺灣人。工作辛苦點就算了，最怕上司是個好色的半老頭。當(dāng)我發(fā)現(xiàn)他想占自己廉價時，深覺女秘書不好當(dāng)，特別碰著這么一個上司，自己再怎么端莊嚴謹，有時候也很無奈！上司不好伺候，更不好得罪，那時我就隱隱意識到潛在的危機：萬一工作出了什么紕漏，被他抓到什么把柄，要么就受其以工作相威脅，要么就被炒魷魚。我不會因為想保住工作而失去原那么，畢竟我知道我是為了什么而工作，所以我開始暗地尋找時機跳槽。一個月后，我就遞交了辭呈?，F(xiàn)在我的老板是女的，讓我安心許多。我的工作重心是安排一些重大的會議和活動、銜接好各種差旅日程、起草財務(wù)或者人事方面的報告、有時候幫老板做一些決定。但也有煩心之事，我這個女老板性子急起來容易沖人發(fā)脾氣，通常情況而言，往往與工作有關(guān)。我又一次意識到：萬一在老板心情不好時處理