行政部員工檔案管理工作制度、表單01檔案管理工作模板02檔案管理工具表單一、檔案管理工作模板檔案管理制度第一章總則第一條目的為了規(guī)范公司檔案管理工作，特制定本制度。第二條管理部門1．文書結案后，原稿由行政部門歸檔，經辦部門根據實際需要留存復印件。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經行政部門主管同意后妥善保存，行政部門以復印件歸檔。2．各分公司檔案分類目錄及編號原則，由總公司行政部統一制定，分公司行政部門自行管理。第二章文件、檔案整理第三條文件點收文件結案移送歸檔時，根據如下原則點收。1．檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。2．文件如經過抽查，應有管理部門主管的簽認。3．文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門科室。4．與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門。5．有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門送行政部門簽收后，將文件歸檔處理。第四條文件整理點收文件后，應依下列方式整理。1．中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2．右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢。3．文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第三章檔案分類第五條檔案分類應根據內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門]大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分，然后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。第六條檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多、三級分類不夠應用時，須在第三級之后增設第四級“細類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。第七條同一“小類”（或細類）的案件以裝訂于一個檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔類裝訂，并于小類（或細類）之后增設“卷次”編號，以便查考。第八條每一檔夾封面內首頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。第九條檔號的表示方式如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2其中A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次第四章檔案名稱及編號第十條檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。第十一條各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示：其位數使用視案件多少及增長情形斟酌決定。第十二條檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。第十三條檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。第十四條檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第十五條檔案編號1．新檔案。應從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔案號。2．檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔案號并予以同號編列。3．檔案號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述多件事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔案號。4．檔案號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔案號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。第五章檔案歸檔管理第十六條歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔案夾內，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。第十七條檔案夾的背脊應標明檔案夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第十八條保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理。1．永久保存（1）公司章程。（2）股東名冊。（3）組織規(guī)程及辦事細則。（4）董事會及股東會紀錄。（5）財務報表。（6）政府機關核準文件。（7）不動產所有權及其他債權憑證。（8）工程設計圖。（9）其他經核定須永久保存的文書。2．十年保存（1）預算、決算書類。（2）會計憑證。（3）事業(yè)計劃資料。（4）其他經核定須保存10年的文書。3．五年保存（1）期滿或解除之合約。（2）其他經核定保存5年的文書。4．一年保存：結案后無長期保存必要者。5．各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期予以保存。第六章檔案調閱管理第十九條各部門經辦人員因業(yè)務需要需調閱檔案時，應填寫“檔案調閱單”，經其部門主管核準后向檔案保管人員調閱。第二十條調閱檔案包括文件資料必須在檔案調閱登記簿登記后方可借閱秘密級以上的檔案文件須經經理級領導批準方能借閱。第二十一條案卷不許借出只供在檔案室查閱未歸檔的文件及資料可借出。第二十二條檔案管理人員接到“檔案調閱單”，經核查后，取出該項檔案，并于“檔案調閱單”上填注借出日期，然后將檔案交與調卷人員。“檔案調閱單”例按歸還日期先后整理，以備催還。第二十三條調閱期限不得超過兩星期到期必須歸還如需再借應辦理續(xù)借手續(xù)。第二十四條調閱檔案的人員必須愛護檔案要保護檔案的安全與保密不得擅自涂改勾畫剪裁抽取拆散摘抄翻印復印攝影轉借或損壞否則按違反保密法追究當事人責任。第二十五條調閱的檔案交還時必須當面點交清楚如發(fā)現遺失或損壞應立即報告領導。第二十六條外單位調閱檔案應持有單位介紹信并經總經理批準后方能借閱但不能將檔案帶離檔案室。第二十七條外單位摘抄卷內檔案應經總經理同意對摘抄的材料要進行審查簽章。第二十八條檔案歸還時，經檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔案夾?！皺n案調閱單”由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤５诙艞l調閱的檔案應與經辦業(yè)務有關，如借閱與經辦業(yè)務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。第七章檔案清理第三十條檔案管理人員應顧及時擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀。銷毀前應造冊呈總經理核準，并于目錄附注欄內注明銷毀日期。第三十一條保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，檔案管理人員應將“檔案目錄表”上注明在其保留文件，并在上注明部分銷毀的日期。第三十二條每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。第三十三條對于已失去作用的檔案進行銷毀或用碎紙機進行處理，銷毀檔案材料要認真鑒定，確定銷毀檔案材料已列冊登記。第三十四條銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。二、檔案管理工具表單（一）檔案索引表序號檔案號檔案名稱建檔日期儲存位置檔案