廣州市建筑工程檔案編制指南匯報(bào)人：AA2024-01-14目錄檔案編制概述檔案編制前期準(zhǔn)備檔案編制過(guò)程中的注意事項(xiàng)檔案編制的內(nèi)容和要求檔案編制后期的管理和利用提高檔案編制質(zhì)量的措施和建議檔案編制概述0101保留歷史記錄建筑工程檔案是記錄建筑物從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工全過(guò)程的重要?dú)v史資料，對(duì)于了解建筑物的歷史、技術(shù)和管理情況具有重要意義。02促進(jìn)工程管理檔案編制有助于規(guī)范工程建設(shè)管理，提高工程質(zhì)量，確保工程安全，并為工程的維護(hù)、改建、擴(kuò)建等提供重要依據(jù)。03傳承建筑文化檔案編制能夠保留和傳承建筑文化，推動(dòng)建筑藝術(shù)和技術(shù)的發(fā)展，同時(shí)也有助于提高公眾對(duì)建筑文化的認(rèn)識(shí)和欣賞水平。檔案編制的目的和意義編制對(duì)象參與建筑工程建設(shè)的各方主體，包括建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等。編制范圍廣州市內(nèi)所有新建、改建、擴(kuò)建的建筑工程項(xiàng)目，包括住宅、公共建筑、工業(yè)廠房等。檔案編制的范圍和對(duì)象安全性應(yīng)采取必要的措施確保檔案的安全和保密，防止損壞、丟失和泄密。系統(tǒng)性檔案應(yīng)按照一定的分類和編碼體系進(jìn)行組織和排列，便于檢索和利用。完整性檔案應(yīng)涵蓋工程建設(shè)的各個(gè)階段和環(huán)節(jié)，確保信息的全面和完整。流程檔案編制應(yīng)遵循前期準(zhǔn)備、文件收集、分類整理、立卷歸檔、驗(yàn)收移交等基本流程。真實(shí)性檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工程建設(shè)過(guò)程和結(jié)果，不得偽造、篡改。檔案編制的流程和要求檔案編制前期準(zhǔn)備020102項(xiàng)目背景熟悉項(xiàng)目的歷史、現(xiàn)狀和未來(lái)規(guī)劃，了解項(xiàng)目的建設(shè)目的、規(guī)模、投資等基本情況。需求分析與項(xiàng)目業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、施工單位等相關(guān)方溝通，明確檔案編制的具體需求和要求。了解項(xiàng)目背景和需求編制計(jì)劃01根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，制定檔案編制的詳細(xì)計(jì)劃和時(shí)間表。02檔案分類根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和需求，對(duì)檔案進(jìn)行合理分類，如前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工文件等。03編制標(biāo)準(zhǔn)參照國(guó)家、行業(yè)和地方的檔案編制標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案編制的質(zhì)量和規(guī)范性。確定檔案編制方案準(zhǔn)備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備，確保檔案編制工作的順利進(jìn)行。辦公設(shè)備檔案管理軟件存儲(chǔ)設(shè)備選用適合的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和檢索。準(zhǔn)備足夠的存儲(chǔ)設(shè)備，如硬盤、U盤、光盤等，用于存儲(chǔ)電子檔案和備份數(shù)據(jù)。030201準(zhǔn)備必要的工具和設(shè)備檔案編制過(guò)程中的注意事項(xiàng)03檔案材料必須真實(shí)反映建筑工程的實(shí)際情況，包括設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，不得虛構(gòu)、篡改或遺漏重要信息。檔案材料應(yīng)涵蓋建筑工程的全過(guò)程，包括前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收及后期維護(hù)等各個(gè)階段，確保檔案的全面性和完整性。真實(shí)性完整性保持檔案的真實(shí)性和完整性檔案編制應(yīng)符合國(guó)家、地方及行業(yè)相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求，采用統(tǒng)一的格式、術(shù)語(yǔ)和編碼，確保檔案的一致性和可比性。檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、整理、裝訂和存儲(chǔ)，便于檢索、利用和管理。規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)性確保檔案的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案信息不被泄露或?yàn)E用。保密性檔案存儲(chǔ)和管理應(yīng)采取必要的安全措施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等，確保檔案實(shí)體的安全；同時(shí)，電子檔案應(yīng)采取加密、備份等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全性和可用性。安全性加強(qiáng)檔案的保密性和安全性檔案編制的內(nèi)容和要求040102立項(xiàng)文件包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告等。建設(shè)用地、征地、拆遷文件包括選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見(jiàn)通知書(shū)，用地申請(qǐng)報(bào)告及縣級(jí)以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書(shū)等。勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件包括工程地質(zhì)勘察報(bào)告，水文地質(zhì)勘察報(bào)告、自然條件、地震調(diào)查，建設(shè)用地釘樁通知單等。招投標(biāo)文件包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等。開(kāi)工審批文件包括建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。030405工程準(zhǔn)備階段文件0102監(jiān)理規(guī)劃包括監(jiān)理工作計(jì)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等。監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題包括監(jiān)理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題、處理意見(jiàn)及結(jié)果等。監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)…包括監(jiān)理會(huì)議中討論的質(zhì)量問(wèn)題、解決方案等。工程開(kāi)工/復(fù)工審批表包括工程開(kāi)工或復(fù)工的申請(qǐng)、審批文件等。工程暫停令包括工程暫停的原因、處理意見(jiàn)及結(jié)果等。030405監(jiān)理文件施工技術(shù)準(zhǔn)備文件包括施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底記錄、圖紙會(huì)審記錄等。地基處理記錄包括地基驗(yàn)槽記錄、地基釬探記錄、地基處理記錄等。施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備文件包括控制網(wǎng)測(cè)量資料、工程定位測(cè)量資料、基槽開(kāi)挖線測(cè)量資料等。工程圖紙變更記錄包括設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄等。施工文件01020304建筑竣工圖包括建筑總平面圖、建筑平面圖、建筑立面圖、建筑剖面圖等。結(jié)構(gòu)竣工圖包括基礎(chǔ)平面圖、基礎(chǔ)詳圖、結(jié)構(gòu)平面布置圖等。給排水竣工圖包括室內(nèi)給水系統(tǒng)圖、室內(nèi)排水系統(tǒng)圖等。電氣竣工圖包括電氣系統(tǒng)圖、電氣平面圖等?？⒐D竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告竣工驗(yàn)收備案表包括工程竣工驗(yàn)收備案表及其附件。工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告包括監(jiān)理單位對(duì)工程質(zhì)量的評(píng)估意見(jiàn)。包括工程概況、驗(yàn)收組織情況、驗(yàn)收程序、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)論等。工程款支付證明包括工程款支付憑證等相關(guān)文件?？⒐を?yàn)收文件檔案編制后期的管理和利用05檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火的專用檔案室內(nèi)，避免陽(yáng)光直射和潮濕環(huán)境。存儲(chǔ)環(huán)境按照項(xiàng)目類型、年度等要素對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，方便查找和管理。檔案分類根據(jù)國(guó)家或地方相關(guān)規(guī)定，設(shè)定檔案的保管期限，確保檔案在規(guī)定期限內(nèi)得到妥善保管。保管期限檔案的存儲(chǔ)和保管利用方式檔案可用于工程維修、改建、擴(kuò)建等后續(xù)工作，也可為歷史研究、城市規(guī)劃等領(lǐng)域提供重要資料。數(shù)字化管理通過(guò)數(shù)字化掃描等技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案的利用效率和便捷性。借閱制度建立檔案借閱制度，明確借閱流程、責(zé)任和借閱期限，確保檔案在借閱過(guò)程中的安全。檔案的借閱和利用

檔案的鑒定和銷毀鑒定程序定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，判斷其保存價(jià)值和必要性。鑒定工作應(yīng)由專業(yè)人員組成的鑒定小組進(jìn)行。銷毀標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)鑒定結(jié)果和國(guó)家或地方相關(guān)規(guī)定，確定檔案的銷毀標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于無(wú)需繼續(xù)保存的檔案，可進(jìn)行銷毀處理。銷毀程序銷毀檔案應(yīng)遵循嚴(yán)格的程序，包括登記、審批、監(jiān)督等環(huán)節(jié)。銷毀過(guò)程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，確保檔案的安全和保密。提高檔案編制質(zhì)量的措施和建議06定期組織檔案編制人員參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其對(duì)檔案編制規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和方法的理解和掌握能力。專業(yè)技能培訓(xùn)加強(qiáng)檔案編制人員的責(zé)任意識(shí)教育，使其充分認(rèn)識(shí)到檔案編制工作的重要性和責(zé)任，提高工作積極性和主動(dòng)性。責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)建立檔案編制人員的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)其工作成果進(jìn)行定期考核評(píng)價(jià)，并根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，激勵(lì)其不斷提高編制質(zhì)量?？己嗽u(píng)價(jià)機(jī)制加強(qiáng)檔案編制人員的培訓(xùn)和管理結(jié)合廣州市建筑工程的實(shí)際情況，制定詳細(xì)的檔案編制規(guī)范，明確檔案編制的內(nèi)容、格式、標(biāo)準(zhǔn)等要求，為編制人員提供明確的指導(dǎo)。制定詳細(xì)規(guī)范隨著建筑工程技術(shù)和管理的不斷發(fā)展，及時(shí)更新和完善檔案編制的制度和規(guī)范，確保其與時(shí)俱進(jìn)，滿足實(shí)際需求。更新和完善制度加強(qiáng)對(duì)檔案編制制度和規(guī)范的執(zhí)行力度，確保各項(xiàng)規(guī)定得到有效落實(shí)，提高檔案編制的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。強(qiáng)化制度執(zhí)行完善檔案編制的制度和規(guī)范數(shù)字化轉(zhuǎn)換01對(duì)已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理，提