員工人事檔案管理制度員工人事檔案治理制度

一、目的

為了對(duì)人事檔案進(jìn)展妥當(dāng)保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，標(biāo)準(zhǔn)人事檔案的治理，特制定本制度。

二、范圍

本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行治理。

三、職責(zé)

3.1人力資源部人事治理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。

3.2人事檔案治理：集團(tuán)公司人事治理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)全部分公司、直屬部門的人事檔案治理工作。外地分公司的員工人事檔案治理由當(dāng)?shù)厝耸轮卫聿块T負(fù)責(zé)治理工作。

3.3集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)視各部門、分公司的人事檔案治理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。

3.4集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。

四、人事檔案治理的內(nèi)容

4.1員工人事檔案歸檔及治理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書）復(fù)印件提交人事治理課，人事治理課依據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并準(zhǔn)時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)展鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)展分類并確定其歸檔的詳細(xì)位置并且在名目上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最終將新員工的人事檔案材料歸檔。

4.1.1確立兩級(jí)檔案治理制度：一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職狀況、培訓(xùn)狀況、工資調(diào)整狀況、學(xué)歷及職稱變化狀況、歷年考核狀況及員工根本狀況復(fù)印件備查材料等。

4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無(wú)遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)治理制度》。

4.2檢查核對(duì)：人力資源部人事治理課檔案治理員要定期（每月25日）對(duì)員工的人事檔案進(jìn)展檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是以下狀況下，也要進(jìn)展檢查核對(duì)：突發(fā)大事后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否喪失；發(fā)覺某些損失之后，如發(fā)覺材料變酶、發(fā)覺蟲蛀等；檢查完畢后必需在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。

4.3轉(zhuǎn)遞（員工異動(dòng)）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事治理課檔案治理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。

4.4保密制度：由人事治理課檔案治理員負(fù)責(zé)人事檔案治理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事治理課對(duì)承受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的熟悉檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必需嚴(yán)格保密，不得擅自向外集中。

4.5統(tǒng)計(jì)：人事治理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充狀況、檔案整理狀況、檔案保管狀況、利用狀況進(jìn)展統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。

4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。

4.5.2人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要準(zhǔn)時(shí)更新，人力資源部依據(jù)人員流淌狀況每月25日必需將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)狀況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。

五、員工人事檔案治理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定。查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案治理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

六、相關(guān)支持文件及記錄

員工應(yīng)聘申請(qǐng)表

轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單

員工離職通知單

員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表

公司員工人事檔案治理制度

第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和精確性，為人事決策供應(yīng)信息和依據(jù)，特制定本制度。

其次條、本制度適用于公司全部員工的人事檔案治理。

第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)治理。

第四條、新員工第一次建檔后，日后全部有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、嘉獎(jiǎng)等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案名目》挨次進(jìn)展建檔，名目如下：

1、聘請(qǐng)登記表

2、聘用通知書

3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。

4、身份證復(fù)印件

5、照片

6、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表

7、聘用合同

8、獎(jiǎng)懲材料

9、任免、升降、調(diào)薪等材料

10、其它材料

第六條、檔案治理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊(cè)，記載檔案的接收、存入、供應(yīng)、使用和變動(dòng)狀況。

第七條、要做到分類精確、編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)、排列有序、定期核對(duì)。

第八條、全部人事檔案都屬隱秘文件，應(yīng)妥當(dāng)保管，不得隨便泄密。

第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案?？偨?jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。