辦公用品管理規(guī)定

受控狀態(tài)：受控文件

發(fā)放形式：書面

成都眾凱汽車零部件制造有限公司

ChengduZhongkaiAutoPartsManufacturingCo.,Ltd.

1范圍

本規(guī)定明確了公司辦公用品的種類和辦公用品的申報(bào)、審批、采購(gòu)、發(fā)放、維修、保養(yǎng)等管理事

項(xiàng)。

本規(guī)定適用于公司各部室、車間。

2職責(zé)與權(quán)限

2.1各部門負(fù)責(zé)本單位辦公用品、生活用品計(jì)劃的提報(bào)、領(lǐng)用及維護(hù)。

2.2行政部負(fù)責(zé)公司所有辦公用品、辦公設(shè)備、部分生活用品的計(jì)劃審核、日常管理、發(fā)放、維

修、使用監(jiān)督與考核等事項(xiàng)。

2.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)辦公室審核后的計(jì)劃的審批。

2.4行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司總經(jīng)理審批后的辦公用品、辦公設(shè)備、部分生活用品的采購(gòu)。

3辦公用品的種類

3.1辦公用品分類

1）信息物資類：計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、優(yōu)盤、硬盤、掃描儀、電視機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、手機(jī)、記憶卡

等。

2）新聞器材類：攝錄像機(jī)、錄像機(jī)、投影儀、話筒。

3）易損易耗品類：辦公桌椅、文件櫥柜、文件夾、文件袋、期刊盒、檔案袋、廢紙簍、記錄本、稿

紙、電池、復(fù)寫紙、膠卷、錄像帶、計(jì)算器及各類文具等低值易耗品；光盤、軟盤、鍵盤、墨盒

（包括灌注墨盒）、硒鼓、鼠標(biāo)等。

4）生活用品類：值班室內(nèi)生活用品、辦公樓衛(wèi)生清理用品等。

4管理程序

4.1辦公用品申報(bào)程序

4.1.1信息物資、新聞器材類（含辦公桌椅、文件櫥柜）辦公用品應(yīng)通過(guò)申請(qǐng)書形式進(jìn)行申報(bào)，申

請(qǐng)時(shí)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明申報(bào)原因；其它辦公用品應(yīng)通過(guò)物資采購(gòu)程序進(jìn)行申報(bào)，辦公用品申報(bào)時(shí)間為每月

20日前申報(bào)下月計(jì)劃。

4.1.2各部門在申報(bào)辦公用品時(shí)，根據(jù)實(shí)際情況向人事行政部申報(bào)購(gòu)買計(jì)劃。

4.1.3申報(bào)購(gòu)買計(jì)劃應(yīng)寫明申報(bào)部門、所購(gòu)物資名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量，有特殊要求的應(yīng)做

備注說(shuō)明。

4.1.4急用的辦公用品隨時(shí)申報(bào)、隨時(shí)購(gòu)買、隨時(shí)發(fā)放（如硒鼓、墨盒、碳粉、會(huì)議用品等）。

4.2辦公用品的審批程序

4.2.1各部門所申報(bào)的購(gòu)買計(jì)劃由人事行政部匯總審核后統(tǒng)一轉(zhuǎn)公司總經(jīng)理審批。

4.2.2人事行政部將領(lǐng)導(dǎo)審批的計(jì)劃留存一份，交采購(gòu)人員一份。

4.3辦公用品的采購(gòu)程序

4.3.1采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照人事行政部提供的《辦公用品計(jì)劃》進(jìn)行購(gòu)買。

4.3.2采購(gòu)人員在購(gòu)買辦公用品時(shí)，按照公司《物資采購(gòu)管理規(guī)定》的要求，進(jìn)行采購(gòu)。

4.3.3采購(gòu)人員在每月5日前購(gòu)回辦公用品并轉(zhuǎn)人事行政部入庫(kù)。

4.3.4因特殊情況在外地需要購(gòu)買辦公用品的，應(yīng)首先向公司總經(jīng)理提出申請(qǐng)，然后通知人事行政

部分管人員（電話通知也可），購(gòu)回后必須經(jīng)人事行政部登記管理。

4.4辦公用品的入庫(kù)和出庫(kù)程序

4.4.1入庫(kù)程序

a）物資供應(yīng)人員將辦公用品購(gòu)回后，由人事行政部負(fù)責(zé)人與采購(gòu)人員當(dāng)面清點(diǎn)實(shí)物，即時(shí)辦理入庫(kù)

手續(xù),人事行政部負(fù)責(zé)實(shí)物保管與發(fā)放；

b）采購(gòu)人員在辦理入庫(kù)的同時(shí)，應(yīng)將所購(gòu)辦公用品的說(shuō)明書、設(shè)備隨機(jī)資料、廠家、采購(gòu)單位聯(lián)系

方式、價(jià)格清單等向人事行政部進(jìn)行交接，以便于以后對(duì)辦公用品的管理和維修以及各部門的考

核；

c）贈(zèng)送的辦公用品，相應(yīng)部門應(yīng)到人事行政部進(jìn)行入庫(kù)登記。

4.4.2出庫(kù)程序

人事行政部嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)審批后的各部門辦公用品計(jì)劃發(fā)放辦公用品，并負(fù)責(zé)建立《辦公用品臺(tái)

賬》，做到月清月結(jié)。

4.5辦公用品的發(fā)放、領(lǐng)用程序

4.5.1各部門領(lǐng)用辦公用品時(shí)，按照規(guī)定在《辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬》登記簽字。

4.5.2贈(zèng)送的辦公用品需領(lǐng)用的，應(yīng)執(zhí)行辦公用品申報(bào)、審批、領(lǐng)用、發(fā)放程序。

4.6辦公用品的維護(hù)、維修、報(bào)廢程序

4.6.1各部門、個(gè)人應(yīng)增強(qiáng)對(duì)公司配置的辦公用品的保護(hù)意識(shí)，每天進(jìn)行擦拭、整理及維護(hù)。

4.6.2辦公用品的維修由人事行政部負(fù)責(zé)聯(lián)系。

4.6.3辦公設(shè)備的報(bào)廢，需鑒定小組鑒定后做出書面說(shuō)明，需再配置的要以舊換新，并按購(gòu)買程序

申報(bào)計(jì)戈（否則不予辦理。

5檢查與考核

5.1行政部負(fù)責(zé)建立《辦公用品使用臺(tái)賬》，不定期對(duì)各部門辦公用品進(jìn)行核對(duì)檢查.

5.2凡贈(zèng)送的辦公用品，相應(yīng)部門不到主管部門登記的，對(duì)部門負(fù)責(zé)人以所贈(zèng)物品的同等價(jià)值罰

好o

5.3各部門應(yīng)正確使用各類辦公用品，對(duì)人為損壞或保管不當(dāng)丟失的，按公司相關(guān)制度進(jìn)行處理。

5.4人事行政部將對(duì)辦公用品的計(jì)劃管理、采購(gòu)管理、維護(hù)、保養(yǎng)、衛(wèi)生等情況進(jìn)行不定期檢查，

對(duì)管理好的部門或個(gè)人提出通報(bào)表?yè)P(yáng)，對(duì)管理不到位的部門及個(gè)人罰款50元?200元或通報(bào)批評(píng)。

5.5新聞器材由人事行政部負(fù)責(zé)使用、管理、維護(hù)并填寫好《新聞器材使用記錄》，未經(jīng)許可不應(yīng)

擅自操作。如有其他部門因公需借用時(shí)，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后借出，否則不予借出。各部門使用完

畢后將器材、膠卷或錄像帶、事件的說(shuō)明一并及時(shí)歸還人事行政部，在使用過(guò)程中如有人為損壞現(xiàn)

象或歸還不及時(shí)者，按公司管理制度進(jìn)行處理。

5.6部門工作人員在調(diào)離崗位時(shí)，應(yīng)對(duì)辦公用品進(jìn)行書面交接，并填寫《辦公用品交接清單》，在保

證完好無(wú)缺的情況下方可調(diào)離，否則按原價(jià)賠償；無(wú)辦公用品交接手續(xù)的，原部門負(fù)責(zé)人及調(diào)動(dòng)人

員各扣罰100元。交接手續(xù)不及時(shí)轉(zhuǎn)交主管部門的，扣部門負(fù)責(zé)人50元。

5.7因主管部門管理不善，致使辦公用品丟失的、未到使用期限損壞的，根據(jù)物資價(jià)值的兩倍進(jìn)行

處罰。

6報(bào)告和記錄

6.1《辦公用品臺(tái)帳》

6.2《辦公用品使用臺(tái)帳》

6.3《新聞器材使用記錄》

6.4《辦公用品交接清單》

本規(guī)定自下發(fā)之日起實(shí)施.

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包裝物料倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定

一、目的

加強(qiáng)包裝物料在包裝物料倉(cāng)庫(kù)和車間包裝物料暫存庫(kù)的管理，以確保庫(kù)存包裝物料質(zhì)

量。

二、適用范圍

適用于海青事業(yè)部所有包裝物料庫(kù)和車間包裝物料暫存庫(kù)的管理。

三、職責(zé)

倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)包裝物料庫(kù)內(nèi)存放的包裝物料的儲(chǔ)存控制管理；

各車間指定專人負(fù)責(zé)包裝物料暫存庫(kù)存放的包裝物料的儲(chǔ)存控制管理；

品管部負(fù)責(zé)對(duì)包裝物料庫(kù)和車間包裝物料暫存庫(kù)儲(chǔ)存控制管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

四、內(nèi)容

4.1包裝物料儲(chǔ)存條件

4.1.1車間包裝物料暫存庫(kù)

4.1.1.1貯存環(huán)境應(yīng)滿足防火（滅火器或消防栓）、防盜、防鼠、防蠅、防潮等條件。

4.1.1.2暫存庫(kù)內(nèi)應(yīng)設(shè)有相應(yīng)的殺菌設(shè)施-臭氧噴頭。

4.1.1.3暫存庫(kù)內(nèi)應(yīng)整潔，無(wú)與包裝物料無(wú)關(guān)或存在安全隱患的其它包裝物料。

4.1.2包裝物料庫(kù)

4.1.2.1儲(chǔ)存的包裝物料要存放在不會(huì)受到損壞的環(huán)境里，充足的空間便于包裝物料分

類管理貯存，符合貯存包裝物料的保存條件。

4.1.2.2包裝物料的貯存環(huán)境應(yīng)滿足防火（滅火器或消防栓）、防盜、防鼠、防潮等條

件。

4.1.2.3物料庫(kù)內(nèi)應(yīng)整潔，無(wú)與包裝物料無(wú)關(guān)或存在安全隱患的其它包裝物料。

4.2包裝物料貯存要求

4.2.1車間包裝物料暫存庫(kù)

4.2.1.1暫存庫(kù)管理員要依據(jù)包裝物料的種類、合格與否進(jìn)行分類碼垛存放，各區(qū)域要

有明顯的標(biāo)志，存放有序，要求離地、離墻、離頂棚。

4.2.1.2充分利用暫存庫(kù)的空間面積，注意碼垛高度。

4.2.1.3暫存庫(kù)內(nèi)存放包裝物料數(shù)量以一天用量為宜，根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃于班后將第二天使

用的包裝物料從倉(cāng)儲(chǔ)提取放在車間暫存庫(kù)內(nèi)用臭氧進(jìn)行殺菌，同時(shí)做好記錄。

4.2.1.4車間指定專人對(duì)暫存庫(kù)進(jìn)行管理。

4.2.2包裝物料庫(kù)

4.2.2.1倉(cāng)儲(chǔ)保管員要依據(jù)包裝物料的性能、種類、合格與否進(jìn)行分類碼垛存放，各

區(qū)域要有明顯的標(biāo)志，存放有序，要求離地、離墻、離頂棚。

4.2.2.2充分利用倉(cāng)庫(kù)的空間面積，注意碼垛高度，采用貨架方式存放的，應(yīng)根據(jù)“上

放輕，下放重，中間放的經(jīng)常用”的原則進(jìn)行操作。

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4.2.2.3包裝物料的發(fā)放要遵循先進(jìn)先出的原則。每月一次進(jìn)行匯總、清點(diǎn)，并填寫包

裝物料庫(kù)存月報(bào)表，以保證帳物相符。

4.2.2.4對(duì)于不能用于生產(chǎn)加工的包裝物料，倉(cāng)儲(chǔ)保管員應(yīng)先做好標(biāo)識(shí)，再提出申請(qǐng)，

由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)評(píng)審后根據(jù)評(píng)審結(jié)論進(jìn)行處理。

4.2.2.5倉(cāng)儲(chǔ)保管員應(yīng)作好包裝物料儲(chǔ)存過(guò)程中的防護(hù)工作，如防塵、防潮等。

4.2.2.6倉(cāng)儲(chǔ)保管員應(yīng)定期檢查庫(kù)存包裝物料的數(shù)量、驗(yàn)證標(biāo)識(shí)，防止錯(cuò)用、丟失或損

壞。

4.2.2.7庫(kù)存的包裝物料，沒(méi)有得到倉(cāng)儲(chǔ)保管員的允許，非庫(kù)管人員不準(zhǔn)隨便亂動(dòng)、亂

用。

4.3包裝物料出入庫(kù)

4.3.1車間包裝物料暫存庫(kù)

4.3.1.1車間暫存庫(kù)管理員對(duì)庫(kù)存的包裝物料做好動(dòng)態(tài)管理并形成記錄，記錄至少應(yīng)包

括庫(kù)存包裝物料名稱、期初數(shù)量、使用數(shù)量、不合格數(shù)量、期末數(shù)量等。

4.3.1.2暫存庫(kù)內(nèi)包裝物料的使用必須經(jīng)過(guò)管理員的允許，未經(jīng)允許任何不得私自使

用，以便于數(shù)據(jù)的核對(duì)。

4.3.1.3車間提貨人員應(yīng)及時(shí)將提貨時(shí)留存的單據(jù)提報(bào)給暫存庫(kù)管理員，以便管理員及

時(shí)填寫相關(guān)記錄。

4.3.2包裝物料庫(kù)

4.3.2.1包裝物料采購(gòu)到庫(kù)，倉(cāng)儲(chǔ)保管員根據(jù)送貨人持有的、經(jīng)原料驗(yàn)收員簽注意見(jiàn)的

采購(gòu)物資驗(yàn)證通知單辦理入庫(kù)手續(xù)。

4.3.2.2倉(cāng)儲(chǔ)保管員要嚴(yán)把入庫(kù)關(guān)，對(duì)入庫(kù)包裝物料要做到包裝物料品種、規(guī)格正確、

包裝完好、數(shù)量準(zhǔn)確。到貨物料有外包裝的，必須開(kāi)包核對(duì)、清點(diǎn)，確保物料與包裝標(biāo)識(shí)

的一致性。倉(cāng)儲(chǔ)保管員對(duì)物料進(jìn)行檢查、驗(yàn)收中，如出現(xiàn)數(shù)量、貨物不符等問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)

向送貨人詢問(wèn)并及時(shí)反饋至采購(gòu)部，由采購(gòu)人員與廠家進(jìn)行交涉。待各項(xiàng)要求核實(shí)無(wú)誤

后，填寫出入庫(kù)臺(tái)帳和入庫(kù)單。

4.3.2.3入庫(kù)貯存包裝物料待各項(xiàng)要求核實(shí)無(wú)誤后，根據(jù)包裝物料的性質(zhì)，分類入庫(kù)，

倉(cāng)儲(chǔ)保管員就入庫(kù)的包裝物料做好記錄，并對(duì)入庫(kù)包裝物料做好標(biāo)識(shí)，以便追溯。

4.3.2.