實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目4：庫(kù)房管理

整理課件實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目4：庫(kù)房管理整理課件1一、實(shí)訓(xùn)目的◎了解庫(kù)房管理需制定哪些管理制度?！蛘莆諑?kù)溫濕度基本的控制方法?！蛘莆諑?kù)房、裝具的編號(hào)方法?！蛘莆諜n案排架方法?！驎?huì)編制檔案管理工具。整理課件一、實(shí)訓(xùn)目的◎了解庫(kù)房管理需制定哪些管理制度。整理課件2二、基礎(chǔ)知識(shí)◎檔案庫(kù)房管理是對(duì)已經(jīng)整理好并排架的檔案進(jìn)行日常維護(hù)、保護(hù)?！驒n案保管工作的基本任務(wù)：維護(hù)檔案的秩序，使其不散，不亂；保護(hù)檔案的實(shí)體不丟、不毀，并對(duì)壞損檔案采取修補(bǔ)措施?！驒n案的排列要維護(hù)全宗和全宗群的相對(duì)完整性。整理課件二、基礎(chǔ)知識(shí)◎檔案庫(kù)房管理是對(duì)已經(jīng)整理好并排架的檔案進(jìn)行日常3三、基本技能◎制定進(jìn)出庫(kù)制度和“八防”措施等制度◎測(cè)量并記錄庫(kù)房溫濕度，及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整?！蚪o庫(kù)房和裝具編號(hào)，裝具排列應(yīng)井然有序?！虬岩呀?jīng)整理好的檔案以全宗為單位按照分類方案把檔案按一定順序進(jìn)行排列。整理課件三、基本技能◎制定進(jìn)出庫(kù)制度和“八防”措施等制度整理課件4四、工作流程工序1工序2工序3工序4制定管理制度制定庫(kù)房管理相關(guān)制度庫(kù)房的溫濕度控制測(cè)量溫濕度如不符合標(biāo)準(zhǔn)采取應(yīng)對(duì)措施。庫(kù)房、裝具編號(hào)編建筑物號(hào)編層號(hào)、房間號(hào)編裝具號(hào)檔案排架按全宗排列檔案編制庫(kù)房管理工具編制檔案存放位置索引填寫(xiě)檔案代卷卡整理課件四、工作流程工序1工序2工序3工序4制定管理制度制定庫(kù)房管理5實(shí)訓(xùn)1：編制庫(kù)房管理相關(guān)制度1.任務(wù)：編寫(xiě)進(jìn)出庫(kù)制度和“八防措施”2.要求：制度內(nèi)容完整，要求具體，言簡(jiǎn)意賅。3.評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：⑴內(nèi)容齊全滿分30分。⑵要求具體，措施可行滿分50分。⑶語(yǔ)言精練、條例清晰滿分20分。4.評(píng)價(jià)辦法：百分制。5.實(shí)訓(xùn)組織：分組進(jìn)行，學(xué)生比照例文標(biāo)準(zhǔn)，相互評(píng)價(jià)。6.時(shí)間安排：30分鐘。整理課件實(shí)訓(xùn)1：編制庫(kù)房管理相關(guān)制度1.任務(wù)：編寫(xiě)進(jìn)出庫(kù)制度和“八防6實(shí)訓(xùn)2：庫(kù)房溫濕度控制

1.任務(wù)：根據(jù)庫(kù)房溫濕度，提出解決辦法。2.要求：⑴溫濕度記錄準(zhǔn)確。一般來(lái)說(shuō)庫(kù)房適宜的溫度14℃-20℃；相對(duì)濕度為50%-65%。⑵提出的應(yīng)對(duì)措施適宜，可行。3.評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：⑴記錄溫濕度準(zhǔn)確滿分20分，錯(cuò)一項(xiàng)扣10分。⑵采取措施正確滿分80分，錯(cuò)一項(xiàng)扣20分。4.評(píng)價(jià)辦法：百分制。5.實(shí)訓(xùn)組織：分組進(jìn)行，學(xué)生比照提供的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，相互評(píng)價(jià)。6.時(shí)間安排：20分鐘。整理課件實(shí)訓(xùn)2：庫(kù)房溫濕度控制1.任務(wù)：根據(jù)庫(kù)房溫濕度，提出解決辦7實(shí)訓(xùn)3：庫(kù)房、裝具編號(hào)

1.任務(wù)：給庫(kù)房、裝具編號(hào)2.要求：⑴了解編號(hào)方法。⑵觀摩檔案館或檔案室?guī)旆?、裝具編號(hào)和排列情況，判斷是否符合要求。3.評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：⑴掌握庫(kù)房、裝具編號(hào)和裝具排列方法，滿分50分。⑵正確評(píng)價(jià)觀摩所觀摩檔案館（室）排列情況，并說(shuō)明理由，滿分50分。4.評(píng)價(jià)辦法：百分制。5.實(shí)訓(xùn)組織：全班分組進(jìn)行，學(xué)生比照評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，相互評(píng)價(jià)。6.時(shí)間安排：20分鐘。整理課件實(shí)訓(xùn)3：庫(kù)房、裝具編號(hào)1.任務(wù)：給庫(kù)房、裝具編號(hào)整理課件8實(shí)訓(xùn)4：檔案排架

1.任務(wù)：把已經(jīng)整理好的檔案排列上架。2.要求：⑴按全宗把檔案在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按照確定的方法依次排列。⑵檔案的存放方式正確。3.評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：⑴排列方法正確,30分,兼顧檔案排架的原則和要求0分,滿分60分。⑵檔案存放方式正確，滿分40分。4.評(píng)價(jià)辦法：百分制5.實(shí)訓(xùn)組織：全班分組進(jìn)行，實(shí)訓(xùn)、觀摩結(jié)合，學(xué)生比照評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，相互評(píng)價(jià)。6.時(shí)間安排：20分鐘。整理課件實(shí)訓(xùn)4：檔案排架1.任務(wù)：把已經(jīng)整理好的檔案排列上架。整理9實(shí)訓(xùn)5：編制庫(kù)房管理工具

1.任務(wù)：編制檔案存放位置索引和檔案代卷卡。2.要求：⑴根據(jù)檔案室（館）實(shí)際情況，學(xué)生選一種檔案存放位置索引編制。3.評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：⑴選擇檔案存放位置索引符合檔案館（室）30分，填寫(xiě)各項(xiàng)正確30分，滿分60分。⑵填寫(xiě)代卷卡各項(xiàng)正確，滿分40分。4.評(píng)價(jià)辦法：百分制5.實(shí)訓(xùn)組織：全班分組進(jìn)行，學(xué)生比照評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，相互評(píng)價(jià)。6.時(shí)間安排：20分鐘。整理課件實(shí)訓(xùn)5：編制庫(kù)房管理工具1.任務(wù)：編制檔案存放位置索引和檔10五、參考案例

一起檔案被盜案引發(fā)的思考

2004年11月，中原地區(qū)某大學(xué)第一附屬醫(yī)院電梯工栗某伙同廢品收購(gòu)人員撬開(kāi)醫(yī)院檔案庫(kù)的門(mén)鎖，一個(gè)月內(nèi)先后四次盜竊了該院積累了40年的30余萬(wàn)份病歷檔案和10年的會(huì)計(jì)檔案，共計(jì)11.19噸。案發(fā)后僅追回80余份，其余經(jīng)廢品收購(gòu)站轉(zhuǎn)賣(mài)到當(dāng)?shù)卦旒垙S，全部遭粉毀，造成了無(wú)以彌補(bǔ)的重大損失。栗某因犯盜竊罪，被判處有期徒刑11年，并處罰金15000元，剝奪政治權(quán)利一年。此案提示我們：要把庫(kù)房“八防”管理落到實(shí)處；建立健全庫(kù)房管理制度。如果堅(jiān)持每天對(duì)檔案庫(kù)房的檔案資料進(jìn)行常規(guī)的檢查和記錄，這11噸檔案會(huì)不翼而飛嗎？如果管理嚴(yán)格，這么多病歷檔案和會(huì)計(jì)檔案會(huì)長(zhǎng)期塵封在地下檔案庫(kù)而無(wú)人問(wèn)津嗎？（資料來(lái)源:海南省檔案信息網(wǎng)）整理課件五、參考案例一起檔案被盜11六、小貼士㈠進(jìn)出庫(kù)制度⒈庫(kù)房一般只允許檔案工作人員在工作時(shí)間內(nèi)進(jìn)入。⒉非檔案工作人員原則上不準(zhǔn)進(jìn)入庫(kù)房，如因工作需要必須進(jìn)入，則必須有工作人員始終陪同。⒊檔案工作人員不得在庫(kù)房?jī)?nèi)從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，特別是吸煙、喝水、吃東西等。⒋離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，必須關(guān)燈、斷電、關(guān)窗、鎖門(mén)。整理課件六、小貼士㈠進(jìn)出庫(kù)制度整理課件12㈡八防措施⒈防火—要求在裝具的選用、電器及線路的安裝等方面消除一切隱患，庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，配備消防設(shè)施并定期檢修與保養(yǎng)，如果庫(kù)房是高層建筑物，要安裝避雷設(shè)備。⒉防盜—要求門(mén)窗堅(jiān)固，盡量安裝防盜報(bào)警裝置，離開(kāi)庫(kù)房時(shí)嚴(yán)格檢查并鎖好門(mén)窗。⒊防水—要求庫(kù)房建在地勢(shì)較高、有利于防洪的位置，庫(kù)房?jī)?nèi)及附近不能有水源。⒋防潮—要求庫(kù)房盡量不選在建筑物底層或做好防潮處理，并每天測(cè)量庫(kù)房濕度，如不符合規(guī)定，及時(shí)去濕。⒌防霉—要求定期檢查檔案，放置防霉藥品，發(fā)現(xiàn)霉變跡象及時(shí)通風(fēng)。⒍防蟲(chóng)—要求入庫(kù)時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行滅菌消毒，在庫(kù)房?jī)?nèi)定期檢查，放置防蟲(chóng)藥品，搞好庫(kù)房衛(wèi)生。⒎防塵—要求庫(kù)房及裝具有較好的密封性，搞好庫(kù)房及裝具衛(wèi)生，保持清潔。⒏防光—主要是防止光線中紫外線的破壞。要求庫(kù)房盡量無(wú)窗；若有窗，也應(yīng)盡可能小，盡可能少，東西向不易開(kāi)窗，南北向的窗子要小而窄，盡可能避光（如安裝磨砂玻璃、花紋玻璃，貼避光紙、安裝遮光窗簾等），照明燈具應(yīng)為白熾燈，盡量減少原件復(fù)印次數(shù)，展覽陳列時(shí)，應(yīng)以復(fù)制件代替珍貴原件。整理課件㈡八防措施整理課件13㈢調(diào)節(jié)溫度、濕度的辦法降低溫度的方法⒈依靠冷氣設(shè)備從室內(nèi)降溫。⒉減少室外熱空氣和太陽(yáng)光的輻射熱對(duì)室內(nèi)的影響。采取的措施是使用屏障、窗簾等遮擋太陽(yáng)光，定時(shí)對(duì)庫(kù)房密閉，朝陽(yáng)窗戶密閉，被陽(yáng)窗戶通風(fēng)等辦法，均可在一定程度上降低溫度。降低濕度的辦法⒈一是在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，采用通風(fēng)或密閉的方法降濕。⒉二是使用吸水劑，這是一種小范圍的臨時(shí)性措施。吸水劑有石灰、無(wú)水氯化鈣、矽膠、木炭等。⒊三是使用空氣抽濕機(jī)，去除空氣中的水分，降低濕度。升高溫濕度的辦法安裝取暖設(shè)備，可升溫。用濕布拖地、灑水、放置水盆等方法可以增加濕度，同樣也可以采用通風(fēng)、密閉等辦法提高和保持溫濕度。調(diào)節(jié)溫濕度最根本的辦法還是安裝空氣調(diào)節(jié)設(shè)備。整理課件㈢調(diào)節(jié)溫度、濕度的辦法整理課件14㈣庫(kù)房、裝具編號(hào)方法⒈先編建筑物號(hào)，再編層號(hào)和房間號(hào)。編號(hào)方法般是按某種順序用阿拉伯?dāng)?shù)字編流水號(hào)。⒉裝具編號(hào)一般按房間為單元進(jìn)行每一單元內(nèi)的裝具按從左至右，直上而下依次編列（排）號(hào)、柜架號(hào)、層格號(hào)，其號(hào)碼一般采用阿拉伯?dāng)?shù)字。裝具一般與墻壁有50cm的距離；列于列之間約留1-1.2m的距離；每一列的走向應(yīng)與窗戶所在的墻壁垂直；每一列的裝具都應(yīng)排列整齊。整理課件㈣庫(kù)房、裝具編號(hào)方法整理課件15㈤檔案的存放方式⒈紙質(zhì)檔案的存放有豎放與平放兩種。豎放的優(yōu)點(diǎn)是便于存放和檢取，目前一般都采用這種方式。平放對(duì)保護(hù)檔案有利，適合于保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案如開(kāi)本比較大的報(bào)紙、沒(méi)有裝訂的文書(shū)檔案案卷、卷皮質(zhì)地軟的案卷等。檔案平放時(shí)，應(yīng)注意堆疊高度，一般不超過(guò)40厘米，平方的缺點(diǎn)是取放不方便。⒉軟磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)應(yīng)垂直放置，以防變形和重物擠壓。⒊照片檔案（底片冊(cè)、照片冊(cè)）宜豎直放置，不宜堆積平放，避免堆在下面的底片、照片受壓造成粘連。整理課件㈤檔案的存放方式整理課件16㈥檔案存放位置索引⒈全宗存放位置索引

全宗名稱：全宗號(hào):案卷目錄號(hào)案卷目錄名稱起止卷號(hào)存放位置樓樓層房間列（排）柜架層（格、箱）整理課件㈥檔案存放位置索引全宗名稱：案卷案卷起止存放位置樓樓層房間列17⒉庫(kù)房及裝具存放檔案索引樓：房間：樓層：列柜架層（格、箱）存放檔案全宗號(hào)全宗名稱案卷目錄號(hào)案卷目錄名稱起止卷號(hào)整理課件⒉庫(kù)房及裝具存放檔案索引樓：列柜架層存放檔案全宗號(hào)全宗名稱案18㈦檔案袋卷卡參考格式檔案號(hào)：份數(shù)：張數(shù)：借閱者部門(mén)（單位借出日期歸還日期

檔案代卷卡主要用于檔案的調(diào)卷和還卷。調(diào)卷時(shí)填一張卡片放在所調(diào)出的案卷的位置上，在卡片上注明所調(diào)案卷的基本情況，還卷時(shí)再把它取下。代卷卡可掌握檔案流動(dòng)情況，避免漏還現(xiàn)象，減少工作失