會計實操文庫1/5供應商信息管理方案第1條目的為了規(guī)范供應商信息的收集、整理和存檔管理工作，促進公司充分了解供應商的供應、交期、品管等能力，從而為公司制定采購決策提供依據，特制定本制度。

第2條適用范圍

本制度適用于采購部人員收集、整理、存檔供應商信息等相關工作。

第3條職責分工

1.供應商主管負責審核和落實供應商信息管理制度，監(jiān)督供應商信息管理過程。

2.采購專員負責分析和核定供應商信息，評價供應商資信等。

3.采購文員負責收集、整理、存檔、保管供應商信息。第4條供應商信息的內容

供應商信息的內容主要包括以下四個方面。

1.供應商基礎資料，也就是公司掌握的供應商最基本的原始資料，主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、E-mail、網址、負責人、聯(lián)系人，公司概況，設備狀況，人力資源狀況，主要產品及原材料等。

2.供應商特征信息，包括供應能力、發(fā)展?jié)摿?、企業(yè)規(guī)模和知名度等。

3.供應商業(yè)務狀況，主要包括目前及以往的銷售實績，經營管理者和業(yè)務人員的素質，與其他競爭公司的關系，與本公司的業(yè)務聯(lián)系及合作態(tài)度等。

4.交易活動現(xiàn)狀，主要包括供應商的交貨狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、未來的對策、企業(yè)信譽與形象、信用狀況、財務狀況等。

第5條實施信息收集

1.采購專員制訂周密、切實可行的信息收集計劃，并報采購部經理審批。

2.供應商主管將收集計劃分解并分配給采購專員。

3.采購文員按照信息收集的目的和要求設計出合理的信息收集提綱與表格。

4.采購文員按照任務的特點，選擇合適的收集方式和方法。第6條供應商信息的分類

供應商信息按照來源不同一般分為以下五類，采購專員應按照以下分類整理信息。

1.基本情況，包括供應商代碼、供應商名稱、供應商地址、開戶銀行、開戶賬號、稅號、聯(lián)系人、電話、傳真等。

2.資料類，主要包括營業(yè)執(zhí)照、執(zhí)照到期日期、生產許可證、許可證到期日期、質量體系證書、證書到期日期、產品標識、行業(yè)檢測報告及有效期、企業(yè)簡介、配套設備情況、供應商基本情況調查表等。

3.合同類，包括供應商質量保證協(xié)議、配套產品保修服務協(xié)議、合同及合同編號、技術協(xié)議。

4.產品類，包括物料編碼、產品名稱、圖號、價格、企業(yè)行業(yè)標準、產品執(zhí)行標準等。

5.流程類，包括樣品小批鑒定表、供應商評價記錄、供應商批準表格等。

第7條供應商信息的整理

1.采購文員負責收集和審核供應商基礎信息的資料，包括營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、衛(wèi)生許可證、印刷許可證和稅務登記證等。

2.采購專員對供應商進行分類與編號，分類的方法按公司編碼規(guī)定。

3.采購文員按照供應商編號，將采購專員核定的供應商信息錄入信息管理系統(tǒng)，建立供應商檔案卡。

4.采購文員把信息以調查報告、資料摘編、數(shù)據圖表的形式整理出來。

5.采購專員將這些信息資料與收集計劃進行對比分析，如不符合要求，還要進行補充收集。第8條供應商信息存檔規(guī)定

1.按照領導審批和公司規(guī)定，采購文員將供應商信息資料注明密級。

2.將資料按來源、時間、內容等分成若干層次和類別。

3.歸檔的資料應齊全完整，按照順序或編號進行裝訂。

4.將裝訂好的資料，按照公司的編碼規(guī)則編號、標注標題，并編制卷內目錄。

5.按照分類將案卷整齊放在規(guī)定的檔案柜或檔案架上。

6.定期對資料進行整理、清理、核對。

第9條供應商信息借閱規(guī)定

1.借閱資料時，必須辦理借閱手續(xù)。借閱人員需注明借閱資料、期限及用途等，由借閱人員部門領導審批，并由采購部經理審批。

2.采購文員審核“借閱申請單”，并及時登記借閱信息。

3.借閱人員應準時送還資料，采購文員應核對資料，并登記。

4.如出現(xiàn)借閱異常時，采購文員應了解情況，必要時上報部門領導。

第10條供應商信息管理的注意事項

1.供應商信息管理應保持動態(tài)性，需要根據供應商情況的變化，不斷地加以調整，清理過舊資料，及時補充新資料，并進行跟蹤記錄。

2.供應商信息管理工作應提高質量和效率，不能將供應商檔案束之高閣，應以靈活的方式及時全面地提供給業(yè)務人員和有關人員。

第11條公司員工應理解并遵守供應商信息管理制度的相關規(guī)定。

第12條供應商信息的標注、保存、借閱