第一章安裝說明本章介紹了安裝PDE檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)要求，以及安裝操作方法。一、系統(tǒng)要求〔供參考〕1.1、軟件要求：網(wǎng)絡版本操作系統(tǒng)windows2000Web效勞器數(shù)據(jù)庫效勞器SQLServer2000、Sybase121.2、硬件要求：、效勞器：性能參數(shù)性能值TPCC值大于17000tpmIOPs〔每秒I/O次數(shù)〕大于80MB/秒內(nèi)存大于大于512M存儲容量大于50GB、備份設備：刻錄機一臺建議50倍速低刻錄速度、掃描設備：松下2025高速掃描儀、打印機：激光打印機器。二、軟件安裝安裝說明：點擊光盤中的安裝程序setup，安裝程序如以下圖：點擊“下一步”，選擇安裝路徑，如以下圖：用戶可以通過上圖中的“更改”按鈕確定安裝路徑。然后點擊“下一步”，進入系統(tǒng)安裝頁面：此時系統(tǒng)已做好安裝“PDE檔案綜合管理系統(tǒng)”準備，點擊“下一步”系統(tǒng)自動進行操作，如以下圖：安裝完畢后，點擊“完成”即可。安裝完畢之后，我們就可以在系統(tǒng)管理員里面創(chuàng)立用戶，然后就可以登陸我們的檔案管理軟件。三、FTP效勞安裝3.1FTP效勞〔Serv-UAdministrator〕安裝：根據(jù)安裝提示可直接完成安裝！3.2Serv-U的配置：安裝成功后，接下來是進行Serv-U的配置：Serv－U擴展localserver,選擇domains，按鍵盤上Insert鍵.圖1-12.輸入ip地址。如果你是動態(tài)ip，那么此處為空，不用填寫。就是說，除非你的ip地址固定不動，否那么就是空。圖1-23.輸入域名〔domainname〕,比方輸入ftp.domain圖1-34.輸入端口〔domainportnumber〕如果使用21的話,客戶端可以不用設置不過如果有人掃描的話一下子就可以知道你有ftp效勞,隨便吧圖1-44.默認，不需改動圖1-55.在新創(chuàng)立好的效勞器中添加用戶：選擇“Users”后，點擊右鍵：圖1-66.用戶登錄名：普通用戶帳號名，比方輸入“guest”：圖1-77.Password〔密碼〕：設定用戶密碼。由于此處是用明文〔而不是＊〕顯示所輸入的密碼，因此只輸一次。圖1-88.Homedirectory〔主目錄〕：輸入〔或選擇〕此用戶的主目錄，即原文上傳路徑。圖1-99.Lockusersinhomedirectory？〔將用戶鎖定在主目錄中嗎〕：選“Yes”圖1-10“Finish”，完成用戶創(chuàng)立。原文上傳路徑原文上傳路徑圖1-1111.最后在“DirAccess”〔目錄存取屬性〕中，參照以下圖進行屬性修改。修改完畢后，點擊“Apply”完成操作。圖1-12“DirAccess”〔目錄存取屬性〕1、Path〔路徑〕:目錄所在的實際路徑；Access〔屬性〕：存取屬性；Group〔組〕：所屬組。2、Files/Read〔讀〕:對文件進行“讀”操作〔復制、下載；不含查看〕的權力。3、Files/Write〔寫〕：對文件進行“寫”操作〔上傳〕的權力。4、Files/Append〔附加〕：對文件進行“寫”操作和“附加”操作的權力。5、Files/Delete〔刪除〕:對文件進行刪除〔上傳、更名、刪除、移動〕操作的權力。6、Files/Execute〔執(zhí)行〕：直接運行可執(zhí)行文件的權力。7、Directories/List〔列表〕：對文件和目錄的查看權力。8、Directories/Create〔建立〕：建立目錄的權力。9、Directories/Remove〔移動〕：對目錄進行移動、刪除和更名的權力。10、Inherit〔繼承〕：如選中那么以上所選屬性對所選“Path”中指定目錄以下整個目錄樹起作用；否那么就只對當前目錄起作用。注意：單機目錄版用戶檔案管理系統(tǒng)無“檔案保管”、“檔案統(tǒng)計”和“檔案鑒定”以及“原文上傳”功能。故說明書中第九章、第十一章、第十二章以及講及“原文掛接”或“批量掛接”處僅適合原文版用戶。第二章功能介紹本章重點：系統(tǒng)啟動方法了解系統(tǒng)主界面各區(qū)功能熟悉菜單欄功能系統(tǒng)啟動方法登陸業(yè)務模塊：單擊“開始-程序-pde檔案綜合管理系統(tǒng)-pde檔案綜合管理系統(tǒng)”，出現(xiàn)登陸窗口如以下圖：然后根據(jù)系統(tǒng)管理員給我們提供的用戶名和密碼進入系統(tǒng)，用戶名和密碼經(jīng)系統(tǒng)檢測合法，用戶才能進入檔案管理系統(tǒng)。二、系統(tǒng)主界面介紹正確的用戶名、密碼登陸后將進入系統(tǒng)主界面，系統(tǒng)默認用戶名為admin，密碼為：888。如以下圖：系統(tǒng)主界面主要由以下幾局部組成：系統(tǒng)主菜單欄系統(tǒng)主菜單欄每一項都包含下拉菜單，下拉菜單中包含該項的具體功能。例如，主菜單的功能“收集”，其下拉菜單功能包括：收文登記、發(fā)文登記、一文一件登記、檔案案卷登記、檔案文件登記、資料登記、工程工程登記。數(shù)據(jù)表選擇區(qū)〔主界面右側(cè)〕我們看到左邊的是快捷工具欄，我們選中任何一個快捷功能，其中包含的下拉菜單的功能就會在右側(cè)顯示出來，然后我們就可以具體操作那個功能。例如我們單擊左側(cè)快捷功能“系統(tǒng)”，那么“系統(tǒng)”中包含的功能都在右側(cè)的區(qū)域顯示出來。如以下圖所示：快捷工具欄快捷工具欄為主界面右側(cè)，我們選中任意一個屬性如快捷工具的“收文登記”，那么以檔案屬性為收文創(chuàng)立的檔案庫都會存放在這里，我們雙擊任何一個檔案庫，都將進入其錄入界面，同理，其它功能用法與此功能相同。三、菜單欄功能介紹收集[功能]：完成對收文、發(fā)文、一文一件等七類檔案庫的數(shù)據(jù)采集，也就是具體的檔案庫的著錄功能。[操作]：在主菜單下選擇“收集”彈出下拉菜單。〔1〕“收文登記”和“發(fā)文登記”是指對公文按照不同的類型進行登記?！?〕“一文一件登記”是指對立卷改革后的收文、發(fā)文歸檔后形成的一文一件的登記〔3〕檔案案卷登記和檔案文件登記是對傳統(tǒng)的文書檔案或者其他檔案的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的登記?！?〕“資料登記”指一些資料檔案的登記〔5〕工程工程登記指一些特殊的工程和業(yè)務檔案的登記整理實體分類指本單位管理職能，以及檔案形成的特點編制一個具有假設干層次和類別，且適應計算機識別的文件歸檔實體表的過程。預歸檔模版設計是針對公文管理的收文和發(fā)文要歸檔之前先進行預歸檔，我們在預歸檔中選擇要歸檔的目錄，在這里我們設計預歸檔模版中的子段。一文一件歸檔：指將公文管理的收文和發(fā)文先進行預歸檔，然后確定要歸檔的目錄，在預歸檔庫中選擇，進行歸檔形成一文一件。第三章檔案類型規(guī)劃一、根本檔案類型本系統(tǒng)在主菜單的收集菜單里面包含了根本的檔案分類，包括收文登記，發(fā)文登記，資料登記，檔案案卷登記，工程工程登記，檔案文件登記，一文一件登記等七類。一般情況下，檔案室還應該包括科技檔案〔基建、設備〕、實物檔案，會計檔案等，我們將在模版中為用戶提供。二、增加檔案庫模版單擊工具欄的“系統(tǒng)-模版管理”出現(xiàn)模版管理的窗體，系統(tǒng)提供的模版類型都在下面列出，如果系統(tǒng)沒有提供我們需要的檔案類型，我們可以通過上面的“增加”出現(xiàn)新建模版窗口，輸入新建的模版名稱，比方“科技檔案”，選擇模版屬性，寫入中文描述和英文描述，然后單擊上面的“增加”，出現(xiàn)新建字段的窗口，在此窗口中我們輸入相應的字段的名稱和長度，添加完字段后，我們單擊“創(chuàng)立”按鈕即可創(chuàng)立檔案庫模版。三、修改檔案庫模版如果我們要修改檔案庫模版，我們就在下面選中要修改的檔案庫，比方說“科技檔案”，我們選中后，然后單擊上面的“修改”按鈕，出現(xiàn)修改模版窗口，要修改哪個字段，就選中雙擊即可，然后修改保存，同時在這里我們還可以增加刪除字段。四、刪除檔案庫模版首先，選中要刪除的檔案庫模版，在上面點擊“刪除”即可，切忌此項操作要慎重！五、檔案樹結(jié)構(gòu)管理如果我們對傳統(tǒng)的樹型結(jié)構(gòu)使用的比擬習慣，我們可以通過“系統(tǒng)-顯示檔案樹”使檔案樹顯示，如果不想顯示檔案樹，可以通過“系統(tǒng)-隱藏檔案樹”使檔案樹隱藏，出現(xiàn)我們最初的界面。為了更好地對檔案進行管理，我們對檔案類型進行分門別類的管理，可以靈活的定義檔案庫的類，該系統(tǒng)提供的分類級別可以是無限級的。六、分類大綱的建立實體分類是指根據(jù)本單位管理職能，以及檔案形成的特點編制一個具有假設干層次和類別，且適應計算機識別的文件歸檔實體表的過程。它由上、下級類目序號、類目名稱組成。對于企事業(yè)單位來說，檔案都具有標準分類表，一般情況是十個類，但可以根據(jù)自己情況進行調(diào)整。分類表的用途.1分類檢索.2文件分類號的鑒定如何創(chuàng)立分類大綱我們首先選中根節(jié)點，然后點鼠標右鍵，增加具體的實體分類，同時，我們也可以添加、刪除和修改分類。如以下圖所示：在以下圖中我們看到，只要在實體分類編碼中輸入編碼值，然后在實體分類名稱中輸入名稱，然后單擊確定即可，增加界面如以下圖：增加后的實體分類表如以下圖：我們看到上圖中增加的是分類表的一級分類，一級分類表下面還可以有二級分類、三級分類，如果我們要在一級分類下面添加二級分類，那么我們只要選中一級分類，然后單擊右鍵，在以下圖中我們看到在出現(xiàn)的下拉菜單中有增加實體分類、修改實體分類、刪除實體分類，這些操作都是對二級分類的操作，如以下圖所示：單擊增加實體分類，然后在出現(xiàn)的窗口中輸入二級分類的編號和二級分類名稱即可增加二級分類。如果要修改二級分類，我們只要選中然后單擊右鍵，在下拉單中選擇修改實體分類，在出現(xiàn)的窗口中修改即可。刪除實體分類也是如此操作。七、數(shù)據(jù)字典如何添加數(shù)據(jù)字典一般情況下在數(shù)據(jù)輸入時，我們可以將一些經(jīng)常出現(xiàn)的詞組做成快捷方式，方便用戶操作，單擊“系統(tǒng)-數(shù)據(jù)字典”可維護窗口：我們將經(jīng)常使用的工程名稱添寫到字典類別，我們只要單擊“增加”按鈕，彈出增加界面如下：我們把具體的內(nèi)容添寫到上面即可參加數(shù)據(jù)字典里面，如果需要修改已添加的數(shù)據(jù)字典，可以選中要修改的項，然后單擊“修改”或者是雙擊要修改的選項；如果想要刪除數(shù)據(jù)字典,只要選中要刪除的選項，然后再單擊“刪除”即可。如何使用數(shù)據(jù)字典首先，我們在錄入時，如果某個字段參照了“數(shù)據(jù)字典”，那么這個字段就有一個下拉框，供我們選擇在數(shù)據(jù)字典里面已經(jīng)錄入的內(nèi)容。我們以“2004年發(fā)文”的字段“保管期限”為例，首先，選中“2004年發(fā)文”，點右鍵單擊“重新設置檔案庫屬性”，在出現(xiàn)的窗口中選中“保管期限”字段，然后單擊“修改”按鈕，出現(xiàn)的窗口如以下圖：我們看到在上圖中，“是否參照”前面被打上對勾，同時參照類型里面我們通過下拉菜單項選擇擇“數(shù)據(jù)字典”。那么我們在進行數(shù)據(jù)錄入時，保管期限值需要選擇即可！如以下圖所示：以以下出常用字典的著錄工程：立卷人：檔案室的工作人員姓名責任者：文件形成單位保管期限：永久、長期、短期等密級：秘密、機密、絕密、內(nèi)部、公開第四章數(shù)據(jù)整理本章重點：類和檔案庫的創(chuàng)立、修改、刪除數(shù)據(jù)的添加、修改、刪除、排序、檢索一、類的創(chuàng)立、刪除、修改如何修改全宗名稱單擊“系統(tǒng)-顯示檔案樹”，出現(xiàn)我們常見的樹型結(jié)構(gòu)〔注意：為類的標志，為檔案庫的標志〕。首先，我們操作應該從根節(jié)點開始，根節(jié)點為“數(shù)字化檔案館”我們稱為全宗名稱，修改全宗名稱就是通過選中該全宗名稱后點右鍵，在出現(xiàn)的下拉菜單中單擊“修改當前類別”，在出現(xiàn)的窗口中進行修改，將其修改成用戶單位自己的全宗名稱，比方“南京市檔案局”。如以下圖所示：如何創(chuàng)立、修改和刪除類創(chuàng)立類，在全宗名稱上單擊右健，出現(xiàn)可選擇菜單，我們選擇“新建檔案類別”單擊，如以下圖：我們只要在上面輸入我們要創(chuàng)立的檔案類別即可。修改類，如果我們發(fā)現(xiàn)哪個類別需要修改，我們只要選中這個類別，然后單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇修改當前類別，然后在出現(xiàn)的窗口中，將要修改類的名稱填寫在中文描述中即可實現(xiàn)修改當前類別。刪除類，如果我們要刪除的類中包含檔案庫，我們應該首先選中里面的檔案庫，然后點右鍵選擇移出檔案庫來先刪除檔案庫，然后我們才能選中該類，在點右鍵的菜單中選擇刪除當前類別。對于數(shù)字化檔案分類我們有個前提條件：“公文管理”類，我們管理收文和發(fā)文檔案庫，一般我們按年度來創(chuàng)立檔案庫，這種建庫的方式方便一文一件歸檔。“文書檔案”類，管理文書檔案的案卷目錄和文件目錄，一般按年度來創(chuàng)立檔案庫?！皶嫏n案”管理會計賬簿，會計報表和會計憑證檔案庫其他類的檔案我們依次建立。創(chuàng)立檔案庫如何創(chuàng)立檔案庫創(chuàng)立完類后，我們要在類中添加檔案庫，選中我們要添加檔案庫的類，比方我們要在“公文管理”中添加一個“2004年發(fā)文”的檔案庫，選中點右健，在出現(xiàn)的菜單中選中“新建檔案”，出現(xiàn)窗口如以下圖：在上面我們輸入要創(chuàng)立的檔案庫的名字，然后在屬性上面選擇“發(fā)文”，在下面選擇發(fā)文數(shù)據(jù)表模版，這樣我們就創(chuàng)立了一個“2004年發(fā)文”，其他的檔案庫的創(chuàng)立跟上面相同。創(chuàng)立檔案庫的原那么是，檔案庫的名字要具有代表性，方便我們區(qū)分。如何修改檔案庫如果我們發(fā)現(xiàn)創(chuàng)立的檔案庫的名稱不是很合理，我們可以修改檔案庫的中文描述，同時我們還可以修改檔案庫中“字段”的相關信息。修改檔案庫名字，選中要修改的檔案庫，點右鍵選擇“更改檔案庫屬性”，如以下圖：.1修改檔案庫屬性在圖4.4中，更改檔案庫名稱右側(cè)的屬性，通過下拉菜單項選擇擇檔案庫的屬性，選擇完畢后，單擊修改按鈕就可以了。.2修改檔案庫名稱在圖4.4中，我們只要在“中文描述”字段中將要更改為的檔案庫名稱輸入，然后單擊“修改”按鈕即可。.3修改檔案庫模板類型在圖4.4中，要想修改檔案庫模板的類型，我們只要在模板的那欄通過下拉按鈕選中本檔案庫的模板類型，然后單擊“修改”按鈕即可。.4修改檔案庫所在類別在圖4.4中，通過檔案庫類別一欄右側(cè)的選擇按鈕“”來選擇類別，在彈出的檔案樹窗口中選擇檔案庫要移入的類，然后單擊“確定”按鈕，在檔案庫類別一欄會出現(xiàn)選中的類別，然后我們單擊“修改”按鈕即可。數(shù)據(jù)錄入功能簡介雙擊要錄入數(shù)據(jù)的檔案庫，錄入界面如以下圖：我們下面逐個介紹上面的功能鍵：菜單名稱說明快捷鍵功能批量修改批量修改錄入的數(shù)據(jù)保存檢索結(jié)果先檢索出數(shù)據(jù)然后再保存下來批量掛接批量實現(xiàn)原文與目錄掛接移出記錄到其檔案庫就是我們想把檢索出來的記錄添加到其他檔案庫版面單元格方式查看焦點移動是以列表的格為單元整行方式查看焦點移動式以列表的行為單元格式當前版面布局對列表進行字體、行距等方式設置奇偶間隔顯示行與行之間用不同顏色顯示顯示分組表頭在列表的上方顯示分組區(qū)域保存布局文件把當前調(diào)整好的列表的列、寬、高等信息進行永久保存形成布局文件刪除布局文件刪除以前保存過的布局文件，恢復列表原始狀態(tài)快捷功能鍵如以下圖：首條：當前檔案的當前記錄上移到第一條上一條：當前檔案的當前記錄上移一條下一條：當前檔案的當前記錄下移一條末條：當前檔案的當前記錄下移到結(jié)尾條添加：對當前檔案庫添加記錄〔詳見本章第四節(jié)〕修改：修改選中的當前記錄的著錄工程刪除：刪除當前選中記錄排序：對檔案條目順序進行排序掛接：實現(xiàn)目錄與電子原文的指向原文：顯示檔案原件檢索：對檔案庫按著錄工程進行檢索〔詳見5.2〕搜索：實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的全文檢索〔詳見5.1〕保存：可以保存當前修改的局部關聯(lián)：兩個庫通過指定的字段實現(xiàn)某種關聯(lián)〔詳見13.4〕報表：實現(xiàn)當前檔案庫的打印功能〔詳見14章〕、如何批量修改檔案庫錄入界面的“功能”菜單下有個“批量修改”功能，批量修改有三種方式：1、按字符位置替換2、按字符內(nèi)容替換3、插入字符下面分別介紹：.1、按字符位置替換顧名思義，就是將要替換列的字符位置范圍內(nèi)的值替換為某值。例如以下圖4.7,首先修改的列，這里我們選擇“備注”列，要替換的位置是1到3，意思就是將“備注”列里每一列的前三個字符都修改為“中國”，確定之后如圖4.8所示，(圖4.7)(圖4.8).2、按字符內(nèi)容替換按字符內(nèi)容替換是指我們將要替換的列中的某局部內(nèi)容替換成其它的值，例如圖4.9，我們選擇要修改的列為“題名”，選擇要替換值為3，將這列值為3的都替換為“ABC”(圖4.9)(圖4.10).3、插入字符插入字符是指對選中的某列在指定的位置插入其他的值，例如圖4.11，我們這里選擇要修改的列為“日期”，要插入的字符起始位置為0，插入字符為“2004-12-08”(圖4.11)(圖4.12)這里我們插入的字符的起始位置因為是0，所以整列記錄都一樣，如果列里有記錄，可以選擇你所想要在哪個起始位置插入即可。、如何保存檢索結(jié)果保存檢索結(jié)果是指我們通過搜索或者是檢索的功能查詢出一些具有相同特征的目錄，然后我們通過功能里面的這個保存檢索結(jié)果的功能將這些目錄重新保存為一個檔案庫，我們一般通過這個功能來生成專題目錄。舉例說明：以下圖是檢索的“責任者”等于“市教委”的目錄，我們想將這些目錄保存為專題目錄。在上圖中，我們單擊功能下拉菜單的“保存檢索結(jié)果”，出現(xiàn)如下窗口：我們在上圖中輸入保存的新檔案庫的名稱，選擇屬性，然后輸入中文描述，選擇保存的模版，最后在下面的樹型結(jié)構(gòu)中選擇保存后的檔案庫要存放的類中，如上圖所示，然后單擊“確定”按鈕即可。、如何移出記錄到其他檔案庫這個功能實現(xiàn)的作用是指我們可以將一個庫中的記錄通過檢索然后將其移動到其它的檔案中，具體操作如以下圖：在以下圖中是我們通過檢索條件“責任者=市教委”這個條件檢索出來的目錄，然后我們把要移出本庫的目錄通過按住“CTRL”，用鼠標單條選擇，或者是按住“SHIFT”鍵用鼠標全部選擇，把要移出的目錄全部選擇成為藍底色。如上圖所示，然后我們單擊“功能—移出記錄到其他檔案庫”出現(xiàn)窗口如以下圖：在上圖中我們通過選擇檔案庫B的右側(cè)的功能按鈕“”，出現(xiàn)選擇要移入的檔案庫，如以下圖所示：我們在上面出現(xiàn)的樹形結(jié)構(gòu)中選擇要移入的移入的檔案庫，然后單擊“確定”出現(xiàn)窗體如以下圖所示：在上圖中我們看到，選擇的檔案庫B的字段名稱比原來的檔案庫多，并且字段名稱也不一致，首先我們通過選擇按鈕“”來調(diào)整檔案庫A和檔案庫B中的字段的上下位置，使檔案庫A中的字段與檔案庫B字段對應，然后我們通過功能按鈕“”來刪除多余的字段。對應之后，如果我們想把原來庫中的這些記錄刪除的話，我們通過在上圖中下面的“刪除原檔案庫記錄”前面的小方框中打上對勾即可！上述工作都完成后，我們只要單擊“確定”按鈕就可以了！完整錄入例程新建的檔案庫都為空，我們只要單擊“添加”，出現(xiàn)下面窗口，添加有兩種方式：卡片式和列表式卡片式錄入方式窗口如下：我們在上面輸入著錄工程，然后保存即可，在添加窗口里面有設計、攜帶、必錄、恢復等功能.1、如何設計卡片式錄入界面設計界面是設計錄入界面的，我們可以通過鼠標將我們界面的字段錄入順序做調(diào)整，比方，我們可以將備注和它后面的輸入欄調(diào)整到主題詞的后面，只需要用鼠標選中然后拖動就可以了。我們可以將修改的順序保存，方便下次的錄入。.2、如何攜帶上次錄入的值攜帶是指在上條輸入目錄的局部信息在下條是重復的，我們通過攜帶功能使它保存，這樣可以大大節(jié)省我們的工作時間。單擊“攜帶”，彈出如下窗口：我們在上圖中要攜帶的字段前面打上對勾即可實現(xiàn)攜帶的功能。注意：設置攜帶字段后我們在錄入界面要單擊保存按鈕。從下條開始攜帶。.3、如何設置必錄字段必錄字段的設置是通過設置一些字段為必錄工程，這樣標準檔案庫的輸入。必錄窗口與攜帶的窗口相同，我們只要在必錄字段前面打上對勾即可，我們在錄入時，如果必錄字段沒有錄入系統(tǒng)會自動提示。.4、如何是錄入布局恢復到原始狀態(tài)恢復式指將修改后的錄入布局恢復到原始狀態(tài)?？ㄆ戒浫霑r，我們可以用右側(cè)的上下箭頭在各個著錄工程之間移動，然后我們可以用ALT鍵來保存，這樣就很大的程度上節(jié)省了時間。同時在卡片式錄入中，有個“取值”的功能，我們通過這個功能可以將上次錄入的最后一條記錄值取到各個著錄工程中，方便我們錄入。、列表式錄入方式我們單擊添加后面的小箭頭選擇，如以下圖：我們只需要在著錄工程中輸入即可。列表式錄入方式有兩種攜帶方式：整行攜帶的快捷鍵：F7,單元格攜帶的快捷鍵是：Ctrl+Q。每次翻開列表添加，系統(tǒng)自動攜帶上次最后錄入的一行，供錄入者來攜帶原來的著錄工程內(nèi)容。其中的“刪除”是刪除錄入數(shù)據(jù)中選擇中的行。、一般遵循的錄入規(guī)那么零補位法是指涉及到數(shù)字的著錄工程以錄入時有可能最大數(shù)的位數(shù)為標準，加上零來補充。例如：1999-9-5應用零補位法將變成1999-09-03，案卷號為8，零補位應該是多少？，這主要取決于案卷號會流水到多少，例如，案卷號在千卷內(nèi)即可表示為：008，如果是萬卷內(nèi)即可表示為0008。檔號：案卷級別對于檔號內(nèi)部組成局部如案卷號等盡量用零補位法。對于檔案館會使用文件級檔號，一般情況下案卷級檔號的最后組成局部是到案卷流水號為止，文件級檔號是到張頁號為止。成文日期新規(guī)那么規(guī)定用8位來填寫如20020101。錄入過程中可以使用輔助操作比方數(shù)據(jù)字典:對于高頻率出現(xiàn)的詞組，我們可以做成數(shù)據(jù)字典，這樣在錄入過程中具有快捷代碼的列就可以自動產(chǎn)生下拉列表框，內(nèi)部既是快捷代碼列表。五、如何掛接原文和批量掛接掛接是針對一個目錄掛接原文，所謂原文是指原件通過掃描形成的電子文件。原文掛接步驟：〔必須先啟動Serv-U〕1、“系統(tǒng)——系統(tǒng)參數(shù)”設置原文掛接路徑。即Serv-U配置中設置的主目錄。如以下圖：2、選擇掛接目錄，單擊工具欄中“掛接”按鈕，彈出掛接管理窗口，在管理窗口中，我們看到添加、查看、刪除等功能，單擊“添加”出現(xiàn)窗口如以下圖：3上圖中，在“本地文件”中選擇上傳的文件。如以下圖：點擊“確定”上傳文件。批量掛接：批量掛接指的是一次批量將原文掛接到目錄上，我們單擊錄入界面的“功能-批量掛接”，出現(xiàn)如下對話框：5首先選擇要掛接的文件類型，掛接字段是指根據(jù)哪個字段批量掛接，比方我們選擇檔號，那么我們原文的文件名要以檔號來命名，輸入虛擬目錄的路徑即可實現(xiàn)批量掛接。第五章檔案檢索檔案的查詢檢索，是指根據(jù)利用的要求，將需要利用的檔案文件從其實體管理體系中提調(diào)出來的工作過程。利用計算機進行查詢和檢索具有高效，快捷，靈活的特點，也是檔案管理走向現(xiàn)代化的標志。如何進行搜索可對當前翻開的檔案庫進行數(shù)據(jù)庫的全文檢索，一般情況下，全文檢索是方便快速的檢索途徑，但是檢索的結(jié)果可能不是很精確。如以下圖：任何著錄工程中包含“匯報”的都會被檢索出來如何進行檢索檢索可以實現(xiàn)用戶提出的更具體的查詢，在檢索中，我們提供了一個查詢表達式，這個對話框就是幫助實現(xiàn)查詢表達式的定義。表達式的方式為：字段名+比擬表達式+比擬值檢索中各個查詢條件的連接關系為“并且”或者是“或者”的關系，“并且”是指查詢的結(jié)果要同時滿足所有的條件，“或者”是指查詢結(jié)果只要滿足其中的任何一個條件都會被檢索出來。檢索使用方法：確定查詢字段：在列表中，列出了數(shù)據(jù)表中的所有字段，對于字段較多被隱含了，可以通過滑動劃條進行選擇。在對各下拉列表選擇比擬關系。比擬關系：等于、不等于、大于等于、小于、小于等于、包含、左包含。在輸入框中輸入比擬值以下是比擬方式的詳細說明：等于：例如,查詢登記號為001的文件,那么字段就選擇“登記號”,比擬方式選擇“=”,比擬值輸入001.小于：例如，查詢登記號小于101的文件，那么字段就選擇“登記號”，比擬方式選擇“<”,比擬值輸入101大于：例如，查詢年度大于2000年的文件。字段名選擇年度，比擬方式選擇“>”，比擬值輸入2000。不等于：例如查詢年度不等于2000年的文件。字段名選擇年度，比擬方式選擇不等于，比擬值輸入2000。小于等于：例如：查詢登記號小于等于101的文件。字段名選擇登記比擬方式選擇“<=”，比擬值輸入101。大于等于：例如：查詢登記號大于等于101的文件。字段名選擇登記號，比擬方式選擇“>=”，比擬值輸入101。包含：當前字段中是否包含某個詞，如題名包含“國家”這個詞。字段名選擇題名，比擬方式選擇包含，比擬值輸入“國家”。左包含：指當前字段中靠近左邊包含某個詞。在錄入界面中我們單擊，彈出查詢窗口，如以下圖：我們只要將條件選擇適宜后，通過“參加”按鈕添加到下面的框體中即可。然后單擊“確定”按鈕。如何進行跨庫檢索對于數(shù)字化檔案室可能分類比擬多，檔案類型和檔案庫比擬多，當我們查詢的需求范圍非常大，就不得不進行跨庫檢索。進行跨庫檢索方法：單擊任何一個類的右鍵，從菜單中選擇“跨庫檢索”，彈出窗口如以下圖：下面對上圖中各個功能按鈕進行詳細的使用說明：此功能按鈕是用一次選擇一個檔案庫，選擇的檔案出現(xiàn)在下面的檔案庫列表中。此功能按鈕是將類中包含的所有的檔案庫表都會選擇到下面的檔案庫列表中。此功能按鈕是將已經(jīng)選擇的檔案庫全部去除。此功能按鈕是在檔案庫列表中選中一個然后去除。按照模版篩選是指我們通過上面圖中的第二個功能按鈕將所有的檔案庫全部選到下面的檔案庫列表中，我們可以通過模版篩選出按照相同模版創(chuàng)立的同類檔案庫，比方我們選擇“一文一件”模版，那么在下面的檔案庫列表中存在的就應該是以一文一件為模版創(chuàng)立的所有檔案庫。了解了上面的使用，我們就可以選擇查詢結(jié)果可能存在的庫，然后在檢索值一欄中輸入值，單擊“檢索”即可。第六章模版管理模版管理是指本系統(tǒng)已經(jīng)提供了一些固定模版，為了方便用戶操作，我們專門提供了接口，用戶可以根據(jù)需要自己創(chuàng)立模版，單擊“系統(tǒng)-模版管理”，彈出如下窗口：在上面的模版管理里面我們看到有四個功能鍵，下面是已經(jīng)創(chuàng)立的模版列表。如何新建模版單擊“增加”按鈕，彈出新增模版窗口，如以下圖：在模版名稱一欄中輸入模版的名稱，比方我們要新建模版為“收文數(shù)據(jù)表”，在模版屬性一欄中我們應該選擇的就是“收文”，中文描述和英文描述是填寫對該模版的描述。然后，我們通過“增加”按鈕來新建字段，新建字段窗口如下：我們在字段名稱中輸入名稱，在下面輸入字段長度，單擊“確定”即可添加一個字段，同理，我們可以添加多個字段。添加完字段之后我們單擊“創(chuàng)立”按鈕即可創(chuàng)立該模版。注意：本系統(tǒng)還提供一個特殊的創(chuàng)立模版的途徑，那就是我們可以先導入一個檔案庫，然后我們通過保存為模版的功能將其保存成模版，這個功能也很大的方便了用戶的使用，實現(xiàn)了先有檔案庫然后在生成模版的途徑。該功能的具體操作是，我們先通過數(shù)據(jù)導入的功能將外部的數(shù)據(jù)庫導入到系統(tǒng)中，然后我們選中該檔案庫，單擊右鍵在出現(xiàn)的菜單中選擇“保存為模版”功能，出現(xiàn)的窗口如以下圖：在上圖中彈出的窗口中我們輸入模版名稱，在后面選擇該模版的檔案屬性，然后我們在下面輸入中英文描述，單擊“確定”即可。如何修改模版我們在模版列表中選擇要修改的模版，選中后底面是藍色，然后單擊“修改”彈出窗口如以下圖：假設我們要修改的字段是“備注”，我們選中“備注”然后單擊“修改”按鈕，即可彈出修改窗口，修改完畢后保存即可。6.3、如何刪除模版在模版列表中選中要刪除的模版，然后單擊“刪除”按鈕即可。第七章報表管理本章重點：1、常用報表2、維護報表3、新增報表一、常用報表系統(tǒng)提供了常用檔案模板類型和對應檔案報表，假設有特殊的檔案類型，可以自己新建檔案模板類型，并由檔案類型建立對應的報表。在打印“卷內(nèi)目錄”、“案卷目錄”等一些報表時，經(jīng)常會看到“修改”這個按鈕，在打印時也會遇到字段太短、預留裝訂線位置調(diào)整等一些可能出現(xiàn)的問題，這時可以進行報表再設計。報表設計包括設計新表和修改報表兩局部。建設新報表的過程包括定義報表的樣式以及把這個定義存儲文件，擴展名為.frx。每個報表文件還跟隨一個相關文件.frt文件，本系統(tǒng)所有的報表存放在安裝系統(tǒng)的\report下面，為了修改報表便于查找，報表的名稱最好統(tǒng)一用每個漢字的第一個拼音字母起名〔如：全引目錄可以用qyml代替〕。二、維護報表單擊“系統(tǒng)-報表管理”彈出管理報表的窗口。我們在“管理報表”窗口的“模版”下拉列表框中選擇“發(fā)文”，如以下圖所示：在上圖中出現(xiàn)的發(fā)文登記簿是我們已經(jīng)創(chuàng)立了一個“發(fā)文登記簿”，我們要繼續(xù)增加其他報表，按下面的操作即可。注釋該窗口右邊按鈕功能如下：[增加報表]增加一個新的報表[修改報表]對已有報表結(jié)構(gòu)進行修改設計[修改報表參數(shù)]指修改報表打印的一些參數(shù)[刪除報表]是指刪除現(xiàn)有的無用的報表。[導入報表]導入新的報表，注意：在導入時對應的報表必須已建好才能把報表導入。[導出報表]是將現(xiàn)有的報表文件導出到任何地方。三、新增報表如何新增報表我們單擊該窗口中[增加]按鈕，系統(tǒng)彈出“新增報表”窗口：如以下圖所示：在“輸入標題”中輸入表名稱“傳閱單”，注意在輸入時不能用特殊的字符或空格。如“!”、“@”等。然后選擇打印方式，我們一般選擇按檢索方式打印。在打印選擇順序下拉列表框中選擇打印的排序字段。單擊“生成報表”，系統(tǒng)彈出“報表設計器”窗口，如以下圖所示：圖7-3報表設計器說明“報表設計器窗口”由四局部組成：第一局部〔頂部〕菜單條：報表設計時需要的全部功能。第二局部〔上部〕頁標頭：放報表名稱、字段、頁碼等。第三局部〔中部〕表細節(jié)：表格結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)和說明性文本放在此處第四局部〔底部〕頁注腳：日期、頁數(shù)、分類主線、分類總計以及說明性文本放在此處。如何設置頁面在設計報表之前，首先應設置頁面，根據(jù)所做的報表類型選擇紙張的類型，我們單擊菜單條“文件”，如以下圖所示：單擊“頁面設置”項，如以下圖所示：圖7-5單擊[打印設置]按鈕，系統(tǒng)彈出“打印設置”窗口，如以下圖所示在此處可以設置打印機類型和紙張類型，還可以單擊“屬性”去自己定義自己想要的報表大小，可以結(jié)合自己打印機特點進行屬性設置。設置完成后，單擊[確定]返回主界面，頁面設置完成。如何設置標簽和字段現(xiàn)在我們就要設置標簽和字段了，首先單擊“查看”菜單下“報表控件工具欄”彈出“報表控件”如以下圖所示：報表控件各按鈕功能說明：指針控件：鼠標返回指針類型。標簽控件：是希望出現(xiàn)在報表中的原義文本字符。假設要添加一個標簽控件，可從報表工具欄中，選擇“標簽”按鈕。在報表設計器中單擊，可將一標簽控件放置在報表設計器中。假設要編輯標簽控制，需要報表設計器中，選擇“標簽”按鈕，然后單擊想編輯的標簽，鍵入要修改的值。設置文本后，可以去修改文本的顏色，大小。有關操作請參閱實際應用局部。字段控件：字段控件是報表中會根據(jù)輸入的內(nèi)容變化的字段。假設要添加一個字段控件，可從報表工具欄中，選擇“字段控件”按鈕。在報表設計器中單擊，彈出輸入表達式對話框，在對話框中輸入表達式的值，再將一個字段控件放置在報表設計器中。假設要編輯標簽控制，需要在報表設計器中，選擇“標簽”按鈕，然后單擊想編輯的標簽，鍵入要修改的值。線條控件：使用“線條”控件，可以在報表布局中添加垂直和水平直線。繪制線條后，可以移動或調(diào)整其大小，或者更改它的粗細和顏色。有關內(nèi)容將在后面介紹。矩型框控件：可以在布局上繪制矩形，從而醒目地組織打印在頁面上的信息。圓角矩形控件：可以更改垂直、水平線條、矩形和圓角矩形所使用的線的粗細，從細線到粗的線，也可以更改線條的樣式，從點線到實線和虛線的組合。圖片/OLE綁定型控件：添加圖片。右圖：鎖定控件：對于標簽控件、字段控件進行鎖定，用它鎖定后就不能進行其他操作。如何設計頁標頭添加標題字段：首先我們點擊“報表控件”欄的“標簽控件”，在“報表設計器”的第二局部即“頁標頭”空白處單擊鼠標左鍵使光標在頁頭范圍閃動，輸入表標題：“圖書資料登記表”，如以下圖所示：字體設計：在設計字體時應先選中要設計的字再操作，如點擊“傳閱單”，使“傳閱單”在選中狀態(tài)即有四個黑點：單擊“報表設計器”菜單條“格式”菜單下的“字體”，在“字體對話框”中設置字體和大小，例如：字體為“宋體”，字號為“小初”字體樣式為“規(guī)那么”，單擊[確定]這樣字體就被設置好了。提示字體設計與一般系統(tǒng)字體設計相同，請根據(jù)實際要求自行操作即可。同樣方法我們添加“序號”、“檔號”“分類編號”等字段，如以下圖所示：統(tǒng)一設置字段：首先我們選中所有的字體，方法是用鼠標點擊字體同時按住鍵盤的“SHIFT”鍵，使所有字段處在被選中狀態(tài)，單擊菜單條“格式”，菜單下的“字體”，彈出“字體”窗口，用戶可在“字體”窗口中設置字體、樣式、大小、顏色等操作，按需求設置后，單擊[確定]即可。字段布局：首先選中所有字段，單擊菜單條“查看”下的“布置工具欄”，彈出“布局”窗口，例如使所有字段左邊對齊，按住鍵盤上“CTRL”鍵，點擊“左對齊”按鈕，同樣方法可以使字段右對齊、上對齊、居中等操作。對齊所有控件的邊緣線時，應考慮到所有的控件字段應彼此分開，而不應相互重疊。移動字段：可以通過鍵盤上方向鍵↑↓←→向上、向下光標來控制字段的位置；也可以按住鍵盤“CTRL”鍵的同時,按鼠標左鍵,使光標變成手形,移動鼠標可以選中所有的字段進行相關操作。畫線:字段布局好后,可以畫線條了,我們點擊“報表控件”的“線長”控件按鈕，這樣我們就可以利用鼠標在表標頭的范圍畫線了，如以下圖所示：調(diào)整線條：線長有長、有短，我們先來調(diào)整一下線條長短。方法一：可以通過鼠標來調(diào)整，選中要調(diào)整的線條，即線條兩端個有一個黑點，按住鼠標左鍵使光標變成“+”狀態(tài)，這樣就可以向左、右、上、下來縮短或加長線條。方法二：可以按住鍵盤“SHIFT”鍵的同時，按方向鍵來調(diào)整線條長短。如使線條調(diào)整為以下圖所示；粗細線條：選中線條，選擇菜單條“格式”菜單下的“繪圖筆”來確定線條粗細。如選中“2磅”到此，頁標頭就設置好了。我們就可開始設置表細節(jié)局部。如何設計細節(jié)局部添加字段控件：單擊“報表控件”工具欄的“字段控件”，同時鼠標也會變也“+”，然后在頁標頭與細節(jié)間畫一個方框，這時系統(tǒng)彈出“報表表達式”窗口，如以下圖所示：在“表達式”與“格式”框右側(cè)有兩個按鈕，我們單擊“表達式”右邊的…按鈕，彈出“表達式生成”窗口，我們在“表達式”框中輸入“序號”，其它用默認方式。如以下圖所示：提示:在此有一個“檢驗”是指檢驗建在模板庫里是否已有該字段。單擊[確定]按鈕，返回到“表達式報表”窗口，這樣在“表達式”中就有“序號”字段了，如以下圖所示：單擊上圖“格式”框右側(cè)的…按鈕，彈出“格式”窗口，在“格式”窗口的“編輯選項”中設置字體選項中“居中對齊”項，單擊[確定]按鈕，這時返回“報表表達式”窗口如以下圖所示：單擊[確定]按鈕，這樣第一個字段就設置好了，如以下圖所示：注意：在字段框中一格行線，表示能打印二行文字，根據(jù)實際情況預留長度。提示：可根據(jù)“序號”字段的設計方法，設計其他字段。如“登記日期”、“分類編號”等。修改控件長度：首先選中要縮短或拉長的字符，例如把“序號”字段選中后，我們把鼠標移到點上，鼠標變成“+”這樣就可以縮短字段，刪除修改控件：選中要刪除的字段，按鍵盤上的“DEL”鍵即可。單擊“報表控件”工具欄的“標簽”控件，然后在要修改的字段處單擊鼠標左鍵，光標閃動時即可修改。字段控件的修改用鼠標雙擊毀要修改的字段，彈出“報表表達式”對話框即可修改。線條設置：根據(jù)頁標頭線條的設置步驟把表細節(jié)的線畫好，并根據(jù)需要加粗調(diào)整，加粗線先選中一條線，然后“格式-繪圖筆”選擇加粗的磅數(shù)，如以下圖所示：注意：在表“細節(jié)范圍”內(nèi)上面橫線在“頁標頭”范圍內(nèi)已有，為了使線條不重復，所以不用再畫上面那根線了。調(diào)整布局：通過以上所講步驟，選中“頁標頭”范圍內(nèi)各項移動與下面的橫線合并，再把“細節(jié)”與下面的橫線合并，結(jié)果如以下圖所示：說明：在細節(jié)中設置字段下方有兩模線，一條粗線和一條細線，這兩條線是設置最后一條是否為細線還是粗線。這兩條線是根據(jù)一個條件設置的，如以下圖所示：線條設置：雙擊“粗線”彈出“矩形/線條”對話框，如以下圖所示：圖7.17單擊[打印條件]彈出“打印條件”對話框，如以下圖所示：在“打印條件”窗口的底邊框中輸入“mod(recno(),val(printlines))=0”單擊[確定]粗線條設置成功；再輸入“mod(recno(),val(printlines))<>0”為細線設置參數(shù)，然后把兩條線合并，最后把表“細節(jié)保存結(jié)果：點擊菜單條“文件”菜單下的“保存結(jié)果”即可。退出報表設計器：在設計報表完成后，按鍵盤“ESC”鍵或點擊菜單條“文件”菜單下的“關閉”項即可返回到系統(tǒng)主操作界面。注意報表的所有字段要與檔案庫模版的字段一致。到此報表設計局部就完成了，可以通過“傳閱單”建立一個傳閱單的發(fā)文數(shù)據(jù)表了，著錄數(shù)據(jù)后通過“報表”功能輸出報表。新建模板與新建報表設計完了，通過以上介紹可以在實際工作中結(jié)合本單位特點對系統(tǒng)提供的報表修改或新建各種模板和報表來滿足特殊要求。第八章數(shù)據(jù)交換本章重點數(shù)據(jù)的導入數(shù)據(jù)的導出數(shù)據(jù)交換是檔案系統(tǒng)與外部進行交換的橋梁，通過數(shù)據(jù)交換能導入ACCESS類型的文件。對于EXCEL類型的文件，我們可以先將其轉(zhuǎn)換成ACCESS類型的文件，然后我們再將其導入到我們的系統(tǒng)。8.1如何進行數(shù)據(jù)導入導入導出支持兩種格式的文件：access，excel；在全宗名稱“數(shù)字化檔案館”或者是任何一個類名上，例如，公文管理上，我們單擊“右鍵”，在出現(xiàn)的菜單中選擇“導入檔案目錄”，如以下圖在上圖中，在檔案庫名稱中輸入檔案庫名字，在屬性中選擇導入檔案庫的屬性，在中英文描述中輸入中、英文描述，模版一欄中選擇對應的模版類型，接下來選擇要導入文件的路徑，然后點擊“外部文件路徑”后面的，選擇文件存放的路徑。在“要導入的數(shù)據(jù)表”中列出文件中所包含的表。我們通過打勾選擇后再選擇要導入的位置。之后單擊導入按鈕即可完成外部數(shù)據(jù)導入的功能。8.2如何進行數(shù)據(jù)導出導出的功能和導入的功能類似，我們在具體的檔案庫上面單擊右鍵，出現(xiàn)的菜單單擊“導出”檔案目錄，如以下圖：我們通過選擇存放路徑，然后將檔案庫導出到這個數(shù)據(jù)庫即可。第九章數(shù)據(jù)統(tǒng)計本章重點檔案統(tǒng)計分析館藏統(tǒng)計分類統(tǒng)計交叉統(tǒng)計9.1統(tǒng)計分析檔案統(tǒng)計分析是對各個檔案庫根據(jù)它的一些著錄工程做一些統(tǒng)計，比方登記日期，責任者等，單擊開始界面“統(tǒng)計-檔案統(tǒng)計分析”如以下圖：我們看到在上圖中，檔案庫中選擇要統(tǒng)計的檔案庫，然后在統(tǒng)計工程中選擇要統(tǒng)計的工程，比方我們選擇登記日期，單擊“數(shù)量統(tǒng)計”結(jié)果如上圖所示。9.2館藏統(tǒng)計館藏統(tǒng)計分為兩種方式一種是按檔案庫，一種是按模版統(tǒng)計，在輸入著錄工程欄中，我們選擇要統(tǒng)計的工程，有四種可選擇密級、保管期限、責任者、分類號，我們還可以按照自己輸入的著錄工程進行統(tǒng)計。舉例說明：如果我們選擇的著錄工程是密級，然后我們選擇按檔案庫統(tǒng)計，這樣我們統(tǒng)計的結(jié)果就是每個檔案庫按密級進行了統(tǒng)計，如果我們選擇按模版，那么統(tǒng)計結(jié)果就是同一個模版的檔案庫按密級進行的統(tǒng)計。下面我們舉例說明：我們選擇按“責任者”統(tǒng)計，首先我們按檔案庫進行統(tǒng)計，如以下圖所示：在上圖中列出了每個檔案庫的統(tǒng)計結(jié)果。下面我們選擇按模版庫統(tǒng)計，統(tǒng)計結(jié)果如以下圖：上圖中列出的就是每個模版的統(tǒng)計結(jié)果。9.3分類統(tǒng)計分類統(tǒng)計是針對分類號來進行統(tǒng)計的一種統(tǒng)計方式，首先，我們應該根據(jù)前面的分類方案進行分類。9.4交叉統(tǒng)計交叉統(tǒng)計是指我們針對一個檔案庫選一個行統(tǒng)計的字段，選一個列統(tǒng)計的字段然后進行交叉統(tǒng)計，具體操作如下，選中要進行交叉統(tǒng)計檔案庫，然后單擊右鍵在下拉菜單中選中交叉統(tǒng)計然后單擊翻開，出現(xiàn)窗口如以下圖：在上圖中我們通過選擇按鈕“”來選擇行字段和列字段，本例選擇入上圖所示，然后我們單擊“確定”統(tǒng)計結(jié)果如以下圖第十章檔案利用本章重點實體借閱實體歸還借閱報表到期未歸還借閱檔案利用主要是對紙介質(zhì)的工程圖紙、文書檔案等文件的實體檔案借閱和電子文件檔案的查閱管理。它幫助管理員記錄每次的借閱人姓名、借閱文件的有關信息、借閱時間以及設置借閱人的借閱期限。另一方面，檔案利用還能用歸還管理對已借出的文檔進行歸還管理，利用催還管理檢索到期未歸還的文檔，利用借閱統(tǒng)計查看所有借閱已歸還和未歸還的文檔情況。工作人員不需要再像以往那樣手工整理大量借閱卡，而是在計算機上指定應歸還日期，便可檢索出所有當日應歸還的文件的信息和借閱人的情況，因此，利用檔案利用管理借閱，不但大大提高了工作人員的效率，并且實現(xiàn)了智能化辦公。10.1實體借閱實體借閱是對實體檔案借閱進行的登記，單擊工具欄的“利用-實體借閱”，彈出菜單如以下圖：在以下圖中我們看到實體借閱共包括三個功能添加、查看、刪除。在上圖中，單擊“添加”按鈕，彈出添加界面如以下圖：在上圖中我們逐項填寫各個信息，然后單擊左下角的，彈出窗口如以下圖：我們在上圖中通過選擇檔案庫的選擇按鈕來選擇要借閱文件的檔案庫，選擇完畢后在下面將會列出所有的目錄，我們可以通過上面的“檢索”按鈕來檢索我們要借閱的文件，然后選中呈現(xiàn)藍色，單擊“確定”按鈕即可借閱成功。如果要查看借閱信息，我們首先先選中借閱記錄，然后單擊“查看”按鈕，顯示借閱單信息。如果確定借閱記錄的信息已經(jīng)是無用的信息，我們可以通過單擊“刪除”按鈕刪除記錄，切忌進行此操作時要慎重！實體歸還是指對我們已經(jīng)登記借閱的信息進行歸還處理，單擊“利用-實體歸還”，彈出窗口如以下圖：在上圖中，我們通過單擊借閱人的下拉菜單項選擇擇要歸還借閱人的姓名，在下面相應的出現(xiàn)未歸還的節(jié)約信息，如果有多條借閱信息，我們通過選擇要歸還的那條借閱信息，然后單擊“歸還”按鈕即可歸還。借閱報表是對已經(jīng)歸還的借閱信息的查看、檢索、登記表、效果表的實現(xiàn)。單擊“利用-借閱報表”，彈出結(jié)果如以下圖：在以下圖中在上圖中單擊“查看”按鈕，是查看選中借閱記錄的借閱信息。單擊“檢索”按鈕，出現(xiàn)的是查詢窗口，我們可以通過查看借閱人的相關借閱信息，窗口如以下圖：我們可以設置組合條件進行查詢借閱人的信息，在選擇的條件前面打上對勾即可。效果表是將所有借閱已經(jīng)歸還的信息生成的報表。登記表是將選中的一條記錄生成借閱效果登記表。到期未歸還借閱該功能是將到期未歸還的借閱記錄統(tǒng)計出來，供管理人處理，以便進行催還！第十一章檔案鑒定檔案鑒定是實現(xiàn)對一些檔案的銷毀工作,在銷毀之前我們要對檔案做個標記，這就是鑒定的過程。檔案鑒定包括功能如下：到期鑒定、銷毀清冊、開放檔案鑒定、病危檔案鑒定、遺失檔案鑒定。如何進行到期鑒定到期鑒定是對檔案目錄打上鑒定標記，單擊“鑒定-到期鑒定”彈出窗口如以下圖：在上圖中，我們看到有三個功能項：檢索、鑒定、取消鑒定。首先我們通過“選擇”按鈕選擇要鑒定的檔案庫，然后再下面將出現(xiàn)所有檔案目錄，我們選中要做鑒定的目錄，使其呈現(xiàn)上面的藍色狀態(tài)，然后單擊“鑒定”，之后該條記錄將在到期標記上面寫上“是”的標記。“檢索”功能是指我們可以對已經(jīng)選擇檔案庫的記錄進行檢索出來我們要進行鑒定的記錄?！叭∠b定”是指將錯誤鑒定的記錄恢復原來狀態(tài)的過程。11.2如何生成銷毀清冊銷毀清冊是指將檔案庫進行鑒定了的檔案在EXCEL表中生成一個銷毀清冊表，單擊“鑒定-銷毀清冊”如以下圖：首先，如上圖所示，我們通過“選擇”按鈕選擇要生成銷毀清冊的檔案庫，做過鑒定標志的檔案都將在下面窗口中顯示，，如果我們項做過鑒定的檔案銷毀，可以選中“銷毀清冊啟動刪除相關目錄”前面的對勾。11.3如何進行開放檔案鑒定開放檔案鑒定的用法與到期鑒定的用法相同，在此我們將不再贅述！11.4病危檔案鑒定和遺失檔案鑒定這兩種檔案鑒定的用法與到期檔案鑒定的用法也相同，在此我們也不再贅述！第十二章檔案保管檔案保管表達是檔案保管庫房溫濕度和庫房平安性指標的登記，本局部功能包括：溫濕度登記、溫濕度報表、檔案庫房平安檢查登記、檔案庫房平安檢查報表、全宗卷管理。溫濕度登記的作用是登記天氣情況、溫度、濕度、及其變化情況的信息。如果想要添加一條目錄，我們就單擊“添加”按鈕，如果想要修改目錄，我們先選中目錄，然后單擊“修改”按鈕，在彈出的修改窗口修改信息即可。如果想要刪除一條目錄，單擊“刪除”按鈕即可。12.2如何打印溫濕度報表溫濕度報表是統(tǒng)計每年中的每個月的溫濕度變化合格與否和變化幅度的信息。我們在年度欄中輸入要統(tǒng)計的年度，然后單擊“計算”按鈕，在下面的框中將出現(xiàn)計算結(jié)果，如果我們想要打印這些報表，只要單擊“打印”按鈕即可。12.3檔案庫房平安檢查登記主要是對庫房檢查人和檢察結(jié)果的統(tǒng)計，其具體添加、修改和刪除的使用方法與溫濕度登記一樣。在此不再贅述！12.4檔案庫房平安檢查報表檔案庫房平安檢查報表的使用與溫濕度報表的使用方法相同！第十三章歸檔文件整理本章重點預歸檔模版設計一文一件歸檔13.1歸檔文件整理說明歸檔文件整理是指歸檔文件以文件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、使之有序化的過程。“件”是歸檔文件的整理單位，也就是說以件為單位進行歸檔文件整理。一般以每份文件為一件，比方文件的正文與定稿是一件，正文和附件為一件，等等。為一件指的是實體上裝訂在一起，錄入目錄也是一條目錄。首先我們的檔案管理工作者在使用本系統(tǒng)之前應該對本單位的檔案分類情況進行了解。一般情況下，檔案應該分為以下幾類：文件收發(fā)〔收文、發(fā)文〕、文書檔案、科技檔案〔基建、設備〕業(yè)務檔案、會計檔案等。在這里我們重點講述文書檔案，文書檔案分為兩種情況：1、文書立卷改革之前文書檔案具有兩種模版庫，是“文件庫模版”和“案卷庫模版”；2、文書立卷改革后，文書檔案取消了案卷概念，只是以一文一件的形式存在，我們使用的就是“一文一件”模版。為了配合改革后的文件整理規(guī)定，本系統(tǒng)專門提供了針對收文和發(fā)文整理成一文一件的方法，用戶可以在收文和發(fā)文庫中選擇性的先進性預歸檔，之后再進行正式歸檔。下面我們先從文件收發(fā)開始介紹。首先，用戶要建立收文和發(fā)文的檔案庫，檔案庫的創(chuàng)立和數(shù)據(jù)的錄入方法參見前面的章節(jié)。13.2如何進行一文一件歸檔一般在正式歸檔之前我們要先進行“預歸檔”，我們可以在錄入局部目錄后進行歸檔，也可以采取一次性對收文和發(fā)文進行歸檔。例如，收發(fā)文錄入數(shù)據(jù)后進行歸檔，我們以2004年的收文和發(fā)文為例來說明這個功能。選擇主界面的“整理-一文一件歸檔”，出現(xiàn)“預歸檔管理”界面，在此界面中有幾個功能按鈕：刪除、歸檔、預歸檔，我們首先要進行預歸檔，單擊“預歸檔”按鈕，彈出窗口可選擇檔案庫的窗口，我們選擇要歸檔的檔案庫，例如我們選擇“2004年發(fā)文”，如以下圖：然后單擊“下一步”操作，如以下圖：上圖中出現(xiàn)的是我們錄入的數(shù)據(jù)，我們可以通過下面的“檢索”功能按鈕檢索出要進行預歸檔的目錄，然后單擊“預歸檔”按鈕，進行預歸檔，我們也可以手動選擇，如果我們想一次選擇多條記錄，我們可以按住“SHIFT”鍵，然后鼠標選中要預歸檔的目錄，如上圖所示，選中的目錄底色是藍色，然后同樣單擊“預歸檔”按鈕，選中的目錄就已經(jīng)進行了預歸檔。預歸檔完成后，我們將進行正式歸檔，預歸檔后的文件都在“預歸檔管理”窗口中，我們可以選中一條進行歸檔，也可以選中多條進行歸檔，選中多條同上，先按住“SHIFT”鍵，然后鼠標選中要歸檔的目錄，同樣選中后的目錄底色是藍色。選擇完后，單擊“歸檔”按鈕，窗口如以下圖：在上圖中，我們首先要選擇歸檔庫，單擊按鈕“”，將出現(xiàn)選擇歸檔一文一件類型庫的窗口，上途中我們選擇的是2004一文一件庫，選擇后下面的檔號和件號的對應關系是指，目標庫中檔號和件號對應的工程，件號一般為4位?！凹柫魉蕾囮P鍵字”是指件號的大流水號如果我們選擇“保管期限”那么表示件號將在著錄工程分別是永久、長期、短期的三類文件中分別從0001開始流水形成件號，我們一般可選擇的是按保管期限或者分類號來流水。檔號生成規(guī)那么，默認如上圖，我們也可以根據(jù)自己需要自己設置，只要我們雙擊“檔號規(guī)那么”下面一欄，彈出框口如以下圖：在左側(cè)提供的工程是可選擇的，我們可以把他們通過“選擇”按鈕或者是“增值選擇”按鈕加到下面的空白框中形成檔號生成規(guī)那么，注意：只有“件號”用增值選擇。“清空”按鈕是用來將生成錯誤的規(guī)格去除，然后重新生成新規(guī)那么。下面的對應關系是指檔號的生成字段和預歸檔模版的字段的對應的關系?！凹柹身樞蛞蕾囎侄巍敝讣柊次募哪欠N特性來順序生成，例如如果按照文件的形成期即“成文日期”來形成件號，可選擇“成文日期”，事由等來確定同一流水號中件號的先后順序。全宗號一欄中我們輸入全宗號，然后單擊“確定”按鈕，歸檔成功。在上圖中，我們選擇的“2004一文一件”，那么我們選擇歸檔的目錄在其中形成一文一件目錄。如以下圖所示：13.3如何進行預歸檔模版設計預歸檔模版設計是指設計預歸檔模版，然后我們在預歸檔時，實現(xiàn)收發(fā)文到預歸檔庫的對應關系。其使用方法與建立模版的方法相同，本章不再介紹。13.4如何為兩個庫創(chuàng)立關聯(lián)關聯(lián)是指將兩個數(shù)據(jù)庫通過某個共有字段關聯(lián)起來，這個功能的使用通常是案卷庫和其對應的文件庫關聯(lián)，或者是一文一件庫和其對應的二次檢索關聯(lián)。設置關聯(lián)庫：在樹狀結(jié)構(gòu)下面，選中要設置關聯(lián)的檔案庫，例如我們要給“2000年檔案案卷庫”關聯(lián)“2000年檔案文件庫”，我們選中“2000年檔案案卷庫”，單擊右鍵，選擇“更改檔案庫屬性”彈出窗口如以下圖：在上圖中，檔案庫關聯(lián)中“對應檔案庫”一欄通過右側(cè)的按鈕選擇要關聯(lián)的檔案庫，對應字段選擇關聯(lián)字段，上圖中我們選擇“檔號”然后我們單擊下面的“修改”按鈕即可。這樣“2000年檔案案卷庫”關聯(lián)“20