辦公室檔案管理辦法檔案管理，又稱為檔案工作，是指檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理，并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱。它也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。以下是關于辦公室檔案管理的相關辦法，僅供參考！1.文書檔案管理。文書檔案包括上級領導機關的來文、學校的發(fā)文，如各種通知、決定、批復、下達的計劃等；以及本館制定的規(guī)章制度、規(guī)則、細則、辦法、公約等。對于此類檔案資料的管理，應做到：-所有應歸檔的資料、文件，在工作告一段落后，應及時整理原始資料并分類歸檔。-對上級下發(fā)的有關文件，館領導閱后，應及時收回歸檔并做好登記，存放于辦公室備查。-對所保管的文件，應定期清點，凡與本館有關的備查文件原件歸檔，副件保留。-年底按檔案類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放于辦公室備查。2.業(yè)務檔案的管理。業(yè)務檔案包括日常業(yè)務工作統(tǒng)計、工作計劃、專題規(guī)劃、工作總結、業(yè)務報表、文獻采購留存、館長辦公會及館務會議紀要、圖書館大事等。對于此類檔案資料的管理，應做到：-各部室應做好工作統(tǒng)計，每月上報辦公室歸檔。-業(yè)務報表，應留底歸檔存查。-工作計劃、專題規(guī)劃、工作總結、采購留存、館長辦公會議紀要等，應及時分類歸檔。-年底按業(yè)務類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放于辦公室備查。3.人事檔案的管理。人事檔案包括圖書館職工的基本情況、科研情況、考核、獎勵情況、先進模范典型材料等。對于此類檔案的管理，應做到：-掌握本館職工的學歷、專業(yè)、年齡、業(yè)務、職稱、工作履歷等基本情況，對調入、調出及離退休人員及時填寫登記簿，建全人事檔案及跟蹤管理。-及時準確記錄本館各業(yè)務部門人員的調動情況及知識結構，年齡層次、職稱結構情況。-及時做好職工的考勤、考核、獎勵與處分情況的記錄，要歸檔存留備查。為加強校研究生會辦公室檔案的科學管理，保證檔案資料的系統(tǒng)性與完整性，現(xiàn)結合實際情況，特制定本制度。一、立卷、歸檔第一條各部門平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。第二條各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門文件立卷工作進行監(jiān)督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，便于保管和利用。第五條立卷方法。根據立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。4、分期限。根據文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。5、保管期限分為永久、長期、短期三種。(1)永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文等)有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。(2)長期保存。凡是在相當長時間內部門需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。(3)短期保存。凡是在較短時間內部門需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為15年以下。第六條文件的組合。組合的基本作法如下：1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發(fā)件與原件，應組合在一起。2、會議文件應單獨組合。3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門或社團名稱組合。5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。第七條檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。第九條歸檔時間。部門應于活動后一周內，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。第十條歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：1、歸檔文件齊全、完整。2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室,電網檔案盒。二、檔案的管理和利用第十二條辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。第十三條經鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應經分管主席審查批準后，按程序進行檔案銷毀。第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。第十六條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查,檔案盒，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規(guī)定處理。第十七條辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。第十八條平時匯集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應及時請求補發(fā)或取得復印件,干部檔案盒，以便存檔和查閱。第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。第一條為了加強標準檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關標準管理的規(guī)定，制定本辦法。第二條標準檔案系指在制定、修訂標準過程中，直接形成的具有保存價值的各種文件、材料(包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等)。標準檔案是國家檔案的重要組成部分。第三條標準的制定部門和單位應當建立健全標準檔案管理工作制度，達到標準檔案完整、準確、安全和有效利用的要求。有計劃地采用先進技術，實現(xiàn)標準檔案管理的現(xiàn)代化。第四條標準檔案按保管期限，分為永久的和長期的兩種。下列文件材料需要永久保管：(一)上級下達任務的文件;(二)標準報批稿;(三)標準編制說明及其附件;(四)意見匯總處理表;(五)標準審查會議紀要或函審結論;(六)標準報批公文;(七)標準申報單;(八)標準發(fā)布本;(九)標準正式出版本;(十)標準修改通知單及其附件;(十一)標準作廢通知單。下列文件材料需要長期保管：(一)論證報告;(二)調研報告;(三)試驗驗證報告;(四)標準征求意見稿(最后一稿);(五)標準送審稿;(六)等同、等效采用的國際標準或國外先進標準原文或譯文，主要參考資料(只歸難得的，一般的只列目錄和出處);(七)標樣。第五條永久保管的，按國家檔案管理部門的規(guī)定辦理;長期保管的，應當是現(xiàn)行的和最近兩次修訂的標準的檔案。屬長期保管的廢止標準檔案，繼續(xù)保管十年。標樣在保管期限內已經失效的，按保管到期的規(guī)定處理。第六條國務院標準化行政主管部門負責管理國家標準檔案。工程建設、藥品、食品衛(wèi)生、獸藥和環(huán)境保護國家標準檔案，分別由國務院工程建設主管部門、衛(wèi)生主管部門、農業(yè)主管部門、環(huán)境保護主管部門負責管理。國務院行業(yè)標準歸口部門負責管理其主管范圍內的行業(yè)標準檔案。省、自治區(qū)、直轄市標準化行政主管部門負責管理本行政區(qū)域內的地方標準檔案。企業(yè)單位負責管理本單位的企業(yè)標準檔案。第七條本辦法所列部門和單位的檔案管理機構或人員，具體負責標準檔案管理工作。其職責：(一)收集、整理、立卷、歸檔、統(tǒng)計、保管和提供利用標準檔案;(二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;(三)負責組織和承擔標準檔案的鑒定和銷毀;(四)監(jiān)督檢查標準檔案的修改、補充和復制;(五)按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標準檔案的移交手續(xù);(六)認真執(zhí)行檔案管理制度。第八條標準檔案由標準起草單位負責收集有關材料并加以整理，向相應的標準檔案管理部門或單位負責提供。第九條標準起草單位、標準化技術委員會秘書單位或標準化技術歸口單位以及參與制定、修訂標準的其他單位，在制定、修訂標準工作中所積累的標準文件材料，交本單位檔案管理機構按長期保管的要求管理。第十條標準檔案的文件材料，除標準正式文本外，在標準審批、發(fā)布后三個月內，由審批部門或單位的主辦人員按規(guī)定向檔案管理機構一次歸檔。標準正式文本出版后，及時補充歸檔。第十一條標準檔案的文件材料，由審批部門或單位的主辦人員負責整理，標準檔案管理人員負責立卷、登記、上架。標準文件材料歸檔時，標準檔案管理人員應當檢查、核對;對不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補充、更正。第十二條標準更改或廢止后，由審批部門或單位的主辦人員負責將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時歸檔。第十三條標準文件材料的立卷、歸檔，按“GB/T11182-89科學技術檔案構成的一般要求”執(zhí)行，并應當符合下列要求：(一)各類標準文件材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報告、標準草案各稿、正式版本以及意見匯總處理表可以歸檔兩份。(二)歸檔的標準文件材料是原稿或打印稿、復印稿。(三)永久保管和長期保管的標準檔案分別裝訂立卷。(四)標準文件材料的幅面大于A4(210×297mm)的，按A4幅面折疊;小于A4的，粘貼在A4幅面的紙上，并留出裝訂線。第十四條保管標準檔案，應當有檔案柜和庫房，并有防火、防潮、防曬、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。第十五條保管標準檔案，要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次，如有破損或變質的檔案應當及時修補或復制。第十六條管理標準檔案的機構，應當建立健全標準檔案借閱制度。標準檔案一般不外借。特殊情況需要外借時，應當經主管領導批準，并限期歸還。第十七條任何個人不得將標準檔案占為私有，凡損壞、隱匿、丟失或泄密的，應當追究有關人員的責任。第十八條對標準檔案的保存價值，應當定期進行鑒定。鑒定工作在有單位主管領導、標準化人員和標準檔案管理人員參加下進行。對已