成本檔案管理作業(yè)指引第第1頁共7頁第一章總則第一條目的與意義成本檔案管理是及時跟進項目進度、反映項目合約日常業(yè)務的動態(tài)管理，可以減少因人員流動及線下資料丟失等因素對合約工作的影響；有利于總部合約管理部門與項目合約工作的對接，減少不必要繁瑣的資料對接流程，有利于工作的快速推進；同時是豐富、完善成本數據庫的重要環(huán)節(jié)，對后續(xù)項目合約工作的開展具有重要的指導意義。為更好地規(guī)范成本檔案管理工作，保證成本檔案資料歸檔的及時性、完整性、合規(guī)性，特制定本指引。第二條適用范圍本指引適用于XX集團有限公司地產開發(fā)事業(yè)部所有項目（聯合操盤合作方主控成本、招采的項目除外）的成本檔案管理工作。第三條術語與定義成本檔案：指各項目在開發(fā)過程中形成的與合約管理相關且有保存價值的目標成本、招投標、工程合同、設計/工程變更及現場簽證、工程預結算及相關圖紙、臺賬等應歸檔保存的各種紙質資料、電子文檔以及其它與合約管理有關的圖表、照片、音像等資料的總稱。成本檔案分類：分為紙質資料和電子文檔，紙質版資料由大區(qū)公司合約規(guī)劃部進行線下歸檔整理，電子版資料統(tǒng)一上傳至網盤。成本檔案管理：以項目分期為單位進行管理，包括成本檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、提供利用及鑒定、銷毀等工作環(huán)節(jié)。第二章管理范圍及權責第四條職責與權限專職/兼職成本檔案人員：大區(qū)公司合約規(guī)劃部指定一名專職或兼職成本檔案人員為大區(qū)管理員，統(tǒng)籌大區(qū)成本檔案的日常管理；同時每個片區(qū)指定一名片區(qū)合約為片區(qū)管理員，負責片區(qū)內各項目成本檔案的日常管理。大區(qū)管理員負責線上成本檔案管理，督促片區(qū)及時上傳及分類整理，負責上傳平臺共享文件、重要通知等；保管期間負責對所接收的成本檔案資料進行規(guī)范性檢查、整理和保管，同時做好與外部單位之間文件往來的收文發(fā)文登記，以及后期與行政做好檔案移交；項目合約：項目合約負責收集項目成本檔案資料，定期提交給片區(qū)管理員，由片區(qū)管理員統(tǒng)一負責片區(qū)內各項目電子版資料的上傳、整理及存檔工作；合約規(guī)劃中心：負責對各大區(qū)成本檔案管理情況定期進行監(jiān)督、檢查與考核，成本檔案人員及片區(qū)合約需要給予配合，包括線上檔案、線下檔案（移交前）；集團辦公室：項目結算完成滿足線下檔案移交條件后，線下檔案移交歸入大區(qū)行政檔案統(tǒng)一管理，集團辦公室定期監(jiān)督、檢查與考核。第三章線上檔案歸檔細則第五條線上檔案歸檔流程合約規(guī)劃中心負責統(tǒng)一搭建及管理網盤，用于中心及大區(qū)的線上檔案管理。大區(qū)按照模板建立項目文件夾，做好平臺、片區(qū)及項目線上檔案的上傳、整理及存檔。網盤權限分查閱、編輯兩級權限，具體權限開通情況詳見表1。其他合約人員如需開通/關閉網盤權限，需通過大區(qū)合約規(guī)劃部郵件向中心申請。表1網盤權限設置部門崗位合約規(guī)劃中心所在/管轄大區(qū)其他大區(qū)共享盤查詢編輯查詢編輯查詢編輯查詢編輯合約規(guī)劃中心總經理√√√√二級部門總經理√√√√管理員√√√√區(qū)域對接人√√√其他人員√√大區(qū)合約規(guī)劃部合約總√√成本條線負責人√√招采條線負責人√√大區(qū)管理員√√片區(qū)負責人√√片區(qū)管理員√√其他人員√√項目成本檔案線上歸檔具體操作流程如下：第一步：合約相關工作完成后，項目合約負責收集工作過程全套資料并對照清單核查資料的完整性以及合規(guī)性，并做相關登記，同時將電子版資料移交片區(qū)管理員進行存檔；第二步：片區(qū)管理員對資料完整性進行復核，按照命名標準對電子資料進行命名，在上傳時限內存入對應的網盤文件夾中。線上檔案歸檔要求線上檔案主要包括七大類，具體類型、命名、內容及時效要求詳見表2。表2線上檔案分類表序號檔案類型命名標準資料內容上傳時限1成本深度調研報告項目+分期+成本深度調研報告包含當地的建筑構造做法、設計規(guī)范及施工規(guī)范、當地成本信息及相關成本指標、水暖電等壟斷性行業(yè)的成本相關信息當月2目標成本2.1可研版項目+分期+可研版目標成本土地出讓文件及可研版目標成本測算Excel版當月2.2開策版/上線版項目+分期+開策版/上線版目標成本目標成本管理作業(yè)指引要求附件當月2.3考核版項目+分期+考核版動態(tài)成本半年度/年度動態(tài)成本評審附件6月/12月3招標管理（按合同建立文件夾，3.1-3.3項內容放在一個文件夾內）3.1定標清單項目+分期+標段+XX工程定標清單Excel版（在線清單無需上傳）當月3.2合同交底項目+分期+標段+XX工程合同交底表及范圍見采購管理辦法及其附件當月4過程管理4.1落位圖項目+分期+專業(yè)落位圖土建（墻體）、機電（智能化、消防、空調、橋架）落位圖當月4.2成本巡檢日期+項目+分期+成本巡檢報告項目月度成本巡檢報告每月4.3航拍照片日期+項目分期+照片命名每月不少于2張現場航拍圖每月4.4成本后評估項目+分期+成本后評估報告示范區(qū)開放、項目首開成本后評估1個月內商業(yè)開業(yè)、住宅交付成本后評估3個月內5預結算管理5.1預算日期+項目+分期+標段+XX工程預算包括但不限于預算清單Excel版、建筑做法、界面劃分、廣聯達/算王或Excel底稿、預算圖CAD版當月5.2結算日期+項目+分期+標段+XX工程結算包括但不限于結算清單Excel版、建筑做法、界面劃分、廣聯達/算王或Excel底稿、竣工圖CAD版當月6爭議索賠日期+項目+分期+標段+XX工程爭議索賠包括爭議索賠相關的往來蓋章函件、訴求文件、項目記錄資料、測算、簽字或蓋章的洽談記錄等每月7日常報表時間+報表名稱簽證月清臺賬、商管調改費用臺賬（如有）、無效成本、區(qū)域人材機調研等當月第四章線下檔案歸檔細則第七條線下檔案歸檔流程表3合約與行政線下檔案管理權責部門權責內容存放地址移交界限大區(qū)-合約規(guī)劃部負責電子檔案的收集、整理、上傳及管理；負責紙質檔案（移交前）的及時存檔、調取管理項目紙質檔案由大區(qū)成本檔案管理員統(tǒng)一安排存放，不得分散在項目或片區(qū)項目分期通過動態(tài)下線審批前大區(qū)-人力行政部-行政管理條線負責紙質檔案（移交后）的存檔及調取管理紙質檔案存放至行政檔案室項目分期通過動態(tài)下線審批后特別的，對于重資產項目成本分期未拆分的情況，成本檔案移交前不需要通過整期動態(tài)下線審批，而是由項目合約線下梳理運營分期對應的合同結算完成率，當滿足結算完成率90%要求，郵件報合約規(guī)劃中心，憑郵件回復記錄即可逐期進行成本檔案移交。在項目開發(fā)過程中形成的與成本有關的紙質文件資料均需統(tǒng)一歸檔、立卷（歸檔范圍詳見附件1），以合同為主線，一卷裝成一個檔案盒。每卷成本檔案由部門統(tǒng)一擬定編號方案，各類檔案必須固定存放在成本檔案室檔案柜內，并上鎖保管，檔案盒脊背應粘貼檔案文件盒標識，盒內制作目標清單，資料排列有序；同時建立成本檔案臺帳，方便查閱。項目成本檔案線下歸檔具體操作流程如下：（1）第一步：原則上相關工作完成7天內，項目合約負責收集工作過程全套資料并對照清單核查資料的完整性以及合規(guī)性，并做相關登記，同時將紙質版資料移交成本檔案人員進行存檔；（2）第二步：成本檔案人員對資料完整性進行復核，按要求進行掃描保存后，裝入相應的檔案盒中存檔；（3）第三步：項目分期通過動態(tài)下線審批后，成本檔案人員需制作移交清單，參照歸檔范圍備注缺項，與行政檔案員逐盒清點，簽字移交行政檔案室保管。移交行政后，由行政檔案室負責移交檔案的保管與提供利用。第八條線下檔案歸檔要求（一）計劃管控線下檔案移交納入項目分期的主項計劃節(jié)點“項目結算完成”進行管控，完成標準包括：（1）通過動態(tài)成本下線審批或合約規(guī)劃中心郵件回復，（2）成本檔案移交至大區(qū)檔案室（移交至行政）。關于“項目結算完成”計劃節(jié)點設定，如相近兩個運營分期的交付時間不超過6個月，項目結算完成時間可按較晚交付分期的節(jié)點設定為1個節(jié)點，超過6個月則設定為2個節(jié)點。項目結算完成時間如需延期調整，每個季度末最后一周提前梳理下一季度計劃節(jié)點到期的項目，如需延期調整，需在季度末完成調整審批。根據是否存在大額合同訴訟、是否允許分階段結算，判定是否同意延期調整，一般延期調整控制在6個月內為宜。每季度末，大區(qū)成本檔案管理員負責梳理下一季檔案移交項目清單，如需調整，參考上述規(guī)則允許有條件調整，及時通知項目發(fā)起計劃節(jié)點調整；每月末，大區(qū)成本檔案管理員應與大區(qū)行政檔案管理員共同確認次月檔案移交項目清單，如無法達成需提前溝通，否則均嚴格納入考核。（二）線下歸檔整編要求1、案卷題名應簡明、準確揭示卷內文件材料的內容，命名標準按“項目+分期+標段+XX工程（預）結算；2、卷內目錄包括結算資料（甲方出具）、送審資料（乙方提交）兩部分，送審資料疊放在結算資料下面。結算資料目錄參照《地產開發(fā)事業(yè)部預結算管理作業(yè)指引》“附件6XX結算單格式”的“0.資料面單”（不區(qū)分華誠界面內、華誠界面外），主要填寫要求包括：填寫各項資料具體份數（一式幾份）、頁數，其中一式三份的資料（如審定表、結算匯總表），成本聯必須進行歸檔移交，財務聯、施工單位聯不做強制；如不涉及，份數填“0”；如有其他補充資料，可自行添加，順序增加序號、名稱、份數；紙質資料按照“0.資料面單”包含的資料順序疊放（序號1置頂，其余資料順序往下疊放）。送審資料目錄分為華誠界面外、華誠界面內兩類，華誠界面外送審資料目錄參照“附件4華誠界面外分包類結算送審資料”的“附件4-2、工程結算申請書（★送審資料目錄）”，華誠界面內送審資料目錄參照“附件5-土建/機電/裝飾-預結算送審資料目錄”，主要填寫要求包括：每項“是否提交”必須勾選是或否，不允許空白；將序號1的資料置頂、圖紙置底疊放，其余勾選“是”的資料順序往下疊放。（三）歸檔移交每月根據集團辦發(fā)布的月度檔案移交計劃清單，落實成本檔案移交；紙質檔案按成本檔案規(guī)范整理組卷，并完成檔案系統(tǒng)入庫管理。線下檔案需移交歸檔的文件為預結算資料，包括但不限于預結算用印資料、預結算明細、會簽資料、施工藍圖、竣工藍圖、變更簽證（帶二維碼）、設計變更臺賬、變更臺賬、反簽臺賬、甲供材扣款臺賬、合同調差審批單等預結算全套資料。集團辦公室將對各大區(qū)成本檔案移交的計劃達成、完成質量等進行月度、年度通報，建議將成本檔案管理的及時性、規(guī)范性、完整性納入成本檔案管理員的績效考核。第五章檔案的查詢、借閱和鑒定銷毀第九條成本檔案的查詢或借閱（一）電