審計(jì)監(jiān)察檔案管理作業(yè)指引第一章總則第一條目的為加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)察檔案管理，規(guī)范檔案收集、歸檔的程序，確保審計(jì)監(jiān)察檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性，特制訂本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于XX集團(tuán)審計(jì)監(jiān)察中心。第三條定義審計(jì)監(jiān)察檔案，是審計(jì)監(jiān)察中心在工作中形成的，具有保存價值的以書面或電子介質(zhì)表達(dá)的各種文字、圖表、文件、賬冊、憑證、聲像等不同形式的歷史記錄。第二章審計(jì)監(jiān)察檔案管理職責(zé)第四條審計(jì)監(jiān)察檔案管理職責(zé)部門兼職檔案員須根據(jù)公司《檔案管理辦法》、《審計(jì)監(jiān)察管理辦法》、《信息保密管理辦法》、《投訴舉報(bào)管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，做好審計(jì)監(jiān)察檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等工作，同時建立并維護(hù)《審計(jì)監(jiān)察檔案歸檔臺賬》（見附件一）、《檔案借閱查閱臺賬》（見附件二）。部門全體員工有義務(wù)在規(guī)定的時限內(nèi)，按照本辦法規(guī)定的程序，配合部門兼職檔案員完成檔案的整理及歸檔。檔案利用人員須按照本辦法規(guī)定，規(guī)范進(jìn)行檔案的調(diào)閱、利用。第三章審計(jì)監(jiān)察檔案管理要求第五條審計(jì)監(jiān)察檔案收集要求一、歸檔范圍（一）審計(jì)工作中形成的審計(jì)方案、審計(jì)通知書、審計(jì)工作底稿、各種形式的審計(jì)證據(jù)資料、審計(jì)問題反饋單、審計(jì)報(bào)告及報(bào)告流轉(zhuǎn)單、審計(jì)建議及決定、申訴復(fù)議事項(xiàng)處理清單、董事長批示意見及跟進(jìn)清單、審計(jì)問題整改單以及其他與審計(jì)工作有關(guān)的文件；（二）監(jiān)察工作相關(guān)的投訴舉報(bào)資料、監(jiān)察方案、監(jiān)察工作底稿、各種形式的監(jiān)察證據(jù)資料、初查報(bào)告、監(jiān)察報(bào)告及報(bào)告流轉(zhuǎn)單、監(jiān)察建議及決定、監(jiān)察問題整改單、移送司法階段的各類司法文書及其他與監(jiān)察工作有關(guān)的文件；（三）成本復(fù)審工作中形成的整體抽樣清單（復(fù)審方案）、復(fù)審工作底稿、復(fù)審問題反饋單、審計(jì)報(bào)告及報(bào)告流轉(zhuǎn)單、復(fù)審問題整改單及其他與成本復(fù)審有關(guān)的文件；（四）審計(jì)監(jiān)察中心年度工作計(jì)劃、月度工作計(jì)劃、會議報(bào)告、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、審計(jì)監(jiān)察問題處理與扣罰清單、成果文件、對外輸出的宣教培訓(xùn)材料、內(nèi)部培訓(xùn)材料、對標(biāo)交流材料、制定發(fā)布的制度規(guī)范及其他與部門綜合工作有關(guān)的文件；（五）審計(jì)監(jiān)察中心下發(fā)的各類文件，包括但不限于通過郵箱下發(fā)的通知、紀(jì)要、決定及收到的反饋回復(fù)等；（六）公司領(lǐng)導(dǎo)對審計(jì)監(jiān)察工作的批示、批復(fù)、意見等；（七）各類針對審計(jì)監(jiān)察發(fā)現(xiàn)問題的處理通報(bào)文件；（八）部門接收的投訴舉報(bào)相關(guān)資料及臺賬；（九）部門人員工作交接記錄及臺賬；（十）與部門行政管理、員工人事管理、考核測評相關(guān)的工作資料；（十一）《審計(jì)監(jiān)察檔案歸檔臺賬》、《檔案借閱查閱臺賬》及其他檔案管理有關(guān)的工作資料；（十二）其他有保存價值的文件資料。二、歸檔要求（一）檔案建立審計(jì)監(jiān)察檔案的建立實(shí)行誰經(jīng)辦誰立卷、審結(jié)卷成、定期歸檔的責(zé)任制度，采取按項(xiàng)目立卷、按單元排列的立卷方法。審計(jì)監(jiān)察項(xiàng)目組長為項(xiàng)目類審計(jì)監(jiān)察檔案立卷歸檔的第一責(zé)任人，除項(xiàng)目類以外的其他審計(jì)監(jiān)察檔案，部門兼職檔案員為立卷歸檔的第一責(zé)任人。審計(jì)監(jiān)察項(xiàng)目一經(jīng)實(shí)施，立卷責(zé)任人須及時收集本項(xiàng)目的文件材料。項(xiàng)目完成時，立卷責(zé)任人須對本審計(jì)項(xiàng)目形成的全部文件材料進(jìn)行整理，并按規(guī)則進(jìn)行組卷。部門負(fù)責(zé)人、中心質(zhì)量控制負(fù)責(zé)人對歸檔材料進(jìn)行復(fù)核后方可歸檔。（二）歸檔要求審計(jì)項(xiàng)目在完成報(bào)告流轉(zhuǎn)、簽發(fā)審計(jì)結(jié)論和審計(jì)決定后31天內(nèi)完成立卷歸檔，監(jiān)察項(xiàng)目在完成報(bào)告流轉(zhuǎn)、發(fā)布處理意見及完成移送司法（如有）后31天內(nèi)完成立卷歸檔?？缒甓鹊膶徲?jì)監(jiān)察項(xiàng)目，在該項(xiàng)目未完結(jié)年度的年末之前進(jìn)行階段歸檔，在該項(xiàng)目審計(jì)終結(jié)的年度進(jìn)行完整歸檔。除項(xiàng)目類以外的其他審計(jì)監(jiān)察檔案，在檔案產(chǎn)生后31天內(nèi)完成立卷歸檔。對逾期未立卷歸檔或未完整準(zhǔn)確歸檔的，按照部門工作考核要求在責(zé)任人季度PPI考核中進(jìn)行扣分，同時由部門兼職檔案員上報(bào)審計(jì)監(jiān)察中心負(fù)責(zé)人并進(jìn)行內(nèi)部通報(bào)，并在半年度、年度部門考核中進(jìn)行扣分。任何人不得將檔案資料據(jù)為己有，工作變動或因故離職時須將檔案資料向部門指定人員完整移交，并填寫移交清單，由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。審計(jì)監(jiān)察檔案立卷后應(yīng)填寫歸檔清單，歸檔清單采用統(tǒng)一格式（見附件三），與檔案資料同時歸檔。經(jīng)部門兼職檔案員復(fù)核無誤后，裝冊保存。（三）立卷排列規(guī)則正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批示在前，報(bào)告在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，原始性文件在后。第六條檔案保管及調(diào)閱利用要求審計(jì)監(jiān)察檔案須長期（永久）保存，以電子介質(zhì)存儲的檔案資料須進(jìn)行副本備份。特殊情況須對審計(jì)監(jiān)察檔案進(jìn)行銷毀的，須經(jīng)審計(jì)監(jiān)察中心負(fù)責(zé)人審批同意，并有二人以上監(jiān)銷。審計(jì)監(jiān)察檔案原則上不對外提供查閱、借閱，特殊情況須報(bào)審計(jì)監(jiān)察中心負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。部門內(nèi)部人員因工作需要對除監(jiān)察項(xiàng)目檔案外的其他檔案進(jìn)行調(diào)閱、借閱須經(jīng)過借閱人所在部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)監(jiān)察中心負(fù)責(zé)人依次同意并在部門兼職檔案員處登記備案。部門內(nèi)部人員因工作需要對監(jiān)察項(xiàng)目檔案進(jìn)行調(diào)閱、借閱的，須經(jīng)審計(jì)監(jiān)察中心負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意并在部門兼職檔案員處登記備案。部門兼職檔案員須建立并維護(hù)《檔案借閱查閱臺賬》。調(diào)閱或借閱期間應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的安全性、完整性與保密性，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、涂改、污損、增刪、抽頁、裁剪、拆卷、私自復(fù)制等，不得擅自對他人透露檔案內(nèi)容。借閱檔案如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失現(xiàn)象，須及時向?qū)徲?jì)監(jiān)察中心負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并根據(jù)損壞、遺失檔案的重要程度作出處理意見。在檔案調(diào)閱、借閱期間發(fā)生嚴(yán)重問題的，按照《員工職務(wù)行為準(zhǔn)則》對責(zé)任人進(jìn)行處理。第七條檔案保密及盤點(diǎn)檢查要求接觸審計(jì)監(jiān)察檔案的相關(guān)人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)保密制度的規(guī)定，嚴(yán)格規(guī)范審批、登記、借閱、歸還、保管等工作，確保檔案秘密的安全。禁止私自拷貝、復(fù)制審計(jì)監(jiān)察檔案資料，禁止將檔案帶離公司，禁止用普通件寄發(fā)審計(jì)監(jiān)察檔案資料，禁止向無關(guān)人員透露審計(jì)監(jiān)察檔案資料內(nèi)容，檔案資料應(yīng)及時入柜鎖存，禁止隨意堆放。部門兼職檔案員年度對審計(jì)監(jiān)察檔案進(jìn)行盤點(diǎn)檢查，檢查內(nèi)容包括審計(jì)監(jiān)察