承辦會議接待方案

承辦會議接待方案1

(一)會議接待方案的含義

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。

(二)會議接待方案的基本內(nèi)容

1.接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多，包括上級領(lǐng)導、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員(正式和列席)、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯(lián)合組團參加的，還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的`和意義。

2.接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據(jù)會議目標和會議領(lǐng)導機構(gòu)對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。

3.接待規(guī)格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。

4.接待內(nèi)容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務、返離送別等方面。

5.接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。

6.接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設(shè)置報到組、觀光組、票務組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯(lián)系等工作。

7.接待經(jīng)費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數(shù)量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內(nèi)容。承辦會議接待方案2

一、會前

與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。

提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。

派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的'吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

確定方案，簽訂合同，預付定金。

二、會中

會議接待。專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

會前準備。準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。

會議場所。專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

會議住宿。房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

會議餐飲。用餐時間、用餐標準及特殊客人（__）的確認。

會議旅游。旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

會議娛樂。娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

會議服務。會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關(guān)服務。

三、會后

1、結(jié)帳。提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結(jié)帳。

2、資料。會議后的資料收集