辦公用品管理制度

第一章總則

第一條目的：為進(jìn)一步規(guī)范項(xiàng)目辦公用品的申購、入庫、保

管、發(fā)放、使用、報(bào)廢、盤點(diǎn)、交接程序和行為，提高辦公用品使

用效率和工作效率，做到管理有序、責(zé)任明確、節(jié)儉節(jié)約、避免浪

費(fèi)，特制定本制度。

第二條適用范圍：XX項(xiàng)目部全體員工。

第二章具體規(guī)定

第三條辦公用品的管理責(zé)任部門：辦公用品的管理統(tǒng)一歸口為

綜合部。

第四條辦公用品分類

辦公用品按使用的性質(zhì)分為易耗低值品和耐用辦公品。

1.易耗低值品：主要指簽字筆、水筆、鉛筆、圓珠筆、固體

膠、透明膠、剪刀、A4紙、A3紙、筆記本、印油、文件夾、復(fù)寫

紙、卷尺、長尾夾、便簽本、筆筒、回形針、訂書釘、釘書機(jī)、計(jì)

算器、電話機(jī)等容易損耗的日常辦公用品。

2.耐用高值品：主要指電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、相機(jī)、

投影儀、文件柜、辦公桌椅等相對價(jià)值較高且耐用的辦公用品。

第五條辦公用品的采購

1.辦公用品由綜合部統(tǒng)一采購。綜合部要做好供應(yīng)商的建檔工

作，編制出常用辦公用品的價(jià)格表，把握好辦公用品的價(jià)格行情，

做好供應(yīng)商的比較、甄選工作，盡最大可能控制好辦公用品的采購

本。

2.綜合部于每月底編制出當(dāng)月各部門辦公用品使用情況、費(fèi)用

統(tǒng)計(jì)表和下月公司辦公用品使用計(jì)劃，報(bào)經(jīng)理審核。

3.每月1日，綜合部根據(jù)審批過的當(dāng)月辦公用品使用計(jì)劃，結(jié)

合辦公用品庫存情況，提出書面采購建議（含庫存情況）。

4.采購人員根據(jù)書面采購建議，填寫采購計(jì)劃單（附件）。采

購固定資產(chǎn)辦公用品時(shí)，要有分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見。購買非常用或?qū)?/p>

屬辦公用品時(shí)，由申購部門填寫采購計(jì)劃單，分管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)理

審批同意后，交由采購人員予以采購。

5.審批后，對一次采購數(shù)量多、金額較大需要簽訂合同的，按

照合同約定的結(jié)算方式進(jìn)行結(jié)算。金額數(shù)額較小的零星采購，采購

人員可憑審批后的采購申請單到財(cái)務(wù)部借支現(xiàn)金，進(jìn)行采購。

6.常用辦公用品至少要保持五天的安全使用庫存。

7.綜合部要加強(qiáng)對辦公用品采購、保管的監(jiān)督和管理，對各部

門領(lǐng)用的辦公用品要有一定的監(jiān)管，防止出現(xiàn)重復(fù)領(lǐng)用和浪費(fèi)現(xiàn)象.

第六條辦公用品的入庫

1.采購人員在采購后半日內(nèi)，憑借采購申請單、對方出具的物

資清單、發(fā)票等到綜合部處辦理辦公用品入庫手續(xù)，未經(jīng)入庫不得

領(lǐng)用。

2.綜合部辦理入庫時(shí)須核對采購申請單、發(fā)票與實(shí)物是否一致

后，方可辦理入庫手續(xù)，填寫辦公用品購進(jìn)登記表（附件）。采購經(jīng)

辦人、綜合部主管在購進(jìn)登記表上簽字。

3.綜合部憑購進(jìn)登記表登記存貨數(shù)據(jù)和相關(guān)賬目。

第七條辦公用品的保管、申請、領(lǐng)用、使用及管理

1.備用的辦公用品由綜合部統(tǒng)一管理保存，并實(shí)行每月盤存

制。綜合部于每月末后兩天進(jìn)行辦公用品的盤存，盤存內(nèi)容包括庫

存情況和檢查已發(fā)放的耐用高值品使用、保管情況，并讓相應(yīng)的保

管人簽字確認(rèn)，以確保耐用高值品的使用效率。

2.辦公用品的領(lǐng)用由各部門統(tǒng)計(jì)本部門所需物品數(shù)量，填寫

《辦公用品領(lǐng)用登記表》（附件）領(lǐng)用。

3.各部門領(lǐng)取人要在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽署本人姓名

和領(lǐng)取日期，領(lǐng)用后歸部門負(fù)責(zé)使用保管。涉及耐用高值品的，必須

是使用人前來領(lǐng)取并簽字，以明確具體保管責(zé)任。

4.已領(lǐng)取使用的辦公用品由實(shí)際使用人和部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)

任。對因個(gè)人自身過失、非正常使用而對辦公用品造成的重大異常

損耗，由責(zé)任人承擔(dān)所造成損失部分的賠償。（責(zé)任認(rèn)定分3等，

含完全責(zé)任、一般責(zé)任和輕微責(zé)任，分別對應(yīng)80%,50%,20%的損

失賠償比例。損失由財(cái)務(wù)部計(jì)算計(jì)提折舊后得出。如存在產(chǎn)品更新

換代，市面購置價(jià)值降低的，也可以直接按重置成本計(jì)算，兩種賠

償計(jì)算方式可以由賠償人選擇。）

第八條辦公用品的報(bào)廢

項(xiàng)目對耐用高值品的報(bào)廢實(shí)行審批管理。各部門如有耐用高值

品損壞，不能使用的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進(jìn)行處理。

1.對一些簡單問題可自行維修處理。但對于保修服務(wù)品，且在

保修期內(nèi)的，不得擅自自行處理。

2.可維修品出現(xiàn)問題的應(yīng)當(dāng)提交《辦公用品報(bào)修單》（附件

2）至綜合部，由綜合部聯(lián)系專業(yè)維修人員統(tǒng)一處理。

3.對維修不成的耐用高值品實(shí)行報(bào)廢處理。報(bào)廢應(yīng)當(dāng)是在對可

能維修的，提交過維修申請，經(jīng)過專業(yè)人員維修但無法修好的情況

下，或者是無條件維修的，或者維修所需人力物力金額折算接近物

品價(jià)值1/2的，經(jīng)過綜合部的故障認(rèn)定，方可由該管理品的保管人

填寫《辦公用品報(bào)廢申請單》（附件3）,經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人、綜

合部、財(cái)務(wù)部簽字確認(rèn)后，報(bào)廢事項(xiàng)方為成立。報(bào)廢品原購買價(jià)值

單件超過1000元的，須報(bào)請分管副經(jīng)理批準(zhǔn)；原購買價(jià)值單件超過

3000元的，須報(bào)請經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.耐用高值品在經(jīng)過報(bào)廢審批后，由綜合部進(jìn)行回收處理，以

求盡可能的開源節(jié)流。

5.耐用高值品完成報(bào)廢程序后，應(yīng)當(dāng)從《耐用高值品登記表》

內(nèi)核銷，核銷時(shí)須附上《辦公用品報(bào)廢申請單》。

第九條辭職清退情況處理

對于辭職、離職或不在項(xiàng)目工作的員工，須在辦理完辦公用品

清退手續(xù)后方可辦理工資領(lǐng)取.事項(xiàng)。

第三章附則

第十條本制度由綜合部制定，并負(fù)責(zé)解釋。

第十一條本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

附件2：辦公用品報(bào)修單

報(bào)修時(shí)間:編號:

設(shè)備名稱報(bào)修部門

使用人設(shè)備編號

故障

現(xiàn)象

處理

結(jié)果

或建

議

報(bào)修

部門

意見

負(fù)責(zé)人簽字：年月日

維護(hù)人員簽備注或其

字他

綜合部意見

附件3：辦公用品報(bào)廢申請單

申請人：所屬部門：—年—月—日

辦公用品名稱|報(bào)廢日期|申請報(bào)廢原因|所屬部門|備注

所屬部門：分管副經(jīng)理：

綜合部：

經(jīng)理：

財(cái)務(wù)部：

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編號JLT-RL-ZD-

制度名稱辦公用品管理制度受控狀態(tài)

管理部門

第一章總則

第一條為加強(qiáng)辦公用品管理，提高利用效率，降低辦公經(jīng)費(fèi)，規(guī)范辦公用品的申請、發(fā)

放、領(lǐng)用程序，特制定本制度。

第二條本制度適用于山西中條山林源森林食品有限公司的所有人員。

第二章細(xì)則

第三條規(guī)定中的辦公用品包括：辦公用的固定資產(chǎn)和一般辦公用品；

一、固定資產(chǎn)包括：桌子、椅子、文件柜、電腦、電話機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電風(fēng)扇、電

暖氣等；（注：固定資產(chǎn)需遵守固定資產(chǎn)管理制度）

二、一般辦公用品分為：消耗品、管理消耗品和管理品三類；

1、消耗品：鉛筆、橡皮、刀片、大頭針、曲別針、便簽、標(biāo)簽、信封、復(fù)寫紙、打復(fù)印

紙、圓珠筆芯、中性筆芯、筆記本、夾子、卷宗、檔案袋、檔案盒、訂書針、膠帶、紙杯等；

2、管理消耗品：中性筆、圓珠筆、白板筆、修正液、電池、固體膠等；

3、管理品：剪刀、美工刀、尺子、筆筒、計(jì)算器、印章、印臺、訂書機(jī)、黑白板、板

擦、鋼筆等；

第四條辦公用品計(jì)劃

一、根據(jù)辦公用品的庫存量及各部門消耗使用情況，每月25日前報(bào)下月辦公用品申請計(jì)

劃，部門負(fù)責(zé)人審批簽字后報(bào)行政部門；經(jīng)行政主管審核后，方可交辦公用品管理員進(jìn)行登記

申請；（附件：表1部門辦公用品申領(lǐng)單）

二、管理員核對部門辦公用品申領(lǐng)單和臺賬庫存后，編制《物品采購申請表》，經(jīng)行政主

管、總經(jīng)理簽字后，方可采買；（附件：表2物品采購申請表）

第五條辦公用品購置

一、行政部根據(jù)審批后的《物品采購申請表》上的內(nèi)容進(jìn)行購買；

二、了解辦公用品供應(yīng)商及市場價(jià)格，保證最優(yōu)性價(jià)比和質(zhì)量；

三、臨時(shí)急需的辦公用品，由各部門提出書面申請，部門主管確認(rèn)，經(jīng)理批準(zhǔn)后購置。

第六條驗(yàn)貨入庫

一、采購人員應(yīng)將所購回的物品交給管理員，收到購買的辦公用品后，按購貨清單驗(yàn)收，

核對品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量；

二、管理員辦理登記入庫手續(xù)，根據(jù)采購價(jià)格計(jì)入領(lǐng)用部門費(fèi)用，每月填報(bào)《辦公用品使

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用情況匯總表》。（附件：表3辦公用品使用情況匯總表）

第七條辦公用品發(fā)放原則

一、消耗品：可依據(jù)歷史記錄（如過去半年耗用平均數(shù)），經(jīng)驗(yàn)法則（估計(jì)消耗時(shí)間）設(shè)

定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)；

二、管理消耗品：自發(fā)放使用后，必須以舊換新，但純消耗品不在此限；

三、管理品：應(yīng)列如移交范圍，如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如有遺失則由個(gè)人或部門

賠償或自購；

四、部門公用物品剪刀、美工刀、橡皮擦、曲別針、大頭針、尺子、訂書機(jī)按區(qū)域分配，

每辦公區(qū)分配一套（至少兩人一套）；

五、新員工入職可按標(biāo)配領(lǐng)用中性筆一支、筆記本一本、文件夾兩個(gè)；

第八條辦公用品領(lǐng)用程序

一、管理員根據(jù)各部門已申請簽批的《部門辦公用品申領(lǐng)單》建立檔案，制《部門辦公用

品領(lǐng)取登記表》，據(jù)表單如實(shí)發(fā)放所列物品，部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取后需簽字確認(rèn)。（附件：表4部

門辦公用品領(lǐng)取登記表）

二、各部門每月計(jì)劃外，庫房已有庫存的辦公用品，各部門領(lǐng)用時(shí)需在《辦公用品物資領(lǐng)

用/出庫單》上做領(lǐng)用登記；（附件：表5辦公用品物資領(lǐng)用/出庫單）

第九條辦公用品的管理

一、辦公用品嚴(yán)禁取回家私用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按原物奉還，并處罰款50元；

二、辦公用品由行政人事部統(tǒng)一保管，按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放；

二、辦公用品的領(lǐng)用要嚴(yán)格履行手續(xù)后方可領(lǐng)用；

三、各部門應(yīng)按公司核定的辦公用品費(fèi)用定額申購和領(lǐng)用。確因工作需要超標(biāo)領(lǐng)用的，應(yīng)

經(jīng)行政主管同意；

四、核定的費(fèi)用由人事行政部門根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整，各部門因特殊情況需增加費(fèi)

用的，應(yīng)以書面形式報(bào)批，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，由總經(jīng)理特批增加該項(xiàng)費(fèi)用；

五、辦公用品使用要月統(tǒng)計(jì)，年結(jié)算，人事行政部門出具報(bào)表；

六、各部門每人每月最多領(lǐng)用1支中性筆，如果保管不好丟失自行負(fù)責(zé)購買。

七、紙張應(yīng)合理利用反面，杜絕浪費(fèi)；

八、每周二和周四下統(tǒng)一領(lǐng)用辦公用品，其他時(shí)間嚴(yán)禁領(lǐng)用。

第十條管理員的職責(zé)

一、管理員應(yīng)嚴(yán)格按照程序?qū)k公用品進(jìn)行歸檔和領(lǐng)用；

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二、管理員建立和登記辦公用品臺賬，定期或不定期盤點(diǎn)庫存，保證賬實(shí)相符;

三、管理員須根據(jù)辦公用品的消耗或領(lǐng)用情況，保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金

占用和保證正常使用；

第十一條辦公用品的交接與回收

一、凡員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)對所領(lǐng)用的辦公用品及固定資產(chǎn)進(jìn)行交接或收回（一次

性消耗品除外），有缺失的應(yīng)照價(jià)賠償，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)；

二、移交人需列出物品清單，管理員根據(jù)清單核實(shí)后填寫《物品交接表》，存檔備查。

（附件：表6《物品交接表》）

第三章附則

第十二條本制度修改權(quán)、解釋權(quán)歸屬公司人力資源部；

第十三條本制度由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行；

第十四條本制度相關(guān)流程、表單：

編制日期2016年3月11日審核日期2016年3月11日生效日期2016年3月日

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表1:

部門辦公用品申領(lǐng)單

申請部門：年月日

編號名稱規(guī)格單位數(shù)量使用人備注

部門領(lǐng)導(dǎo)行政總監(jiān)

簽字簽字

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注：部門人員填寫f部門領(lǐng)導(dǎo)審核f行政管理中心簽批f管理員建檔后如實(shí)發(fā)放

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表2：

物品采購申請表

申請部門申請日期S

預(yù)計(jì)單價(jià)

編號采購物品單位數(shù)量物品用途備注

（元）

合計(jì)（小寫）：元

金額（大寫）：

總經(jīng)理審批：副總經(jīng)理審批：財(cái)務(wù)部審核：部門主管意見：經(jīng)辦人：

注：管理員編制購買清單一行政主管簽字一財(cái)務(wù)部簽字一總經(jīng)理簽字

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表3：

_年_月辦公用品使用情況匯總表

本月領(lǐng)用情況

編碼物品名稱單位期初庫存本月增加單價(jià)

總經(jīng)辦政策研究室人力行政財(cái)務(wù)招商銷售物流廠區(qū)項(xiàng)目

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注：此表每月更新一次

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表4：

部門辦公用品領(lǐng)取登記表

所在部門部門負(fù)責(zé)人

數(shù)單

領(lǐng)取時(shí)間物品名稱規(guī)格總價(jià)備注/使用人

量價(jià)

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注：此表由辦公用品管理員負(fù)責(zé)登記、建檔。

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表5

物資領(lǐng)用/出庫單

年度/月份:部門:

物資類別

物品名規(guī)格型

序號日期辦公/生活/勞