會(huì)議事項(xiàng)管理制度第一章總則

一、目的與原則

為了提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，規(guī)范會(huì)議管理，制定本制度。會(huì)議管理應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、公開(kāi)、透明的原則，確保會(huì)議的召開(kāi)有利于決策的科學(xué)性、合理性，以及公司或機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

二、適用范圍

本制度適用于公司或機(jī)構(gòu)內(nèi)舉行的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

三、會(huì)議類別

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期召開(kāi)的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)召集的會(huì)議。

3.專題會(huì)議：針對(duì)某一特定主題或問(wèn)題召開(kāi)的會(huì)議。

四、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的召集、主持、記錄、跟蹤等工作由專人負(fù)責(zé)。

2.會(huì)議的組織者應(yīng)明確會(huì)議目的、議程、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)等，并在會(huì)議前通知參會(huì)人員。

3.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。

五、保密規(guī)定

1.會(huì)議內(nèi)容涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或其他敏感信息的，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司或機(jī)構(gòu)的保密規(guī)定執(zhí)行。

2.參會(huì)人員應(yīng)保守會(huì)議秘密，不得泄露會(huì)議內(nèi)容和討論情況。

六、考核與問(wèn)責(zé)

1.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議的召開(kāi)、紀(jì)要的記錄、任務(wù)的分配等工作按時(shí)完成。

2.對(duì)于未按時(shí)參加會(huì)議、未完成會(huì)議任務(wù)、違反會(huì)議紀(jì)律等情況，將按照公司或機(jī)構(gòu)的考核與問(wèn)責(zé)制度進(jìn)行處理。

七、制度修訂

本制度可根據(jù)公司或機(jī)構(gòu)發(fā)展需要和實(shí)際情況進(jìn)行修訂，修訂后的制度應(yīng)及時(shí)通知全體員工。本制度的解釋權(quán)歸公司或機(jī)構(gòu)所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司或機(jī)構(gòu)的工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議的召開(kāi)具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議的主要議題和討論重點(diǎn)，明確各議題的討論順序和時(shí)間分配。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，邀請(qǐng)相關(guān)人員參會(huì)。參會(huì)人員應(yīng)具備相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，以確保會(huì)議討論的質(zhì)量。

4.通知參會(huì)人員：向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并要求回復(fù)確認(rèn)。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，參會(huì)人員需簽到，以確認(rèn)參會(huì)情況。

2.會(huì)議主持人：由主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，并對(duì)會(huì)議主題、議程等進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹。

3.討論與發(fā)言：按照會(huì)議議程，各議題負(fù)責(zé)人進(jìn)行發(fā)言，其他參會(huì)人員可就相關(guān)議題進(jìn)行討論和提問(wèn)。

4.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果、任務(wù)分配等。

三、會(huì)議決策

1.決策原則：會(huì)議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，確保決策的科學(xué)性和合理性。

2.表決與通過(guò)：對(duì)于需要表決的議題，采用投票、舉手等方式進(jìn)行表決，過(guò)半數(shù)參會(huì)人員同意即可通過(guò)。

3.決策記錄：將會(huì)議決策結(jié)果詳細(xì)記錄在會(huì)議紀(jì)要中，以便跟蹤落實(shí)。

四、會(huì)議總結(jié)

1.主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策結(jié)果和任務(wù)分配。

2.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果、組織等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)意見(jiàn)。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，對(duì)參會(huì)人員表示感謝。

2.會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后的一定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

六、會(huì)議資料的整理與歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要、簽到表、表決記錄等資料需整理歸檔，以備查閱。

2.對(duì)于涉及公司或機(jī)構(gòu)重要決策的會(huì)議資料，應(yīng)按照規(guī)定年限進(jìn)行保存。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的主題、議程、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果及任務(wù)分配等信息。

2.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)編制，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)布。

3.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布前，應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，避免遺漏重要信息。

二、任務(wù)分配與責(zé)任人

1.會(huì)議決策中涉及的任務(wù)分配應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任人需對(duì)會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)進(jìn)行確認(rèn)，如有疑問(wèn)或困難，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋。

3.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，并提供必要的支持和協(xié)助。

三、任務(wù)執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，按時(shí)完成分配的任務(wù)。

2.主管部門或會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保工作進(jìn)度與會(huì)議決策相符。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)任人需及時(shí)向會(huì)議組織者報(bào)告，并尋求解決方案。

四、進(jìn)度匯報(bào)與協(xié)調(diào)

1.定期會(huì)議上，責(zé)任人需對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行匯報(bào)，包括已完成的任務(wù)、未完成的任務(wù)及存在的問(wèn)題等。

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)任務(wù)執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員，確保工作順利進(jìn)行。

3.對(duì)于跨部門或涉及多個(gè)責(zé)任人的任務(wù)，會(huì)議組織者應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，避免工作重復(fù)或遺漏。

五、會(huì)議紀(jì)要的更新與歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要中的任務(wù)執(zhí)行情況需定期更新，以反映工作進(jìn)展。

2.會(huì)議紀(jì)要更新后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員，以便大家了解工作動(dòng)態(tài)。

3.會(huì)議紀(jì)要及其更新資料應(yīng)按照規(guī)定年限進(jìn)行歸檔，以備查閱。

六、考核與評(píng)價(jià)

1.會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況將作為對(duì)責(zé)任人工作績(jī)效考核的依據(jù)之一。

2.公司或機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編制、發(fā)布、跟蹤等工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷優(yōu)化會(huì)議管理制度。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政部門或指定的會(huì)議室管理部門提交申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等，以便行政部門合理安排會(huì)議室資源。

3.預(yù)訂成功后，會(huì)議組織者需按時(shí)使用會(huì)議室，如需取消或變更，應(yīng)提前通知行政部門。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的設(shè)施，如會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

2.行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)施正常運(yùn)行，為會(huì)議提供良好的環(huán)境。

3.定期檢查會(huì)議室設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議不受影響。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)入場(chǎng)，并將手機(jī)等通訊工具調(diào)至靜音或振動(dòng)。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉設(shè)備電源，清理垃圾，保持會(huì)議室衛(wèi)生。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施完好。

2.嚴(yán)禁在會(huì)議室存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。

3.會(huì)議組織者應(yīng)了解并掌握基本的消防知識(shí)和應(yīng)急措施，確保會(huì)議安全。

五、會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間

1.會(huì)議室的開(kāi)放時(shí)間應(yīng)根據(jù)公司或機(jī)構(gòu)的工作時(shí)間合理安排，滿足日常會(huì)議需求。

2.特殊情況下，如需在非工作時(shí)間使用會(huì)議室，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，并說(shuō)明原因。

六、會(huì)議室預(yù)約管理與協(xié)調(diào)

1.行政部門應(yīng)建立會(huì)議室預(yù)約管理臺(tái)賬，記錄會(huì)議室使用情況，以便于協(xié)調(diào)和安排。

2.遇到會(huì)議室資源緊張時(shí)，行政部門可根據(jù)會(huì)議的重要性和緊急程度進(jìn)行協(xié)調(diào)，確保關(guān)鍵會(huì)議的順利進(jìn)行。

七、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，將按照公司或機(jī)構(gòu)的考核與問(wèn)責(zé)制度進(jìn)行處理。

2.會(huì)議組織者和參會(huì)人員應(yīng)共同維護(hù)會(huì)議室秩序，共同營(yíng)造良好的