三會(huì)一課會(huì)議管理制度第一章總則

一、為加強(qiáng)三會(huì)一課會(huì)議管理，確保會(huì)議的效率和質(zhì)量，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，特制定本會(huì)議管理制度。

二、本制度適用于公司三會(huì)一課（黨委會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)）的召開、組織、管理和監(jiān)督。

三、會(huì)議管理制度旨在明確會(huì)議目的、規(guī)范會(huì)議流程、提高決策效率、保障會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)，以及優(yōu)化會(huì)議室資源配置。

四、公司各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本會(huì)議管理制度，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性、高效性和規(guī)范性。

五、會(huì)議的組織者和參與者應(yīng)遵循以下原則：

1.認(rèn)真準(zhǔn)備，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)、有針對(duì)性；

2.嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，按時(shí)參加會(huì)議，不得無故缺席、遲到或早退；

3.積極發(fā)言，充分表達(dá)意見和建議，提高會(huì)議決策質(zhì)量；

4.尊重他人，保持會(huì)議秩序，遵守會(huì)議紀(jì)律；

5.及時(shí)落實(shí)會(huì)議紀(jì)要，確保會(huì)議成果得以實(shí)施。

六、公司設(shè)立專門的會(huì)議管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)會(huì)議的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和評(píng)估工作。

七、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門在執(zhí)行過程中如有意見和建議，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議管理機(jī)構(gòu)反饋。

八、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議主題及目的：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際工作情況，明確會(huì)議主題及目的，并在會(huì)議通知中予以明確。

2.會(huì)議通知：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)在會(huì)議召開前至少三個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。

3.會(huì)議議程：會(huì)議議程應(yīng)按照議題順序排列，明確每個(gè)議題的討論時(shí)間，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

4.會(huì)議材料：會(huì)議材料應(yīng)于會(huì)議召開前至少兩個(gè)工作日提交給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前了解議題內(nèi)容，提高會(huì)議討論效果。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員按時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人：由會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題和議程，并強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律。

3.議題討論：按照會(huì)議議程逐項(xiàng)進(jìn)行議題討論，由議題負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員對(duì)議題進(jìn)行詳細(xì)闡述，參會(huì)人員充分發(fā)表意見，主持人引導(dǎo)討論，確保討論充分、深入。

4.決策表決：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，適時(shí)組織對(duì)議題進(jìn)行表決，表決方式可根據(jù)公司規(guī)定和議題性質(zhì)選擇口頭表決、舉手表決或投票表決等。

5.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議討論過程、主要觀點(diǎn)和決策結(jié)果。

三、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果和決策結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，對(duì)下一步工作提出要求。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果等內(nèi)容，于會(huì)議結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)完成，并由會(huì)議主持人審核。

3.會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審核無誤后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)人員，確保會(huì)議決策的傳達(dá)和落實(shí)。

四、會(huì)議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)：各部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策結(jié)果，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

2.進(jìn)度反饋：會(huì)議決策的責(zé)任部門應(yīng)定期向會(huì)議管理機(jī)構(gòu)匯報(bào)決策落實(shí)情況，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，確保工作順利進(jìn)行。

3.評(píng)估與改進(jìn)：會(huì)議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，針對(duì)存在的問題，提出改進(jìn)措施，不斷完善會(huì)議管理制度。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要完成后，由會(huì)議主持人或指定責(zé)任人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.審核通過的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交給公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.審批通過后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)布，同時(shí)通過電子郵件、公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式通知相關(guān)人員。

二、會(huì)議決策的分解與責(zé)任落實(shí)

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將決策事項(xiàng)分解為具體的行動(dòng)計(jì)劃，明確每項(xiàng)行動(dòng)的責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任部門應(yīng)結(jié)合自身工作實(shí)際，制定詳細(xì)的實(shí)施方案，并報(bào)會(huì)議管理機(jī)構(gòu)備案。

3.會(huì)議管理機(jī)構(gòu)對(duì)責(zé)任部門的實(shí)施方案進(jìn)行審核，確保決策事項(xiàng)得到有效落實(shí)。

三、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)的監(jiān)督與檢查

1.會(huì)議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，了解責(zé)任部門的工作進(jìn)度，確保決策事項(xiàng)按計(jì)劃推進(jìn)。

2.對(duì)于落實(shí)過程中出現(xiàn)的問題和困難，會(huì)議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門予以解決，確保會(huì)議決策的順利實(shí)施。

四、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況的反饋與改進(jìn)

1.責(zé)任部門應(yīng)定期向會(huì)議管理機(jī)構(gòu)匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況，包括工作進(jìn)展、存在的問題和改進(jìn)措施等。

2.會(huì)議管理機(jī)構(gòu)根據(jù)反饋情況，對(duì)會(huì)議紀(jì)要落實(shí)工作進(jìn)行評(píng)估，針對(duì)存在的問題，提出改進(jìn)意見和建議。

3.公司應(yīng)定期組織會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況的分析總結(jié)，對(duì)優(yōu)秀成果進(jìn)行表彰，對(duì)存在的問題進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并督促相關(guān)部門整改。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保紀(jì)要的保存完整、便于查詢。

2.會(huì)議管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督，確保歸檔工作及時(shí)、規(guī)范。

3.對(duì)于涉及公司機(jī)密和個(gè)人隱私的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向會(huì)議管理機(jī)構(gòu)提交會(huì)議室申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.會(huì)議管理機(jī)構(gòu)根據(jù)申請(qǐng)順序和會(huì)議室使用情況，合理安排會(huì)議室資源，確保各部門會(huì)議需求得到滿足。

3.預(yù)訂成功的部門應(yīng)按時(shí)使用會(huì)議室，如需取消或變更預(yù)訂，應(yīng)提前通知會(huì)議管理機(jī)構(gòu)。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、亂丟垃圾。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，如出現(xiàn)損壞，需及時(shí)報(bào)修并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁大聲喧嘩、隨意走動(dòng)，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性和正常進(jìn)行。

4.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)整理會(huì)議室，關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備，關(guān)閉門窗，確保會(huì)議室安全。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由會(huì)議管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室時(shí)，如需操作設(shè)備，應(yīng)由專業(yè)人員指導(dǎo)，嚴(yán)禁私自拆卸、改裝設(shè)備。

3.會(huì)議管理機(jī)構(gòu)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)，及時(shí)更新設(shè)備，提升會(huì)議體驗(yàn)。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室應(yīng)保持良好的消防安全，消防設(shè)施定期檢查，確保正常使用。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)志，提醒參會(huì)人員注意安全。

3.會(huì)議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，確保會(huì)議安全。

五、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.會(huì)議管理機(jī)構(gòu)為各部門提供會(huì)議服務(wù)，包括會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備調(diào)試、茶水服務(wù)等。

2.會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)與各部門的溝通，了解會(huì)議需求，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

3.對(duì)于特殊會(huì)議需求，會(huì)議管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況提供個(gè)性化服務(wù)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

六、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.會(huì)議管理機(jī)構(gòu)定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，合理調(diào)整會(huì)議室資源配置。

2.鼓勵(lì)各部門共享會(huì)議室資源，提高會(huì)議室利用率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。

3.會(huì)議管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行改造和升級(jí)，提升會(huì)議室功能，滿足公司發(fā)展需求。