集團(tuán)會(huì)議室管理制度第一章總則

為確保集團(tuán)會(huì)議的效率與效果，規(guī)范會(huì)議管理，提高決策質(zhì)量，特制定本管理制度。

一、目的與原則

本制度旨在明確會(huì)議的組織、召開、紀(jì)要、落實(shí)等各環(huán)節(jié)的流程及要求，遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，保障集團(tuán)內(nèi)部信息暢通，促進(jìn)決策部署的貫徹執(zhí)行。

二、適用范圍

本制度適用于集團(tuán)總部及各子公司召開的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

三、會(huì)議類別

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期召開的會(huì)議，如月度例會(huì)、季度董事會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)召集的會(huì)議，如專題協(xié)調(diào)會(huì)、緊急會(huì)議等。

四、會(huì)議組織

1.會(huì)議召集：會(huì)議召集人負(fù)責(zé)確定會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)等，并在會(huì)議前通知參會(huì)人員。

2.會(huì)議主持人：由會(huì)議召集人或指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)主持會(huì)議，確保會(huì)議按照既定議程進(jìn)行。

3.會(huì)務(wù)籌備：會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)會(huì)議場地、設(shè)備、資料、簽到等各項(xiàng)籌備工作。

五、參會(huì)人員

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加集團(tuán)及各部門召開的會(huì)議，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議召集人請假。

2.參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，對會(huì)議議題提出建設(shè)性意見和建議。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，如有緊急事項(xiàng)需離開會(huì)場，應(yīng)向主持人請假。

2.會(huì)議內(nèi)容涉及集團(tuán)內(nèi)部機(jī)密，參會(huì)人員需嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)工作。

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。集團(tuán)各部門、子公司應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序，提高會(huì)議效果。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議召集人根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)清晰。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議召集人制定會(huì)議議程，包括會(huì)議議題、預(yù)計(jì)時(shí)間、責(zé)任人等，并在會(huì)前發(fā)送給參會(huì)人員。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，明確參會(huì)人員范圍，包括必參會(huì)人員和可選參會(huì)人員。

4.通知參會(huì)人員：會(huì)議召集人至少提前3天將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員，通知內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

5.會(huì)務(wù)籌備：會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)預(yù)訂會(huì)議室、準(zhǔn)備會(huì)議設(shè)備、資料、簽到表等。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前15分鐘到達(dá)會(huì)場，并在簽到表上簽字。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程及參會(huì)人員。

3.會(huì)議議題討論：按照議程逐項(xiàng)討論，責(zé)任人進(jìn)行匯報(bào)，參會(huì)人員發(fā)表意見，主持人引導(dǎo)討論。

4.會(huì)議決策：針對議題進(jìn)行表決或討論，形成會(huì)議決議。

5.臨時(shí)議題：如有需要，主持人可根據(jù)實(shí)際情況增加臨時(shí)議題。

三、會(huì)議記錄

1.指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，并于1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

四、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.主持人對會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議成果和下一步工作要求。

2.參會(huì)人員對會(huì)議效果進(jìn)行評價(jià)，提出意見和建議。

3.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)包括會(huì)議總結(jié)和反饋意見。

五、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集會(huì)議資料，包括會(huì)議通知、議程、會(huì)議紀(jì)要、表決結(jié)果等。

2.會(huì)議資料應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備查閱。

六、會(huì)后工作

1.參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議決議，按時(shí)完成相關(guān)工作任務(wù)。

2.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決議的落實(shí)情況，確保工作進(jìn)度。

3.如有需要，會(huì)議召集人可組織召開后續(xù)會(huì)議，對會(huì)議決議進(jìn)行評估和調(diào)整。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要由指定的記錄人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、詳盡，反映會(huì)議的真實(shí)情況。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、任務(wù)分配、后續(xù)工作要求等。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，需經(jīng)會(huì)議主持人審核批準(zhǔn)，再發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

4.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成編制并發(fā)布。

二、任務(wù)分配與責(zé)任明確

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、完成時(shí)間及質(zhì)量要求。

2.責(zé)任人接到任務(wù)后，應(yīng)立即著手開展工作，并按時(shí)完成。

3.如有跨部門協(xié)作的任務(wù)，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)保持溝通協(xié)調(diào)，確保工作順利進(jìn)行。

三、跟蹤監(jiān)督與進(jìn)度反饋

1.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)對會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議召集人報(bào)告工作進(jìn)度，遇到問題及時(shí)反饋，尋求支持與協(xié)助。

3.會(huì)議召集人可根據(jù)工作進(jìn)度，組織相關(guān)人員召開協(xié)調(diào)會(huì)議，解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

四、評估與總結(jié)

1.會(huì)議決議執(zhí)行完畢后，責(zé)任人應(yīng)提交工作總結(jié)報(bào)告，包括任務(wù)完成情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、改進(jìn)措施等。

2.會(huì)議召集人組織對會(huì)議決議的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為今后類似工作提供借鑒。

3.對于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并在后續(xù)工作中加以改進(jìn)。

五、信息反饋與持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況應(yīng)作為改進(jìn)會(huì)議管理制度的重要依據(jù)。

2.各部門、子公司應(yīng)積極提出會(huì)議紀(jì)要落實(shí)過程中的問題和建議，共同推動(dòng)會(huì)議管理制度的持續(xù)優(yōu)化。

3.定期對會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行匯總分析，以提高會(huì)議質(zhì)量和決策執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，由會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人或會(huì)議召集人提前向行政部門或會(huì)議室管理部門提出申請。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便安排合適的會(huì)議室和設(shè)施。

3.預(yù)訂成功后，預(yù)訂人需按時(shí)使用會(huì)議室，如需取消或變更，應(yīng)提前通知會(huì)議室管理部門。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響、白板、會(huì)議桌椅等。

2.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查設(shè)施運(yùn)行情況，確保設(shè)備完好，并及時(shí)維修或更換故障設(shè)備。

3.會(huì)議室應(yīng)保持整潔，會(huì)前會(huì)后需進(jìn)行衛(wèi)生清理。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)定，不得損壞設(shè)施，不得在室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)確保關(guān)閉所有設(shè)備，關(guān)閉門窗，確保會(huì)議室安全。

3.未經(jīng)允許，不得將會(huì)議室用于非正式會(huì)議或私人用途。

四、會(huì)議室調(diào)度與協(xié)調(diào)

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)對會(huì)議室使用進(jìn)行調(diào)度，確保會(huì)議安排合理，避免沖突。

2.如遇緊急或重要會(huì)議需要使用會(huì)議室時(shí)，會(huì)議室管理部門有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室分配。

3.對于大型會(huì)議或重要活動(dòng)，會(huì)議室管理部門應(yīng)提前介入，協(xié)助會(huì)務(wù)籌備，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)制定會(huì)議室安全管理制度，包括防火、防盜等措施。

2.會(huì)議期間，應(yīng)確保安全通道暢通，消防設(shè)施正常，參會(huì)人員應(yīng)了解應(yīng)急疏散路線。

3.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆物品，不得使用未經(jīng)安全檢查的電器設(shè)備。

六、會(huì)議室服務(wù)與反饋

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，包括會(huì)議支持、設(shè)備操作、會(huì)場布置等。

2.用戶可就會(huì)議室的服務(wù)和管理提出意見和建議，會(huì)議室管理部門應(yīng)及時(shí)回應(yīng)并改進(jìn)。

3.定期對會(huì)議室使用情況進(jìn)行滿意度調(diào)查，持續(xù)提升會(huì)議室管理水平和用戶滿意度