會議室收費管理制度第一章總則

為確保會議室資源的高效利用，提高會議效率，規(guī)范會議室使用秩序，特制定本會議室收費管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有使用會議室召開會議的部門和個人。

一、會議室收費管理原則

1.公平公正：會議室收費管理遵循公平、公正、公開的原則，確保各部門和個人在申請使用會議室時受到平等對待。

2.分類管理：根據(jù)會議室規(guī)模、設(shè)施設(shè)備、使用時段等因素，對會議室進(jìn)行分類管理，實行不同的收費標(biāo)準(zhǔn)。

3.預(yù)算管理：會議室收費納入公司預(yù)算管理，收入用于會議室的維護(hù)、更新及購置。

4.節(jié)約資源：鼓勵各部門合理使用會議室，提高會議效率，減少不必要的會議，降低公司運(yùn)營成本。

二、會議室收費管理范圍

1.公司內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于：工作例會、項目協(xié)調(diào)會、培訓(xùn)會、研討會等。

2.公司內(nèi)部舉辦的各類活動，如：慶典、表彰、座談等。

3.外部單位租賃公司會議室召開的會議。

三、會議室收費方式

1.會議費用由使用部門承擔(dān)，按照實際使用時間、會議室類別及參會人數(shù)計算。

2.會議費用支付方式為轉(zhuǎn)賬支付，使用部門需在會議結(jié)束后5個工作日內(nèi)完成支付。

3.會議費用包含會議室使用費、設(shè)備使用費、茶水費等，具體收費標(biāo)準(zhǔn)見附件。

四、會議室收費管理職責(zé)

1.行政部門負(fù)責(zé)會議室的預(yù)訂、安排、收費及設(shè)備管理等工作。

2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)會議費用的收取、核算及監(jiān)督等工作。

3.各部門負(fù)責(zé)人對本部門召開的會議負(fù)責(zé)，確保會議的必要性、高效性，并對會議費用承擔(dān)管理責(zé)任。

4.使用會議室的個人或部門應(yīng)遵守本制度，按時支付會議費用，合理使用會議室資源。

五、會議室收費管理違規(guī)處理

1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用會議室的，按實際使用費用雙倍處罰。

2.逾期未支付會議費用的，財務(wù)部門有權(quán)從使用部門經(jīng)費中扣除。

3.損壞會議室設(shè)施設(shè)備的，由使用部門照價賠償。

4.違反本制度規(guī)定，造成嚴(yán)重影響的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

本會議室收費管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋。各部門和個人應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會議室的正常使用秩序。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議流程，特制定以下會議流程規(guī)定。

一、會議預(yù)訂

1.需要召開會議的部門或個人，應(yīng)提前向行政部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請需明確會議時間、地點、參會人數(shù)、會議主題等內(nèi)容。

3.行政部門根據(jù)會議室使用情況，合理分配會議室資源，并在收到預(yù)訂申請后2個工作日內(nèi)給予答復(fù)。

4.若預(yù)訂會議室出現(xiàn)沖突，行政部門將協(xié)調(diào)安排其他會議室或調(diào)整會議時間。

二、會議通知與準(zhǔn)備

1.會議預(yù)訂確認(rèn)后，召開部門需及時向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

2.會議通知發(fā)送后，如有變更，需及時通知所有參會人員。

3.召開部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的資料、設(shè)備等，確保會議順利進(jìn)行。

三、會議簽到

1.會議開始前，由召開部門負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.簽到表需記錄參會人員姓名、部門、簽到時間等信息。

3.簽到表由行政部門保管，作為會議紀(jì)要的附件。

四、會議議程與主持

1.會議按照預(yù)定議程進(jìn)行，由主持人引導(dǎo)討論，確保會議內(nèi)容全面、深入。

2.會議主持人負(fù)責(zé)控制會議節(jié)奏，避免跑題、拖延等現(xiàn)象。

3.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，如有緊急情況，可提前離場。

五、會議記錄

1.會議記錄人員應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項等。

2.會議記錄需真實、準(zhǔn)確、完整，并于會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)完成整理。

3.會議記錄由行政部門歸檔，作為會議紀(jì)要的依據(jù)。

六、會議總結(jié)與反饋

1.會議結(jié)束后，主持人應(yīng)對會議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責(zé)任人。

2.召開部門應(yīng)收集參會人員的意見和建議，以提高會議效果。

3.行政部門根據(jù)會議紀(jì)要和反饋，對會議室管理進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

本章節(jié)對會議流程進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，各部門和個人應(yīng)嚴(yán)格遵守，確保會議的順利進(jìn)行。如有違反，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

為保障會議決策的有效執(zhí)行，明確各部門及個人的責(zé)任與任務(wù)，特制定以下會議紀(jì)要跟蹤落實規(guī)定。

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，由會議記錄人員根據(jù)會議內(nèi)容、討論結(jié)果和決策事項編制會議紀(jì)要。

2.會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、清晰地記錄會議成果，包括但不限于：會議主題、參會人員、討論重點、決策事項、責(zé)任人和完成時限等。

3.會議紀(jì)要由行政部門審核，并在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會人員。

4.會議紀(jì)要發(fā)送后，如有修改或補(bǔ)充，需經(jīng)行政部門同意并重新發(fā)送。

二、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.各部門和個人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中明確的任務(wù)和責(zé)任，按時完成相關(guān)工作。

2.行政部門負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保各項工作按計劃推進(jìn)。

3.各部門應(yīng)主動向行政部門報告工作進(jìn)展，如有困難和問題，需及時溝通協(xié)調(diào)。

三、會議決策的監(jiān)督與評估

1.行政部門定期對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保工作落實到位。

2.對于未按期完成的工作，行政部門應(yīng)了解原因，協(xié)調(diào)資源，督促相關(guān)部門和個人加快進(jìn)度。

3.各部門應(yīng)對會議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，及時發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，為今后類似會議提供參考。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要由行政部門負(fù)責(zé)歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定保存。

2.會議紀(jì)要歸檔后，如有需要，各部門和個人可向行政部門申請查閱。

3.行政部門應(yīng)保證會議紀(jì)要的完整性和安全性，防止信息泄露。

五、會議紀(jì)要的改進(jìn)與優(yōu)化

1.行政部門根據(jù)會議紀(jì)要執(zhí)行情況和反饋意見，不斷優(yōu)化會議紀(jì)要編制和發(fā)布流程。

2.各部門和個人應(yīng)積極參與會議紀(jì)要改進(jìn)工作，提出建設(shè)性意見和建議。

3.通過持續(xù)改進(jìn)，提高會議紀(jì)要的質(zhì)量，確保會議決策的落實效果。

本章規(guī)定了會議紀(jì)要的跟蹤落實要求，各部門和個人應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同推動會議決策的執(zhí)行。如有違反，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室資源的合理使用和維護(hù)，提高會議室使用效率，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂與使用

1.會議室預(yù)訂需提前向行政部門提交申請，明確會議時間、地點、參會人數(shù)等信息。

2.預(yù)訂會議室時，應(yīng)考慮會議的實際情況，合理選擇會議室類型，避免資源浪費。

3.預(yù)訂確認(rèn)后，召開部門需按時使用會議室，如需取消或變更，應(yīng)提前通知行政部門。

4.未經(jīng)預(yù)訂，不得擅自使用會議室。如有特殊情況，需向行政部門申請，并經(jīng)同意后方可使用。

二、會議室設(shè)施設(shè)備管理

1.使用會議室時，應(yīng)愛護(hù)設(shè)施設(shè)備，按照操作規(guī)范進(jìn)行使用。

2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時向行政部門報修，不得擅自處理。

3.會議室內(nèi)的設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉電源，整理線纜，保持設(shè)備整潔。

4.嚴(yán)禁在會議室吸煙、飲食，確保會議室環(huán)境衛(wèi)生。

三、會議室秩序維護(hù)

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持安靜，遵守會議紀(jì)律，不得隨意離場。

2.嚴(yán)禁在會議室進(jìn)行與會議無關(guān)的活動，不得私自挪用會議室物品。

3.召開部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議室的現(xiàn)場管理，確保會議秩序良好。

4.行政部門有權(quán)對違反會議室秩序的行為進(jìn)行制止，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。

四、會議室清潔與維護(hù)

1.會議室使用完畢后，召開部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，恢復(fù)原狀。

2.會議室清潔工作包括：擦拭桌椅、清理垃圾、整理物品等。

3.行政部門定期對會議室進(jìn)行深度清潔和維護(hù)，確保會議室設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。

4.各部門和個人應(yīng)積極參與會議室的維護(hù)工作，共同營造良好的會議環(huán)境。

本章對會議室管理規(guī)定進(jìn)行了詳細(xì)闡述，各部門和個人應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)會議室的正常使用秩序。如有違反，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

第五章附則

一、本會議室收費管理制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

二、本制度的解釋權(quán)歸公司行政部門所有。

三、各部門和個人