社區(qū)主任辦會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

社區(qū)主任辦會議管理制度（以下簡稱“本制度”）旨在規(guī)范社區(qū)主任辦公會議的組織、召開和實(shí)施，確保會議的高效、有序進(jìn)行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行效率。本制度遵循公開、民主、集中、效率的原則。

二、適用范圍

本制度適用于社區(qū)主任辦公會議的組織、召開、實(shí)施及會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)等環(huán)節(jié)。涉及社區(qū)重大事項(xiàng)、重要決策的討論和決定的會議，均應(yīng)按照本制度執(zhí)行。

三、會議類型

1.定期會議：社區(qū)主任辦公會議原則上每周召開一次，如有特殊情況可調(diào)整會議時(shí)間。

2.臨時(shí)會議：根據(jù)工作需要，社區(qū)主任可臨時(shí)召集專題會議，研究解決重大緊急問題。

四、參會人員

1.必須參會人員：社區(qū)主任、副主任、各部門負(fù)責(zé)人。

2.邀請參會人員：根據(jù)會議議題，可邀請相關(guān)人員參會。

五、會議組織與管理

1.會議的組織工作由社區(qū)主任辦負(fù)責(zé)。

2.會議通知應(yīng)提前發(fā)送至參會人員，明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等內(nèi)容。

3.參會人員應(yīng)按時(shí)參會，如有特殊情況不能參加，需提前向社區(qū)主任請假。

4.會議期間，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，保持會場秩序。

六、會議決策與執(zhí)行

1.會議決策應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，廣泛聽取意見。

2.會議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

3.各部門應(yīng)按照會議決策，認(rèn)真組織落實(shí)，并及時(shí)報(bào)告進(jìn)展情況。

4.社區(qū)主任辦負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、督促和檢查。

七、保密規(guī)定

1.會議內(nèi)容涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在社區(qū)主任辦內(nèi)部傳閱，不得隨意泄露給無關(guān)人員。

八、本制度的解釋權(quán)歸社區(qū)主任辦所有。

九、本制度自發(fā)布之日起施行，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。后續(xù)章節(jié)內(nèi)容將根據(jù)本制度總則進(jìn)行補(bǔ)充和完善。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：社區(qū)主任辦在召開會議前，應(yīng)充分征求各部門意見，收集議題，并根據(jù)議題的重要性、緊急性確定會議議程。

2.下發(fā)通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少3個(gè)工作日，向參會人員下發(fā)會議通知，明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等內(nèi)容。

3.準(zhǔn)備材料：各部門應(yīng)根據(jù)議題準(zhǔn)備相關(guān)材料，并在會議召開前至少2個(gè)工作日提交至社區(qū)主任辦。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會場，進(jìn)行簽到。

2.會議主持：會議由社區(qū)主任或副主任主持，宣布會議開始，并介紹會議議程。

3.討論議題：按照會議議程，各部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員對議題進(jìn)行匯報(bào)、討論。

4.發(fā)表意見：參會人員對議題進(jìn)行充分討論，發(fā)表意見和建議。

5.形成決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，主持人根據(jù)多數(shù)意見形成會議決策。

三、會議記錄

1.會議記錄：會議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括議題、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)整理出會議紀(jì)要，經(jīng)社區(qū)主任審核后發(fā)送至參會人員。

四、會議結(jié)束

1.總結(jié)發(fā)言：會議接近尾聲時(shí)，主持人對本次會議的討論情況進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決策和執(zhí)行要求。

2.會議閉幕：主持人宣布會議結(jié)束，參會人員有序離場。

五、會后工作

1.紀(jì)要跟進(jìn)：會議紀(jì)要中明確的任務(wù)和責(zé)任部門，應(yīng)按照要求及時(shí)推進(jìn)實(shí)施。

2.反饋進(jìn)展：責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向社區(qū)主任辦反饋會議決策的執(zhí)行情況。

3.評估效果：社區(qū)主任辦對會議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，為今后改進(jìn)工作提供參考。

六、特殊情況處理

1.臨時(shí)增加議題：如需在會議中臨時(shí)增加議題，需經(jīng)主持人同意，并征求參會人員意見。

2.會議延期或取消：因特殊情況需延期或取消會議，會議組織者應(yīng)提前通知參會人員，并說明原因。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會議內(nèi)容，形成會議紀(jì)要。

2.會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

3.會議紀(jì)要經(jīng)社區(qū)主任審核后，于2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門。

二、任務(wù)分解與責(zé)任落實(shí)

1.會議紀(jì)要中明確的任務(wù)應(yīng)進(jìn)行分解，明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.社區(qū)主任辦負(fù)責(zé)跟蹤督促責(zé)任部門按照會議決策推進(jìn)實(shí)施。

3.責(zé)任部門應(yīng)在會議紀(jì)要發(fā)布后5個(gè)工作日內(nèi)制定具體實(shí)施方案，并報(bào)社區(qū)主任辦備案。

三、進(jìn)度反饋與協(xié)調(diào)

1.責(zé)任部門應(yīng)按完成時(shí)限要求，及時(shí)向社區(qū)主任辦反饋任務(wù)執(zhí)行情況。

2.社區(qū)主任辦對進(jìn)度緩慢或遇到困難的任務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)，協(xié)助解決問題，確保會議決策的順利實(shí)施。

3.對于跨部門協(xié)作的任務(wù)，各部門應(yīng)加強(qiáng)溝通，共同推進(jìn)任務(wù)完成。

四、評估與總結(jié)

1.社區(qū)主任辦定期對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后工作提供參考。

2.對未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并在后續(xù)工作中予以改進(jìn)。

3.每季度對會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行匯總，形成報(bào)告，向社區(qū)主任匯報(bào)。

五、激勵機(jī)制

1.對于按期完成且質(zhì)量較高的任務(wù)，給予責(zé)任部門和個(gè)人表彰和獎勵。

2.對于工作不力、未按期完成任務(wù)的責(zé)任部門和個(gè)人，視情況給予通報(bào)批評或其他處罰。

六、持續(xù)改進(jìn)

1.社區(qū)主任辦應(yīng)不斷收集會議紀(jì)要執(zhí)行過程中的問題和建議，完善會議管理制度。

2.定期組織培訓(xùn)和研討，提高會議紀(jì)要的編寫和執(zhí)行能力，確保會議決策的落實(shí)效果。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向社區(qū)主任辦提交會議室申請，明確會議時(shí)間、參會人數(shù)等信息。

2.社區(qū)主任辦負(fù)責(zé)對會議室使用進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會議的順利進(jìn)行。

3.若會議室出現(xiàn)沖突，按照“先申請、先使用”的原則進(jìn)行協(xié)調(diào)。

二、會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進(jìn)行合理配置，包括座椅、話筒、投影儀等設(shè)備。

2.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，桌面放置必要的會議材料。

3.對于重要會議，應(yīng)在會議室門口設(shè)置會議指示牌，方便參會人員識別。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會議室前，相關(guān)人員應(yīng)對設(shè)備進(jìn)行檢查，如有故障應(yīng)及時(shí)報(bào)修。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將設(shè)備恢復(fù)至初始狀態(tài)，并關(guān)閉電源，避免資源浪費(fèi)。

四、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時(shí)到場，不得隨意離場。

3.會議期間，手機(jī)應(yīng)調(diào)至靜音或振動狀態(tài)，如有緊急事項(xiàng)需離開會場，應(yīng)向主持人請假。

五、會議室安全與保密

1.會議室鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管，不得隨意借出。

2.會議室內(nèi)涉及機(jī)密內(nèi)容的材料，應(yīng)妥善保管，會后及時(shí)收回。

3.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

六、會議室維護(hù)與保潔

1.定期對會議室進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，確保會議室環(huán)境良好。

2.會議室內(nèi)設(shè)施損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，避免影響會議使用。

3.鼓勵節(jié)約使用會議室資源，降低會議成本。

七、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的個(gè)人或部門，視情節(jié)給予通報(bào)批評或其他處罰。

2.造成的損失或損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。

3.加強(qiáng)對會議室管理規(guī)定的宣傳和培訓(xùn)，提高參會人員的自覺遵守意識。

第五章附則

一、本制