如何做好一場(chǎng)線下活動(dòng)市場(chǎng)部2024.0701.活動(dòng)前02.活動(dòng)中03.活動(dòng)后活動(dòng)前活動(dòng)成功的基石策劃案活動(dòng)前活動(dòng)目的活動(dòng)舉辦方活動(dòng)對(duì)象規(guī)模活動(dòng)主題活動(dòng)時(shí)間地點(diǎn)活動(dòng)內(nèi)容議程活動(dòng)嘉賓活動(dòng)宣傳（活動(dòng)邀約）活動(dòng)預(yù)算活動(dòng)分工與執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)控制及應(yīng)急預(yù)案0102030405060708091011活動(dòng)目的活動(dòng)前品牌推廣通過(guò)活動(dòng)提高品牌知名度、美譽(yù)度和影響力，讓更多的人了解和認(rèn)可品牌。01產(chǎn)品推廣銷售直接展示和介紹產(chǎn)品，促進(jìn)產(chǎn)品的銷售，增加市場(chǎng)份額。02客戶關(guān)系維護(hù)加強(qiáng)與現(xiàn)有客戶的聯(lián)系，提高客戶滿意度和忠誠(chéng)度。03培訓(xùn)教育例如舉辦高研班、培訓(xùn)等活動(dòng)，傳播專業(yè)知識(shí)和技能。04慶祝與紀(jì)念如公司周年慶、節(jié)日慶祝等，增強(qiáng)企業(yè)的文化氛圍和員工的歸屬感05市場(chǎng)調(diào)研活動(dòng)前了解當(dāng)前市場(chǎng)趨勢(shì)，確認(rèn)活動(dòng)主要產(chǎn)品或行業(yè)，使活動(dòng)更具吸引力。產(chǎn)品/行業(yè)調(diào)研研究同類型、同主題活動(dòng)的舉辦情況，分析競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的優(yōu)勢(shì)和不足，以便在策劃中突出自身活動(dòng)的獨(dú)特賣點(diǎn)。競(jìng)爭(zhēng)分析確定活動(dòng)的潛在參與者群體特征。了解他們對(duì)類似活動(dòng)的參與意愿和期望。受眾分析分析不同時(shí)間段目標(biāo)受眾的空閑情況和參與可能性，以減少競(jìng)爭(zhēng)和干擾。場(chǎng)地需要是目標(biāo)受眾集中地區(qū)。時(shí)間/場(chǎng)地分析1243類型活動(dòng)前1會(huì)議如行業(yè)峰會(huì)、學(xué)術(shù)研討會(huì)、商務(wù)會(huì)議等，以交流信息、討論問(wèn)題和品牌產(chǎn)品推廣為主要目的。2展覽會(huì)展示產(chǎn)品、技術(shù)、藝術(shù)品等，促進(jìn)銷售和合作。通常展覽會(huì)參與企業(yè)眾多，一般企業(yè)參與，第三方組織。3走進(jìn)客戶針對(duì)大型企業(yè)，深入了解客戶需求、增強(qiáng)客戶關(guān)系、提升客戶滿意度和忠誠(chéng)度的活動(dòng)形式。一般有兩種方式：1、僅客戶內(nèi)部參與。2、邀約外部客戶一同參與。4培訓(xùn)如技能培訓(xùn)、高研班等，時(shí)間較長(zhǎng)的，傳授知識(shí)和技能的活動(dòng)。5促銷純粹以產(chǎn)品銷售為目的的活動(dòng)，一般情況下活動(dòng)針對(duì)C端用戶較多。例如：618等線下活動(dòng)。6公益如慈善義賣、志愿者服務(wù)活動(dòng)、環(huán)保行動(dòng)等，推動(dòng)社會(huì)公益事業(yè)。預(yù)算活動(dòng)前合理規(guī)劃活動(dòng)費(fèi)用預(yù)算編制方法確定活動(dòng)預(yù)算，包括場(chǎng)地、物料、人力等費(fèi)用預(yù)算分配策略合理分配各環(huán)節(jié)預(yù)算，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控跟蹤活動(dòng)成本，確保預(yù)算合理使用預(yù)算調(diào)整與優(yōu)化根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整預(yù)算，提高活動(dòng)效益預(yù)算總結(jié)與評(píng)估總結(jié)活動(dòng)預(yù)算使用經(jīng)驗(yàn)，為下次活動(dòng)提供借鑒場(chǎng)地活動(dòng)前價(jià)格場(chǎng)地的價(jià)格成本一定要控制，需要在預(yù)算范圍內(nèi)執(zhí)行。01空間要根據(jù)活動(dòng)預(yù)期人數(shù)選擇能夠足夠容納的場(chǎng)地。02交通交通便利很重要，地鐵附近是首選。若外地客戶多，則高鐵、機(jī)場(chǎng)交通需要考慮。03設(shè)備主要看場(chǎng)地方是否能提供音響、話筒、LED屏幕、桌椅等一些會(huì)議必備的設(shè)備。物料布置是否具有合適空間。04議程活動(dòng)前確定主題明確活動(dòng)的核心主題，為議程的制定提供指導(dǎo)。主題明確需要注意：相關(guān)性清晰度吸引力獨(dú)特性簡(jiǎn)潔性可行性品牌一致性設(shè)計(jì)議程框架設(shè)計(jì)一場(chǎng)線下活動(dòng)的議程框架時(shí)，以下要點(diǎn)需要注意：邏輯連貫性時(shí)間合理性多樣性與平衡重點(diǎn)突出節(jié)奏把控引導(dǎo)和過(guò)渡高潮與結(jié)尾內(nèi)容安排在安排一場(chǎng)線下活動(dòng)的議程內(nèi)容時(shí)，以下這些要點(diǎn)需要留意：目標(biāo)契合層次分明難以適度實(shí)用性案例支撐廣度與深度文化與價(jià)值觀適配時(shí)間安排一場(chǎng)線下活動(dòng)的議程時(shí)間安排需注意以下要點(diǎn)：精確預(yù)估預(yù)留緩沖整體平衡考慮注意力集中段尊重參與者時(shí)間考慮交通、餐飲時(shí)間時(shí)間公式遵守時(shí)間承諾順序編排一場(chǎng)線下活動(dòng)的議程順序編排需要注意以下要點(diǎn)：開(kāi)場(chǎng)吸引力重點(diǎn)前置邏輯連貫節(jié)奏變換考慮受眾需求適應(yīng)場(chǎng)地和時(shí)間限制動(dòng)靜結(jié)合（情況允許）審核和調(diào)整在初步制定議程后，進(jìn)行內(nèi)部審核和必要的調(diào)整，確保議程的合理性、連貫性和吸引力。一般最終審核需要和講師進(jìn)行確認(rèn)。010203040506嘉賓活動(dòng)前1專業(yè)能力確保講師在其相關(guān)領(lǐng)域具有深厚的專業(yè)知識(shí)和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，能夠提供有價(jià)值且權(quán)威的內(nèi)容。2演講經(jīng)驗(yàn)優(yōu)先選擇有良好演講技巧和經(jīng)驗(yàn)的講師，他們能夠清晰、生動(dòng)地傳達(dá)信息，吸引聽(tīng)眾的注意力，并有效地與觀眾互動(dòng)。3與主題的契合度講師的專業(yè)背景和經(jīng)驗(yàn)應(yīng)與活動(dòng)的主題緊密相關(guān)，能夠針對(duì)議程的核心內(nèi)容進(jìn)行深入且準(zhǔn)確的講解。4口碑和聲譽(yù)了解講師在行業(yè)內(nèi)的口碑和聲譽(yù)，參考其過(guò)往參與類似活動(dòng)的評(píng)價(jià)和反饋。5時(shí)間可用性確認(rèn)講師在活動(dòng)舉辦的時(shí)間段內(nèi)有足夠的時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備和出席活動(dòng)，避免因時(shí)間沖突而影響活動(dòng)進(jìn)行。6合作意愿講師應(yīng)對(duì)參與此次活動(dòng)表現(xiàn)出積極的合作意愿，愿意配合活動(dòng)組織方的安排和要求7費(fèi)用和預(yù)算考慮講師的費(fèi)用是否在活動(dòng)預(yù)算范圍內(nèi)，確保不會(huì)因講師費(fèi)用過(guò)高而影響活動(dòng)的整體成本控制。活動(dòng)資料產(chǎn)品手冊(cè)議程表嘉賓演講稿（視情況而定）簽到表現(xiàn)場(chǎng)物料簽到處物料指引物料音響設(shè)備投影或屏幕展示物料氛圍物料茶歇、禮品等宣傳物料主KV邀請(qǐng)函紅頭文件預(yù)熱視頻物料活動(dòng)前提前規(guī)劃運(yùn)輸存儲(chǔ)質(zhì)量把控預(yù)算控制現(xiàn)場(chǎng)布置人員培訓(xùn)應(yīng)急預(yù)案環(huán)保意識(shí)注意要點(diǎn)宣傳推廣邀約活動(dòng)前宣傳推廣客戶邀約自媒體渠道宣傳網(wǎng)站、微信、知乎、微博、工作人員朋友圈等。銷售人員邀約活動(dòng)關(guān)聯(lián)公司銷售人員，并對(duì)銷售人員進(jìn)行邀約目標(biāo)制定和邀約情況跟進(jìn)。外聯(lián)媒體平臺(tái)宣傳活動(dòng)相關(guān)的媒體平臺(tái)（網(wǎng)站、公眾號(hào)、群、互動(dòng)吧、活動(dòng)行）等。合作伙伴邀約軟件、硬件合作伙伴推廣邀約，現(xiàn)有合作客戶推廣。電銷宣傳邀約利用公司電銷人員，擬定擬邀名單，進(jìn)行電銷一對(duì)一邀約。其他諸如發(fā)郵件、短信等，都可以嘗試，也會(huì)有一點(diǎn)效果，但是相對(duì)來(lái)說(shuō)，用戶體驗(yàn)不是很好。第三方邀約渠道第三方數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作邀約客戶，第三方需要關(guān)注其覆蓋面和邀約質(zhì)量。參會(huì)人員活動(dòng)前會(huì)務(wù)人員銷售人員嘉賓講師參會(huì)人員三類參會(huì)人員到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)的時(shí)間，一般會(huì)務(wù)組會(huì)提前半天或一天到達(dá)，其他人員提前2小時(shí)到達(dá)行程安排確認(rèn)參會(huì)人員的交通方式以及住宿酒店，在預(yù)算范圍以內(nèi)交通住宿工作推進(jìn)表活動(dòng)前活動(dòng)中策劃變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)XX科技場(chǎng)地布置活動(dòng)中主題契合01布置風(fēng)格和元素與活動(dòng)主題緊密相關(guān)，營(yíng)造出統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的氛圍。展示效果02若現(xiàn)場(chǎng)有展示位，需要關(guān)注展示效果、突出性等要素空間規(guī)劃03合理劃分不同功能區(qū)域，如舞臺(tái)、觀眾、茶歇、展示等，確保人流順暢，不擁擠。視覺(jué)效果04色彩搭配和諧，裝飾物品擺放有序，注重整體的美觀和吸引力。座位安排05根據(jù)活動(dòng)性質(zhì)和人數(shù)，安排合適的座位形式，如劇院式、圓桌式、U型等，并確保座位舒適，間距合理。通道設(shè)置06留出足夠?qū)挼耐ǖ?，便于人員走動(dòng)和緊急疏散。標(biāo)識(shí)清晰07設(shè)置明顯的指示標(biāo)識(shí)，如會(huì)場(chǎng)位置、入口、出口、衛(wèi)生間等。安全考量08避免布置中出現(xiàn)尖銳邊角、易傾倒的物品等安全隱患。設(shè)備檢查活動(dòng)中提前調(diào)試01在活動(dòng)開(kāi)始前足夠的時(shí)間完成設(shè)備的調(diào)試，以便有時(shí)間進(jìn)行調(diào)整和修復(fù)問(wèn)題。完整性02檢查所需設(shè)備是否齊全，無(wú)遺漏。性能測(cè)試03對(duì)音響設(shè)備進(jìn)行音質(zhì)測(cè)試；燈光設(shè)備檢查亮度、色彩、切換效果等；投影儀檢查清晰度、對(duì)焦、連接穩(wěn)定性。電源與線路04確保電源供應(yīng)穩(wěn)定，線路鋪設(shè)安全，不影響人員走動(dòng)，且無(wú)漏電風(fēng)險(xiǎn)。連接與兼容性05檢查各種設(shè)備之間的連接是否正常，軟件和硬件的兼容性是否良好。操作測(cè)試06工作人員熟悉設(shè)備的操作流程，進(jìn)行實(shí)際操作測(cè)試，確保能熟練使用。備用設(shè)備07準(zhǔn)備關(guān)鍵設(shè)備的備用件，如麥克風(fēng)、燈泡等，以防主設(shè)備故障。應(yīng)急方案08針對(duì)可能出現(xiàn)的設(shè)備故障，制定詳細(xì)的應(yīng)急處理方案。簽到與引導(dǎo)活動(dòng)中準(zhǔn)備充分：提前準(zhǔn)備好簽到表、簽到筆、胸牌或入場(chǎng)券等相關(guān)物品，確保數(shù)量充足。人員安排：安排足夠且熱情、有耐心的工作人員負(fù)責(zé)簽到，能夠快速、準(zhǔn)確地完成簽到流程。清晰標(biāo)識(shí)：在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)入口處設(shè)置明顯的簽到指示牌，讓參與者能輕松找到簽到位置。信息核對(duì)：仔細(xì)核對(duì)參與者的姓名、單位、報(bào)名信息等，確保簽到準(zhǔn)確無(wú)誤。簽到方式：可以采用紙質(zhì)簽到表、電子簽到系統(tǒng)或二維碼掃描等多種方式，根據(jù)活動(dòng)規(guī)模和需求選擇合適的方式。發(fā)放資料：在簽到時(shí)，向參與者發(fā)放活動(dòng)資料、禮品或相關(guān)物品，如活動(dòng)手冊(cè)、宣傳資料等。簽到環(huán)節(jié)熱情友好：以熱情、友好的態(tài)度迎接參與者，讓他們感受到歡迎和關(guān)注。清晰指引：為參與者提供清晰、簡(jiǎn)潔的指引，包括活動(dòng)區(qū)域的位置、衛(wèi)生間、休息區(qū)等。特殊需求關(guān)注：對(duì)于有特殊需求的參與者，如殘疾人、老年人等，要給予特別的照顧和幫助。解答疑問(wèn)：能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地回答參與者關(guān)于活動(dòng)的各種疑問(wèn)。維持秩序：引導(dǎo)參與者有序入場(chǎng)和就座，避免出現(xiàn)混亂和擁擠的情況。靈活應(yīng)變：遇到突發(fā)情況或臨時(shí)變更，能夠靈活調(diào)整引導(dǎo)策略，保證活動(dòng)的順利進(jìn)行。引導(dǎo)環(huán)節(jié)活動(dòng)流程控制活動(dòng)中時(shí)間管理嚴(yán)格按照預(yù)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)推進(jìn)每個(gè)環(huán)節(jié)，為每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置合理的時(shí)間限制，并預(yù)留一定的彈性時(shí)間以應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。環(huán)節(jié)銜接確保各個(gè)環(huán)節(jié)之間過(guò)渡自然、流暢，避免出現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間的冷場(chǎng)或混亂。靈活應(yīng)變對(duì)于可能出現(xiàn)的意外情況，如嘉賓遲到、設(shè)備故障、參與者提問(wèn)過(guò)多等，要有靈活的應(yīng)對(duì)方案，及時(shí)調(diào)整流程，保證活動(dòng)的整體進(jìn)度不受太大影響節(jié)奏把控根據(jù)活動(dòng)的性質(zhì)和參與者的狀態(tài)，合理控制活動(dòng)的節(jié)奏，既不過(guò)于緊湊讓參與者感到疲憊，也不過(guò)于松散導(dǎo)致注意力分散。溝通協(xié)調(diào)與各個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人保持密切溝通，及時(shí)了解情況，確保信息傳遞準(zhǔn)確、迅速。攝影與攝像活動(dòng)中明確需求了解重點(diǎn)拍攝內(nèi)容、期望的風(fēng)格和最終用途（如用于宣傳、記錄存檔等）。設(shè)備準(zhǔn)備確保攜帶性能良好、電量充足的攝影攝像設(shè)備，包括相機(jī)、攝像機(jī)、鏡頭、三腳架、存儲(chǔ)卡、電池等，并備好備用設(shè)備以防萬(wàn)一。拍攝角度提前勘察活動(dòng)場(chǎng)地，規(guī)劃不同環(huán)節(jié)的拍攝角度和位置，以捕捉到全面、精彩的畫面。光線與構(gòu)圖注意現(xiàn)場(chǎng)光線條件，合理利用自然光線或人工照明，遵循構(gòu)圖原則，使拍攝畫面具有美感和視覺(jué)沖擊力。人物表情和動(dòng)作關(guān)注主要人物的表情、動(dòng)作和神態(tài)，抓取生動(dòng)、自然的瞬間。重要環(huán)節(jié)重點(diǎn)拍攝活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如開(kāi)場(chǎng)致辭、重要嘉賓發(fā)言、精彩表演、互動(dòng)環(huán)節(jié)等。全景與特寫兼顧全景畫面以展示活動(dòng)的整體氛圍和規(guī)模，同時(shí)拍攝特寫鏡頭來(lái)突出細(xì)節(jié)和重點(diǎn)元素。穩(wěn)定性使用三腳架或穩(wěn)定器保持拍攝畫面的穩(wěn)定，避免抖動(dòng)影響觀看效果?，F(xiàn)場(chǎng)分工與協(xié)調(diào)活動(dòng)中活動(dòng)后決策的依據(jù)，投資的轉(zhuǎn)化XX科技現(xiàn)場(chǎng)整理活動(dòng)后物料設(shè)備整理1、針對(duì)可回收再次利用的物料進(jìn)行打包整理。2、對(duì)設(shè)備：電腦、翻譯筆、切屏器等設(shè)備打包整理。01簽到信息整理對(duì)于紙質(zhì)簽到表，需要裝訂整理，以免遺失。02現(xiàn)場(chǎng)清潔若非在酒店舉辦，在自有場(chǎng)地舉辦的，需要對(duì)現(xiàn)場(chǎng)垃圾進(jìn)行整理并恢復(fù)現(xiàn)場(chǎng)。03費(fèi)用匯總對(duì)活動(dòng)花費(fèi)，進(jìn)行統(tǒng)一匯總，編制費(fèi)用明細(xì)表。憑證收集確保所有費(fèi)用都有合法有效的憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行匯總，以便于財(cái)務(wù)核算和審計(jì)。費(fèi)用分析嚴(yán)格對(duì)比實(shí)際支出與預(yù)算，分析超支或節(jié)約的項(xiàng)目及原因。合作方結(jié)算與供應(yīng)商、合作伙伴等及時(shí)結(jié)清款項(xiàng)，遵循合同約定的支付條款。財(cái)務(wù)結(jié)算活動(dòng)后活動(dòng)分析活動(dòng)后活動(dòng)數(shù)據(jù)分析對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)：報(bào)名數(shù)據(jù)、參會(huì)數(shù)據(jù)、相關(guān)企業(yè)數(shù)據(jù)等進(jìn)行分析。分析目標(biāo)完成率和問(wèn)題?？蛻舴答伔治隼矛F(xiàn)場(chǎng)問(wèn)卷、現(xiàn)場(chǎng)評(píng)價(jià)、會(huì)后回訪等分析客戶的滿意度和意見(jiàn)?；顒?dòng)現(xiàn)場(chǎng)總結(jié)對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量、時(shí)間流程管理、宣傳效果等進(jìn)行分析?；顒?dòng)影響力評(píng)估評(píng)估活動(dòng)對(duì)目標(biāo)受眾的影響，衡量活動(dòng)成果。執(zhí)行評(píng)估評(píng)價(jià)活動(dòng)組織團(tuán)隊(duì)的協(xié)作效率和執(zhí)行能力，包括溝通是否順暢、任務(wù)分配是否合理、應(yīng)急處理是否得當(dāng)?shù)??？蛻艋卦L活動(dòng)后Step1Step2Step3收集參與者對(duì)活動(dòng)的評(píng)價(jià)和建議參與者反饋收集分析反饋數(shù)據(jù)，了解活動(dòng)亮點(diǎn)與不足反饋數(shù)據(jù)分析探尋參會(huì)客戶是否存在商機(jī)商機(jī)探索針對(duì)反饋問(wèn)題，制定整改措施問(wèn)題整改措施結(jié)合反饋，進(jìn)行后期方案優(yōu)化優(yōu)化活動(dòng)方案通過(guò)活動(dòng)商機(jī)形成最終成單，體現(xiàn)活動(dòng)價(jià)值產(chǎn)生價(jià)值會(huì)后宣傳活動(dòng)后方式社交平臺(tái)在微信公眾號(hào)、微博、抖音、小紅書等平臺(tái)發(fā)布活動(dòng)回顧文章、圖片集、短視頻等。內(nèi)容精彩瞬間包括開(kāi)幕式、重要嘉賓發(fā)言、精彩表演、互動(dòng)環(huán)節(jié)等精彩照片。要點(diǎn)保護(hù)隱私在發(fā)布內(nèi)容時(shí)，注意保護(hù)參與者的個(gè)人隱私，避免泄