《不動產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范》編制說明一、工作簡況（一）任務(wù)來源按照陜西省市場監(jiān)督管理局關(guān)于印發(fā)《2024年省級地方標(biāo)準(zhǔn)申報指南》的通知要求，陜西省自然資源廳根據(jù)工作需要，決定申報編制陜西省地方標(biāo)準(zhǔn)《不動產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范》，并在申報前組織人員根據(jù)實際編制完成了標(biāo)準(zhǔn)草案。（二）必要性不動產(chǎn)登記是《中華人民共和國物權(quán)法》確立的一項物權(quán)制度。不動產(chǎn)登記的目的是為了公示物權(quán)，保護(hù)權(quán)利人的合法權(quán)益，維護(hù)交易安全和市場秩序。進(jìn)行不動產(chǎn)登記檔案管理的目的是為了保護(hù)不動產(chǎn)權(quán)利人的物權(quán)，維護(hù)交易安全，便于國家對不動產(chǎn)進(jìn)行管理和征收賦稅，以及有利于國家對不動產(chǎn)進(jìn)行宏觀調(diào)控。加強(qiáng)對不動產(chǎn)登記檔案的管理和利用，確保檔案的真實性、準(zhǔn)確性和有效性對我省不動產(chǎn)工作健康有序發(fā)展有著重要的意義。2022年7月4日陜西省政府印發(fā)《關(guān)于貫徹落實國家標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展綱要的實施意見》，要求深入實施標(biāo)準(zhǔn)化戰(zhàn)略，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)省建設(shè)，到2025年，標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)省戰(zhàn)略取得顯著成效，打造成為中西部地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)化改革創(chuàng)新示范標(biāo)桿。為貫徹落實中央及陜西省關(guān)于國家標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的重要指示精神，陜西省自然資源廳自然資源確權(quán)登記局通過開展全省不動產(chǎn)登記標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)項目，來促進(jìn)全省不動產(chǎn)登記工作規(guī)范化發(fā)展，擬制定《不動產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范》。目的是對不動產(chǎn)登記檔案的收集、整理、保存、查詢等方面進(jìn)行規(guī)范，來確保不動產(chǎn)登記檔案管理工作的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和完整性，以提高政府治理效率和水平。隨著社會經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展，我省不動產(chǎn)交易日益頻繁，不動產(chǎn)登記檔案作為記錄和證明不動產(chǎn)權(quán)利狀況的重要文件，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理對促進(jìn)不動產(chǎn)登記工作健康發(fā)展和樹立良好的政府形象有著重要的意義。目前由于檔案管理任務(wù)繁重且我省缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案管理行為，導(dǎo)致在不同區(qū)域管理方式存在差異、檔案管理效率不高、信息共享率不高等問題，這嚴(yán)重制約了不動產(chǎn)登記檔案管理工作的有效開展。不同地區(qū)的檔案管理流程、管理制度、共享機(jī)制等方面存在差異，導(dǎo)致部分地區(qū)不動產(chǎn)登記檔案存在信息不一致、數(shù)據(jù)共享困難、管理效率低下等問題。具體如：檔案管理流程不規(guī)范，在檔案收集、整理、歸檔、保存等環(huán)節(jié)缺乏明確的操作規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂，難以保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性；檔案分類和編號不規(guī)范，分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、編號混亂等，導(dǎo)致檔案難以查找和利用；檔案存儲條件不佳，檔案室設(shè)施簡陋、防火防盜措施不到位等，導(dǎo)致檔案存在安全隱患；檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致檔案管理環(huán)節(jié)出錯的可能性增加；共享機(jī)制不完善，缺乏統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，導(dǎo)致不同地區(qū)之間的檔案管理系統(tǒng)難以實現(xiàn)信息的互通和共享，影響了不動產(chǎn)登記檔案的整體利用效果。當(dāng)前我省甚至全國暫無不動產(chǎn)登記檔案管理方面的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及陜西地方標(biāo)準(zhǔn)。制定統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范我省的不動產(chǎn)登記檔案管理方式，有利于提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)，使得各地的檔案管理工作可以遵循統(tǒng)一的要求進(jìn)行，避免出現(xiàn)混亂和不規(guī)范的情況；有利于促進(jìn)信息共享和互通，可以促進(jìn)不同地區(qū)之間不動產(chǎn)登記檔案的信息共享和互通，提高檔案的整體利用效果，為公民和企業(yè)提供更加便捷的不動產(chǎn)登記檔案查詢和利用服務(wù)；有利于提高管理效率和質(zhì)量，明確檔案管理的工作流程、責(zé)任分工和操作要求，從而提高管理效率和質(zhì)量，有助于減少工作中的錯誤和疏漏，確保不動產(chǎn)登記檔案的準(zhǔn)確性和完整性。有利于保護(hù)不動產(chǎn)權(quán)益，規(guī)范的管理可以確保檔案的真實性和可靠性，從而保護(hù)不動產(chǎn)所有者和相關(guān)權(quán)益人的合法權(quán)益，規(guī)范的管理還可以防止檔案被篡改或偽造，維護(hù)不動產(chǎn)市場的公平和穩(wěn)定。有利于推動法治建設(shè)，通過規(guī)范不動產(chǎn)登記檔案管理工作，可以完善相關(guān)的法律法規(guī)體系，提高法治意識和法治水平，為不動產(chǎn)市場的健康發(fā)展提供堅實的法治保障。二、標(biāo)準(zhǔn)的編制原則、主要依據(jù)和主要內(nèi)容（一）編制原則1.全面系統(tǒng)性。本標(biāo)準(zhǔn)涵蓋了檔案分類、歸檔范圍及保管期限、資料移交、檔案整理、檔案管理以及電子檔案管理方面。這些要求確保了從檔案的收集、整理、保管到利用的全過程管理，強(qiáng)調(diào)了檔案的安全性、保密性以及對信息化技術(shù)的應(yīng)用，同時明確了職責(zé)分工，在提升檔案管理效率，保障信息安全，便于社會查詢利用，滿足不動產(chǎn)登記工作的長遠(yuǎn)發(fā)展需求。2.科學(xué)合理性。本標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)合理，遵循法律法規(guī)，明確職責(zé)分工，全面覆蓋檔案管理各環(huán)節(jié)，確保檔案的完整性和安全性，同時兼顧信息化發(fā)展，提高管理效率和檔案利用性。3.層次適當(dāng)性。本標(biāo)準(zhǔn)通過合理劃分不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)和操作流程，確保了規(guī)范的實用性和有效性，同時兼顧了實際操作的靈活性。4.開放兼容性。本標(biāo)準(zhǔn)不僅遵循國家法律法規(guī)，還考慮到了本省的實際情況和特殊需求，確保了規(guī)范的普遍適用性。同時，規(guī)范積極吸納現(xiàn)代信息技術(shù)，如電子檔案的建立和維護(hù)，提高了檔案管理的效率和便捷性。此外，規(guī)范還注重與現(xiàn)有信息系統(tǒng)的兼容，確保新舊系統(tǒng)能夠無縫對接，保障了不動產(chǎn)登記檔案管理的連續(xù)性和完整性5.特色明顯性。考慮當(dāng)前不動產(chǎn)登記檔案管理的實際需求，結(jié)合實際情況，確保了規(guī)范的適用性和特色化。本標(biāo)準(zhǔn)明確了不動產(chǎn)登記檔案的唯一性、法定性、規(guī)范性、動態(tài)性，強(qiáng)調(diào)了檔案管理的安全性和保密性，同時注重信息化管理，以適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的需求。6.技術(shù)條款內(nèi)容的編制遵循協(xié)商一致、共同使用、重復(fù)使用的原則。（二）主要依據(jù)1.GB/T18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》2.GB/T29194一2012《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》3.DA/T13-94《檔號編制規(guī)則》4.DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》5.DA/T25—2000《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》6.DA/T31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》7.DA/T47—2009《版式電子文件長期保存格式需求》8.JGJ25-2010《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》參考以上標(biāo)準(zhǔn)來制定，明確管理要求，制定《不動產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范》來規(guī)范不動產(chǎn)登記的檔案管理。（三）主要內(nèi)容1、范圍本文件規(guī)定了不動產(chǎn)登記檔案管理的檔案分類、歸檔范圍及保管期限、資料移交、檔案整理、檔案管理、電子檔案管理和檔案查詢。本文件適用于延安市政務(wù)服務(wù)質(zhì)量控制工作。規(guī)范性引用文件本文件無規(guī)范性引用文件。3、術(shù)語和定義本文件14個術(shù)語和定義。4、檔案分類不動產(chǎn)登記管理的一級目錄、二級目錄及登記類別（特殊碼值）。5、歸檔范圍及保管期限不動產(chǎn)登記管理歸檔規(guī)范的3項要求和保管期限。資料歸檔不動產(chǎn)登記管理的資料歸檔的3個內(nèi)容。檔案整理主要包括不動產(chǎn)登記管理的整理項目、立卷原則、卷內(nèi)材料排序、編號、編頁、編目、裝訂、裝盒、排架9部分內(nèi)容。8、檔案管理不動產(chǎn)登記檔案管理的庫房建設(shè)、檔案保管、檔案使用、檔案銷毀及相關(guān)要求。9、電子檔案管理主要包括一般規(guī)定、業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文檔歸檔功能、電子檔案管理系統(tǒng)基本功能、電子檔案歸檔范圍及保管期限、電子資料的收集、電子資料歸檔、電子檔案備份和異地保存、電