中小公司會議管理制度中小公司會議管理制度

第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為確保公司會議的有序進行，提高會議效率，明確會議決議的執(zhí)行力，依據(jù)公司管理需要，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會議的管理，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題協(xié)調(diào)會等。

第三條會議原則

1.會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實、精簡、節(jié)約的原則。

2.會議應(yīng)注重解決問題，提高決策效率，避免形式主義和無效溝通。

3.會議的組織與召開應(yīng)嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，確保會議的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

第四條會議分類

1.按會議性質(zhì)分為：例行會議、專題會議、臨時會議。

2.按參會范圍分為：公司級會議、部門級會議、項目組會議。

第五條會議召開權(quán)限

1.公司級會議由公司高層領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人發(fā)起，報請公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后召開。

2.部門級會議由各部門負(fù)責(zé)人發(fā)起，報請公司總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后召開。

3.臨時會議可根據(jù)工作需要隨時召開，但需遵循本制度相關(guān)規(guī)定。

第六條會議通知

1.會議組織者應(yīng)在會議召開前，向參會人員發(fā)出會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

2.會議通知應(yīng)提前一定時間發(fā)送，以確保參會人員有充足的時間做好準(zhǔn)備。

第七條會議紀(jì)律

1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退。

2.參會人員應(yīng)保持會議秩序，尊重發(fā)言者，不得隨意打斷他人發(fā)言。

3.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，如有緊急事項，需離開會場時，應(yīng)向會議主持人請示。

4.會議內(nèi)容應(yīng)保密，未經(jīng)許可，不得泄露會議討論內(nèi)容。

第八條會議決議

1.會議決議應(yīng)明確、具體、可行。

2.會議決議的執(zhí)行應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

3.會議決議的落實情況應(yīng)作為下次會議的議題之一，進行跟蹤反饋。

第九條本制度的解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公會所有。

第十條本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司工作需要，明確會議主題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.制定會議議程：列出會議主要議題，明確討論重點，合理分配時間。

3.確定參會人員：根據(jù)會議性質(zhì)和議題，邀請相關(guān)部門和人員參加，確保參會人員具備決策權(quán)或相關(guān)專業(yè)能力。

4.選擇會議時間和地點：確保會議時間與參會人員的工作安排不沖突，選擇合適的會議室。

二、會議通知

1.發(fā)送會議通知：在會議召開前，通過郵件、電話等方式向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

2.通知時間：會議通知應(yīng)在會議召開前一定時間發(fā)送，以確保參會人員有充足的時間做好準(zhǔn)備。

三、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務(wù)人員負(fù)責(zé)簽到，確保參會人員到齊。

2.會議主持：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議發(fā)言：根據(jù)議程安排，各議題負(fù)責(zé)人進行發(fā)言，闡述觀點和需求。

4.會議討論：參會人員針對議題展開討論，提出意見和建議。

5.會議決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，形成會議決議，明確責(zé)任人和完成時限。

四、會議記錄

1.記錄會議內(nèi)容：由專人負(fù)責(zé)記錄會議討論過程、決議等關(guān)鍵信息。

2.整理會議紀(jì)要：會后及時整理會議紀(jì)要，將會議內(nèi)容、決議等形成書面材料。

五、會議總結(jié)

1.主持人對會議進行總結(jié)，強調(diào)會議決議和下一步工作要求。

2.分管領(lǐng)導(dǎo)對會議進行點評，提出改進意見和建議。

六、會議結(jié)束

1.會議結(jié)束后，由主持人宣布散會。

2.會務(wù)人員負(fù)責(zé)收集會議紀(jì)要，分發(fā)給參會人員。

七、會議資料的歸檔

1.會后，將會議紀(jì)要、簽到表等相關(guān)資料進行歸檔，以備查閱。

2.對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保會議成果的落實。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會議流程，確保會議的有序進行，提高會議效率，為公司的決策提供有力支持。參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本章規(guī)定，共同維護會議的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議紀(jì)要的整理：會議結(jié)束后，由指定的記錄人負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整地反映會議討論情況和決議結(jié)果。

2.會議紀(jì)要的審批：整理完成的會議紀(jì)要需提交給會議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容符合會議實際情況。

3.會議紀(jì)要的發(fā)布：審批通過后，會議紀(jì)要應(yīng)及時通過郵件、公司內(nèi)部通訊平臺等方式發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、會議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.責(zé)任分配：會議紀(jì)要中應(yīng)明確每項決議的責(zé)任人和完成時限，確保決議的執(zhí)行有明確的指導(dǎo)和時間約束。

2.跟蹤機制：建立會議決議跟蹤機制，由專人負(fù)責(zé)定期檢查決議的執(zhí)行進度，確保決議得到有效落實。

3.進度匯報：責(zé)任人需定期向會議組織者或相關(guān)部門匯報決議執(zhí)行情況，包括已完成的任務(wù)、存在的問題和下一步計劃。

三、會議決議的反饋與評估

1.反饋機制：鼓勵參會人員就決議執(zhí)行過程中遇到的問題和改進建議進行反饋，促進決議的不斷完善和優(yōu)化。

2.評估與改進：定期對會議決議的執(zhí)行效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似會議的決議制定提供參考。

四、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.歸檔：會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，便于日后查詢和審計。

2.管理：建立會議紀(jì)要管理臺賬，記錄會議紀(jì)要的編號、發(fā)布日期、涉及決議等信息，確保會議紀(jì)要的可追溯性。

五、會議決議落實的激勵機制

1.建立激勵機制：對會議決議執(zhí)行過程中表現(xiàn)突出的個人或團隊給予表彰和獎勵，激發(fā)員工積極參與會議決議的執(zhí)行。

2.考核與問責(zé)：對未按期完成或執(zhí)行不力的責(zé)任人進行考核，視情況采取相應(yīng)的問責(zé)措施，確保會議決議的嚴(yán)肅性。

本章內(nèi)容旨在強化會議紀(jì)要的跟蹤落實，確保會議成果轉(zhuǎn)化為公司運營的實際效益，提高公司決策執(zhí)行力和運營效率。各相關(guān)部門和人員應(yīng)嚴(yán)格按照本章規(guī)定執(zhí)行，共同推動公司發(fā)展。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：需使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前向行政管理部門或指定人員提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)等信息。

2.預(yù)訂原則：會議室預(yù)訂遵循“先申請、先使用”的原則，行政管理部門有權(quán)根據(jù)實際情況進行合理調(diào)配。

二、會議室布置

1.標(biāo)準(zhǔn)配置：會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會議桌椅等。

2.個性化需求：根據(jù)會議類型和需求，可對會議室進行個性化布置，如擺放名簽、準(zhǔn)備會議資料等。

三、會議室使用規(guī)范

1.使用時間：會議開始前，參會人員應(yīng)提前進入會議室做好準(zhǔn)備。會議結(jié)束后，應(yīng)及時整理會議室，恢復(fù)原狀。

2.設(shè)備使用：使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)范，確保設(shè)備安全。如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時報告行政管理部門。

3.保持整潔：會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，參會人員應(yīng)保持會議室整潔衛(wèi)生。

四、會議室安全管理

1.人員安全：會議組織者應(yīng)確保會議室內(nèi)的參會人員安全，如有緊急情況，及時啟動應(yīng)急預(yù)案。

2.信息安全：會議過程中，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

3.物品安全：會議室內(nèi)禁止私拉亂接電源，確保用電安全。貴重物品應(yīng)妥善保管，防止丟失。

五、會議室維護與保養(yǎng)

1.定期檢查：行政管理部門應(yīng)定期對會議室設(shè)備進行檢查、維護，確保設(shè)備正常運行。

2.報修與更新：發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)備損壞或功能不足時，應(yīng)及時報修或更新，以滿足會議需求。

六、會議室服務(wù)支持

1.會務(wù)服務(wù)：行政管理部門應(yīng)為會議提供必要的會務(wù)支持，如茶水、文具等。

2.技術(shù)支持：會議組織者如需技術(shù)支持，可提前向行政管理部門申請，確保會議順利進行。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會議室的管理和使用，為各類會議提供良好的環(huán)境和服務(wù)支持。各部門和人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本章