學校小型會議室管理制度第一章總則

第一條目的與原則

（一）為了加強學校小型會議室的管理，提高會議效率，確保會議的嚴肅性和實效性，制定本制度。

（二）會議室管理應遵循高效、節(jié)能、環(huán)保、安全的原則，確保會議資源得到合理配置和有效利用。

第二條適用范圍

本制度適用于學校小型會議室的預定、使用、維護及其相關的管理活動。

第三條管理機構

（一）學校設立會議室管理部門，負責小型會議室的日常管理、維護及監(jiān)督工作。

（二）會議室管理部門應建立健全各項管理制度，提高服務質量，保障會議的順利進行。

第四條責任分配

（一）會議室管理部門負責會議室的預訂、調度、設備維護及環(huán)境衛(wèi)生等工作。

（二）會議組織者負責會議內容的準備、會議流程的安排以及會議紀要的編寫和落實。

（三）參會人員應遵守會議紀律，愛護會議室設施，配合會議管理部門工作。

第五條會議分類

根據(jù)會議性質和規(guī)模，小型會議室分為以下兩類：

（一）日常會議室：用于日常教學、科研、管理等各類會議。

（二）專項會議室：用于重要接待、專題研討、學術交流等特殊會議。

第六條預訂與使用

（一）會議組織者需提前向會議室管理部門提交會議室預訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、會議主題等信息。

（二）會議室管理部門根據(jù)預訂申請進行審核，合理安排會議室資源。

（三）會議組織者應按照預定時間、地點召開會議，不得隨意更改。

第七條變更與取消

會議組織者如需變更或取消會議，應提前通知會議室管理部門。會議室管理部門根據(jù)實際情況調整會議室安排。

第八條違規(guī)處理

違反本制度規(guī)定，造成會議室設施損壞、影響會議正常進行等情況，由會議組織者及相關責任人承擔相應責任。

第九條制度修訂

本制度根據(jù)學校發(fā)展需要，定期進行修訂和完善。修訂后的制度經(jīng)學校批準后予以公布實施。

第十條解釋權

本制度的解釋權歸學校所有。

第二章會議流程

第一條會議籌備

（一）會議組織者根據(jù)會議目的和內容，確定會議議題、參會人員、會議時間、地點等信息。

（二）會議組織者制定會議議程，并將會議通知及議程提前發(fā)送給參會人員。

（三）會議組織者負責準備會議所需的材料、設備、茶水等服務。

第二條會議簽到

（一）會議組織者應在會議開始前設置簽到臺，參會人員需在簽到表上簽字確認。

（二）會議組織者應核對簽到人員名單，確保參會人員準時到場。

第三條會議主持

（一）會議主持人應按照會議議程，引導參會人員逐項進行討論。

（二）會議主持人需保持會議秩序，確保會議討論有序進行。

第四條會議發(fā)言

（一）會議主持人應邀請與會人員按順序發(fā)言，每人發(fā)言時間應控制在規(guī)定范圍內。

（二）發(fā)言人員應圍繞會議主題，簡明扼要地陳述觀點。

第五條會議討論

（一）會議組織者應引導參會人員就會議議題展開充分討論，確保各方意見得到充分表達。

（二）會議討論過程中，會議組織者需記錄重要觀點和結論。

第六條會議決策

（一）會議主持人根據(jù)討論情況，提出決策建議。

（二）參會人員對決策建議進行表決，達成共識。

第七條會議總結

（一）會議主持人對會議討論情況進行總結，明確會議成果和下一步工作計劃。

（二）會議組織者負責整理會議紀要，并在會議結束后及時發(fā)送給參會人員。

第八條會議閉幕

（一）會議主持人宣布會議閉幕，感謝參會人員參與。

（二）會議組織者負責收集會議材料，整理會議室。

第九條會議延期與終止

（一）如會議討論未能在預定時間內完成，會議主持人可根據(jù)實際情況決定延期或終止會議。

（二）會議延期或終止，會議組織者需及時通知參會人員。

第十條會議反饋

會議組織者應在會議結束后，向參會人員征求會議效果反饋，以便于改進會議組織工作。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的編制

（一）會議紀要應由會議組織者或指定專人負責編制，內容包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論要點、決策結果等。

（二）會議紀要應客觀、準確、全面地反映會議內容，避免個人觀點的干預。

（三）會議紀要應在會議結束后盡快完成，最遲不超過兩個工作日。

第二條會議紀要的審批

（一）會議紀要編制完成后，應提交給會議主持人或主要參會領導審批。

（二）審批通過后的會議紀要，由會議組織者負責發(fā)送給所有參會人員，并抄送相關部門。

第三條任務分配

（一）會議紀要中明確的任務和責任，應由會議組織者及時分配給相應的責任人。

（二）責任人應在規(guī)定時間內完成分配的任務，并向會議組織者報告進展。

第四條跟蹤監(jiān)督

（一）會議組織者應對會議紀要中的任務執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督，確保決策得到有效落實。

（二）對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，會議組織者應及時協(xié)調解決，確保工作順利進行。

第五條進度匯報

（一）責任人應定期向會議組織者匯報任務執(zhí)行進度，會議組織者匯總后向主要領導報告。

（二）會議組織者應定期組織會議，對任務執(zhí)行情況進行全面評估，并根據(jù)實際情況調整工作計劃。

第六條效果評估

（一）會議組織者應在任務完成后進行效果評估，分析存在的問題和不足，提出改進措施。

（二）效果評估結果應作為今后類似會議決策的參考。

第七條檔案管理

（一）會議紀要作為重要檔案資料，應由專人負責整理、歸檔和保管。

（二）會議紀要的保管期限應符合學校檔案管理規(guī)定，便于日后查詢和利用。

第八條信息公開

（一）根據(jù)學校信息公開規(guī)定，會議紀要中涉及公開事項的部分，應適時向全?；蛳嚓P人員公開。

（二）會議組織者應確保信息公開的及時、準確，接受全校師生的監(jiān)督。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預訂

（一）預訂會議室應提前向會議室管理部門提交申請，并提供會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息。

（二）會議室管理部門根據(jù)預訂申請的先后順序和會議性質進行合理安排，并在預訂確認后通知申請者。

第二條會議室使用

（一）會議組織者應按照預訂時間、地點使用會議室，不得隨意更改或占用他人預訂的會議室。

（二）使用會議室期間，應保持室內整潔，愛護設施設備，不得在室內吸煙、進食或有其他不當行為。

第三條會議室設施

（一）會議室管理部門負責定期檢查和維護會議室設施，確保設備正常運行。

（二）會議組織者在使用前應檢查設施是否完好，如發(fā)現(xiàn)問題應及時向會議室管理部門報告。

第四條會議室安全

（一）會議室管理部門應制定安全措施，確保會議室使用期間的人身和財產(chǎn)安全。

（二）會議組織者應了解并遵守會議室安全規(guī)定，如有緊急情況，應及時采取措施并報告相關部門。

第五條會議室清潔

（一）會議結束后，會議組織者應負責清理會議室，恢復原狀，確保會議室的整潔。

（二）會議室管理部門應定期對會議室進行深度清潔和消毒，保持會議室環(huán)境的衛(wèi)生。

第六條會議室保密

（一）涉及保密內容的會議，會議組織者應采取必要措施，確保會議內容不被泄露。

（二）會議室管理部門應配合會議組織者做好保密工作，對會議室進行必要的保密檢查。

第七條會議室調度

（一）會議室管理部門可根據(jù)實際情況，對會議室使用進行調度，以優(yōu)化資源分配。

（二）調度決定應及時通知受影響的會議組織者，協(xié)助解決因調度產(chǎn)生的問題。

第八條違規(guī)處理

（一）違反會議室管理規(guī)定的行為，將根據(jù)情節(jié)輕重，對相關責任人進行通報批評、罰款等處理。

（二）造成設施損壞的，責任人應承擔相應的賠償責任。

第九條反饋與改進

（一）會議室管理部門應設立反饋渠道，收集用戶意見和建議，不斷改進會議室的管理服務。

（二）會議組織者和參會人員應積極參與反饋，共同提高會議室的管理水平和使用效率。

第五章附則

第一條施行日期

本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二條解釋權

本制度的解釋權歸學校所有。

第三條補充規(guī)定

本制度