第10頁(yè)共10頁(yè)2024年學(xué)校檔案室管理制度范本一、文件資料歸檔管理1.所有具有價(jià)值的文件資料均納入歸檔范疇。2.各處室負(fù)責(zé)資料的形成、積累、立卷及歸檔工作，此職責(zé)應(yīng)明確列入兼職檔案員的崗位職責(zé)之中，并建立崗位責(zé)任制。學(xué)校檔案室需履行指導(dǎo)與監(jiān)督職責(zé)，同時(shí)負(fù)責(zé)檔案的集中與統(tǒng)一管理工作。3.各處室在工作中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件資料，必須整理立卷后歸檔，由檔案室統(tǒng)一管理，嚴(yán)禁分散存放于部門(mén)或個(gè)人手中。4.每年指定日期前，處室兼職檔案員需將上一年度的檔案材料整理立卷后歸入處室檔案，并及時(shí)移交給檔案室。5.歸檔的案卷需編制歸檔檔號(hào)、案卷號(hào)，并填寫(xiě)案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄，以確保順利移交至檔案室。6.移交案卷時(shí)，需經(jīng)檔案室工作人員驗(yàn)收，并履行移交手續(xù)，填寫(xiě)移交清冊(cè)。二、檔案庫(kù)房管理制度1.致力于實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，使庫(kù)房管理更加科學(xué)化。2.庫(kù)房由檔案人員專(zhuān)責(zé)管理，并負(fù)責(zé)每日檢查門(mén)窗電的開(kāi)關(guān)情況。3.庫(kù)房須具備防盜、防火、防潮、防光線(xiàn)、防塵等基本保護(hù)條件，并每月進(jìn)行一次全面檢查，及時(shí)處理潛在問(wèn)題。4.各類(lèi)檔案需明確界限，實(shí)行分類(lèi)分柜存放保管。5.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備專(zhuān)用櫥柜及必要的安全保護(hù)設(shè)施，以確保檔案安全。6.非檔案室工作人員嚴(yán)禁進(jìn)入庫(kù)房，且查閱檔案不得在庫(kù)房?jī)?nèi)進(jìn)行。7.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持整潔，禁止堆放其他物品。三、檔案保密保衛(wèi)制度1.保守檔案機(jī)密是每位檔案工作人員的神圣職責(zé)。2.檔案室設(shè)有專(zhuān)用庫(kù)房及櫥柜用于存放檔案。3.檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置閱覽區(qū)，并建立監(jiān)閱制度以防止失密。4.檔案庫(kù)房和櫥柜需明確專(zhuān)人管理，鑰匙由專(zhuān)管人員保管。檔案人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理交接手續(xù)。5.檔案人員嚴(yán)禁將涉密文件、檔案資料帶離工作場(chǎng)所或泄露給無(wú)關(guān)人員。6.禁止擅自翻印、復(fù)印涉密文件或資料，嚴(yán)禁在私人通信或電話(huà)中提及檔案機(jī)密。立卷過(guò)程中產(chǎn)生的草稿、廢紙等應(yīng)按保密要求處理或銷(xiāo)毀。7.非檔案人員不得進(jìn)入庫(kù)房，更不得在庫(kù)房?jī)?nèi)接待親友。四、檔案資料借閱制度根據(jù)《檔案法》及相關(guān)規(guī)定，特制定本制度：1.外單位查閱檔案需持單位介紹信，并通常應(yīng)有兩人同行。查閱機(jī)密或涉密、人事文件時(shí)，查閱人必須為黨員。2.查閱檔案必須在指定查閱室進(jìn)行，未經(jīng)允許不得私自帶走。3.查閱重要涉密檔案或控制使用的檔案需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意。4.學(xué)校檔案嚴(yán)格控制借出，確因工作需要借出時(shí)，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且借出時(shí)間一般不得超過(guò)三天。借閱期間需確保檔案安全。5.摘抄檔案材料時(shí)需注明年代、卷號(hào)、張?zhí)?，并認(rèn)真核對(duì)。出具的證明材料需加蓋公章方為有效。如需復(fù)制需經(jīng)經(jīng)辦部門(mén)同意。6.利用檔案者需保守機(jī)密，不得泄露或公布檔案內(nèi)容。7.查閱檔案時(shí)需保持檔案整潔，嚴(yán)禁在文件上圈點(diǎn)、批注、勾畫(huà)或污損檔案，更不得拆卷抽取或撕毀原件。違者將依據(jù)《檔案法》追究責(zé)任。8.利用檔案產(chǎn)生顯著經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益時(shí)，利用者有責(zé)任向檔案室提供反饋信息。五、檔案銷(xiāo)毀制度1.檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意。2.需銷(xiāo)毀的檔案需編制清冊(cè)，并撰寫(xiě)書(shū)面報(bào)告詳細(xì)說(shuō)明檔案的歷史情況、所屬年代、保管期限、數(shù)量及詳細(xì)內(nèi)容、鑒定情況及銷(xiāo)毀理由等。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須有兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀”字樣及日期，簽名蓋章以示負(fù)責(zé)。4.被銷(xiāo)毀檔案如送造紙廠(chǎng)打漿，必須在監(jiān)督下進(jìn)行，確保打成紙漿后監(jiān)銷(xiāo)人員方可離開(kāi)。六、檔案保管制度1.檔案庫(kù)房、檔案柜及資料架需統(tǒng)一編號(hào)，檔案及資料需按全宗和分類(lèi)順序整齊排列。重點(diǎn)檔案和一般檔案需分別保管并定期檢查，對(duì)破損或模糊不清的檔案及時(shí)修復(fù)和復(fù)制。2.認(rèn)真落實(shí)檔案庫(kù)房的八防措施（防盜、防火、防潮等）。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃品；庫(kù)房?jī)?nèi)外應(yīng)放置滅火器材以備不時(shí)之需；門(mén)窗需裝置防盜設(shè)備并及時(shí)關(guān)鎖；鑰匙由專(zhuān)人專(zhuān)柜保管2024年學(xué)校檔案室管理制度范本（二）依據(jù)依法治檔的基本原則，為強(qiáng)化學(xué)校檔案的妥善保管、嚴(yán)格保密及高效利用，特制定以下制度規(guī)范：一、檔案保管：1.對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)施細(xì)致分類(lèi)、登記、編目，確保存放井然有序，并編制案卷目錄等輔助檢索工具。2.設(shè)立專(zhuān)用庫(kù)房，配備專(zhuān)業(yè)箱柜，全面落實(shí)八防措施（防盜、防火、防光、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防霉、防水），保障檔案安全。3.針對(duì)已達(dá)到保管期限需銷(xiāo)毀的檔案材料，需先行清理造冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)請(qǐng)主管部門(mén)批準(zhǔn)方可執(zhí)行。4.檔案員需定期對(duì)檔案材料進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即采取改進(jìn)措施。二、檔案保密：1.嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》，全體人員需嚴(yán)格遵守國(guó)家保密規(guī)定及工作人員保密守則。非檔案室人員未經(jīng)許可，嚴(yán)禁擅自進(jìn)入檔案室。2.涉及保密范疇的檔案，利用者需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。在查閱過(guò)程中，嚴(yán)禁翻閱或摘錄與利用目的無(wú)關(guān)的內(nèi)容。三、檔案利用：1.本學(xué)院人員因工作需要查閱本職責(zé)范圍內(nèi)的檔案時(shí)，可直接向檔案員提出申請(qǐng)，檔案室將優(yōu)先提供利用服務(wù)。2.外來(lái)人員如需利用本單位檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查閱。3.利用者如需摘錄、復(fù)印檔案內(nèi)容，一般性需求需經(jīng)檔案員同意，重要內(nèi)容則需報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.建立健全檔案利用記錄制度，檔案員有權(quán)向利用者了解利用效果，利用者亦有義務(wù)向檔案室反饋相關(guān)信息。檔案室____年09月25日2024年學(xué)校檔案室管理制度范本（三）學(xué)校檔案管理規(guī)定一、總體要求隨著學(xué)校各項(xiàng)工作的不斷發(fā)展，各單位應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，積極探索適應(yīng)發(fā)展需求的檔案管理模式。同時(shí)，各單位必須保持與上級(jí)檔案管理部門(mén)的密切聯(lián)系，主動(dòng)尋求指導(dǎo)，確保檔案管理工作服從整體調(diào)控，避免各行其是。二、檔案整理原則1.保持結(jié)構(gòu)完整性：學(xué)校檔案的整理應(yīng)遵循教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財(cái)務(wù)及經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)過(guò)程中形成的檔案資料自身規(guī)律，確保檔案結(jié)構(gòu)的完整性。2.保持整體系統(tǒng)性：根據(jù)學(xué)校檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和性質(zhì)等條件，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，維護(hù)其整體的系統(tǒng)性。三、檔案的立卷1.為提升立卷質(zhì)量，便于歸檔前的查找利用，學(xué)校應(yīng)推行預(yù)立卷制度，并按照上級(jí)要求執(zhí)行。2.學(xué)校各有關(guān)部門(mén)兼職檔案員需按預(yù)立卷類(lèi)目及時(shí)收集、積累材料，并定期進(jìn)行整理。3.學(xué)校檔案室應(yīng)隨時(shí)了解、檢查并指導(dǎo)兼職檔案員的預(yù)立卷工作。4.組卷應(yīng)遵循文件材料形成的規(guī)律，保持其相互間的有機(jī)聯(lián)系，便于查考和利用。5.組卷技術(shù)要求包括：內(nèi)容相同的文件材料組成一卷，數(shù)量多時(shí)可分別組成若干卷，每卷不超過(guò)200頁(yè)。卷內(nèi)文件按正件、附件，打印稿、定稿，批復(fù)、請(qǐng)示等順序排列。按順序編頁(yè)號(hào)，位置在非裝訂線(xiàn)一側(cè)上角。填寫(xiě)卷內(nèi)目錄及備考表，注明單位、責(zé)任者、時(shí)間。拆除金屬物，用線(xiàn)裝訂，修補(bǔ)破損材料。案卷封面欄目填寫(xiě)齊全，標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要，體現(xiàn)作者、問(wèn)題、文種三要素。檔案盒封面和卷盒按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、檔案的保管1.硬件保障：檔案庫(kù)房應(yīng)確保通風(fēng)、干燥，配備防潮、防霉、防蛀、防火、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，并設(shè)有防盜系統(tǒng)。2.軟件建設(shè)：建立檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類(lèi)、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷(xiāo)毀等，并建立相應(yīng)的工作資料。3.歸檔驗(yàn)收：檔案室應(yīng)對(duì)整理組卷完畢的檔案進(jìn)行入庫(kù)前鑒定和驗(yàn)收，不合格者需重新整理。4.分類(lèi)編號(hào)與編目：按規(guī)定進(jìn)行檔案分類(lèi)編號(hào)和編目工作，目錄條目包含順序號(hào)、檔號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等基本著錄項(xiàng)目。實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的，應(yīng)將目錄輸入計(jì)算機(jī)，建立信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檢索、統(tǒng)計(jì)的機(jī)上操作。5.上架與檢查：按檔案順序號(hào)依次排列上架，并定期全面檢查，記錄檢查情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)。6.鑒定與銷(xiāo)毀：根據(jù)歸檔范圍和保管期限表，對(duì)到期檔案提出銷(xiāo)毀或延長(zhǎng)保管期的意見(jiàn)，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)須有兩人監(jiān)銷(xiāo)并簽字。7.統(tǒng)計(jì)與補(bǔ)充：做好檔案的收進(jìn)、移出、利用、銷(xiāo)毀等統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。歸檔文件如有遺漏，學(xué)校應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充，檔案室應(yīng)將補(bǔ)充材料插入相應(yīng)案卷或另行組卷。五、檔案室管理制度為加強(qiáng)學(xué)校檔案的保管、保密和利用工作，根據(jù)依法治檔原則，特制定以下制度：1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》及相關(guān)檔案工作規(guī)定。2.已入檔檔案須統(tǒng)一分類(lèi)登記、編目、科學(xué)管理，妥善存放，并制訂索引查詢(xún)工具。3.設(shè)立檔案庫(kù)，配置專(zhuān)業(yè)存檔箱柜，做好安全防范工作，確保檔案安全無(wú)虞。4.銷(xiāo)毀過(guò)期檔案需清理造冊(cè)，報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.檔案責(zé)任人應(yīng)遵守保密守則，非檔案工作人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。6.保密檔案利用需經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意，查閱時(shí)不得拆散、涂改、損毀或轉(zhuǎn)讓他人。7.摘錄、復(fù)印檔案需經(jīng)檔案員或校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外來(lái)人員需持單位介紹信并經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱。8.做好檔案利用記錄工作，利用者有義務(wù)反饋利用效果。9.檔案工作人員應(yīng)定期全面檢查檔案材料，及時(shí)改進(jìn)問(wèn)題。2024年學(xué)校檔案室管理制度范本（四）一、持續(xù)發(fā)展與檔案管理1.順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)：隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，各單位應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)并尊重這一現(xiàn)實(shí)，積極投身于探索與創(chuàng)新之中。同時(shí)，務(wù)必保持與上級(jí)檔案管理部門(mén)的緊密聯(lián)系，主動(dòng)尋求指導(dǎo)，確保工作方向正確，不偏離整體調(diào)控的軌道，避免各自為政的局面。2.保持結(jié)構(gòu)完整性：在學(xué)校檔案的整理過(guò)程中，必須嚴(yán)格遵循教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財(cái)務(wù)及經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)過(guò)程中形成的檔案資料之內(nèi)在規(guī)律，確保檔案結(jié)構(gòu)的完整無(wú)缺。3.維護(hù)整體系統(tǒng)性：還應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容及性質(zhì)等要素，保持其歷史聯(lián)系，構(gòu)建并維護(hù)檔案的整體系統(tǒng)性，以確保檔案信息的連續(xù)性和完整性。二、檔案立卷規(guī)范1.預(yù)立卷制度：為提升立卷質(zhì)量，便于日常歸卷及歸檔前的查找利用，學(xué)校應(yīng)積極響應(yīng)上級(jí)要求，推行預(yù)立卷制度。2.材料收集與整理：學(xué)校各相關(guān)部門(mén)的兼職檔案員需依據(jù)預(yù)立卷類(lèi)目，及時(shí)收集、積累相關(guān)材料，并定期進(jìn)行整理，以確保檔案內(nèi)容的完整與準(zhǔn)確。3.監(jiān)督與指導(dǎo)：學(xué)校檔案室應(yīng)密切關(guān)注兼職檔案員的工作進(jìn)展，通過(guò)檢查與指導(dǎo)，促進(jìn)其預(yù)立卷工作的規(guī)范化與高效化。4.組卷原則與技術(shù)要求：組卷過(guò)程需嚴(yán)格遵循文件材料形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于后續(xù)的查考與利用。同時(shí)，應(yīng)滿(mǎn)足一系列技術(shù)要求，如內(nèi)容相同的文件材料組成一卷，卷內(nèi)文件按特定順序排列，編頁(yè)號(hào)位置統(tǒng)一，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄及備考表等。三、檔案保管措施1.硬件保障：為確保檔案的完整與安全，檔案庫(kù)房需具備通風(fēng)、干燥等條件，并配備必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施。同時(shí)，應(yīng)安裝防盜設(shè)施，以防范潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。2.軟件建設(shè)：建立健全檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類(lèi)、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷(xiāo)毀等各環(huán)節(jié)的工作規(guī)范。同時(shí)，建立相應(yīng)的工作資料庫(kù)，為檔案管理提供有力支持。3.歸檔驗(yàn)收與分類(lèi)編號(hào)：檔案室應(yīng)對(duì)整理組卷完畢的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的入庫(kù)前鑒定與驗(yàn)收。不符合要求的檔案必須重新整理至合格后方可歸檔。同時(shí)，應(yīng)按規(guī)定做好檔案的分類(lèi)編號(hào)工作，確保檔案信息的有序存儲(chǔ)與檢索。4.編目與檢索：建立詳盡的檔案目錄體系，確保每條目基本著錄項(xiàng)目齊全。對(duì)于實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的單位，應(yīng)將目錄信息輸入計(jì)算機(jī)并建立信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檢索與統(tǒng)計(jì)的自動(dòng)化操作。5.定期檢查與補(bǔ)救：定期對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查