教育系統(tǒng)會議管理制度第一章總則

一、為了加強教育系統(tǒng)內(nèi)部管理，規(guī)范會議組織，提高會議效率，確保會議決策的貫徹落實，根據(jù)教育系統(tǒng)的實際情況，特制定本會議管理制度。

二、本制度適用于教育系統(tǒng)內(nèi)各部門、各單位組織召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題會、研討會、評審會等。

三、會議應遵循以下原則：

1.精簡高效：嚴格控制會議數(shù)量和規(guī)模，減少無效會議，確保會議內(nèi)容充實、有針對性。

2.議事公開：會議討論的事項應公開透明，充分發(fā)揚民主，廣泛聽取與會人員意見。

3.決策民主：會議決策應充分尊重與會人員意見，實行民主集中制原則。

4.責任明確：會議決議事項應明確責任人和完成時限，確保決策的貫徹落實。

四、會議組織部門應按照本制度規(guī)定，認真組織會議，確保會議質(zhì)量。與會人員應積極參與會議，遵守會議紀律，認真履行職責。

五、本制度解釋權歸教育系統(tǒng)管理部門。各部門、各單位可根據(jù)本制度，結合實際情況，制定具體實施細則。

六、本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。如需對本制度進行修訂，由教育系統(tǒng)管理部門負責組織修訂。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織部門應根據(jù)工作需要，明確會議主題，并在會議通知中予以明確。

2.制定會議方案：會議組織部門應制定會議方案，包括會議時間、地點、議程、參會人員、預期目標等。

3.發(fā)送會議通知：會議組織部門應在會議召開前，提前發(fā)送會議通知，通知應包括會議主題、時間、地點、議程等內(nèi)容，并要求與會人員做好相關準備工作。

4.準備會議材料：會議組織部門應提前準備會議相關材料，包括會議議程、匯報材料、相關文件等，并確保與會人員人手一份。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，與會人員應進行簽到，會議組織部門負責統(tǒng)計參會人員名單。

2.會議主持人：會議主持人負責組織會議，按照會議議程逐項進行，確保會議有序進行。

3.會議發(fā)言：會議主持人應根據(jù)議程安排，組織與會人員進行發(fā)言。發(fā)言人員應圍繞會議主題，簡明扼要地陳述觀點。

4.會議討論：會議主持人應引導與會人員就會議議題展開充分討論，確保各種意見得到充分表達。

5.會議決策：會議主持人應組織與會人員進行投票或表決，根據(jù)表決結果形成會議決議。

三、會議記錄

1.會議記錄人員：會議組織部門應指定專人負責會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議議程、與會人員發(fā)言、討論情況、表決結果等。

2.會議記錄整理：會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要。

四、會議總結

1.會議總結報告：會議組織部門應編寫會議總結報告，包括會議取得的成果、存在的問題、下一步工作計劃等。

2.會議紀要分發(fā)：會議紀要應分發(fā)給與會人員，以便了解會議內(nèi)容，督促落實會議決議。

五、會議資料的歸檔

會議結束后，會議組織部門應將會議通知、會議議程、會議紀要、會議總結等相關資料進行歸檔，以便日后查閱。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與審批

1.會議紀要應詳細記錄會議討論的主要議題、決策結果、任務分工、責任人和完成時限等內(nèi)容。

2.會議紀要由會議記錄人員在會議結束后及時編制，經(jīng)會議主持人審核后，提交給會議組織部門負責人審批。

3.審批通過的會議紀要應加蓋公章，以正式文件形式發(fā)布。

二、會議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.會議組織部門應建立會議決議跟蹤機制，對會議決議的執(zhí)行情況進行定期跟蹤和督促。

2.責任人應根據(jù)會議紀要中的任務分工，制定具體實施計劃，并在規(guī)定時限內(nèi)完成相關工作。

3.會議組織部門應定期收集和匯總決議執(zhí)行情況，及時向會議主持人匯報。

三、會議決議的反饋與評估

1.責任人在完成任務后，應向會議組織部門提供工作完成情況的書面報告。

2.會議組織部門應對會議決議的執(zhí)行效果進行評估，分析存在的問題和不足，提出改進措施。

3.對于未按期完成的任務，會議組織部門應責成責任人說明原因，并制定整改措施。

四、會議紀要的公開與查閱

1.會議紀要應視情況在一定范圍內(nèi)公開，以便相關人員了解會議內(nèi)容和決議。

2.會議組織部門應建立會議紀要查閱制度，確保會議紀要的保存和查閱工作有序進行。

3.需要查閱會議紀要的人員，應向會議組織部門提出申請，經(jīng)批準后可進行查閱。

五、會議決議的持續(xù)改進

1.會議組織部門應定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行回顧，總結經(jīng)驗教訓，不斷優(yōu)化會議管理制度。

2.對于會議決議執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時調(diào)整和完善相關政策，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行效果。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采取預約制度，各部門或單位需提前向會議組織部門提交會議室預訂申請。

2.預訂申請應包括會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便會議組織部門合理分配會議室資源。

3.會議組織部門根據(jù)預訂申請的先后順序和會議室使用情況，統(tǒng)籌安排會議室的使用。

二、會議室布置

1.會議室布置應根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理安排，確保會議環(huán)境舒適、功能齊全。

2.會議組織部門負責安排會議室的基本設施，如座位、投影儀、音響設備等。

3.會議室布置應保持整潔、有序，不得在會議室內(nèi)吸煙、進食。

三、會議室使用

1.會議召開前，會議組織部門應確保會議室內(nèi)的設施設備正常運行。

2.與會人員應愛護會議室設施，遵守會議紀律，按時參加會議。

3.會議室使用過程中，如遇到設施故障等問題，應及時向會議組織部門報告，以便及時解決。

四、會議室清理與維護

1.會議結束后，會議組織部門應負責對會議室進行清理，確保會議室的整潔。

2.定期對會議室設施進行檢查、保養(yǎng)和維修，以保證會議室的正常使用。

3.會議組織部門應建立會議室使用檔案，記錄會議室使用情況、維修保養(yǎng)情況等。

五、會議室安全與保密

1.會議室應采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設備、設置消防器材等。

2.會議組織部門應加強會議室的保密工作，確保會議內(nèi)容的保密性。

3.與會人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容和敏感信息。

六、會議室資源優(yōu)化

1.會議組織部門應定期評估會議室使用情況，合理調(diào)整會議室資源分配。

2.鼓勵采用視頻會議等現(xiàn)代化手段，提高會議室使用效率，減少會議室資源的浪費。

第五章附則

一、本制度的解釋權