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文檔簡(jiǎn)介

大區(qū)銷售額對(duì)應(yīng)單元格

學(xué)習(xí)使人進(jìn)步

產(chǎn)品名稱

白鐵皮東北8500C4

白鐵皮華南40000F4

薄板東北20230C5

薄板華北150000D5

花紋鋼板東北10000C6

角鋼華北320230D7

????????????

????????????

1.1.1定義交叉表

新建模板《地區(qū)銷售匯總》,表樣如圖8-16所示。在其上定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)的表“地區(qū)銷

售匯總一主表”:

主鍵區(qū)域字段名數(shù)據(jù)類型必填填寫規(guī)范其他

C2年月日期f

按如下環(huán)節(jié)操作,定義明細(xì)表:

1)選中區(qū)域B4:G11,右擊鼠標(biāo),選擇彈出菜單“定義反復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)二

2)彈出對(duì)話框,如圖,單擊【交叉表】,選中“數(shù)據(jù)區(qū)域可向下擴(kuò)展”,其他默認(rèn)值不變,

按【下一步L

圖8-17-1定義交叉表

3)選擇“構(gòu)成新數(shù)據(jù)表”,命名為“地區(qū)銷售匯總—明細(xì)”,按【F一步】。

4)對(duì)話框顯示如下:

圖8-17-2定義交叉表

5)更改字段名與數(shù)據(jù)類型,成果如卜.:

圖8-17-3定義交叉表

6)點(diǎn)擊【下一步】,點(diǎn)擊【完畢】。

N交叉表中的數(shù)據(jù)項(xiàng)分三種:1)列標(biāo)字段,是上方口勺若干行;2)行標(biāo)字段,是左側(cè)

晉的若干列;3)數(shù)據(jù)字段,是右下方的矩形區(qū)域。其中行標(biāo)字段和列標(biāo)字段可以是一

種或多種,但數(shù)據(jù)字段只能有一種。

1.1.2交叉表產(chǎn)生的數(shù)據(jù)

針對(duì)交叉表所定義的明細(xì)數(shù)據(jù)表,其中字段分三類,一是上方標(biāo)題行對(duì)應(yīng)口勺字段,稱為

列標(biāo)字段(由于其決定了列);二是左側(cè)標(biāo)題列對(duì)應(yīng)日勺字段,稱為行標(biāo)字段(由于其決定了

行);三是右下方的矩形區(qū)域?qū)?yīng)的字段,成為數(shù)據(jù)字段。數(shù)據(jù)字段只能有一種,列標(biāo)或行

標(biāo)字段可以有多種。在本洌中,“大區(qū)”是列標(biāo)字段,“產(chǎn)品名稱”是行標(biāo)字段,“銷售額”

是數(shù)據(jù)字段。

手工填制一張地區(qū)銷售匯總,保留后,到我H勺工作臺(tái)中杳看所產(chǎn)生日勺數(shù)據(jù),如卜.圖所示:

圖8-18

由此可見,填制交叉表時(shí),其數(shù)據(jù)字段對(duì)應(yīng)區(qū)域內(nèi)的每個(gè)單元格,都會(huì)產(chǎn)生一條記錄。

母填報(bào)時(shí),一張交叉表口勺數(shù)據(jù)字段的區(qū)域中有多少個(gè)單元格,就會(huì)產(chǎn)生多少條記錄。

LL3用表間公式填充交叉表

下面我們來定義表間公式,完畢地區(qū)銷售匯總表的自動(dòng)記錄。

先分析一下問題。我們口勺目的是記錄銷售額。銷售額日勺發(fā)生是源自訂單,因此表間公式

的來源數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)是訂單。由于要按地辨別別記錄銷售額,因此還要確定每份訂單應(yīng)歸屬哪個(gè)

大區(qū)。訂單上并未直接指明地區(qū),但指明了訂貨的客戶,而哪個(gè)客戶歸屬哪個(gè)大區(qū),在“客

戶登記表”中可以查到H勺.所認(rèn)為了對(duì)的地記錄出各地區(qū)的銷售額,需要把“訂單”和“客

戶登記表”結(jié)合起來,需要用到表間關(guān)聯(lián)。

最終定義的表間公式如下:

第一條表間公式,提取所有的產(chǎn)品名稱,填充到交叉表的左側(cè),注意此表間公式的執(zhí)行

方式是“打開后自動(dòng)執(zhí)行(初始填報(bào))”

圖8/9

第二條表間公式,提取指定月份的訂單信息,訂單表和客戶登記做關(guān)聯(lián),得到的I成果分

別對(duì)“地區(qū)”和“產(chǎn)品名稱”做按行列匹配,把合計(jì)日勺金額填充到交叉表H勺數(shù)據(jù)區(qū)域中。

圖8-20

假如一條表間公式是用來填充交叉表數(shù)據(jù)字段口勺,那么在該公式口勺填充方式中要包

括所有。勺列標(biāo)和行標(biāo)字段,并且對(duì)它們做按行列匹配。

1.2本章練習(xí)

上機(jī)練習(xí)

D完畢8.3節(jié)H勺銷售月報(bào)模板

2)分析下面口勺報(bào)表,指出哪里是列標(biāo)字段、行標(biāo)字段、數(shù)據(jù)字段:

15

3)設(shè)計(jì)上圖所示的銷售月報(bào)模板

4)復(fù)習(xí)按行列匹配的概念和使用:在《訂單》模板上定義一條表間公式,它能實(shí)現(xiàn)如下的

功能:1)選擇某產(chǎn)品名稱后,在該產(chǎn)品所在行的“規(guī)格”處自動(dòng)出現(xiàn)一種下拉列表,

該卜拉列表中包括的內(nèi)容是該產(chǎn)品的所有規(guī)格。

思索題

在諸多企業(yè)中,日?qǐng)?bào)不是每天都做,周一的日?qǐng)?bào)上包括上周六、周日和本周一3天的數(shù)

據(jù),周二~周五的日?qǐng)?bào)上是當(dāng)日的數(shù)據(jù)。針對(duì)這種狀況,怎樣改善8.2節(jié)的《新日?qǐng)?bào)》模板?

第2章、常用系統(tǒng)管理功能

這一章我們學(xué)習(xí)管理控制臺(tái)上的常用功能。

2.1數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)

業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是企業(yè)的寶貴資產(chǎn)。在信息系統(tǒng)日勺使用過程中,由于硬件故障(如硬盤發(fā)生壞

道)、顧客的誤操作(不小心刪除了數(shù)據(jù))、或軟件系統(tǒng)故障(如感染病毒)等原因而導(dǎo)致業(yè)

務(wù)數(shù)據(jù)損毀或丟失是?種常見日勺安全風(fēng)險(xiǎn)。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份是信息系統(tǒng)管理的?項(xiàng)重要內(nèi)

容。

Excel服務(wù)器U勺數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)在服務(wù)端計(jì)算機(jī)上U勺SQLServer數(shù)據(jù)庫中。因此數(shù)據(jù)備份

工作要在服務(wù)端計(jì)算機(jī)上進(jìn)行。

Q數(shù)據(jù)備份不能僅靠計(jì)算機(jī)管理員口勺個(gè)人自覺,最佳形成制度,明確由指定人員員責(zé)。

?規(guī)定好備份的時(shí)間周期、備份介質(zhì)的寄存位置和俁管責(zé)任。一般提議,備份介質(zhì)(磁

帶、移動(dòng)硬盤、光盤等)不要和服務(wù)器寄存在同一種房間內(nèi),以免在發(fā)生火災(zāi)、失竊等意外

事件時(shí)備份數(shù)據(jù)和正式數(shù)據(jù)同步無法保全。

2.1.1自動(dòng)備份

Excel服務(wù)器提供了定期自動(dòng)備份數(shù)據(jù)的功能,我們?cè)O(shè)定好備份日勺周期、備份時(shí)間和備

份目錄,系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)完畢備份工作。

1)用Admin帳戶(或其他具有Administrators角色的賬戶)登錄到管理控制臺(tái)

2)在左側(cè)樹型中展開“任務(wù)管理”,選中其下的“自動(dòng)備份”,點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵,選擇彈出菜

單“新建”。

B-

AFP

LE

"

a

N以

雪角包

用戶

9報(bào)表分芟

封數(shù)據(jù)二空

歡數(shù)據(jù)?苑

^自動(dòng)結(jié)

口修極數(shù)

外部

希日志

田K統(tǒng)

白S

3任務(wù)

,他,

修i

H數(shù)

3濟(jì)

§

2安E全活動(dòng)

當(dāng)?shù)?/p>

1550

6

2007-7-2

LE]

AFP

登錄到[

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[Ad

備份計(jì)

立自動(dòng)

1建

圖2-

口,

劃”窗

備份計(jì)

庫自動(dòng)

“數(shù)據(jù)

彈出

3)

計(jì)劃

動(dòng)備份

-2自

圖2

途徑

備份

選擇

4)

頻率。

置備份

。設(shè)

窗口

率”

生頻

務(wù)發(fā)

出“任

,彈

按鈕

…】

【設(shè)置

點(diǎn)擊

5)

圖2-3設(shè)置自動(dòng)備份的發(fā)生頻率

6)點(diǎn)擊【確定】,返回“數(shù)據(jù)庫自動(dòng)備份計(jì)劃”窗口。

7)點(diǎn)擊【確定】

用上述措施設(shè)置了自動(dòng)備份計(jì)劃后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按設(shè)定好時(shí)周期和時(shí)間在備份途徑下產(chǎn)

生備份。

2.1.2手工備份

除了設(shè)定自動(dòng)備份計(jì)劃外,還可以隨時(shí)做手工備份,操作措施如下:

I)在服務(wù)端計(jì)算機(jī)上,以Admin帳戶登錄到管理臺(tái)(以擁有Administrators角色的其他帳

戶登錄亦可)

2)在服務(wù)器節(jié)點(diǎn)上選擇右鍵菜單“數(shù)據(jù)備份”,如下圖所不:

圖2-4在管理臺(tái)中手工備份數(shù)據(jù)

3)在彈出對(duì)話框中按【瀏覽…工選擇備份目錄,如下圖例示:

圖2-5數(shù)據(jù)備份

4)按【確定】開始備份。備份完畢后系統(tǒng)會(huì)給出提醒。

5)備份完畢后,通過杳看“我的電腦”,您會(huì)發(fā)目前您指定的目錄下產(chǎn)生了一種新日勺子目

錄,用目前日期時(shí)間所對(duì)應(yīng)的數(shù)字命名,如“49”,在此子目錄下有兩個(gè)文獻(xiàn),名稱分

別為“sys.bak”和“app.bak"。這就是我們所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份。

2.1.3數(shù)據(jù)恢復(fù)

把備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到Excel服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中的措施是:

1)在服務(wù)端計(jì)算機(jī)上用掬有Administrators角色的帳戶(Admin或其他)登錄到管理臺(tái)。

2)在服務(wù)器節(jié)點(diǎn)上選擇右鍵菜單“恢復(fù):數(shù)據(jù)”。

3)彈出如下對(duì)話框,按【瀏覽…】按鈕選擇要恢復(fù)H勺備份文獻(xiàn)所在日勺途徑。同步還需要輸

入數(shù)據(jù)庫超級(jí)顧客sa的U令。(有關(guān)數(shù)據(jù)庫超級(jí)顧客的II令,請(qǐng)參見1.4節(jié)安裝與卸載)

圖2-6數(shù)據(jù)恢復(fù)

4)按【確定】,系統(tǒng)給出如下提醒:

圖2-7

5)回答【否】什么也不做,若回答【是工則開始數(shù)據(jù)恢復(fù)。

田數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)操作只能在服務(wù)器上進(jìn)行。

2.2自定義數(shù)據(jù)類型

在模版上定義數(shù)據(jù)表時(shí),需要指定每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)的數(shù)據(jù)類型。Excel服務(wù)器預(yù)先提供了某

些常用的數(shù)據(jù)類型,包括:文字(20字以內(nèi))、文字(100字以內(nèi))、文字(500字以內(nèi))、名稱或

地址、整數(shù)、小數(shù)、價(jià)格、金額、日期、圖形、附件。

您還可以根據(jù)需要,定義新的數(shù)據(jù)類型。新數(shù)據(jù)類型在管理臺(tái)中定義,規(guī)定顧客有

uAdministrstorsn或**ReportDesignersn權(quán)限。

如卜.以定義"”數(shù)據(jù)類型為例,闡明定義新數(shù)據(jù)類型的I措施。

1)以Admin帳戶登錄到管理臺(tái)。

2)在管理臺(tái)主界面的左側(cè)樹型中選中“數(shù)據(jù)類型”節(jié)點(diǎn),右擊鼠標(biāo),選擇彈出菜單“新建二

3)彈出“自定義數(shù)據(jù)類型”對(duì)話框,如下圖所示.

圖2-8定義數(shù)據(jù)類型

4)類型名稱輸入“”,基礎(chǔ)類型選擇“文字”,限定長(zhǎng)度選擇輸入6,本類型數(shù)據(jù)項(xiàng)一般

包括字樣“,郵政編碼,zipcode”,

5)按【確定】,完畢新數(shù)據(jù)類型的定義。

此后,定義數(shù)據(jù)項(xiàng)的過程中,數(shù)據(jù)類型的卜拉選項(xiàng)將增長(zhǎng)一項(xiàng)“

2.3管理模板

在管理臺(tái)主界面的左側(cè)樹型中選中“模板”,右側(cè)窗珞中會(huì)顯示所有已定義的模板名稱。

選中其中的一項(xiàng),點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵,列出彈出菜單,您可以:查看模板屬性、刪除模板已填u勺

數(shù)據(jù)、刪除數(shù)據(jù)同步也刪除模板定義,以及模板定義的導(dǎo)入導(dǎo)出。

圖2-9在管理臺(tái)中查看模板屬性

2.3.1查看模板屬性

從彈出菜單中選擇“屬性”,打開“報(bào)表屬性”對(duì)話框,如下圖所示:

圖2-10

232刪除數(shù)據(jù)

從彈出菜單中選擇“刑除數(shù)據(jù)”,可刪除基于該模板填報(bào)B勺所有表單。

233刪除模板定義

從彈出菜單中選擇“刪除報(bào)表及數(shù)據(jù)”,可刪除基于該模板填報(bào)的所有表單,以及模板

的定義,包括表樣、數(shù)據(jù)表、表間公式、工作流。

234模板定義的導(dǎo)入導(dǎo)出

為何要做模板的導(dǎo)入導(dǎo)出

回憶一下,模板是什么?它是:表樣+填表規(guī)定(包括數(shù)據(jù)表定義、表間公式和回寫公

式的定義,以及工作流的定義)

假如您單位在總部和其他卜.屬單位均安裝了Excel服務(wù)器,您在總部設(shè)計(jì)好模板,需要

卜屬單位使用同樣口勺模板,那么您可以從總部日勺服務(wù)器上把模板定義導(dǎo)出成幾種文獻(xiàn),發(fā)給

下屬單位,由下屬單位向自己的)服務(wù)器中導(dǎo)入。

假如您想運(yùn)用Excel服務(wù)器為其他單位設(shè)計(jì)信息系統(tǒng),您可以在自己的計(jì)算機(jī)上設(shè)計(jì),

然后導(dǎo)出模板定義,再導(dǎo)入到您客戶口勺服務(wù)器上。

假如您在設(shè)計(jì)模板時(shí)碰到了問題,您可以把有問題的模板定義導(dǎo)出,通過電子郵件等力

式發(fā)給勒哲軟件H勺工程師,他們能幫您分析和處理問題。

怎樣導(dǎo)出

1)在管理臺(tái)中選中“模板”,選擇右鍵菜單“導(dǎo)出模板”,如圖:

:能S巖理臺(tái)--[Adnin】已登錄到〔APPLE]■回口

操作Q)查看。幫助a

■X⑥

-8-TW

皿APPLE杯表名稱創(chuàng)淫者報(bào)表類型槿楨

據(jù)

田MA公司客戶登記表Adnin電基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

或角色物科表Adnin基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

C用戶訂單Adnin銷自單據(jù)

據(jù)

左份報(bào)表分類導(dǎo)入客戶信息Adnin

固數(shù)據(jù)類型單

導(dǎo)入訂單Adnin

據(jù)

里.數(shù)據(jù)視范單

梢百臺(tái)幃Adnin

建自動(dòng)編號(hào)據(jù)

梢百日?qǐng)?bào)麻累計(jì))

Adnin單

,據(jù)

外地區(qū)銷?C總

導(dǎo)入根板中Adnin

導(dǎo)出模根,

安刷新?)

當(dāng)

幫助如

2J

[Adnm]已登錄到【AH11I皿

圖2-11在管理臺(tái)中導(dǎo)出模板定義

2)彈出“導(dǎo)出模板”窗口,從卜拉列表中選擇要導(dǎo)出的模板,選擇導(dǎo)出成果寄存途徑,如

圖:

圖2-12選擇要導(dǎo)出的模板及導(dǎo)出途徑

3)按【確定】,提醒您模板導(dǎo)出完畢,并在窗口的下方列出導(dǎo)出信息,如圖:

:!彳士理也定三I口—……E

圖2-13導(dǎo)出模板

其中“依賴項(xiàng)”向您闡明該模板上口勺表間公式用到了哪些其他模板上的數(shù)據(jù)表,您需要考慮

與否也需要導(dǎo)出這些模板的定義,“導(dǎo)出過程描述”列舉所導(dǎo)出的內(nèi)容。

4)關(guān)閉窗口。

5)打開“我的電腦”,您會(huì)看到在指定的目錄下出現(xiàn)了兩個(gè)新的文獻(xiàn),它們就是所導(dǎo)出的

模板定義,您可以發(fā)給需要U勺人。

1?D.\痂建文件夾四回E3]

文件9潴輯⑥查看國(guó))收藏⑷工具9幫助國(guó))13

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地址也)[口D:\新建文件夾zJ|@轉(zhuǎn)到

名稱1大小1類型1修改日期1屆性1

國(guó)銷售日推律累計(jì))_vi"17KBES文件2007-7-2616:37A

■*嗜日?qǐng)?bào)端累計(jì))_V1E18KBESX文件2007-7-2616:37A

圖2-14導(dǎo)出的模板定義文獻(xiàn)

怎樣導(dǎo)入

1)在管理臺(tái)中選中“模板”,選擇右鍵菜單“導(dǎo)入模板”

2)彈出“導(dǎo)入模板”窗U,點(diǎn)擊【瀏覽…】按鈕選擇要導(dǎo)入的模板文獻(xiàn)(擴(kuò)展名為.esx)

圖2-15導(dǎo)入模板

3)在“數(shù)據(jù)表”標(biāo)簽頁上選擇要導(dǎo)入日勺數(shù)據(jù)表,在“表間公式”標(biāo)簽頁上選擇要導(dǎo)入的表

間公式

4)按【導(dǎo)入】按鈕,開始導(dǎo)入。

5)在導(dǎo)入過程中如有問題,會(huì)顯示在“出錯(cuò)信息”標(biāo)簽頁上。

圖2-16導(dǎo)入模板

@模板導(dǎo)入中出現(xiàn)的問題一般是本模板U勺依賴模板在目的服務(wù)器上不存在導(dǎo)致。例如

普說,銷售臺(tái)帳模板上定義了一條表間公式,其要從訂單模板的數(shù)據(jù)表中提取數(shù)據(jù),

可是在目的服務(wù)器中還沒有訂單模板,因此這條表間公式就不能成功導(dǎo)入。

2.4管理目前活動(dòng)

Excel服務(wù)器系統(tǒng)的運(yùn)行有最大連接數(shù)的限制。所謂最大連接數(shù)指的是最多有多少個(gè)顧

客可以同步登錄到服務(wù)器上。假如您單位有100臺(tái)計(jì)算機(jī),都安裝了Excel服務(wù)器客戶端。

沒有人登錄的時(shí)候,連接數(shù)是0,有10個(gè)人都登錄了,連接數(shù)是10,假如這10個(gè)人中有一

人斷開了連接,連接數(shù)又變成了9。因此連接數(shù)是隨時(shí)在變化的I。而最大連接數(shù)是固定不變

的。試用版的最大連接數(shù)是5個(gè),正式版的最大連接數(shù)在您購置時(shí)確定。

每次有?種顧客登錄,系統(tǒng)便建立一種連接。在管理臺(tái)主界面中能看到目前存在的所有

連接,如下圖所示:

能潸理臺(tái)一[ASin]已蹩錄到[AFPLg]■回13

般作⑥杳看9幫助QP

制|?!鯴*

次“UR務(wù)器目1R活動(dòng)1個(gè)項(xiàng)目

國(guó)

登錄用尸]登泵計(jì)H機(jī)I登錄時(shí)間I知

AFPLE間

B-X成

AdninAPPLE2007-7-2815.49002007-

報(bào)

9芟

數(shù)

關(guān)

數(shù)

/苑

號(hào)

口K

數(shù)

$源

統(tǒng)

營(yíng)

笆8

1U

[Adnin]已登錄到[AFPli]2007-7-261624

圖2-17查看目前活動(dòng)

系統(tǒng)管理員可以強(qiáng)制中斷顧客口勺連接,措施是:在管理臺(tái)中選中要中斷H勺連接,點(diǎn)擊鼠

標(biāo)右鍵,選擇彈出菜單【中斷活動(dòng)】。

有時(shí)由于忽然斷電等箴外狀況,連接非正常中斷,系統(tǒng)來不及把連接正常注銷,認(rèn)為它

還存在,就成了“死連接”。每個(gè)“死連接”都要會(huì)占用一種連接數(shù),使得更多的顧客無法

登錄。為了處理這個(gè)問題,我們可以設(shè)置一種時(shí)限,例如24小時(shí),但凡超過這個(gè)時(shí)限還沒

有進(jìn)行任何操作日勺連接,系統(tǒng)會(huì)認(rèn)為是“死連接”,自動(dòng)中斷。操作環(huán)節(jié)如下:

1)在服務(wù)器節(jié)點(diǎn)上選擇右鍵菜單【設(shè)置系統(tǒng)選項(xiàng)】

置ES省理臺(tái)-[Ainin]已登錄到[APPLE]一回口

■作(A)杳看9幫助QP

i>IIJ<X魴

數(shù)據(jù)備份

敬據(jù)依復(fù)圖)

@■國(guó)方

E3數(shù)

.

(5外

1*田1

關(guān)

統(tǒng)

I務(wù)

W全

動(dòng)

當(dāng)

1前

[Adnin]已更學(xué)LAPP1Z]2007-7-2616:25

圖2-18設(shè)置系統(tǒng)選項(xiàng)

2)彈出“系統(tǒng)選項(xiàng)”窗口。在其“常規(guī)”選項(xiàng)卡上設(shè)置自動(dòng)終止連接H勺時(shí)限,如圖,點(diǎn)擊

【確定】

!S系統(tǒng)選項(xiàng)區(qū)I

常規(guī)|賬戶管理]郵件服務(wù)器]目錄服務(wù)]自定義I

>若用戶在以下時(shí)間丙先操作;一自勖終正連接「

廠開啟郵件通知功能

確定@)|取消位)

圖2-19

12.5自定義登錄窗口的內(nèi)容

登錄客戶端的時(shí)候,登錄框右邊的“最新消息”這一欄會(huì)顯示有關(guān)勤哲Excel服務(wù)器的

最新消息,包括,新功能的I闡明、各行業(yè)應(yīng)月案例、技術(shù)文章等等。

圖2-20

也許有H勺客戶但愿能根據(jù)自己的喜好來顯示期望的內(nèi)容。操作環(huán)節(jié)如下:

(1)首先,登錄管理控制臺(tái)。在服務(wù)器節(jié)點(diǎn)上選擇右鍵菜單【設(shè)置系統(tǒng)選項(xiàng)】

?

田斷井連接(B)

fa注冊(cè)(5)

J改妙份電

i=]?數(shù)姻恢復(fù)?。?/p>

玄;Ma海硯里也^

田—模0

J外81數(shù)亮源

由酉家紈日本

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