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文檔簡介

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

目錄

1公司簡介........................................................1

2公司費(fèi)用控制現(xiàn)狀及存在的問題....................................1

2.1公司費(fèi)用控制的現(xiàn)狀........................................1

2.2公司費(fèi)用控制存在的問題....................................2

2.2.1費(fèi)用管理制度落后....................................2

2.2.2預(yù)算管理不規(guī)范......................................2

2.2.3部分費(fèi)用報(bào)銷不合理..................................3

2.2.4員工培訓(xùn)力度不夠....................................3

3公司費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)........................................4

3.1完善費(fèi)用管理制度,強(qiáng)化管理意識(shí)............................4

3.2完善預(yù)算管理體系,嚴(yán)格控制支出............................4

3.3加強(qiáng)報(bào)銷流程的管控........................................5

3.4提高人員素質(zhì),改善管理水平................................6

4總結(jié)............................................................6

參考資料.........................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

華宿技術(shù)服務(wù)有限公司費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡介

上海華宿技術(shù)服務(wù)有限公司成立于2018年11月16日,注冊(cè)地位于上海

市青浦區(qū),法定代表人為余龍山,注冊(cè)資本為71.43萬元,所屬行業(yè)為專業(yè)技

術(shù)服務(wù)型。經(jīng)營范圍包括電氣、電子、計(jì)算機(jī)科技領(lǐng)域內(nèi)的技術(shù)開發(fā)、技術(shù)咨

詢、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)服務(wù),機(jī)械設(shè)備、電子產(chǎn)品的銷售及維修,銷售計(jì)算機(jī)軟

硬件及輔助設(shè)備、工業(yè)自動(dòng)化控制設(shè)備、通訊設(shè)備,網(wǎng)頁設(shè)計(jì)制作,會(huì)務(wù)服

務(wù),展覽展示服務(wù),企業(yè)管理咨詢,商務(wù)咨詢,自有設(shè)備租賃。

2公司費(fèi)用控制現(xiàn)狀及存在的問題

2.1公司費(fèi)用控制的現(xiàn)狀

華宿技術(shù)服務(wù)有限公司是一家技術(shù)服務(wù)型企業(yè),隨著全球的經(jīng)濟(jì)發(fā)展,與

許多公司有著密切的聯(lián)系。與此同時(shí),為擴(kuò)大企業(yè)的前景發(fā)展,加大了對(duì)外的

聯(lián)系與合作,產(chǎn)生了一些不可避免的郵件和通話、出差的費(fèi)用,導(dǎo)致一些辦公

費(fèi)和通訊費(fèi)、差旅費(fèi)的增加。此外,公司擴(kuò)大業(yè)務(wù)量導(dǎo)致了一系列相關(guān)費(fèi)用的

持續(xù)增長。

表1華宿技術(shù)服務(wù)有限公司管理費(fèi)用明細(xì)賬單位(元)

項(xiàng)目2021年2022年增減金額增減率

辦公費(fèi)675210270351852.10%

水電費(fèi)1060014200360033.96%

差旅費(fèi)46708952428291.69%

業(yè)務(wù)招待費(fèi)569010454476483.73%

維修費(fèi)17903290150083.80%

工資46800676542085444.56%

其他36575784212758.16%

合計(jì)799591206044064550.83%

從表1華宿技術(shù)服務(wù)有限公司明細(xì)賬中可發(fā)現(xiàn),管理費(fèi)用增長趨勢(shì)上升,

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由2021年的79959元到2022年的120604元增長了40645元,增長率為

50.83%。其中,差旅費(fèi)的增長率為91.69%,業(yè)務(wù)招待費(fèi)的增長率為83.73%,

維修費(fèi)的增長率為83.80%,辦公費(fèi)的增長率為52.10%。也說明了公司的管理

費(fèi)用存在一些問題。第一,公司的管理制度欠缺,很多管理意識(shí)弱,導(dǎo)致責(zé)任

意識(shí)不大。第二,各部門沒有確定的預(yù)算金額,讓一些不必要的開支導(dǎo)致不必

要的浪費(fèi)。第三,人員素質(zhì)的培養(yǎng),沒有形成正確的觀念,一些良好的行為習(xí)

慣,導(dǎo)致許多費(fèi)用讓公司承擔(dān)。

2.2公司費(fèi)用控制存在的問題

2.2.1費(fèi)用管理制度落后

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,費(fèi)用持續(xù)增長,時(shí)代的進(jìn)步,管理制度沒有更新,導(dǎo)致

管理費(fèi)用的控制分配不當(dāng)。

首先,沒有建立規(guī)范的費(fèi)用控制制度,費(fèi)用支出不嚴(yán)格,缺乏監(jiān)督和檢查

機(jī)制,導(dǎo)致費(fèi)用支出過多,資金浪費(fèi),導(dǎo)致費(fèi)用支出比例不合理。費(fèi)用控制制

度缺乏靈活性,公司的費(fèi)用控制制度較為死板,對(duì)于不同情況的處理程序不夠

靈活,容易出現(xiàn)費(fèi)用控制的漏洞。

其次,公司管理層缺乏對(duì)費(fèi)用支出的敏感性,缺乏對(duì)財(cái)務(wù)管理層的經(jīng)驗(yàn),

控制不力,導(dǎo)致費(fèi)用支出不合理,費(fèi)用控制制度不夠及時(shí),公司的費(fèi)用控制制

度沒有及時(shí)跟進(jìn)市場變化,存在費(fèi)用控制的漏洞,費(fèi)用控制不夠有效。

然后,缺乏有效的決策機(jī)制,缺乏有效的費(fèi)用控制制度,導(dǎo)致費(fèi)用支出不

合理。在實(shí)施費(fèi)用控制制度時(shí)缺少統(tǒng)一的管理費(fèi)用控制制度,導(dǎo)致費(fèi)用的資源

浪費(fèi),影響企業(yè)效率的提高。

最后,管理層缺乏有效對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表分析,對(duì)費(fèi)用控制分析,導(dǎo)致無法準(zhǔn)備

掌握費(fèi)用支出的情況,費(fèi)用支出不受控。公司的費(fèi)用控制制度沒有完全涵蓋所

有的費(fèi)用,存在漏洞,費(fèi)用控制不夠有效。

費(fèi)用控制制度不僅體現(xiàn)人與人之間的關(guān)系,也可以表明人的綜合素質(zhì)和企

業(yè)的形象。例如,領(lǐng)導(dǎo)者、管理者不僅僅是一個(gè)高層領(lǐng)導(dǎo)人務(wù),而且具有著重

大影響力的,不能僅僅依靠用提高員工工資,而達(dá)到目的,應(yīng)該去關(guān)心員工的

環(huán)境生活,貼切走進(jìn),提高他們的生活質(zhì)量,了解他們的想法,聽取他們的意

見,從而完善費(fèi)用制控制度有一定的說服力和可執(zhí)行能力。

2.2.2預(yù)算管理不規(guī)范

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從表2可發(fā)現(xiàn),2022年的實(shí)際金額遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于預(yù)算金額。首先,上海華宿技

術(shù)服務(wù)有限公司預(yù)算管理不全面體現(xiàn)在計(jì)劃制定和執(zhí)行方面。計(jì)劃制定的過程

中,未能充分考慮市場變化、經(jīng)濟(jì)變化等因素,從而影響預(yù)算的準(zhǔn)確性。此

外,在預(yù)算編制過程中,沒有有效的預(yù)算控制機(jī)制,從而導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行不到

位,預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)無法有效控制。

表22022年的預(yù)算金額與實(shí)際發(fā)生額單位(元)

項(xiàng)目2022年預(yù)算金額2022年實(shí)際發(fā)生額差額

辦公費(fèi)850010270-1770

水電費(fèi)1100014200-3200

差旅費(fèi)55008952-3452

業(yè)務(wù)招待費(fèi)750010454-2954

維修費(fèi)20003290-1290

工資5000067654-17654

其他42005784-1584

2.2.3費(fèi)用報(bào)銷不合理

管理層的目標(biāo)不清晰缺乏一定的戰(zhàn)略策略,導(dǎo)致費(fèi)用控制不夠準(zhǔn)確細(xì)致。

部門間信息不同步,導(dǎo)致管理費(fèi)用控制制度比較復(fù)雜且不能有效控制。差旅費(fèi)

的報(bào)銷流程不嚴(yán)格,導(dǎo)致不必要的開支。比如,由于會(huì)計(jì)審計(jì)人員的監(jiān)督不

力,部門的審計(jì)缺乏獨(dú)立性,工作形式主義太強(qiáng),很多時(shí)候發(fā)現(xiàn)問題也會(huì)視而

不見;還有費(fèi)用報(bào)銷的體系不完善,流程不嚴(yán)格,許多人報(bào)銷的話,這樣會(huì)導(dǎo)

致很多問題;還有財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)較弱,負(fù)責(zé)費(fèi)用報(bào)銷的人員的心理素質(zhì)

要強(qiáng),才不會(huì)影響到費(fèi)用報(bào)銷的效率,也出現(xiàn)了財(cái)務(wù)人員對(duì)待費(fèi)用報(bào)銷有敷衍

的態(tài)度,這樣嚴(yán)重違反了會(huì)計(jì)人員的基本素養(yǎng),還出現(xiàn)了財(cái)務(wù)人員缺乏對(duì)會(huì)計(jì)

知識(shí)的掌握,專業(yè)素質(zhì)能力不行,很容易無意識(shí)為公司造成不合理的報(bào)銷。其

次,公司的要求原始報(bào)銷憑證不嚴(yán)格,出現(xiàn)了一些員工虛假報(bào)銷費(fèi)用,利用個(gè)

人權(quán)利達(dá)到自我利益,出現(xiàn)違規(guī)行為。

2.2.4員工培訓(xùn)力度不夠

華宿技術(shù)服務(wù)有限公司培訓(xùn)力度不夠體現(xiàn)在:首先,培訓(xùn)內(nèi)容不夠全面,

公司可能沒有涵蓋所有的技能和知識(shí)領(lǐng)域,或者沒有按照最新的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行

培訓(xùn);其次,培訓(xùn)時(shí)間不夠長,公司可能沒有提供足夠的時(shí)間,讓員工學(xué)習(xí)和

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掌握所有的技能和知識(shí);然后,培訓(xùn)質(zhì)量不夠高,公司可能沒有提供足夠的資

源;最后,培訓(xùn)效果不夠明顯,公司沒有采取有效的培訓(xùn)方法,來提高培訓(xùn)效

果,或者沒有進(jìn)行有效的評(píng)估,來檢驗(yàn)培訓(xùn)效果。

管理層沒有給予員工足夠的財(cái)務(wù)培訓(xùn),缺乏有效地費(fèi)用控制制度教育,導(dǎo)

致費(fèi)用控制適合失衡。例如,水電費(fèi)的增加幅度側(cè)面體現(xiàn)出了公司員工有沒有

鋪張浪費(fèi)和節(jié)約。培養(yǎng)員工的節(jié)約意識(shí),形成人走關(guān)燈,關(guān)電的好習(xí)慣;

3公司費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

3.1完善費(fèi)用管理制度,強(qiáng)化管理意識(shí)

首先,建立完善的費(fèi)用控制制度,明確支出標(biāo)準(zhǔn)、支出流程及管理費(fèi)用支

出的審批權(quán)限等內(nèi)容,確保費(fèi)用的合理性和有效性,以便有效控制管理費(fèi)用支

出。加強(qiáng)費(fèi)用控制制度的實(shí)施,確保費(fèi)用控制制度中符合公司的財(cái)務(wù)政策和內(nèi)

部控制制度。

其次,設(shè)立費(fèi)用報(bào)表制度,定期匯總管理費(fèi)用支出情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理費(fèi)

用支出異常情況,及時(shí)做出調(diào)整,有效控制管理費(fèi)用的支出。單獨(dú)設(shè)立對(duì)應(yīng)的

明細(xì)賬,使費(fèi)用報(bào)表更加準(zhǔn)確。

最后,加強(qiáng)費(fèi)用控制制度的監(jiān)督,不定期的對(duì)費(fèi)用支出進(jìn)行監(jiān)督和檢查,

及時(shí)地控制和糾正違法行為,扎實(shí)推進(jìn)費(fèi)用控制制度地監(jiān)督工作,形成互相監(jiān)

督,為經(jīng)營結(jié)果實(shí)現(xiàn)更好的利潤。提高費(fèi)用控制系統(tǒng)地安全性,不斷優(yōu)化費(fèi)用

控制系統(tǒng),也可以聘請(qǐng)相關(guān)高級(jí)人員改善費(fèi)用控制制度,提高控制效率。同

時(shí),可以加強(qiáng)自身素質(zhì),也可以加強(qiáng)財(cái)務(wù)地規(guī)范性和數(shù)據(jù)地準(zhǔn)確性。

3.2完善預(yù)算管理體系,嚴(yán)格控制支出

完善費(fèi)用預(yù)算管理制度,合理地安排預(yù)算目標(biāo),時(shí)刻檢測(cè)管理費(fèi)用支出,

以實(shí)現(xiàn)公司成本控制。上海華宿技術(shù)服務(wù)有限公司是一家技術(shù)型服務(wù)企業(yè),具

有許多不確定性。

第一,優(yōu)化預(yù)算設(shè)置,明確預(yù)算設(shè)置的目的,對(duì)每一項(xiàng)支出進(jìn)行分類,確

定每項(xiàng)支出的預(yù)算金額,定期進(jìn)行審核;

第二,加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行管理和執(zhí)行報(bào)告,建立預(yù)算執(zhí)行管理制度和預(yù)算執(zhí)行

報(bào)告制度,定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,采取有效措施;

第三,加強(qiáng)支出管控,建立支出管理制度,明確支出的審批流程,實(shí)行

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資金的審批分級(jí),嚴(yán)格控制超支;

第四,加強(qiáng)預(yù)算調(diào)整管理,建立預(yù)算調(diào)整管理制度,明確預(yù)算調(diào)整的審批

流程,實(shí)行資金的審批分級(jí),嚴(yán)格控制預(yù)算調(diào)整;

第五,加強(qiáng)決策管理,建立決策管理制度,明確決策的審批流程,實(shí)行資

金的審批分級(jí),嚴(yán)格控制資金決策;

第六,完善預(yù)算管理信息系統(tǒng)化,建立預(yù)算管理信息化制度,建立預(yù)算管

理信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)預(yù)算的自動(dòng)化管理,提高預(yù)算管理的效率。

3.3加強(qiáng)報(bào)銷流程的管控

首先,完善費(fèi)用核算制度,統(tǒng)一費(fèi)用核算標(biāo)準(zhǔn),明確費(fèi)用核算流程及責(zé)

任,嚴(yán)格執(zhí)行費(fèi)用核算制度,實(shí)行統(tǒng)一費(fèi)用報(bào)銷審批機(jī)制,有效控制管理費(fèi)用

支出。定期對(duì)費(fèi)用進(jìn)行核算,及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用的異常,及時(shí)采納拯救措施,確保

企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況穩(wěn)定。對(duì)于一些沒有的預(yù)算,要按照一定地審批程序進(jìn)行,由

申請(qǐng)部門提出申請(qǐng),其部門負(fù)責(zé)人簽批,財(cái)務(wù)部門進(jìn)行復(fù)核,最后由總經(jīng)理核

準(zhǔn)。起到費(fèi)用監(jiān)控作用,以防止作弊,制定一套虛報(bào)費(fèi)用的相關(guān)處罰。

其次,費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)該按照一定的程序進(jìn)行,比如:對(duì)于日常費(fèi)用的報(bào)銷和

借款的報(bào)銷。日常費(fèi)用的報(bào)銷應(yīng)不同類別的費(fèi)用應(yīng)該有按照不同的報(bào)銷流程,

例如,對(duì)于購買實(shí)物的費(fèi)用,經(jīng)辦人必須如實(shí)填寫費(fèi)用報(bào)銷單,再由主管人員

審核簽字并蓋章,部門會(huì)計(jì)編制相關(guān)費(fèi)用確認(rèn)表并簽字確認(rèn),部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行

審核,再由總經(jīng)理簽字確認(rèn),最后到出納部門進(jìn)行報(bào)銷。而且當(dāng)月的費(fèi)用應(yīng)該

在次月的規(guī)定日期內(nèi)保銷完成,否則無法審核費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性,后果自負(fù)。

而借款的報(bào)銷主要發(fā)生在一些采購,出差方面,所以要標(biāo)準(zhǔn)控制,導(dǎo)致一些不

必要的開支。不同級(jí)別的費(fèi)用開支,應(yīng)該有不同的差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn),例如,根據(jù)

不同交通工具的標(biāo)準(zhǔn),相關(guān)人員出差需要進(jìn)行報(bào)銷費(fèi)用時(shí),財(cái)務(wù)部門應(yīng)該按照

相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行控制,保證其準(zhǔn)確性。如果超過了控制標(biāo)準(zhǔn)的,會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)

不予報(bào)銷。如果是出差人員乘坐交通工具自身降低乘坐標(biāo)準(zhǔn)或者購買有折扣的

飛機(jī)票等,節(jié)約了交通費(fèi)用,按節(jié)約額的百分之幾給予獎(jiǎng)勵(lì),這樣不僅減少了

開支,同時(shí)還提高了工作人員的自我管理能力。

最后,應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)全體員工費(fèi)用報(bào)銷制度的培訓(xùn)工作。第一,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于

全體員工的相關(guān)報(bào)銷制度的培訓(xùn)工作,幫助員工了解報(bào)銷管理制度中的具體內(nèi)

容,具體流程,尤其是針對(duì)發(fā)生幾率較高的費(fèi)用報(bào)銷,要從發(fā)生時(shí)間、原始憑

證去嚴(yán)格把控。通過規(guī)范報(bào)銷的流程,將不合理的費(fèi)用報(bào)銷費(fèi)用進(jìn)行公布,讓

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員工了解其中的錯(cuò)誤,從而規(guī)范自我。與此同時(shí),還需要提高員工對(duì)報(bào)銷憑證

的全面、完整準(zhǔn)確性。從源頭降低企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷可能存在的風(fēng)險(xiǎn)問題;第二,

需要對(duì)于財(cái)務(wù)人員加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)工作,通過費(fèi)用控制原則,嚴(yán)格把關(guān)報(bào)銷

的每一個(gè)環(huán)節(jié),確保報(bào)銷資料的完整與真實(shí),第三,需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員職業(yè)

道德方面的教育工作,通過舉例和實(shí)踐等方式幫助其認(rèn)識(shí)到提升職業(yè)道德水平

的重要性,做好本職工作,加強(qiáng)對(duì)企業(yè)費(fèi)用的報(bào)銷監(jiān)管。

3.4提高人員素質(zhì),改善管理水平

首先,強(qiáng)化費(fèi)用控制培訓(xùn),加強(qiáng)員工對(duì)費(fèi)用控制制度的認(rèn)識(shí)和理解,提高

員工的費(fèi)用控制意識(shí)和能力。第一,開展相關(guān)的會(huì)展活動(dòng)起到宣傳作用,以便

讓全體員工意識(shí)到費(fèi)用控制制度的重要性。第二,加強(qiáng)全體員工的綜合素質(zhì)能

力培訓(xùn),可以提高他們對(duì)費(fèi)用控制的敏感度和全面性。第三,提高員工的教育

水平,企業(yè)應(yīng)注重員工的培訓(xùn),提供相關(guān)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì),幫助員工提高自身的專

業(yè)能力,提升素質(zhì)。例如專業(yè)的培訓(xùn)師、實(shí)用的教材等,來提高培訓(xùn)質(zhì)量;第

四,改善工作環(huán)境,企業(yè)應(yīng)營造良好的工作環(huán)境,讓員工能夠有效地工作,提

高工作效率。第五,提供員工發(fā)展機(jī)會(huì)。企業(yè)應(yīng)提供員工晉升機(jī)會(huì),鼓勵(lì)員工

不斷提高自身素質(zhì),為企業(yè)發(fā)展提供更多的支持。

其次,企業(yè)應(yīng)建立完善的考核機(jī)制,對(duì)管理者的管理行為進(jìn)行有效的考

核,確保管理者能夠按照管理制度正確地履行職責(zé),改善管理水平。對(duì)工作人

員進(jìn)行考核淘汰制,只有考核合格及優(yōu)秀的人才能獲得更好的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,不定

期地進(jìn)行考核,對(duì)不合理地行為和不合格的管理人員進(jìn)行糾正,以確保費(fèi)用控

制制度的有效實(shí)施,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,提高管理者的能力,提高管理者的

素質(zhì),讓管理者更加熟練地運(yùn)用管理技巧,提升管理水平。

最后,實(shí)施費(fèi)用控制獎(jiǎng)懲機(jī)制,要求全體員工在工作中遵循費(fèi)用控制制

度,有效控制在自身范圍內(nèi)的管理使用情況,實(shí)施激勵(lì)措施,提高全體員工的

積極性,激勵(lì)員工節(jié)省費(fèi)用,提高經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的員工,應(yīng)該獎(jiǎng)勵(lì)

一些物質(zhì)上或者精神上的獎(jiǎng)勵(lì),以實(shí)現(xiàn)提高員工積極性。而對(duì)于成績不合格的

員工進(jìn)行末位淘汰制,讓全體員工有自我保護(hù)意識(shí),從而調(diào)動(dòng)員工的學(xué)習(xí)態(tài)度

和責(zé)任意識(shí)。還能強(qiáng)化員工的綜合能力素質(zhì),改善管理水平起到一定作用。

4總結(jié)

華宿技術(shù)服務(wù)有限公司是一家業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的企業(yè),只是在費(fèi)用控制方面有

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

些不足方面,從中我們可以知道一家企業(yè)要想有足夠的經(jīng)營結(jié)果,必須有好的

費(fèi)用控制制度。首先,根據(jù)公司的經(jīng)營理念建立一個(gè)有效的費(fèi)用控制制度,明

確費(fèi)用控制目標(biāo),以確保費(fèi)用的合理使用和控制。要進(jìn)行精細(xì)化的成本計(jì)劃,

要細(xì)化到每個(gè)項(xiàng)目,這樣便于了解費(fèi)用分配、支出的情況。同時(shí)公司還要定期

審核和監(jiān)督費(fèi)用支出,定期評(píng)估費(fèi)用,制定費(fèi)用核算,實(shí)施分布控制,鼓勵(lì)節(jié)

約,績效考核,確保費(fèi)用的有效性。其次,要不斷完善財(cái)務(wù)管理體系,不斷提

高財(cái)務(wù)管理水平,加強(qiáng)培訓(xùn),培養(yǎng)責(zé)任意識(shí)。要建立和落實(shí)企業(yè)的節(jié)約文化,

加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理,加強(qiáng)費(fèi)用控制,同時(shí)要進(jìn)行獎(jiǎng)懲機(jī)制

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