運(yùn)營(yíng)管理文件養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理制度第一條檔案是養(yǎng)老院知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，為規(guī)范XXX養(yǎng)院的檔案管理工作，優(yōu)化檔案資料的收集、整理、立卷和保管等流程，進(jìn)而保證XXX養(yǎng)院檔案資料的完整性、實(shí)用性和有效性，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)，結(jié)合頤養(yǎng)院實(shí)際，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定中檔案是指XX養(yǎng)院在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；按性質(zhì)不同可分為業(yè)務(wù)（含合同檔案）與技術(shù)檔案、行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案以及其他臨時(shí)性檔案。按部門(mén)可以分為健康照料部檔案、出入院管理檔案、品牌營(yíng)銷(xiāo)檔案、財(cái)務(wù)審計(jì)檔案、行政管理檔案、人力資源檔案、工程采購(gòu)檔案。第三條XXX養(yǎng)院檔案資料分類(lèi)（一）健康照料部檔案，主要包括護(hù)理記錄、長(zhǎng)者信息等檔案（二）健康管理室檔案，主要包括長(zhǎng)者病例、病史、體檢、生命體征數(shù)據(jù)等檔案（三）品牌營(yíng)銷(xiāo)部檔案，主要包括市場(chǎng)、客戶、產(chǎn)品、項(xiàng)目及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手相關(guān)資料。（四）財(cái)務(wù)部檔案，主要包括主要包括各類(lèi)財(cái)務(wù)單據(jù)、憑證、報(bào)表及合同等檔案。（五）綜合行政部檔案，主要包括總結(jié)計(jì)劃、會(huì)議、公文、物品、活動(dòng)、頤養(yǎng)院資質(zhì)證照等相關(guān)資料檔案。（六）人力資源管理檔案，主要包括招聘、培訓(xùn)、薪酬、績(jī)效、勞動(dòng)關(guān)系、人才數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等相關(guān)資料（七）工程采購(gòu)檔案，主要包括工程資質(zhì)、合同文件、供應(yīng)商信息、票據(jù)、采購(gòu)計(jì)劃等檔案。（八）營(yíng)養(yǎng)配餐部檔案，主要包括膳食食譜、食材等檔案。第四條文件材料的收集管理（一）XX養(yǎng)院各部門(mén)制定人員負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料檔案的管理。養(yǎng)老院紅頭文件及重要經(jīng)營(yíng)、管理文件由綜合行政部負(fù)責(zé)存檔。（二）文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理存檔，以供后期查閱學(xué)習(xí)。（三）一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)人員收集，交綜合行政部備案。會(huì)議文件由綜合行政部收集存檔。（四）不屬于以上類(lèi)別的臨時(shí)性檔案，根據(jù)實(shí)際情況由相應(yīng)部門(mén)保管。（五）綜合行政部負(fù)責(zé)頤養(yǎng)院各部門(mén)檔案的檢查管理。

第五條歸檔要求及保管（一）檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。（二）歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。（三）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起。（四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。（五）檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。（六）案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定貼上標(biāo)簽。（七）注意“八防”，防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防高溫、防潮、防有害生物。第六條檔案管理人員職責(zé)（一）按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。（二）按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。（三）工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)頤養(yǎng)院檔案的完整與安全。（四）公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整，結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

第七條檔案的利用（一）頤養(yǎng)院檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密和普通。絕密級(jí)檔案除非經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則禁止調(diào)閱；機(jī)密級(jí)檔案只能在管理員處閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間原則上不得超過(guò)兩天；普通資料可在管理員處登記后直接借閱對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，（《檔案資料借閱記錄表》見(jiàn)附件1）。（二）紙質(zhì)檔案借閱，檔案借閱者須保持整潔，不得擅自涂改、翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借或遺失。（三）必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)。（四）不允許轉(zhuǎn)借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。（五）用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。第八條本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)制定和解