MBA會(huì)議管理55頁doc

引言....................................................3

第1章有效利用會(huì)議.....................................4

1.1你需要開會(huì)嗎？...................................4

L2明確會(huì)議的目的....................................6

1.3非正式會(huì)議........................................9

1.4正式會(huì)議.........................................11

L5革新中的交流方式..................................14

1.6會(huì)議類型..........................................16

L7不要離題..........................................18

第2章預(yù)備會(huì)議........................................21

2.1邀請與會(huì)者.......................................21

2.2預(yù)備議程..........................................23

2.3確定地點(diǎn)..........................................27

2.4安排座位.........................................33

2.5預(yù)備會(huì)議用品.....................................38

第3章出席會(huì)議........................................40

3.1積極參與.........................................41

3.2外表與講話.......................................43

3.3傾聽發(fā)言.........................................45

3.4處理問題.........................................48

3.5做備忘錄.........................................51

評估與會(huì)技巧.............................................53

第4章主持會(huì)議........................................55

4.1了解職責(zé)..........................................56

4.2研究出席者.......................................58

4.3把握會(huì)議節(jié)奏.....................................61

4.4操縱會(huì)議........................................63

4.5堅(jiān)持秩序..........................................68

4.6終止會(huì)議........................................73

4.7運(yùn)用正規(guī)程序......................................77

4.8解決正式會(huì)議上的問題............................81

主持能力自測............................................84

會(huì)議治理

假設(shè)想成功地治理會(huì)議，你要學(xué)習(xí)這些技巧：從構(gòu)劃和預(yù)備議程,

到建立正式程序，以及處理易爆局面?！稌?huì)議治理》不僅教你全面主持

會(huì)議以及充分參與會(huì)議，而且為你提供有用方法使會(huì)議達(dá)到預(yù)定目

的。生動(dòng)有力的提示關(guān)心你處理實(shí)際工作中發(fā)生的情形，并把握一流

的會(huì)議治理技巧，從而使你大大提高治理會(huì)議的效率及果斷性。

蒂姆?欣德爾(TimHindle)是倫敦商業(yè)語言咨詢機(jī)構(gòu)''Working

Words〃的創(chuàng)建人。作為編輯顧問和作者，他完成了許多著作，其中

包括《袖珍經(jīng)理手冊》、《袖珍袖珍金融手冊》、1979年以來一

直是《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》雜志的撰稿人，1994-1996年任《歐洲商務(wù)》雜志的編

輯。

引言

會(huì)議商務(wù)的一個(gè)重要部分，全球每天要舉行數(shù)百萬次會(huì)議，《會(huì)議

治理》會(huì)關(guān)心你一一不論是作為出席會(huì)議的與會(huì)者，或者是會(huì)議的主

席一一提高這些會(huì)議的成效和效率。不論是正式會(huì)議依舊非正式會(huì)

議，本書將提供給你相關(guān)的各種有用建議，例如如何作好差不多的預(yù)

備，如何進(jìn)行恰當(dāng)?shù)淖话才?，如何保持預(yù)定打算，如何終止仁義等。

散見于全書的101個(gè)簡明的提示將進(jìn)一步為你達(dá)到目的提供重要信

息。自我評估練習(xí)使你能系統(tǒng)地評估你的進(jìn)步及明確以后的努力方

向。假如你能不斷地應(yīng)用本書所提供的寶貴建議，你就能夠?qū)ｉT自信

同時(shí)成功地治理會(huì)議。

第1章有效利用會(huì)議

開會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)刻和金錢，因此只有在必要時(shí)才召開會(huì)議,

并確保會(huì)議簡短而富有建設(shè)性。

1.1你需要開會(huì)嗎？

大多數(shù)經(jīng)理人員對花費(fèi)在開會(huì)上的時(shí)刻之多感到有壓力。但是怎

么說有多少會(huì)議能真正解決問題？假如你考慮過會(huì)議真正的代價(jià)，你

安排和出席的會(huì)議就會(huì)少得多。

1.1.1定義會(huì)議

商業(yè)會(huì)議由假設(shè)干人參加，他們聚到一起是為了解決問題或做出

決定。幾個(gè)同事在走廊里偶然相遇，也能夠說是一個(gè)會(huì)議。然而，大

多數(shù)工作會(huì)議比較正式，有預(yù)先確定的時(shí)刻和地點(diǎn)。這些會(huì)議能夠是

與高級經(jīng)理、同事或客戶一對一的會(huì)議，但通常有兩人以上參加。典

型的會(huì)議有一個(gè)明確的目標(biāo)，并概括于方程（一張議事清單〕上，議

程預(yù)先在與會(huì)者中傳閱。

1.1.2考慮成本

成功的會(huì)議通過將合適的人集合在一起，使其共同為某個(gè)目標(biāo)奉

獻(xiàn)他們的才智，因此能夠節(jié)約大量的時(shí)刻和金錢。然而，有許多會(huì)議

沒有必要召開，例如小組會(huì)議。開始時(shí)小組會(huì)議曾有一個(gè)明確的目標(biāo),

然而后來成為一個(gè)慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來休息一

下的機(jī)會(huì)。殊不知這是一種代價(jià)昂貴的奢侈。任何會(huì)議最大的成本通

常是與會(huì)者的時(shí)刻一一從閱讀議程，預(yù)備材料，到出席會(huì)議。假如與

會(huì)者還需長途施行，那個(gè)時(shí)刻也必須運(yùn)算在內(nèi)。最后還有''機(jī)會(huì)成

本〃，即這些與會(huì)者假設(shè)不出席會(huì)議，他們能做些什么，為他們的公

司制造多少價(jià)值？召集會(huì)議之前，必須考慮所有這些成本。

1.1.3把成本加起來

要運(yùn)算出一個(gè)會(huì)議的總成本，第一運(yùn)算全部出席人員的總薪金，

加上他們每年在各自單位的日常開支，然后將其和除以一年中的工作

小數(shù)（每周工作時(shí)數(shù)乘以每年工作周數(shù)）。另外還需運(yùn)算召開會(huì)議每

小時(shí)所需的雜項(xiàng)支出，如房租。兩項(xiàng)之和是會(huì)議每小時(shí)的成本。會(huì)議

達(dá)成的最終結(jié)果是否真正值這么多錢？可能值得的，但你經(jīng)常要考慮

的是如何用盡量少的成本，而事半功倍地達(dá)到同樣的成效。

1.1.4正在舉行會(huì)議

一個(gè)部門的成員和董事總經(jīng)理聚在一起開會(huì)，以解決一個(gè)問題。

他們的年薪合計(jì)180000英鎊，年治理費(fèi)合計(jì)100000英鎊，另外還有

各種雜項(xiàng)費(fèi)用。按此運(yùn)算，那個(gè)會(huì)議每小時(shí)的費(fèi)用是178英鎊。

銷售經(jīng)理聯(lián)系各種情形提供補(bǔ)充信息

銷售代表提出報(bào)告

董事總經(jīng)理主持會(huì)議

銷售總監(jiān)向銷售團(tuán)隊(duì)提出問題

秘書作記錄

1.2明確會(huì)議的目的

能夠?yàn)樵S多不同的緣故召開會(huì)議，主席和與會(huì)者必須預(yù)先明了確

切目的，如此才能使會(huì)議取得成功。

小提示1：從一開始就要明確會(huì)議目的

小提示2：假如不開會(huì)也能解決問題，就取消會(huì)議。

1.2.1考慮目的

大多數(shù)會(huì)議的目的屬于以下幾種之一。要預(yù)先決定所要召開會(huì)議

的目的屬于其中的哪一種，并確保全體與會(huì)者明了。

?透露住處信息或提供意見；

?公布指示；

?提出申訴和仲裁；

?做出決定或貫徹決定

?激發(fā)創(chuàng)意；

?提了建議，進(jìn)行討論，并做出最終決定；

1.2.2考慮細(xì)節(jié)

假如你已決定一個(gè)會(huì)議的主題，就可開始考慮其他細(xì)節(jié)。想一

下那個(gè)會(huì)議要開多長，哪幾個(gè)問題需要講座以及必須分配給每個(gè)問題

的時(shí)刻是多少。注意留點(diǎn)時(shí)刻用于委派任務(wù)，也留點(diǎn)時(shí)刻給予會(huì)間休

息及會(huì)議總結(jié)。一定要安排好會(huì)議，以確保恰恰相反當(dāng)?shù)?、有必要?quán)

威性的與會(huì)者能夠出席。假如他們不能來，那就重新安排一個(gè)更合適

的時(shí)刻。關(guān)于例行會(huì)議，應(yīng)每隔一段時(shí)刻檢查一下這些會(huì)議是否仍符

合一個(gè)有用目的而不是白費(fèi)時(shí)刻。

1.2.3自我提問

Q每個(gè)人都明確開會(huì)的目的嗎？

Q是否需要每個(gè)人都出席整個(gè)會(huì)議？

Q是否有比開會(huì)更好的方法不提出問題？

Q是否有其他人，他通常不出席你的會(huì)議，但可能會(huì)在這一次會(huì)

議上提出有益的意見？

Q使用各種視覺輔助手段是否有利于會(huì)議？

1.2.4評估個(gè)人的目的

不管你主持會(huì)議或者只是出席會(huì)議，應(yīng)事先考慮會(huì)議規(guī)定的目標(biāo)

以及你的個(gè)人目標(biāo)，例如，你可能對議程式上的某些項(xiàng)目專門感愛好,

你要起清晰你情愿同意什么樣的結(jié)果，然后能夠開始做相應(yīng)的預(yù)備。

另一個(gè)需要考慮的問題是你能否減少花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)刻。假如你不

需要參加整個(gè)會(huì)議并已決定只出席其中的一部分，那么應(yīng)預(yù)先通知會(huì)

議主席。

1.2.5保密事宜

假如會(huì)上要講座保密事宜，應(yīng)讓全體與會(huì)者在會(huì)議的開始時(shí)期就

明白，因?yàn)檫@會(huì)阻礙與會(huì)者的態(tài)度。所有保密事項(xiàng)需要恰當(dāng)?shù)靥幚硗?/p>

時(shí)在會(huì)外出應(yīng)獲得足夠的重視。假如議和內(nèi)兼有隱秘和非隱秘的事

項(xiàng)，那么應(yīng)預(yù)先確保全體與會(huì)者明白每個(gè)項(xiàng)目相應(yīng)的情形。

小提示3：認(rèn)真考慮什么能促進(jìn)會(huì)議成功舉行，什么會(huì)使會(huì)議失

敗。

1.2.6強(qiáng)調(diào)目標(biāo)

假如你主持會(huì)議，在會(huì)議開始時(shí)做飯就要概述那個(gè)會(huì)議的目的和

目標(biāo)，如此就能使全體與會(huì)者在整個(gè)會(huì)議期間都能牢記不忘。提醒與

會(huì)者何時(shí)必須做出何種決議以及需傳遞何種信息，同時(shí)一一假如他們

偏離這點(diǎn)一一提醒他們注意分配給每個(gè)問題的討論時(shí)刻。假如你僅是

會(huì)議的參與者，你要確保你已為詳盡討論污泥專門有關(guān)的事項(xiàng)作好了

充分的預(yù)備。

小提示4：考慮一下，假如一個(gè)例行會(huì)議沒有如期舉行，會(huì)有什

么后果。

1.2.7你的重要途徑

目的未明確，你就無法確定需要舉行哪種會(huì)議。第一確定會(huì)議的

目的及需花時(shí)刻，然后邀請與會(huì)者。

確定會(huì)議目的決定會(huì)議需要多少時(shí)刻保證有關(guān)人員出席

1.3非正式會(huì)議

非正會(huì)議能夠有多種不同的形式，同時(shí)能夠采取討論會(huì)的形式。

非正式會(huì)會(huì)議不管是偶然進(jìn)行的，或者是按通常的方式如口頭方式召

集起來的，都提供了一些機(jī)會(huì)來簡單地解決問題。

小提示5：記住，高層經(jīng)理的在場可能會(huì)阻礙討論。

小提示6：要遠(yuǎn)離你的辦公室召開會(huì)議，如此你就能夠輕易地離

開會(huì)議。

1.3.1布置環(huán)境

盡管性質(zhì)比較隨意，非正式會(huì)議的成功仍舊得益于精心選擇的環(huán)

境，假如與會(huì)者感受不服，或者要他們在開放式的辦公室里討論一

項(xiàng)保密事宜，那么就專門難進(jìn)行富有成效討論。選擇合適的環(huán)境，能

夠關(guān)心你得到所尋求的結(jié)果。

1.3.2解決問題

利用一個(gè)臨時(shí)的會(huì)面，例如與同事在走廊里交談，趕忙解決一個(gè)

問題。

1.3.3臨時(shí)會(huì)議

只有簡短的通知同時(shí)是順便或趕忙召集的會(huì)議，稱為''臨時(shí)會(huì)

議〃。這些臨時(shí)會(huì)議關(guān)于坦誠地討論問題以及不受大量其他人員的阻

礙而迅速地做出決定是專門理想的。不多于三至四人參加的臨時(shí)會(huì)議

在解決一些小問題時(shí)具有最正確成效。另外，能夠利用臨界時(shí)會(huì)議公

布緊急通告。在同事之間，臨時(shí)會(huì)議傾向于以非正式的語言風(fēng)格和輕

松的軀體語言為特點(diǎn)。建立一種非正式的氣氛，有助于你在會(huì)議中明

白得其他人的反應(yīng)。注意面部表情：因?yàn)榕c會(huì)者可能走神，他們的面

部表情會(huì)真實(shí)地告訴做你這一點(diǎn)。

1.3.4小型非正式會(huì)議

策劃小型非正式會(huì)議是為了通過討論不解決問題，提供反饋，因

此與臨時(shí)會(huì)議不同，它應(yīng)該有預(yù)備的時(shí)刻。即使舉行一個(gè)只有二三個(gè)

人參加的小型非正式會(huì)議，也要記住會(huì)議的目的和時(shí)刻限制。恰當(dāng)?shù)?/p>

操縱會(huì)議，你就能讓要緊的情況進(jìn)行下去，同時(shí)能使與會(huì)者之間進(jìn)行

坦誠的討論。通過保持目光接觸這種軀體語言中具有表達(dá)性的方式，

來鼓舞與會(huì)者。

1.3.5討論爭議

假如你在領(lǐng)導(dǎo)一次討論，你一定要多多運(yùn)用大量鼓舞性的目光接

觸，來關(guān)心你保持對會(huì)議的操縱。

1.3.6交流思想

小型的頭腦風(fēng)暴會(huì)議是一個(gè)分享創(chuàng)意的良好論壇。假如你正在主

持一個(gè)頭腦風(fēng)暴會(huì)議，安排專人記下與會(huì)者提出的方法，這種書面記

錄常常能夠啟發(fā)出其他建議。

1.3.7頭腦風(fēng)暴會(huì)議

利用非正式的頭腦風(fēng)暴會(huì)議來產(chǎn)生新的方法，或者得出靈活的創(chuàng)

意，用于解決問題。為了得到最好的成效，事先說明會(huì)議的目的和時(shí)

刻限制，以便與會(huì)者能有所預(yù)備。由一小群各具特長的人參與的頭腦

風(fēng)暴會(huì)議最為有效，因此必須要求每個(gè)人輪番發(fā)言。會(huì)議期間幸免評

論或批判任何方法，因?yàn)檫@會(huì)阻礙提出建議；會(huì)后再判定這些方法的

可行性。

1.4正式會(huì)議

不同類型的正式會(huì)議都有不同的程序規(guī)那么。一些會(huì)議，如年度

全休會(huì)議，必須依法召開；其他的會(huì)議那么是自定的，是為了做出一

個(gè)專門的決定或討論一個(gè)問題而召開。

小提示7：讓自己熟悉各種正式會(huì)議的程序。

1.4.1正式會(huì)議

會(huì)議類型特點(diǎn)會(huì)議類型特點(diǎn)

董事會(huì)會(huì)議?董事會(huì)通常定期大會(huì)?這類會(huì)議適

由公司的董召開會(huì)議，也許一在大會(huì)上，通用于大量人

事們參加一個(gè)月一次，來討論常就一個(gè)主題員在短時(shí)期

一董事會(huì)通公司事務(wù)。會(huì)議通作幾個(gè)報(bào)告。內(nèi)交流信息

常由董事組常在董事會(huì)的會(huì)議有些大會(huì)對公?盡管有時(shí)發(fā)

成。有些國家室舉行一一這是一眾開放，另一言人會(huì)留有

的法律規(guī)定個(gè)設(shè)有一張大桌子些只限某些人''回答提

董事會(huì)必須的正式場合。參加，如公司問〃這一段

共同行使權(quán),董事會(huì)會(huì)議由董雇員。時(shí)刻，借鑒于

力。事會(huì)主席主持，他大會(huì)的規(guī)模，

是依照公司章程被計(jì)論和聽眾

選舉出來的參與是專門

有限的。

常務(wù)委員會(huì)?常務(wù)委員會(huì)定期外部會(huì)議?在外部會(huì)

會(huì)議召開會(huì)議來履行授一個(gè)外部會(huì)議議上，保守隱

常務(wù)委員會(huì)權(quán)給它的任務(wù)。包括某個(gè)組織秘是一個(gè)重

是公司董事?公司董事會(huì)能夠內(nèi)的一群人和要問題。與會(huì)

會(huì)下屬的一授權(quán)常務(wù)委員會(huì)代組織外的另一者應(yīng)認(rèn)真摸

個(gè)小組，它可為采取行動(dòng)。群人，例如來索哪些信息

能是對經(jīng)常?常務(wù)委員會(huì)要先訪的行業(yè)工會(huì)必須保密；為

性的情況負(fù)向公司董事會(huì)報(bào)談判代表。了達(dá)到目的

責(zé)，如一位總告，然后采取必要哪些信息能

經(jīng)理的薪金的行動(dòng)。夠在會(huì)上披

和業(yè)績的年露。

度評審。?外部會(huì)議

能夠在中立

地點(diǎn)進(jìn)行。

專門委員會(huì)?必要時(shí)，專門委年會(huì)（AGM）?年會(huì)承諾

會(huì)議員會(huì)能夠開會(huì)討論年會(huì)一年一股東向公司

公司董事會(huì)專業(yè)性專門強(qiáng)的專次，常常是規(guī)董事提問，并

能夠建立一門問題，或詳細(xì)分定的，召集公要求他們京

個(gè)專門委員析復(fù)雜問題。司董事與股東公司的業(yè)績

會(huì)，研究一個(gè)?許多公司董事會(huì)討論過去一年做出說明。

需要專門注發(fā)覺難以在一個(gè)月的事務(wù)和以后?董事們利

意的問題。與內(nèi)召開一次以上的的打算。用那個(gè)機(jī)會(huì)

整個(gè)董事會(huì)會(huì)議，而專門委員尋求年度決

相比，那個(gè)小會(huì)能夠定期召開會(huì)算的批準(zhǔn)，重

組會(huì)更加頻議，而且只涉及必新任命審計(jì)

繁地召開會(huì)要的人員。師，并討論以

議。后的打算和

策略。

公眾會(huì)議所有的成員被邀請臨時(shí)股東大會(huì)?應(yīng)提早一

公眾會(huì)議對出席公眾會(huì)議。通(EGM)假如為些時(shí)刻向股

任何人都開常事先在當(dāng)?shù)厣缃涣肆⒃摬扇⌒袞|們發(fā)出臨

放。這種討論中心、公共圖書館動(dòng)而需獲得股時(shí)股東大會(huì)

的形式可被及地點(diǎn)報(bào)紙或雜志東的批準(zhǔn)，那的通知，提早

地點(diǎn)政府或上通告。么可召開臨時(shí)多少時(shí)刻那

私人活動(dòng)小公眾會(huì)議的議程通股東大會(huì)。臨么隨國家而

組所采納，用常只有一項(xiàng)供討論時(shí)股東大會(huì)能異。

來與公眾討的要緊議題。夠在兩次年會(huì)?臨時(shí)股東

論各類事項(xiàng)，之間的任何時(shí)大會(huì)的操作

或?yàn)楣舅蛘匍_。規(guī)那么通常

采納，以討論與年會(huì)一樣。

以后的進(jìn)展。

1.4.2遵守規(guī)那么

治理正式會(huì)議的規(guī)那么可能是復(fù)雜的，同時(shí)隨國家和組織的不同

而異。規(guī)那么能決定會(huì)前必須發(fā)了通知的數(shù)量，與會(huì)者的權(quán)益，表決

工作應(yīng)當(dāng)遵循的程序。如你參加一個(gè)正式會(huì)議，應(yīng)事先了解應(yīng)當(dāng)遵循

的一些規(guī)那么。

小提示8：注意正式會(huì)議中的一切法律要求。

1.5革新中的交流方式

運(yùn)算機(jī)和通訊技術(shù)（統(tǒng)稱為信息技術(shù)，或I。的快速進(jìn)展，使

面對面的會(huì)議數(shù)量大大減少。你可利用這些高科技工具減少出席會(huì)議

的時(shí)刻。

小提示9：在會(huì)議前，打給與會(huì)者，讓他集中到議題上來。

小提示10：對信息要有選擇性地吸取，幸免信息超載。

1.5.1虛擬通訊

數(shù)字技術(shù)正在革新交換信息的傳統(tǒng)方法，大大減少了旅行的必要

性。會(huì)議、實(shí)時(shí)視頻在線會(huì)議、電子郵件和因特網(wǎng)通訊這些數(shù)字

技術(shù)正替代著面對面的會(huì)議。在召集各地人員開會(huì)之前，考慮以上這

些選擇。

1.5.2視頻會(huì)議

現(xiàn)在，利用實(shí)時(shí)音頻和視頻連接的視頻會(huì)議是一種被廣泛應(yīng)用的、

對用戶友好程度正在提高的開會(huì)方法。假如你那兒已具備這種技術(shù)，

你能夠利用這類會(huì)議，像會(huì)議，聯(lián)絡(luò)在世界各地的人。視頻會(huì)議

的優(yōu)點(diǎn)是能顯示軀體語言和面部表情，這常常是有效溝通的關(guān)鍵因

素。

小提示11:組織和舉行會(huì)議時(shí)，考慮世界各地的時(shí)差。

出席視頻會(huì)議

將傳統(tǒng)的和新的方法結(jié)合起來，為你所用。例如，讓無法來會(huì)議

現(xiàn)場的代表通過視頻設(shè)備來出席會(huì)議。

小提示12：通過設(shè)定一個(gè)時(shí)刻限制來優(yōu)化在線會(huì)議。

小提示13：當(dāng)你在會(huì)議中發(fā)表講話時(shí)，不斷重復(fù)你的姓名。

1.5.3文化差異

跨文化商務(wù)交流中的常見障礙包括語言的不同、時(shí)區(qū)差異和國與

國之間旅行時(shí)刻的不同，以及文化期望的不同。然而信息技術(shù)正使得

這些困難減?。弘娮余]件提供一種現(xiàn)成的通訊渠道而與地點(diǎn)和時(shí)區(qū)無

關(guān)。英語的廣泛使用，會(huì)在正式交往中阻礙其母語不是英語的發(fā)言者,

在電子郵件中這確實(shí)是一個(gè)小問題了，因?yàn)榘l(fā)送的信息是相對簡短同

時(shí)是非正式的，較少需要熟練的語言運(yùn)用。

1.5.4電子郵件

電子郵件〔e-mail）可使你以專門快的速度與頻率通過因特網(wǎng)發(fā)

送和接收書面信息。這相當(dāng)于另一種形式的會(huì)議連續(xù)幾天甚至幾星

期，因?yàn)榕c會(huì)者聚在一個(gè)''虛擬的〃會(huì)議地點(diǎn)評論當(dāng)前的議題和問

題，或者討論一些情況。在組織之內(nèi)，電子郵件能使來自不同部門和

不同地點(diǎn)的大量雇員代表參加討論，而可不能遇到真實(shí)會(huì)議中的苦惱

和花費(fèi)。然而非必要的信息會(huì)快速地積存。盡量保持全部信息簡短扼

要—這將有助于限制''會(huì)議"的議程。

有效的聯(lián)系

視頻會(huì)議讓你們充分交流，即使在你們不能見面時(shí)。第一預(yù)備好

設(shè)備，包括書面材料和整套軀體語言。

1.6會(huì)議類型

有多種類型的會(huì)議-正式的和非正式的，每一種類型適合于一種特

定的目的，因此在你開始安排會(huì)議和通知與會(huì)者之前，決定哪種類型

的會(huì)議最能達(dá)到你和目的。

小提示14：認(rèn)真地摸索你需要舉行的會(huì)議的類型。

小提示15：使會(huì)議規(guī)模盡可能小些，盡量幸免分散注意力。

1.6.1需考慮的因素

一旦你差不多決定召開一次會(huì)議，下一步就需要考慮一系列的因

素，例如會(huì)議的緊迫性，即是否必須趕忙召開？誰參加？你想從會(huì)議

中得到什么？牢記這些問題和你的要緊目標(biāo)，然后選擇最合適的會(huì)議

類型。例如一對一的會(huì)議或正式的委員會(huì)會(huì)議通常最合適做出決定，

而頭腦風(fēng)暴會(huì)議關(guān)于交流方法是專門有益的。

1.6.2決定會(huì)議規(guī)模

會(huì)議的目的會(huì)阻礙其理想的規(guī)模。大會(huì)或小會(huì)都有其優(yōu)缺點(diǎn)：大

群人可提出各種意見，然而這些成員可能會(huì)分成派系；小群人一起行

動(dòng)可能會(huì)更有效，然而思路比較狹窄。通常的會(huì)議有六至九人參加。

如此的規(guī)模既不太大，也較容易操縱；也不太小，能夠激起辯論。如

此規(guī)模的會(huì)議能鼓舞人們出席會(huì)議，因?yàn)榕c會(huì)者明白他們的意見能引

起他與會(huì)者的注意。

小提示16：在一個(gè)顯著的位置上放一塊表或一只鐘，以便把握時(shí)

刻。

1.6.3會(huì)議目的和類型相符合

目的需要考慮的事項(xiàng)會(huì)議類型

處理信息最多涉及三個(gè)人非正式的

例如聽取報(bào)告，公小及四個(gè)人以上，或正式的

布指令，宣布或說一個(gè)團(tuán)隊(duì)

明程序上的變化要求反饋度討論非正式或正式的

讓公司董事了解最新正式的

形勢

涉及股東年會(huì)或臨時(shí)股東

大會(huì)

要告知公司外盡可能公布的

多的人，包括媒體。

涉及提供信息的發(fā)言新聞公布會(huì)

人

解決問題僅涉及一人一對一

例如應(yīng)對不滿。需要幾個(gè)人或一個(gè)團(tuán)專門委員會(huì)

隊(duì)的投入

涉及緊急問題臨時(shí)的

做出決定需要趕忙討論，或涉監(jiān)時(shí)的

例如做出選擇，獲及非典型的商務(wù)問題

得授權(quán)，承諾采取涉及反復(fù)顯現(xiàn)的商務(wù)正式的

行動(dòng)問題

要求一個(gè)組織的最高董事會(huì)

層進(jìn)行討論或授權(quán)

要求公司的股東們授年會(huì)或臨時(shí)股大

權(quán)會(huì)

激發(fā)創(chuàng)意需要討論創(chuàng)新的方法非正式的

例如形成制造性需要迅速地產(chǎn)生全新頭腦風(fēng)暴

的解決方法思想

需要對有關(guān)事宜的報(bào)正式的

告進(jìn)行考慮、討論或

預(yù)備

1.7不要離題

會(huì)議未能達(dá)到目的可能有各種緣故：與會(huì)者可能帶有相互沖突的

目的，會(huì)議可能迷失了方向，或者議題太多，時(shí)刻不夠。事先商定會(huì)

議目標(biāo)有助于實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。

小提示17：傳閱議程及所有的相關(guān)材料。

小提示18：會(huì)前爭取來自可能的同盟者的支持。

1.7.1摸索在前

會(huì)議之前，考慮周到并詳細(xì)打確實(shí)是專門重要的，如此能夠保證

會(huì)議順利進(jìn)行。第一，傳閱一份清晰的議程。確保會(huì)議有充足的時(shí)刻,

幸免匆匆掠過議程上的要緊項(xiàng)目而終止會(huì)議。辨認(rèn)出那些可能試圖搶

奪會(huì)議操縱權(quán)的與會(huì)者，并估量他們的論點(diǎn)。找出那些與你有同樣觀

點(diǎn)的人，并鼓舞他們支持你的論點(diǎn)。

1.7.2幸免陷阱

通過良好的預(yù)備和全體與會(huì)者的參與，會(huì)議上顯現(xiàn)的大多數(shù)陷阱

是能夠幸免的。必須確保：

?研究會(huì)前傳閱的全部會(huì)議材料；

?準(zhǔn)時(shí)開始會(huì)議，準(zhǔn)時(shí)終止會(huì)議；

?嚴(yán)格并認(rèn)真地按照議程進(jìn)行會(huì)議；

?假如主持會(huì)議，盡可能讓更多的人提出問題和回答；

?保證與會(huì)者充分了解差不多做出的決定。

當(dāng)議程上最后一項(xiàng)（通常標(biāo)以〃其他事宜〃〕開始進(jìn)行時(shí)，與會(huì)

者可能會(huì)在底下相互交談，提出一些小問題。假如你主持會(huì)議，讓每

個(gè)人有秩序地獲得發(fā)言機(jī)會(huì)。

小提示19：確保在會(huì)議之前就會(huì)議目的取得一致。

小提示20：當(dāng)與會(huì)者偏離議程時(shí)提醒他們。

1.7.3舉行會(huì)議

積極的行為

消極的行為

第2章預(yù)備會(huì)議

花費(fèi)在預(yù)備會(huì)議上的時(shí)刻專門少會(huì)白費(fèi)。確保會(huì)議在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)刻

和地點(diǎn)舉行，由合適的人參加，快捷且戲院有做出正確的決定。

2.1邀請與會(huì)者

選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議能夠決定會(huì)議是否能達(dá)到目的。每一個(gè)

被邀請者都應(yīng)當(dāng)出席，因?yàn)樗麄兡芴岢龈髯詫ｉT的意見，否那么會(huì)議

就不能充分利用與會(huì)者們的時(shí)刻。

小提示21：考慮與會(huì)者在一個(gè)小組環(huán)境中如何工作。

小提示22：排定會(huì)議時(shí)刻表之前要考慮旅行時(shí)刻。

2.1.1選擇出席者

當(dāng)你考慮邀請誰時(shí)，可能某些人是因此的出席對象。例如，假如

討論一個(gè)貸款項(xiàng)目，你應(yīng)當(dāng)邀請有權(quán)同意貸款數(shù)額的人參加。另一些

人能夠提供專門的技巧或建議。邀請那些有良好溝通技巧的人參加會(huì)

議。他們能夠關(guān)心小組卓有成效地工作。，并達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。假設(shè)

某些與會(huì)者只需參加會(huì)議的某一部分，應(yīng)告訴他們有關(guān)事項(xiàng)的開始和

終止時(shí)刻，如此能夠節(jié)約這些與會(huì)者的時(shí)刻，并使會(huì)議易于操縱。

2.1.2評估奉獻(xiàn)

當(dāng)你列出了與會(huì)者的初步名單時(shí)，依次確認(rèn)每個(gè)人可能做出的奉獻(xiàn)：

?他們是否有可供分享的信息？例如，一位銷售經(jīng)理報(bào)告客戶的

反應(yīng)。

?他們能否提供專門的意見或信息？例如，一位生產(chǎn)經(jīng)理。

■他們的專業(yè)身份是否有用？例如，處理合同爭議的律師。

?他們能否實(shí)施已獲得同意的行動(dòng)？例如，在一個(gè)預(yù)算會(huì)議上的

一位財(cái)務(wù)主管。

2.1.3考慮參與者

提供信息：邀請公司某一部門成員，例如生產(chǎn)或銷售部門成員，

為公司其他人員提供有關(guān)他們部門的進(jìn)展情形。

提供意見：某些人因?yàn)檎趨⑴c某一特定事件，或者因?yàn)橛畜w會(huì),

因而有資格向其他成員提供有用的意見。

提供專門的專長：具有專門技能的專家，或是來自公司內(nèi)部，或

者來自公司之處，他們的出席都可能促進(jìn)討論。

授權(quán)行動(dòng)：專門是財(cái)務(wù)方面的決定，如簽署或談判一個(gè)新的合同，

可能要求一位財(cái)務(wù)主管在場授權(quán)那個(gè)行動(dòng)。

小提示24：議程的每個(gè)項(xiàng)目旁列動(dòng)身言者的姓名

2.1.4通知與會(huì)者

組織會(huì)議最困難的部分之一是確定一個(gè)時(shí)刻，以適合你的全體與

會(huì)者。有時(shí)，確定會(huì)議時(shí)刻的最簡單的方法是。把會(huì)議安排在由同一

批與會(huì)者參加的另一個(gè)會(huì)議之后，否那么電子郵件或要來來往往

直到至確定會(huì)議日期。假如有人不能按所提出的時(shí)刻出席會(huì)議，在重

新安排會(huì)議時(shí)刻之前，考慮下下假如沒有他參加，會(huì)議是否仍可舉行。

通常需要就會(huì)議的時(shí)刻和地點(diǎn)作書面的確認(rèn)。

要點(diǎn)

?必須明確通知與會(huì)者關(guān)于會(huì)議的日期、時(shí)刻、地點(diǎn)和會(huì)議的目

的。

?與會(huì)者應(yīng)當(dāng)明白他們將對會(huì)議做出哪些奉獻(xiàn)。

?會(huì)前向全體與會(huì)者提供書面的背景材料。

?會(huì)議場所必須有適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，會(huì)場大小適宜。

2.2預(yù)備議程

使與會(huì)者明確會(huì)議目標(biāo)的最好方法是，預(yù)先發(fā)給他們一份明確的

議程。預(yù)備議程有幾種方法，選用一個(gè)適合你目的的方法。

小提示25：幸免在一天的情緒低落時(shí)段內(nèi)開會(huì)，例如緊接在午

餐之后。

2.2.1編排議程

會(huì)議議程是需要提出度討論的問題或項(xiàng)目的清單。它應(yīng)當(dāng)簡潔、

一目了然。第一聚攏所有的有關(guān)信息，然后搜尋出哪些項(xiàng)目需要確定

細(xì)致程度。你會(huì)發(fā)覺與其他會(huì)者商計(jì)是有用的。假設(shè)有許多的問題要

討論，就給每一項(xiàng)目分配一個(gè)時(shí)刻限度，以保證你可不能超過規(guī)定的

時(shí)刻。在會(huì)前多久開始預(yù)備議程決定于需要多少預(yù)備時(shí)刻。

小提示26：保證將議程的任何改變都通知會(huì)議主席。

2.2.2編寫議程

在為類似會(huì)議編寫議程時(shí)，可把這份簡單的議程作為模板。給每

一項(xiàng)標(biāo)出號碼，并給每一項(xiàng)分配一個(gè)開始時(shí)刻，以有利于那些不需參

加整個(gè)會(huì)議的與會(huì)者。

小提示27：議程應(yīng)盡可能簡短。

例如：委員會(huì)會(huì)議議程

7月6日上午11點(diǎn)

格林?德雷飯店

（議程開頭為會(huì)議日期、時(shí)刻與地點(diǎn)）

1.[11：00）任命一位會(huì)議主席

2.[11：10）為缺席致

3.[11：15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄

4.（11：30）上次會(huì)議提出的事項(xiàng)

5.（11：45）討論聯(lián)絡(luò)司宜

（每項(xiàng)編號、每項(xiàng)均有一個(gè)起紿時(shí)刻）

[12：00）會(huì)間休息

6.（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng)

7.（12：45）專門事項(xiàng)

8.（13：00）其他動(dòng)議

9.（13：15）其他事宜

10.（13：35）下次會(huì)議細(xì)節(jié)

（下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫在議程的未尾）

小提示28：試將議程限于一頁紙

要點(diǎn)

?議程包括會(huì)議日期、時(shí)刻、地點(diǎn)和目的等細(xì)節(jié)。

?議程中關(guān)于會(huì)議的要緊目的應(yīng)盡量明確

?全體與會(huì)者需要確切明白會(huì)議對他們的要求

?分配給每一項(xiàng)的時(shí)刻應(yīng)表達(dá)出它們的優(yōu)先次序

?時(shí)刻。無人會(huì)介意提早終止會(huì)議，然而會(huì)議超過預(yù)定時(shí)刻是令

人不快的。

2.2.3構(gòu)想議程

當(dāng)你撰寫會(huì)議議程時(shí)，盡量按邏輯排列主題，并把類似的議題

放在一起，如此能夠幸免同一領(lǐng)域談了一遍又一遍的情形顯現(xiàn)。你的

議程能夠從常規(guī)情況開始，如指定一位會(huì)議主席，為缺席致，然后

轉(zhuǎn)入批準(zhǔn)上次會(huì)議（假設(shè)相關(guān)〕備忘錄并聽取前次會(huì)議上同意任務(wù)者

的報(bào)告。會(huì)議的下一個(gè)議程應(yīng)當(dāng)是就當(dāng)前的問題，例如最新的財(cái)務(wù)會(huì)

計(jì)及銷售情形，進(jìn)行大量的討論。最后是其他事宜，并打算確定下次

會(huì)議的日期、時(shí)刻和地點(diǎn)。

小提示29：早些討論最重要的問題，現(xiàn)在與會(huì)者最有精神。

2.2.4分發(fā)議程

一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會(huì)者，供評論、補(bǔ)充或

征求同意。假如你期望在一份差不多正式批準(zhǔn)的議程上增加或刪除項(xiàng)

目，必須征得與會(huì)者的同意。與增加項(xiàng)目相比，他們可能會(huì)更喜愛減

少一些項(xiàng)目，除非他們對你期望加上去的項(xiàng)目有專門的趣。當(dāng)與會(huì)者

抵達(dá)會(huì)議時(shí)給他們一份修改的議程，這種做法是不能同意的，除非因

臨時(shí)事件而必須如此做，例如主席生病，或財(cái)務(wù)情形的突然變化。盡

可能在會(huì)議之前預(yù)先分發(fā)最后決定的議程。

2.2.5要做的事

1.決定需要在會(huì)上提出的問題。

2.將議程初稿發(fā)給全體與會(huì)者，征求他們關(guān)于其他項(xiàng)目的建議。

3.將建議匯總到下一個(gè)草案中。

4.重新在全體與會(huì)者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。

2.3確定地點(diǎn)

選擇會(huì)議地點(diǎn)關(guān)于會(huì)議的成功是極為重要的，這不僅此是一個(gè)舒

服的問題，而且要使與會(huì)者感受到那個(gè)場所是適合于那個(gè)會(huì)議的。對

所有會(huì)議都這們，不管小會(huì)或大會(huì)，正式會(huì)議或非正式會(huì)議。

小提示30：為那些需作長途旅行者考慮所要花費(fèi)的時(shí)刻

小提示31；為殘疾與會(huì)者提供必要的設(shè)備。

2.3.1認(rèn)清你的需要

會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目的相適合。假設(shè)會(huì)議的目的之一是讓兩部分

人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的道理，不

要在一個(gè)亂糟糟的開放式辦公室如開正式會(huì)議。關(guān)于你本部門的會(huì)

議，仍有一個(gè)選擇問題，你必須決定家中、中立處或外地哪個(gè)最適合

你的需要。

2.3.2選擇會(huì)議地點(diǎn)

假如你在安排一個(gè)會(huì)議，要租用會(huì)場及其他設(shè)備，你應(yīng)比較一下

價(jià)格，專門在預(yù)算緊張的情形下更應(yīng)該這種做。你可能發(fā)覺你能談成

一個(gè)折扣。大都市中心地段可能適合于大多數(shù)與會(huì)者，同時(shí)公共交通

服務(wù)良好，然而市中心地段確信比稍不位于中心的地段要昂貴一些。

城外會(huì)議場所對與會(huì)者吸引力較小，但假如會(huì)議連續(xù)一天以上那是值

得的。另一方面，一個(gè)都市的愉快舒服可能有助于吸引人來參加連續(xù)

幾天的會(huì)議。衡量你的優(yōu)先順序，選擇合適的會(huì)議地點(diǎn)。

2.3.3法律方面考慮

依照法律，必須邀請某些人參加某種會(huì)議，如公司的股東年會(huì)一

盡管有一些不道德的公司找一個(gè)不合適地點(diǎn)或時(shí)刻召開會(huì)議以通過

不得人心的提議。給年會(huì)設(shè)定一個(gè)使股東無法投票的日期和地點(diǎn)，這

是不合法的。將公眾會(huì)議放在難于接近的地點(diǎn)也是不合法的。

2.3.4評估環(huán)境

在任何會(huì)議中，物理因素起著重要的作用。不論什么場合，注意

使與會(huì)者足夠舒服以集中精力開會(huì)，但不要讓他們舒服得想打瞌睡。

檢查并使別處噪聲保持在最低小水平，取曖和通風(fēng)有益于工作，但不

要過分。大飯店里的房間常有專門好的空調(diào)但缺少自然光，而自然光

關(guān)于堅(jiān)持一種活躍的氣氛是重要的。

小提示32：確定已被移出會(huì)議室。

2.3.5考慮各種類型的會(huì)議場所

會(huì)議場所考慮的因素

你的辦公室?你的全部參考資料在手

你的工作位置或一張會(huì)議桌，外邊。

加幾把椅子。?你的權(quán)威性可能得到加

強(qiáng)。

?可能會(huì)有干擾，或者

有人打攪。

下級的辦公室?可能提高一位下級的地

一位下級的工作處。位和士氣

?假如工作處狹小，可能會(huì)

使雙方都感不適

單位會(huì)議室?幸免由于使用個(gè)人辦公

供職員使用的公司會(huì)議室室而引起的公司等級問

題

?處人可能同與會(huì)者接觸

而打攪會(huì)議

別處的會(huì)議室?保證設(shè)有任何一方占地

在你公司之外的一個(gè)中立的會(huì)主優(yōu)勢。

議室。?假如保密是重要的，這類

會(huì)議室專門有用。

?可能昂貴，同時(shí)每人個(gè)人

都不熟悉。

會(huì)議中心具有開大會(huì)的設(shè)備。

一個(gè)大的聚會(huì)場所，例如在一所需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和安

大學(xué)里。全保衛(wèi)。

可能缺少非正式的小規(guī)模聚會(huì)

的機(jī)會(huì)。

城外的會(huì)議場所假如與會(huì)者來自全世界，那是合

異地的一間辦公室、會(huì)議室或飯適的。

店。在某種場合增加幾分的力。

旅途、時(shí)刻和食宿花費(fèi)專門多。

2.3.6幸免陷阱

有幾個(gè)緣故（有的明顯，有的不太明顯）使會(huì)議場所選擇得不行。

當(dāng)你查找和預(yù)訂會(huì)議場所時(shí)，應(yīng)估量幸免以下常見的陷阱：

?參加會(huì)議的人比估量的要多一一房間不夠大，人們感到不舒

服。

?出席人數(shù)比估量的少得多，空蕩蕩的房間令人。

?空調(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)劑。

?會(huì)議室中的燈光開關(guān)或插頭未作檢查和標(biāo)記，顯現(xiàn)技術(shù)問題。

?會(huì)議地點(diǎn)或鄰近缺少服務(wù)部門，如咖啡廳或銀行。

小提示33：把有潛在問題的會(huì)議安排在中立地點(diǎn)。

要點(diǎn)

?會(huì)前關(guān)于不熟悉的會(huì)場至少訪問一次。

?房間最好有窗，能夠打開或關(guān)上以調(diào)劑溫度。

?發(fā)言者需要明白空調(diào)器和燈光開關(guān)的位置。

?洗室及其他設(shè)備應(yīng)清晰地標(biāo)明。

?椅子應(yīng)試坐十分鐘，檢查是否舒服。

小提示34：要求你的助手檢查當(dāng)?shù)毓步煌ㄟ\(yùn)輸?shù)目衫们樾危?/p>

時(shí)刻表和季節(jié)性變化。

2.3.7案例研究

隨著公司的進(jìn)展，會(huì)計(jì)部門與銷售人員合作時(shí)產(chǎn)生了問題，因此

會(huì)計(jì)經(jīng)理在一個(gè)方便于銷售部門的房間里召開一個(gè)會(huì)議，討論一起工

作的方法。

然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線,

致使他們不能看到經(jīng)理。

正在翻動(dòng)的圖表?？照{(diào)無效，窗也未開，因此室內(nèi)悶熱；一扇門

開著，但這讓辦公室別處的噪聲進(jìn)入。財(cái)務(wù)經(jīng)理被叫走，然后有

幾個(gè)人動(dòng)氣地走了。經(jīng)理回來詢問建議，但幾沒有什么響應(yīng)，結(jié)果

未獲得實(shí)際的解決方法。

選擇了錯(cuò)誤的會(huì)議場所：那個(gè)事例指出，盡管有完好的意圖，卻

選擇了一個(gè)不行的會(huì)議場所，實(shí)際上是損害而不是改善了兩個(gè)部門之

間的關(guān)系。在一個(gè)沒有打攪且有足夠空間容納參加討論的全部成員的

中立處，兩部門的聚會(huì)可能會(huì)獲得更積極的結(jié)果。

2.3.8關(guān)注音響成效

一個(gè)構(gòu)建良好的會(huì)議室并不保證能有一個(gè)好的會(huì)議，然而它可顯

著增加這種機(jī)會(huì)。記住你的會(huì)議目標(biāo)。大多數(shù)會(huì)議的要緊目的是與別

的與會(huì)者口頭交談來分享信息，因此優(yōu)良的音響成效是必需的。即使

在一個(gè)小房間里只有少數(shù)人進(jìn)行交流也會(huì)有這種問題，而音響成效關(guān)

于有眾多與會(huì)者參加的會(huì)議專門重要。假如運(yùn)用視覺因素，例如使用

視覺輔助裝置，視聽成效都必須良好，所有椅子的安放位置都不能有

礙視線。

小提示35：找一個(gè)確信可不能受到打攪的會(huì)議場所。

2.3.9在良好的氛圍中開好會(huì)議

好的設(shè)備有助于氣氛，如良好的音響裝置、適宜的照明以及舒

服的座位。假如聽眾注意力不分散，就能集中在發(fā)言者身上。發(fā)言者

會(huì)由此受到鼓舞而講得更好。

2.3.10案例研究

一家廣告公司安排會(huì)見一個(gè)潛在的客戶，討論一項(xiàng)宣傳活動(dòng)。那

個(gè)客戶的工作場所相當(dāng)遠(yuǎn)，是一個(gè)小型的開放式辦公室，因此廣告公

司建議利用一家鄰近客戶且有會(huì)議設(shè)備的飯店。

會(huì)前一周，廣告公司的一名成員來飯店檢查會(huì)議室，看到一套多

媒體系統(tǒng)和一張大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標(biāo)準(zhǔn)的

視聽設(shè)備，因?yàn)樗靼鬃约汗镜恼宫F(xiàn)是使用這種設(shè)備來預(yù)備的。開

會(huì)那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來測試阻礙強(qiáng)度，并將座位安排

成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點(diǎn)心。會(huì)議進(jìn)行得專門順利,

廣告公司贏得了那個(gè)新的客戶。

提供完善的會(huì)議場所：正如那個(gè)事例所說明的，每件事均須預(yù)先

組織，并有一個(gè)試運(yùn)作過程，如此那個(gè)廣告公司能預(yù)先排除潛在的問

題，從而能集中在他的展現(xiàn)工作上。另外，那個(gè)地點(diǎn)廣告公司做了一

個(gè)明智的決定，拒絕了現(xiàn)代化硬件，而使用較老式的但更恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備。

2.4安排座位

與會(huì)者座位的安排對會(huì)議的成功有專門大的阻礙。預(yù)先考慮座位

安排，假如必要，設(shè)計(jì)一個(gè)座位安排方案，給會(huì)議制造一個(gè)良好機(jī)會(huì)

來達(dá)到目的。

小提示36：考慮多個(gè)安排座位的方案，然后選擇其中最恰當(dāng)?shù)囊?/p>

個(gè)。

2.4.1一對一會(huì)議

在一個(gè)一對一的會(huì)上，兩人的座位安排可決定會(huì)議的格調(diào)，并阻

礙討論的進(jìn)程。假如你正在主持會(huì)議，可通過適當(dāng)安排座位來阻礙會(huì)

議的正式程度。一對一會(huì)議有三種座位安排：支持性的、合作性的和

面對面的。為了解與會(huì)對方對會(huì)議氣氛的感受，可在桌子四周放四把

椅子，在他到會(huì)前你先坐下，再看他坐在哪里。

支持性的：假如你期望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊

就座，這有助于排除障礙且可進(jìn)行目光接觸。

合作性的：坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的

相似性。

面對面的：坐在桌子的對面，使自己與另一人保持距離，那個(gè)

位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更悠閑一些。

小提示37：在非正式的會(huì)議上用圓形會(huì)議桌。

2.4.2就座分組

大型會(huì)議的目的決定會(huì)議安排。圍繞一張桌子安排一群人就座時(shí),

用兩種形狀的桌子有三種差不多的選擇。如有談判或?qū)沟目赡苄裕?/p>

選一張長方形的桌子，''雙方"可相對而坐，在一邊的中心安排一位

中立的主席。要強(qiáng)調(diào)會(huì)議中的等級觀念，主席就座于長桌的頂端。關(guān)

于較非正式、不分等級的會(huì)議，選擇一張圓桌，每個(gè)人平等的圍桌而

坐。假如一個(gè)會(huì)議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或大房間內(nèi)舉行，就將

座位安排成行且面對主席。

2.4.5文化差異

等級在某些文化中顯得專門重要。在亞洲許多地區(qū)，年齡有專門

大的份量，因此最年長者在會(huì)議上往往就座于地位最高的座位。另一

些文化中，重要性與職位相聯(lián)系，因此一個(gè)資力較低的副總裁決可不

能被安排在比總裁更重要的座位上。

面對面就座：當(dāng)你在討論問題或試圖做出決定時(shí)，安排持相反觀

點(diǎn)的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊。主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間。

顯示等級：假如你期望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，

其他與會(huì)者座位按資力遞降順序就座。主席坐在長桌的頂端，資力最

淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處。

自由討論：假如坦誠的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議

中用一張圓桌。主席可坐在任何一個(gè)座位上

小提示38：確保任何與會(huì)者能互相看到。

2.4.6運(yùn)用策略來排座

主席坐的位置決定了其他座位的意義。適應(yīng)上主席位置在長桌的

頂端，其右手座位是最優(yōu)先的位置。但并不一定要如此排座。

策略性排座是以與會(huì)者會(huì)受其鄰座的阻礙那個(gè)假設(shè)為基礎(chǔ)的。明

確你想從會(huì)議得到什么，然后通過安排座位關(guān)心你達(dá)到目的。關(guān)于有

爭議的問題，通過座位安排把派系分散開，幸免讓觀點(diǎn)相反或觀點(diǎn)十

分相似的人相鄰而坐，如此做，使觀點(diǎn)涇渭分明，并防止討論離題。

可依照你了解和分析的與會(huì)各人對所要討論問題的觀點(diǎn)，來構(gòu)劃座位

安排圖。目光接觸關(guān)于向自己團(tuán)隊(duì)的成員表示下一步將做什么是專門

重要的。想一想誰應(yīng)該能夠與誰進(jìn)行目光接觸，相應(yīng)地安排人們的座

位。

小提示39：安排座位時(shí)，使就座者相互間保持一臂間距。

小提示40：不要讓與會(huì)者就座于直射的陽光下。

2.4.7分散對抗

畫一張座位安排表，以與會(huì)者對立即討論的最有爭議的問題的

觀點(diǎn)為依據(jù)，這會(huì)有助于分散與會(huì)者在這一事項(xiàng)上的對抗性。

圖例

主席

意見未定者

支持者

反對者

視線

意見未定者看著主席尋求引導(dǎo)

反對者坐在主席對面，在討論中起專門大作用

意見未定的與會(huì)者可清晰地看到和聽到全部觀點(diǎn)

動(dòng)議的支持者坐在其他支持者的斜對面，能夠直截了當(dāng)看到其

他支持者

動(dòng)議的反對者被支持者的座位隔開

支持者在那個(gè)位置上有利于把情形傳給意見未定的出席者

主席與大部分與會(huì)者專門是意見未定者保持目光接觸

反對者坐在主席旁邊以''平穩(wěn)〃會(huì)議桌

支持者能夠阻礙那些反對者

2.4.8觀看座位安排

假如會(huì)議沒有正式排座，可觀看別的與會(huì)者坐的位置，相應(yīng)地選

擇你自己的座位。某人坐的位置可能顯示他對所討論的問題的感受以

及他想在會(huì)上起什么作用。強(qiáng)硬的反對者可能會(huì)選擇靠近主席的位置

向全體與會(huì)者發(fā)號施令。坐在中間可能提示期望充分參與或?qū)?huì)議桌

那邊的討論起支配作用。假如你是主席，盡力勸說聲音最響、最直言

不諱的人坐在你的正對面。

小提示41：要求與會(huì)者關(guān)閉移動(dòng)或傳呼機(jī)。

2.4.9解讀就座模式

會(huì)議桌周圍的每一個(gè)座位你都能有所獲，這決定于你想得到什

么。試著從其他與會(huì)者坐的位置''讀〃出他們的目的。

坐那個(gè)位置有良好的視線，能夠看到全體與會(huì)者

桌子中央位置能讓與會(huì)者在會(huì)議上發(fā)揮積極作用

沒有什么意見的與會(huì)者選擇那個(gè)位置，期望不被卷入

強(qiáng)有力而且自信的發(fā)言者取與主席正面相對的位置

與自信心專門強(qiáng)的發(fā)言者觀點(diǎn)相同的與會(huì)者坐那個(gè)位置

主席的右邊是傳統(tǒng)的優(yōu)先位置

主席或要緊發(fā)言者為操縱會(huì)議選擇的強(qiáng)有力的位置

小提示42：不要用太舒服的椅子，它們會(huì)使與會(huì)者感到懶洋洋。

2.4.10陳述你的理由

你的情形介紹會(huì)受到你與聽眾之間座位安排的阻礙。巧妙地安

排別人的座位，可使你更容易達(dá)到目標(biāo)。讓聽眾坐在你的周圍，意味

著合作性與非正式的討論，但它可能無助于你左右別人的觀點(diǎn)。站在

離你的聽眾有一段距離的位置，坐在臺(tái)上或坐在桌子后邊，會(huì)提高你

的權(quán)威性和風(fēng)度，但可能阻止雙向討論，同時(shí)也較難評估他們的態(tài)度。

2.5預(yù)備會(huì)議用品

大多數(shù)會(huì)議的成功在專門大程度上依靠于事先的預(yù)備和組織，包

括為這些場合提供恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備和材料一一其中有會(huì)議地點(diǎn)，各種視聽

設(shè)備，以及書寫材料。

小提示43：會(huì)議開始之前檢查全部視聽設(shè)備是否都能工作。

2.5.1要做的事

1.檢查是否預(yù)定了點(diǎn)心。

2.檢查休息室的設(shè)備是否夠用。

3.保證有足夠的停車位置。

4.多預(yù)備一些書面背景材料，以防有些與會(huì)者遺失了這些材

料。

5.確定供電系統(tǒng)是否正常。

2.5.2組織會(huì)議場所

在會(huì)議場所，你可能只有有限的一點(diǎn)時(shí)刻能夠檢查設(shè)備，安排座

位，預(yù)備好視聽設(shè)備如投影儀和屏幕，以及分發(fā)議程和背景材料。假

如真是如此，考慮多找些人來幫忙，作會(huì)前預(yù)備和會(huì)后的收拾整理。

假如使用一個(gè)確定的會(huì)議室，會(huì)前檢查那一天的會(huì)議室是否被雙

重預(yù)定。預(yù)定的時(shí)刻應(yīng)比你所使用的時(shí)刻更長一些，以便預(yù)備好開會(huì)

所需的設(shè)備和會(huì)后撤走設(shè)備。檢查座位裝置是否適合你的需要，同時(shí)

確保會(huì)議前后房間是整潔的。

2.5.3選擇視聽設(shè)備

在大型會(huì)議、演講和討論會(huì)中，為了突出所討論的要點(diǎn)，視聽(AV)

設(shè)備用得越來越多。

這些設(shè)備能夠從差不多的活動(dòng)紙板到精巧的背投式視頻熒光屏

幕。不管何時(shí)需要AV設(shè)備，要在會(huì)前預(yù)先試用并熟練把握，確保這

些設(shè)備是好的，以及從所有的位置上都能看到圖像。假設(shè)有必要，爭

取技術(shù)支持。

小提示44：防備會(huì)場服務(wù)人員為獵取額外利潤而提供過多食品。

小提示45：確保能夠滿足專門的飲食要求。

2.5.4提供書寫工具

對會(huì)議記錄速度和精確性的要求以及現(xiàn)場的格調(diào)一一正式和非

正式一一會(huì)阻礙與會(huì)者對書寫工具的選擇。在某些類型的會(huì)議［例如

新聞公布會(huì)〕中，與會(huì)者可能用筆記本電腦、電子記事本或口述錄音

機(jī)來記錄信息。然而在大多數(shù)會(huì)議中，筆記仍記在紙上。

為與會(huì)者提供作筆記用的拍紙簿和圓珠筆或鉛筆，以幸免人們?yōu)?/p>

查找他們自己帶來的這些物品而可能顯現(xiàn)的延誤和干擾。利用分發(fā)印

有你公司標(biāo)志、名稱、地址和號碼的拍紙簿和筆的機(jī)會(huì)進(jìn)行免費(fèi)

宣傳。

電子記事本

口述錄音機(jī)

拍紙簿和筆

作記錄

提供差不多的書寫物品，如拍紙簿和筆，與會(huì)者可能帶有自己的

口述錄音機(jī)或電子記事本。

2.5.5主持大型會(huì)議

關(guān)于大型公布性會(huì)議或討論會(huì)，會(huì)議組織與內(nèi)容一樣重要。欠缺

的打算、技術(shù)故障、糟糕的設(shè)備，會(huì)造成與會(huì)者不能用心于會(huì)議的實(shí)

質(zhì)內(nèi)容。假如情況進(jìn)展順利，與會(huì)者也更會(huì)記住你的信息。檢查一下

大批人員是否能夠容易進(jìn)出會(huì)場，是否差不多預(yù)備了足夠的座位，與

會(huì)者是否能夠看到所有視聽設(shè)備的顯示。提供一個(gè)擴(kuò)音（PA）系統(tǒng)或

分立的話筒擴(kuò)音器和放大器。保證所有的發(fā)言者明白如何調(diào)整和操縱

這些設(shè)備，并給他們提供技術(shù)支持或其他必需的關(guān)心。

2.5.6組織休息

會(huì)議時(shí)刻較長時(shí)，盡管在會(huì)議期間提供水和熱飲，你仍可能要中

間休息。利用休息，讓與會(huì)者在復(fù)會(huì)前以小組形式非正式地討論有關(guān)

事宜。幸免在休息時(shí)提供大量食物，否那么與會(huì)者會(huì)變得懶洋洋的。

小提示46：會(huì)前少飲酒，它極少能提高效率。

第3章出席會(huì)議

參加會(huì)議的每個(gè)與會(huì)者都有保證會(huì)議達(dá)到預(yù)定目的的責(zé)任。每個(gè)

與會(huì)者都需要預(yù)先預(yù)備并積極做出奉獻(xiàn)，從而使每次會(huì)議更富成效。

3.1積極參與

作為會(huì)議的與會(huì)者，認(rèn)真了解大致情形是專門重要的。通過預(yù)

先閱讀議程和往常的備忘錄，你能夠關(guān)注到會(huì)議的主題?？紤]一下你

在會(huì)議中將發(fā)揮的作用以及如何發(fā)揮作用，然后就能夠作相應(yīng)的預(yù)

備。

小提示47：會(huì)議開始前擬定你的發(fā)言。

3.1.1要點(diǎn)

?為了在會(huì)議中做出奉獻(xiàn)，背景調(diào)查是必要的。

?會(huì)前與其他與會(huì)者進(jìn)行接觸，從而排除隔閡，并交流信息。

?必須了解與會(huì)者個(gè)人之間的敵意。

?關(guān)于大的事項(xiàng)，可能有必要預(yù)先游說以獲得支持。

?會(huì)前試探與會(huì)者的意見。

3.1.2收集信息

會(huì)前進(jìn)行一些差不多而透徹的背景調(diào)查，能關(guān)心你在會(huì)議中做

出有見地且有效的發(fā)言。通過收集新的數(shù)據(jù)（例如與同事或?qū)＜矣懻?/p>

或閱讀相關(guān)的出版物或研究材料），或查閱往常的數(shù)據(jù)（如過去的筆

記、會(huì)議紀(jì)要和公司檔案），來匯總信息。你的會(huì)前預(yù)備還應(yīng)包括對

其他與會(huì)者作些研究。在那個(gè)時(shí)期的細(xì)致的預(yù)備，會(huì)使你專門容易地

找到一條通往目標(biāo)的合適途徑。

3.1.3辨認(rèn)對立方

會(huì)議前你需要努力去了解其他與會(huì)者對議程上議題的觀點(diǎn)，他

們的愛好所在，以及是否有足夠的權(quán)威在背后支持這些觀點(diǎn)從而阻礙

會(huì)議的結(jié)果而不管討論的結(jié)果如何。倘假設(shè)你的觀點(diǎn)可能會(huì)受到強(qiáng)大

的抵制，盡力辨認(rèn)出你的反對者，并預(yù)先與其協(xié)商一個(gè)折中方法，如

此在公眾面前雙方的威信都可不能受到破壞。要想成功地駁倒對方，

明白得對立的觀點(diǎn)是專門重要的。你可能未必會(huì)勝過對手，但應(yīng)幸免

顯現(xiàn)僵局。

小提示48：會(huì)前向其他與會(huì)者簡單介紹議題的情形。

3.1.4談?wù)搯栴}

會(huì)前與別人分享信息總是有益的，專門是與那些持相反觀點(diǎn)者,

因?yàn)樗麄兛赡芷谕磉_(dá)不同的看法。這種交流會(huì)關(guān)心每一派別容忍甚

至同意另一種意見。（開放的軀體語言表示情愿傾聽〕

3.1.5預(yù)備談判

談判是發(fā)生在兩個(gè)派別之間的討價(jià)還價(jià)，這兩個(gè)派別都擁有一

些對方想要的東西。談判的對象可能不是具體有形的物體，而可能是

對特定行為過程給予的支持，或?qū)ν瓿梢粋€(gè)特定的任務(wù)給予的關(guān)心。

假如你立即去談判，帶上一個(gè)堅(jiān)決的目的或目標(biāo)坐到談判桌前，再加

上一個(gè)為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而制定的策略。你的策略應(yīng)當(dāng)包括反對的理由以及

能夠妥協(xié)的范疇。要成為一個(gè)成功的談判者，你必須對他人的需求和

偏愛十分敏銳。傾聽別人發(fā)言會(huì)發(fā)覺能夠取得一致的領(lǐng)域，或者發(fā)覺

在談判中你可利用的弱點(diǎn)。記?。阂坏╇p方都列出了他們的差不多要

求和考慮，這就說明雙方為了達(dá)成一個(gè)能夠同意的解決方案都情愿作

出讓步。

3.2外表與講話

為確保你的信息傳遞到其他與會(huì)者，你應(yīng)當(dāng)看著他們講話。每

次會(huì)議要穿著得體，并確保演講清晰而又自信。

小提示49：保持積極的面部表情和聲調(diào)。

小提示50：錄下你自己的演講排練，檢查你講得是否清晰。

3.2.1外表部分

當(dāng)你作演講時(shí)，職業(yè)性的外表能為你獲得更多的尊重，因?yàn)槿藗?/p>

往往第一以外貌取人，假如你將與另一個(gè)公司舉行會(huì)議，了解該公司

的著裝準(zhǔn)那么，如此你就能夠幸免顯現(xiàn)諸如所有與會(huì)者都穿著牛仔服

而只有你穿著西裝的情形。在正式會(huì)議上，專門當(dāng)其他與會(huì)者都不認(rèn)

識(shí)你的時(shí)候，穿一套正式的服裝。不論你穿何種服裝，檢查并確保你

的外表整潔，頭發(fā)潔凈，指甲修剪整齊，皮鞋光亮。

3.2.2顯示自信

這位男士看上去專門自信并操縱著會(huì)議局面。他渾身上下潔凈利落，

穿著一件合身的深色外套和一件挺括的白襯衫，系一條整潔的暗色領(lǐng)

帶。他積極的軀體語言將給人們留下一個(gè)好印象。

通過目光接觸顯示自信

前傾表示活躍而感愛好

服裝得體而整潔

書寫紙疊放有序

3.2.3獲得信心

自信的建立是一個(gè)循環(huán)的過程。假如你表現(xiàn)得十分自信，人們就

會(huì)認(rèn)為你充滿信心，同時(shí)更容易信服你的論點(diǎn)。一旦你感受到其他與

會(huì)者對你的信任，你的信心就會(huì)增強(qiáng)。在任何用語言進(jìn)行溝通的場合,

與你表達(dá)論點(diǎn)而實(shí)際使用的詞匯相比，你的聲調(diào)有五倍以上的阻礙

力，你的軀體語言有八倍以上的阻礙力。注意要在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候發(fā)言并

表達(dá)清晰，并注意遣詞造句和語音語調(diào)。為這些演講質(zhì)量方面所花的

時(shí)刻應(yīng)至少相當(dāng)于為預(yù)備發(fā)言內(nèi)容所花的時(shí)刻。

3.2.4要點(diǎn)

?第一印象專門重要。一個(gè)論辯的開場白應(yīng)當(dāng)反復(fù)練習(xí)。

?因?yàn)槟憧赡苤挥幸淮伟l(fā)言機(jī)會(huì)，因此要一次成功。

?當(dāng)表達(dá)有誤時(shí)，應(yīng)趕忙糾正，如此其他與會(huì)者就會(huì)察覺到你十

分了解你正在討論的主題。

?變換語調(diào)（如熱情的、祝賀的、強(qiáng)有力的、正式的，等等）會(huì)

產(chǎn)生不同的成效。

?會(huì)議終止時(shí)總結(jié)要點(diǎn)。

小提示51：開始發(fā)言前做一個(gè)深呼吸。

小提示52：假如一個(gè)主意出自于你的辛勤工作，就對它沖滿信

心。

3.2.5積極地參與

一個(gè)會(huì)議中你的參與程度在專門大程度上決定于會(huì)議的規(guī)模。

假如是一個(gè)小型內(nèi)部會(huì)議，你或許能