采購合同制度1.目的和適用范圍本制度的目的是確立公司內(nèi)部的采購合同管理規(guī)范，以規(guī)范采購合同的簽訂、履行和審批流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，并保障采購工作的高效、透亮和質(zhì)量。本制度適用于公司內(nèi)全部與供應(yīng)商簽訂采購合同的工作人員，包含采購部門、業(yè)務(wù)部門以及其他涉及采購合同的相關(guān)部門。2.定義2.1采購合同：指公司與供應(yīng)商之間就貨物或服務(wù)的交付、質(zhì)量、價(jià)格、數(shù)量等事項(xiàng)所簽訂的法律文件。2.2供應(yīng)商：指公司選定的、具備供應(yīng)公司所需貨物或服務(wù)本領(lǐng)的法人或其他組織。2.3采購部門：指負(fù)責(zé)公司采購工作的部門，包含采購人員和相關(guān)管理人員。3.采購合同的簽訂流程3.1需求確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門提出采購需求，并填寫《采購申請(qǐng)單》。采購部門負(fù)責(zé)審核申請(qǐng)單，確保需求合理且與公司的戰(zhàn)略和預(yù)算相符。3.2供應(yīng)商選擇：采購部門依據(jù)采購需求，通過市場(chǎng)調(diào)研和供應(yīng)商評(píng)估等方式，選擇合適的供應(yīng)商。3.3詢價(jià)和比較：采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)貨物或服務(wù)的認(rèn)真信息、價(jià)格和交付條件等。對(duì)供應(yīng)商供應(yīng)的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較及評(píng)估，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.4合同起草：采購部門依據(jù)選定的供應(yīng)商供應(yīng)的信息，起草采購合同草案。合同應(yīng)明確涉及貨物或服務(wù)的具體說明、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.5合同審批：合同草案需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交公司經(jīng)營(yíng)決策層審批。經(jīng)營(yíng)決策層審批通過后，方可進(jìn)行下一步操作。3.6合同簽訂：經(jīng)營(yíng)決策層審批通過后，采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行正式的合同簽訂。合同應(yīng)由雙方授權(quán)的代表人簽字蓋章，并保存原始合同文檔。3.7合同歸檔：采購部門應(yīng)將簽訂的合同依照規(guī)定歸檔，并建立相應(yīng)的檔案管理制度，以備后續(xù)查閱。4.采購合同的履行和管理4.1履行義務(wù)：供應(yīng)商應(yīng)依照合同的規(guī)定，定時(shí)、按質(zhì)地履行合同義務(wù)，供應(yīng)符合要求的貨物或服務(wù)。公司應(yīng)定時(shí)支出合同款項(xiàng)。4.2監(jiān)督檢查：采購部門應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違約行為，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的矯正措施，并記錄下來。4.3更改管理：如需對(duì)采購合同進(jìn)行更改，應(yīng)提交更改申請(qǐng)，并經(jīng)過合同雙方的協(xié)商和確認(rèn)，修改合同條款，并進(jìn)行相應(yīng)的合同更改手續(xù)。4.4合同停止：采購合同在以下情況下可以停止：雙方協(xié)商全都停止；合同期滿且雙方無續(xù)簽意愿；一方嚴(yán)重違約，經(jīng)另一方通知后不予改正。4.5合同評(píng)估：采購部門應(yīng)對(duì)每份合同履行情況進(jìn)行評(píng)估，記錄供應(yīng)商的績(jī)效，并及時(shí)反饋給供應(yīng)商。5.爭(zhēng)議解決和違約責(zé)任5.1爭(zhēng)議解決：對(duì)于因合同履行發(fā)生的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)本著友好解決的原則進(jìn)行協(xié)商。如協(xié)商不能解決，可通過仲裁、訴訟等途徑解決。5.2違約責(zé)任：供應(yīng)商如發(fā)生違約行為，應(yīng)承當(dāng)相應(yīng)的法律責(zé)任，并承當(dāng)由此產(chǎn)生的一切損失。6.監(jiān)督和評(píng)估公司內(nèi)部應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)督和評(píng)估制度，對(duì)采購合同的簽訂、履行情況以及供應(yīng)商的績(jī)效進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估。定期進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并對(duì)采購合同制度進(jìn)行改進(jìn)。7.附則7.1本制度自頒布之日起正式執(zhí)行，全部相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格依照本制度執(zhí)行。7.2對(duì)于本制度未盡事宜，由公司領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行解釋。7.3本制度的修訂和解釋權(quán)歸公司領(lǐng)導(dǎo)小組全部。注：本規(guī)章制度旨在為企業(yè)內(nèi)部采購合同管理供應(yīng)一