佛山市鐵路投資建設集團有限公司FoshanRailwayInvestmentConstructionGroupCo.，Ltd.文件編號版本/版次A版/0次管理制度流程匯編廣佛線二期工程機電設備文件歸檔管理細則頁碼第頁共16頁PAGEPAGE141.總則1.1為加強廣佛線二期機電設備系統(tǒng)工程的文件歸檔管理，建立、健全工程檔案管理工作，規(guī)范相關(guān)資料的編寫、收集、整理、組卷、傳遞、借閱管理，確保滿足工程施工和移交、文件歸檔要求，更好地為各單位、技術(shù)部門服務，特制訂本細則。1.2本細則依據(jù)《建筑工程資料管理規(guī)程》（JGJ/T185-2009）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）等國家、地方現(xiàn)行的有關(guān)工程建設和檔案管理的法律、法規(guī)、規(guī)范、標準以及佛山市軌道交通發(fā)展有限公司（以下簡稱市軌道公司）發(fā)布的《工程檔案管理辦法》，結(jié)合廣佛線二期工程實際情況編制。1.3凡參與廣佛線二期機電設備系統(tǒng)采購、系統(tǒng)集成、設備安裝等工程的相關(guān)設備供應商、系統(tǒng)集成商、設備安裝商、監(jiān)理、設計等單位均應執(zhí)行本細則。1.4參與廣佛線二期機電設備系統(tǒng)采購、系統(tǒng)集成、設備安裝等工程的相關(guān)設備供應商、系統(tǒng)集成商、設備安裝商、監(jiān)理、設計等單位要把工程資料管理納入自身業(yè)務管理工作中，完成各自職責范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和整理、歸檔工作，保證工程資料的積累，達到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔移交市軌道公司檔案室，以保證技術(shù)檔案系統(tǒng)工作的順利開展。1.5按照集中統(tǒng)一管理的基本原則，設備運營部為廣佛線二期機電設備系統(tǒng)工程歸檔文件的管理單位，負責組織、協(xié)調(diào)和指導各有關(guān)單位編制竣工、歸檔文件和整理相關(guān)文件，達到工程資料的及時、完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。1.6在簽訂機電設備系統(tǒng)合同、協(xié)議時，應設立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應項目文件（含電子版）以及所提交文件的整理、歸檔責任。2.管理職責2.1通用職責2.1.1相關(guān)資料的形成應符合國家相關(guān)的法律、法規(guī)、施工質(zhì)量驗收標準和規(guī)范、工程合同與設計文件等規(guī)定。2.1.2工程各參建單位應將工程資料的形成和積累納入工程過程管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責范圍。2.1.3工程資料應隨工程進度同步收集、整理并按規(guī)定移交。2.1.4工程資料應實行分級管理，由建設、監(jiān)理、施工單位主管（技術(shù)）負責人組織本單位工程資料的全過程管理與控制工作。建設過程中工程資料的收集、整理工作和審核工作應有專人負責，并按規(guī)定取得相應的崗位資格。2.1.5工程各參建單位應確保各自文件的真實、有效、完整和齊全，對工程資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等的，應按有關(guān)規(guī)定予以處罰，情節(jié)嚴重的，應依法追究法律責任。2.2建設單位設備運營部職責2.2.1負責技術(shù)文件總體管理，設專人對2.2.2在工程招標及與參建各方簽訂合同或協(xié)議時，對工程資料和工程檔案的編制責任、套數(shù)、費用、質(zhì)量和移交期限等提出明確要求。2.2.3向參與工程建設的施工、監(jiān)理等單位提供與建設工程有關(guān)的資料。2.2.4負責監(jiān)督和檢查各參建單位工程資料的形成、積累和立卷工作，委托監(jiān)理單位或其他第三方專業(yè)單位2.2.5對需建設方2.2.62.2.7工程竣工驗收后6個月內(nèi)將監(jiān)理、施工檔案移交市軌道公司檔案室2.3監(jiān)理或集成商單位職責2.3.1負責監(jiān)理2.3.2監(jiān)理或集成商應對2.3.3凡需監(jiān)理2.3.4監(jiān)理或集成商應在工程竣工驗收后3個月內(nèi)將竣工檔案材料移交市軌道公司2.4設備供應商或安裝商職責2.4.1負責工程2.4.2設立獨立的2.42.4.4負責編制至少6套完整的施工資料（不含自行保存），其余按合同或協(xié)議約定的要求提供給市軌道公司2.4.5歸檔的施工文件，設備供應商或安裝商應在工程竣工驗收后33.機電設備歸檔文件主要內(nèi)容按照文件類型不同，機電設備歸檔文件可分為過程管理文件和竣工驗收文件，過程管理文件根據(jù)不同的承包商類型，機電設備歸檔文件可以分為監(jiān)理文件、系統(tǒng)集成商文件、設備供貨商文件、設備安裝承包商文件四類，竣工驗收文件則根據(jù)不同的標段劃分，各文件的檔案分類編號詳見附錄1。3.1機電設備過程管理文件3.1.1監(jiān)理監(jiān)理文件指各設備系統(tǒng)安裝監(jiān)理在履行職責的過程中形成的文件和記錄，包括但不限于以下內(nèi)容（詳細表格內(nèi)容GD220201～GD220206（）省統(tǒng)表）：（1）監(jiān)理機構(gòu)及監(jiān)理制度（2）監(jiān)理月報（3）監(jiān)理會議紀要（4）監(jiān)理工作日志（5）監(jiān)理工作總結(jié)（6）工程技術(shù)審批資料（7）工程進度控制報審資料：包括《工程開工/復工報審表》、《施工進度（調(diào)整）計劃報審表》、《（）月度工料機動態(tài)表》、《工程臨時/最終延期審批表》、《工程延期審批表》、《工程復工報審表》（8）工程質(zhì)量控制報審、驗收資料：包括工程材料、構(gòu)配件、設備報驗資料、分項/分部工程施工報驗資料、監(jiān)理抽檢資料、不合格項處置記錄、質(zhì)量事故的處理資料、旁站監(jiān)理記錄（9）造價控制報審資料：包括《（）月工程進度款報審表》、《工程款支付申請表》、《工程款支付證書》、《費用索賠申請表》、《費用索賠審批表》等（10）單位工程竣工預驗收資料（11）工程質(zhì)量評估報告（12）竣工移交證書（13）其他資料：包括《工作聯(lián)系單》、《工程變更單》等。3.集成商文件指各系統(tǒng)集成商在履行集成商職責的過程中形成的文件和記錄，包括但不限于以下內(nèi)容（詳細表格內(nèi)容見《集成商管理辦法》）：（1）集成商機構(gòu)設置與管理制度（2）集成商月報（3）集成商會議紀要（4）集成商工作總結(jié)（5）集成商工作記錄文件（6）設計文件審查文件（7）設計聯(lián)絡文件（8）樣機試驗和驗收文件（9）小批量生產(chǎn)查驗文件（10）出廠驗收文件（11）生產(chǎn)過程檢查文件（12）單機調(diào)試文件（13）工程驗收文件（14）投資支付文件（15）項目變更文件（16）培訓資料和文件（17）竣工驗收資料：包括供貨商竣工預驗收資料、工程質(zhì)量評估報告（18）竣工移交證書（19）其他資料：包括《工作聯(lián)系單》、《工程變更單》等。3.設備供應商文件指各設備供應商在履行職責的過程中形成的文件和記錄，包括但不限于以下內(nèi)容：（一）設備供應商基本資料涵蓋設備供應商營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品證書、公司簡介、項目組織機構(gòu)和管理制度等內(nèi)容。（二）設備供應商產(chǎn)品資料（1）設備設計文件（2）設備樣機驗收和試驗文件（3）設備生產(chǎn)工藝文件（4）設備出廠驗收文件（5）設備隨機資料（6）設備現(xiàn)場安裝調(diào)試文件（7）設備單系統(tǒng)調(diào)試文件（8）設備總聯(lián)調(diào)文件（9）設備驗收文件（10）設備培訓資料（11）設備用戶手冊、維護手冊等。（12）設備移交文件。3.設備安裝商文件指各設備安裝承包商在履行職責的過程中形成的文件和記錄，包括但不局限于以下內(nèi)容：（1）設備安裝承包商基本資料涵蓋設備安裝承包商營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品證書、公司簡介、項目組織機構(gòu)和管理制度等內(nèi)容。（2）設備供應商產(chǎn)品資料設備設計文件、設備樣機驗收和試驗文件、設備生產(chǎn)工藝文件、設備出廠驗收文件、設備隨機資料、設備現(xiàn)場安裝調(diào)試文件、設備單系統(tǒng)調(diào)試文件、設備總聯(lián)調(diào)文件、設備驗收文件、設備培訓資料、設備用戶手冊、維護手冊等、設備移交文件、產(chǎn)品合格證與保修證書。3.2竣工驗收文件竣工驗收文件按照標段劃分組卷，由各自監(jiān)理或集成商負責，具體包括但不限于以下文件：（1）工程竣工驗收管理文件（2）工程質(zhì)量評估與工程總結(jié)（3）工程竣工質(zhì)量驗收記錄文件（4）工程竣工專項驗收文件（5）工程質(zhì)量保證及保修文件4.機電設備歸檔文件的收集4.1機電設備歸檔文件的形成和積累工程資料產(chǎn)生于本項目建設全過程。其形成、積累和管理應列入建設計劃和有關(guān)部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。各勘察、設計、施工、監(jiān)理、招標代理、材料、構(gòu)件及設備供應單位及佛山市軌道發(fā)展有限公司各技術(shù)、職能部門對工程資料的形成、積累、整理、歸檔以本工程項目（課題、工作）開始為起點，根據(jù)進程及時收集、整理、歸檔。4.2機電設備歸檔文件的收集參與廣佛線二期機電設備系統(tǒng)采購、系統(tǒng)集成、設備安裝等工程的相關(guān)設備供應商、系統(tǒng)集成商、設備安裝商、監(jiān)理、設計等單位均有責任負責本單位的文件的收集，其中監(jiān)理或集成商同時負責督促設備安裝商或供應商完成本單位文件的收集整理。4.3收集范圍、保管期限凡與廣佛線二期機電設備系統(tǒng)有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，納入工程歸檔資料范圍。4.4收集時間各類文件應按文件形成的先后順序或工程項目完成情況及時收集。4.5機電設備歸檔文件質(zhì)量要求4.5.1凡需歸檔的資料，應符合國標、部標和企業(yè)標準規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整、清楚，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰、4.5.2需永久、長期保存的文件嚴禁用鉛筆、圓珠筆、易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水4.5.34.5.4.5.5.機電設備竣工文件的編制5.1竣工文件編制要求5.1.1工程5.1.2竣工文件由設備安裝施工單位負責編制，監(jiān)理單位負責審核。主要內(nèi)容有：施工綜合5.1.35.1.45.2竣工圖編制要求5.2.1工程5.2.2竣工圖應完整、準確、清晰、規(guī)范、5.2.35.2.4一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要5.2.55.5.2.5.2.8竣工圖圖幅應按GB／T10609.5.25.3竣工圖的更改方法5.3.15.3.2用5.3.35.3.45.3.55.3.65.4竣工圖章的使用5.4.15.4.2如按5.4.35.5竣工圖的審核5.5.15.5.25.5.35.5.45.5.55.5.65.6竣工圖套數(shù)：按合同條件的規(guī)定提交。6.機電設備歸檔文件的整理與歸檔6.1機電設備歸檔文件的整理6.1.1工程建設形成的資料在歸檔前應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，6.1.2（1）劃分階段。凡是歸入工程項目資料的文字材料、圖表、圖紙，按工作階段歸類劃分，不同形成階段的文件材料不能混淆在一起。（2）鑒別。收集整理的文件材料需要進行鑒定，剔除不屬歸檔范圍及重份的文件，以確保歸檔文件的完整性。（3）劃分單項、單位、分部、子分部(項)工程。同一單位的文件先按單位工程劃分，同一單位工程再進一步劃分分部(項)、子分部（項）工程。同一分部(項)工程的文件再按不同分類分別排列。（4）排列。根據(jù)工程資料的形成階段規(guī)律和查找利用規(guī)律分別排列，如管理性文件按問題、時間排列；原材料、構(gòu)件的出廠證明、試驗報告可按結(jié)構(gòu)或批量分類排列，質(zhì)量檢查、評定記錄按單位、分部（項）工程分類排列。（5）卷內(nèi)文件排列。如果一個項目形成的同類型文件數(shù)量不多，能裝入一個檔案盒，可以組織為一個案卷，其卷內(nèi)文件的排列要按形成的先后順序排列：如果圖紙、文字性文件分別組卷時，圖紙的排列可按圖紙目錄的順序進行，文字性文件遵循反映同一問題、同一結(jié)構(gòu)的文件排列在一起的原則，同一案卷中有若干個問題時，按問題的時間順序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工圖文件時，反映同一個問題、同一工作進程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工圖文件在后。6.1.3施工技術(shù)資料應按單項工程、單6.1.46.2機電設備歸檔文件的組卷6.2.1組卷要遵循工程資料6.2.2（1）工程資料應按照不同的收集、整理單位及資料類別，按基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖等分別進行組卷。（2）卷內(nèi)資料排列順序應依據(jù)卷內(nèi)資料構(gòu)成而定，一般順序為封面、目錄、資料部分、備考表和封底。組成的案卷應美觀、整齊。（3）卷內(nèi)若存在多類工程資料時，同類資料按自然形成的順序和時間排序。（4）案卷不宜過厚，一般不超過30mm。案卷內(nèi)不應有重復資料。（5）案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件、該卷保管期限從長。6.2.3（1）監(jiān)理資料組卷監(jiān)理資料可根據(jù)資料類別和數(shù)量多少組成一卷或多卷，監(jiān)理資料具體組卷內(nèi)容和順序可參考《建設工程監(jiān)理規(guī)程》（DBJ01-41-2002）第13章監(jiān)理資料的管理與歸檔的規(guī)定。（2）施工資料組卷①施工資料組卷應按照專業(yè)、系統(tǒng)劃分，每一專業(yè)、系統(tǒng)再按照資料類別順序排列，并根據(jù)資料數(shù)量多少組成一卷或多卷。②對于專業(yè)化程度高，施工工藝復雜，通常由專業(yè)分包施工的子分部（分項）工程應分別單獨組卷。（3）竣工圖組卷竣工圖應按單位工程、專業(yè)進行組卷，每一專業(yè)可根據(jù)圖紙數(shù)量多少組成一卷或多卷。設備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。（4）文字材料和圖紙材料原則上不能混裝在一個裝具內(nèi)，如資料材料較少，需放在一個裝具內(nèi)時，文字材料和圖紙材料必須混合裝訂，其中文字材料排前，圖樣材料排后。（5）單位工程檔案，總案卷數(shù)超過20卷的，應編制總目錄卷。6.3案卷與卷內(nèi)文件的排列6.3.1管理性文件6.3.2施工文件6.3.36.3.46.4案卷編目6.4.1卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應編寫頁號；頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號；各卷之間不連續(xù)編頁號。6.4.2卷內(nèi)目錄包括的內(nèi)容如下：——檔案號，對每個案卷按工程資料類別、分類代碼序號編制；——序號，應用阿拉伯數(shù)字從１起依次標注卷內(nèi)文件的順序，—個文件—個號；——文件編號，按市軌道公司發(fā)布的工程資料編碼規(guī)則編寫；——文件題名，每個文件的名稱；——責任單位或責任者，應填寫文件形成部門或主要責任者；——文件日期，每個技術(shù)文件編制的日期；——頁數(shù),每件文件總頁數(shù)?！獋渥ⅲ筛鶕?jù)實際填寫需注明的情況。注：每個技術(shù)歸檔文件如有電子版，必須提供；6.4.3案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式，主要內(nèi)容如下：——案卷題名，應簡明、準確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項目名稱、代字、代號及結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號和名稱等；項目名稱應與批準的原立項、設計相符；歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應譯成中文；——立卷單位，應填寫文件組卷部門或項目負責部門；——起止日期，應填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期；——保管期限，應依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限；——密級，應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級；——檔案號，應依據(jù)市軌道公司提供的工程檔案分類編號原則填寫。具體立卷歸檔時，案卷封面和脊背按《工程檔案管理辦法》的要求填寫。6.4.4——卷內(nèi)備考表要標明卷內(nèi)文件的件數(shù)，頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人，審查人，立卷時間等；

——卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后；——互見號應填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔案號，并注明其載體形式。6.5案卷裝訂要求6.5.1文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；裝訂的案卷卷內(nèi)文字材料、圖紙統(tǒng)一折疊為A4標準(297×210mm6.5.26.5.36.5.4檢查案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表等是否符合統(tǒng)一6.5.56.5.6每卷內(nèi)容排列順序為：案卷6.6卷盒、卷內(nèi)表格規(guī)格、要求及制成材料6.6.1卷盒采用國家標準要求的檔案6.6.2案卷內(nèi)的卷內(nèi)目錄為297×210mm6.6.36.7特殊載體檔案材料的整理隨著信息技術(shù)的普及，在建設中積累了大量的非紙質(zhì)載體的文件內(nèi)容，它是建設項目檔案的補充，更是日后工作查考的重要的信息。它們涉及的內(nèi)容相當廣泛。由于它的信息記錄形式比較特殊，在立卷中應單獨處理。6.7.1聲像材料整理時應附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。凡是歸檔的聲像文件，必須圖像清晰、聲音清楚，并附以必要的文字說明，必須是原版、原件。錄音、錄像檔案以自然盒(盤)為一卷，每盒(盤)的外套上要貼有標簽，注明其內(nèi)容、主要人物、形成日期、帶長(分鐘)、編號、型號和保管期限等，并填寫移交目錄。6.7.2照片檔案應以本項目建設活動為主，選用具有查考價值大體可以包括以下幾個方面：（1）本項目籌建、施工、竣工過程中產(chǎn)生的具有憑證和參考價值的照片；（2）本項目領導活動的照片，上級有關(guān)領導在本項目視察活動的照片；（3）本項目向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求、組織拍攝或征集的照片；（4）本項目在工作中選用的外單位的照片。照片檔案的構(gòu)成應當由底片(向外單位收集的可以沒有底片)、照片和文字說明等部分構(gòu)成。一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。如一組初步設計審查會的照片，可能在查看線路現(xiàn)場的照片，有在會議室具體講座的照片，可以把這一閃會議形成的若干張照片作為一組照片。組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項。同組中的每一張照片均應在單張照片說明的左上角或右上角標出組聯(lián)符號。組聯(lián)符號按組依次采用“①”、“②”、“③”…同組中的照片其組聯(lián)符號相同。組聯(lián)符號不應越冊。組合照片說明放在本組第一張照片的上方。對于某次活動只收集了單張照片的，則要以單張照片為單位擬寫說明。照片說明“六要素”的內(nèi)容：①事由②時間③地點④人物⑤背景⑥攝影者。伴隨著施工進程，各階段都應留一些反映施工具體過程的照片。它們是工程竣工文件主要組成部分。設備安裝施工單位移交前，根據(jù)分組說明寫出照片檔案的總說明。總說明應該介紹整個項目或單位工程設計、竣工、管理情況，如果照片中有施工工藝的改進，質(zhì)量問題的處理，還應重點介紹相關(guān)整個工程項目的照片。整理完成后，還要編制照片檔案目錄。6.8機電設備文件的歸檔6.8.1各施工承包單位、監(jiān)理單位應在建設項目完成后，將經(jīng)整理、編目后所形成的工程資料按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向市軌道公司設備運營部提交6.8.2根據(jù)建設程序和項目特點，歸檔按階段分期進行，每階段的6.8.3歸檔資料6.8.4施工及監(jiān)理單位需要向佛山市城建檔案館6.8.56.8.66.9機電設備文件的歸檔審查設備安裝施工單位在項目竣工文件收集、編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審。6.10機電設備文件的歸檔時間除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后3個月內(nèi)將技術(shù)檔案向市軌道公司設備運營部提交；有尾工的應在尾工完成后1個月內(nèi)歸檔。7.機電設備檔案的整理與移交7.1機電設備檔案的整理相關(guān)檔案的匯總整理內(nèi)容包括：（1）對工程檔案進行統(tǒng)一編碼。（2）依據(jù)工程檔案分類編號表進行統(tǒng)一的分類和編號；施工及監(jiān)理單位如對編號有疑問可提前確認。（3）對全部工程項目檔案進行清點、編目，并編制工程檔案案卷目錄及檔案整理情況說明；（4）負責貫徹執(zhí)行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格。7.2機電設備歸檔文件的移交7.2.1施工、監(jiān)理單位在完成各自案卷的編制工作后，應把各自整理的檔案連同案卷目錄、城建檔案移交書向市軌道公司設備運營部移交。工程分包的，由分包單位向總包單位移交，再由總包單位匯總整理后向市軌道公司設備運營部移交。7.2.2所有文檔在編制完畢后，各單位資料管理人員負責對所收集資料的齊全、系統(tǒng)、完整，以及資料的電子版是否符合要求等進行復核7.2.3各單位技術(shù)人員在移交工程檔案或工程資料時，交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要