PAGE1PAGE1xxxx商業(yè)銀行檔案管理辦法第一章總則第一條為加強商業(yè)銀行檔案管理工作，逐步實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、制度化，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和市檔案局有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。第二條檔案工作是本單位工作的組成部分，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護本單位歷史真實面貌的一項工作。第三條本單位在工作活動中形成的全部文書檔案均由總行檔案部門集中統(tǒng)一管理。第二章工作職責(zé)第四條總行專職檔案人員職責(zé)：檔案工作由總行辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。設(shè)專職檔案員、文書各一人，各部室分別設(shè)一名兼職檔案員，檔案人員要保持相對穩(wěn)定，如有變動，應(yīng)報告總行辦公室，及時補充或調(diào)整，并辦理交接手續(xù)。1、對本行文書人員或業(yè)務(wù)部門的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；2、負(fù)責(zé)由文書人員及各部室兼職檔案員收集齊全的各種檔案材料的歸檔、保管、利用工作，保證檔案資料齊全、完整及書寫載體規(guī)范。3、負(fù)責(zé)管理總行的全部文書檔案，積極提供利用，為總行各項工作服務(wù)，并為本單位積累檔案史料。第五條總行檔案部門必須貫徹執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度，確保檔案的安全。第六條文書人員職責(zé)：凡是本年度工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由文書人員進(jìn)行收集、整理、保證齊全完整，并負(fù)責(zé)本行文件的傳閱、催辦、保管，做到不丟失、不積壓，及時處理，及時退回。所有文件在次年的三月底前按時移交檔案室。如實反映本行的重要會議及活動的照片、錄音、錄像帶應(yīng)當(dāng)隨時移交檔案室，并注明時間、地點、人物、姓名和活動內(nèi)容。第七條兼職檔案員職責(zé)：各部室兼職檔案員按照分類方案，負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理、保證其連續(xù)性、完整性，并接受總行檔案員業(yè)務(wù)指導(dǎo)。本年度歸檔文件資料應(yīng)于次年2月底前按時移交總行檔案室。應(yīng)歸檔文件范圍應(yīng)歸檔的上級機關(guān)的文件材料上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本單位工作時的重要批示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像（以下簡稱音像材料）等材料；上級機關(guān)針對本單位的專題會議紀(jì)要代上級機關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本；上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機關(guān)的文件（包括報紙、刊物轉(zhuǎn)載）。7、上級機關(guān)對本單位開辦新業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)機構(gòu)成立、撤銷、遷址、開業(yè)、高級管理人員任職、變更等工作的批復(fù)。第九條應(yīng)歸檔的本單位的文件材料本單位召開的股東代表大會、理事會、監(jiān)事會、黨政聯(lián)席會議、辦公會、專題業(yè)務(wù)會的全套會議材料，以及各種音像材料；本單位頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、定稿、電子版以及重要文件的修改稿。本單位的請示與上級單位的批復(fù)文件，各支行的請示與本單位的批復(fù)文件；批復(fù)在前，請示在后。本單位以及內(nèi)部職能部門活動形成的工作計劃、總結(jié)、報告；反映本單位業(yè)務(wù)活動的專業(yè)文件材料；本單位檢查各支行工作、調(diào)查研究形成的主要文件材料；本單位或本單位匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料；單位領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要信件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與本單位有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料（如人代會）；本單位成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信、人員編制等文件材料；本單位制定的工作條例、章程、制度等文件材料；本單位的歷史沿革、大事記、年鑒，反映本單位重要活動時間的剪報、榮譽獎勵證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實物和展覽音像等文件材料；本單位（包括上報和下批）干部任免（包括備案）、調(diào)配、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任，干部獎懲等文件材料；本單位辦理的干部、工人的轉(zhuǎn)移工資，行政、黨、團、工會組織介紹信及存根；本機關(guān)財產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、登記薄、銷毀清冊；本單位編印的簡報等刊物草稿、定稿、電子版。本單位與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；第四章檔案移交第十條文書人員應(yīng)于第二年一季度末將所收集、整理完畢的文件、資料移交檔案室。文書人員應(yīng)建立收文、發(fā)文兩套登記薄，通過登記，對來往行文、內(nèi)部文件、會議文件均逐件登記，做到有據(jù)可查。登記時，不僅要對通過正常渠道傳送的文件逐件登記，而且要對外出開會的有關(guān)人員帶回本單位的文件材料也要認(rèn)真登記，杜絕“賬外文件”。文書人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行先登記編號后發(fā)文的程序，禁止出現(xiàn)漏號、錯號、重號現(xiàn)象。根據(jù)本行工作實際情況，對網(wǎng)上來文，通過辦公自動化傳閱辦理完畢后，須打印紙質(zhì)文檔，便于檔案完整交接。根據(jù)現(xiàn)行《檔案整理歸則》，文書人員應(yīng)隨時將電子檔案、網(wǎng)上簽批辦理程序與紙質(zhì)文件同時歸檔。文書人員與檔案人員進(jìn)行交接時須提供完整的收發(fā)文登記薄，并做到登記薄與實際紙質(zhì)文件相符，雙方在登記薄上進(jìn)行簽字交接，同時由辦公室主任進(jìn)行交監(jiān)。第五章整理歸檔第十一條凡記述反映本單位工作活動，具有保存價值的文件材料，均由文書人員在次年2月底前收集、整理齊全后移交檔案室，檔案室應(yīng)在次年6月底前做好分類、裝訂、編號、裝盒、入櫥，完成歸檔工作。第十二條歸檔的各類文件材料，以件為單位，按照保管期限、年度、組織機構(gòu)劃分，力求方便完整，按照文件材料自然形成的規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。歸檔的文件材料，紙質(zhì)優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一、字跡工整清晰、裝訂整齊，牢固無金屬物。歸檔的文件材料，嚴(yán)禁用純藍(lán)墨水、紅墨水以及圓珠筆、鉛筆書寫。歸檔目錄應(yīng)做到字跡工整、語言簡練，能概括文件內(nèi)容。第十三條聲像材料形成后，經(jīng)過整理及時移交辦公室，不得由部門和個人保存。聲像檔案歸檔時，須編制檔案目錄一式二份，移交和接收部門各留一份。歸檔的聲像檔案材料應(yīng)是原版原件。第十四條實物檔案歸檔范圍：被市委、市政府及以上級別的機關(guān)表彰頒發(fā)的獎杯、獎旗、獎狀等。及時送交辦公室歸檔。歸檔的各種實物，在歸檔前各部門要指定專人負(fù)責(zé)保存，要完整無損、以防丟失、失去歷史考察作用。歸檔的各種實物檔案應(yīng)交原件、不準(zhǔn)交復(fù)印、復(fù)制件，凡列入歸檔范圍的文件資料，各部室、個人必須上交，不得私自留存。第六章不歸檔文件材料范圍第十五條上級機關(guān)的文件材料：上級機關(guān)任免、獎懲非本行工作人員的文件、普發(fā)供參閱、不辦的文件材料；上級機關(guān)征求意見未定稿的文件；上級機關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件；第十六條本行的文件材料。重份文件；無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；未經(jīng)會議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)文件、定稿除外）；從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的供工作參閱的非證明材料；無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的人民來信；機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文程序的行文、介紹信等；本行負(fù)責(zé)人兼任外機關(guān)職務(wù)形成的與本行無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面收信的文件材料。第十七條同級機關(guān)和非錄屬機關(guān)的文件材料：1、參加非主管機關(guān)召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；2、非錄屬機關(guān)抄送的不需要辦理的材料；3、下級單位送來參閱的簡報、情況反映，不應(yīng)抄報或不必備案的文件材料；4、抄送的一般的、不需要辦理的文件材料；5、下級單位抄報備案的一般性文件材料。第十八條下級部門的文件材料：1、送來參閱的簡報、情況反映、不應(yīng)抄報或不必備案的文件材料。2、越級抄送不需要辦理的文件材料。3、抄報的備案的一般性文件材料。第七章檔案保密第十九條檔案資料人員要嚴(yán)格遵守《保密守則》和各項保密制度，對違反保密規(guī)定的行為予以制止。第二十條本行有關(guān)部門查閱檔案，需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)者簽字同意，與本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的方可查閱。否則不得查閱。第二十一條未經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，不得對秘級檔案室進(jìn)行擅自摘抄、復(fù)制、傳播和公開利用，嚴(yán)禁出賣檔案。第二十二條違犯檔案保密規(guī)定者，視情節(jié)輕重追究當(dāng)事者的責(zé)任。第八章檔案借閱第二十三條本行檔案資料主要供本行領(lǐng)導(dǎo)和各部處查閱使用。查閱資料要經(jīng)過主任或主管主任審批。一般不對外出借本行檔案資料。第二十四條借閱檔案資料的部處人員，在保密安全、方便的情況下，原則上在檔案室內(nèi)查閱，確因工作需要帶回部處，必須嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。第二十五條借閱的檔案資料帶回部處，一般不得超過七天，如確需延長借閱時間，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，重新辦理借閱手續(xù)。第二十六條借閱人必須愛護檔案資料，不得隨意拆卷、涂改和撕掉其中的張頁，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)借閱的檔案資料丟失或損壞，視情節(jié)提交辦公室或行領(lǐng)導(dǎo)研究處理。第二十七條為了掌握了解檔案資料的利用效果，借閱人應(yīng)主動向檔案管理人員提供有關(guān)情況，協(xié)助做好檔案資料利用信息反饋工作。第九章檔案鑒定、銷毀第二十八條根據(jù)“檔案保管期限表”的規(guī)定，對庫存檔案進(jìn)行定期或不定期的鑒定工作，準(zhǔn)確地制定檔案的存毀。第二十九條檔案鑒定在分管領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任具體領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。第三十條經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案資料造冊登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門審定批準(zhǔn)后方可銷毀。第三十一條銷毀檔案時需由兩人監(jiān)督，銷毀清冊要歸檔保存。第三十二條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，原有相關(guān)制度同時廢止。xxxx商業(yè)銀行文書檔案保管期限表序號一、文書檔案保管期限1本行黨委頒發(fā)的決定、規(guī)定、通報、通知等（1）重要的永久（2）一般的長期2本行黨委會議記錄、紀(jì)要永久3本行黨組織向上級組織的請示報告和上級的批復(fù)材料（1）重要的永久（2）一般的長期本行黨委關(guān)于黨員揭發(fā)、檢舉、申訴、控告等黨級案件的檢查處理意見(1)重大問題永久(2)一般問題長期5本行黨委對黨員的獎懲、處理決定材料永久6本行黨委關(guān)于黨的思想、組織作風(fēng)建設(shè)方面的材料(1)組織建設(shè)永久(2)其他長期本行理事會、監(jiān)事會、黨政聯(lián)席會、社主任辦公會議記錄、紀(jì)要永久8本行理事會、監(jiān)事會章程、本行大事記永久9本行股東大會、理事會、監(jiān)事會通過的決議、決定等材料永久10本行工作總結(jié)(1)本行全年永久(2)內(nèi)部職能部門全年、本行半年長期(3)內(nèi)部職能部門半年短期11本行的工作計劃(1)長遠(yuǎn)規(guī)劃永久(2)年度以下計劃短期12本行召開全行業(yè)務(wù)工作會議的會議通知、會議簽到薄、會議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話長期13本行召開的各類專業(yè)會議的文件材料會議通知、討論通過的文件、決定、領(lǐng)導(dǎo)講話長期(2)其他文件短期14本行對各級政協(xié)、人大提案的答復(fù)長期15本行關(guān)于公文運轉(zhuǎn)、檔案、信訪、保衛(wèi)、保密工作的文件材料(1)重要的長期(2)一般的短期16本行的簡報、內(nèi)部刊物等永久17本行對下級單位檢查情況通報等(1)重要的長期(2)一般的短期18上級召開的需要貫徹執(zhí)行會議主要文件材料短期19上級（機關(guān)）普發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的文件材料（1）重要的長期（2）一般的短期20上級機關(guān)對本行工作檢查時形成的文件材料、審計報告(1)重要的永久(2)一般的長期21本行機構(gòu)設(shè)置、遷址、主要負(fù)責(zé)人變更請示與批復(fù)永久22本行開辦新業(yè)務(wù)的請示與批復(fù)永久23本行重大事項的專題請示與批復(fù)永久24本行高級管理人員的任職