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T/SIAT/SIA033-2022單套制管理模式下電子檔案運行體系指南GuidelinesforElectronicArchiveGuaranteeSystemUnderSingleSetManagementMode2022-12-5發(fā)布 2022-12-5實施中 國 軟 件 行 業(yè) 協(xié) 會 發(fā) 布中國軟件行業(yè)協(xié)會團體標準T/SIA033-2022中國軟件行業(yè)協(xié)會團體標準T/SIA033-2022PAGEPAGE10目 次前 言 2引 言 3范圍 4規(guī)范性引用文件 4術(shù)語和定義 4電子文件ELECTRONICRECORDS 4電子檔案ELECTRONICARCHIVES 4電子檔案管理ELECTRONICARCHIVEMANAGEMENT 4電子檔案單套制管理SINGLESETMANAGEMENTOFELECTRONICARCHIVES 4電子檔案管理能力ELECTRONICARCHIVEMANAGEMENTABILITY 5電子檔案管理系統(tǒng)ELECTRONICARCHIVEMANAGEMENTSYSTEM 5電子檔案運行體系概述及管理原則 5電子檔案運行體系概述 5電子檔案運行體系管理原則 6運行方針 6體制機制 6組織領(lǐng)導(dǎo) 6工作機制 7制度建設(shè) 7管理制度 7技術(shù)和工作規(guī)范 7系統(tǒng)建設(shè) 7系統(tǒng)建設(shè)建議 7系統(tǒng)部署和銜接 8安全管理要求 8可行性評估 8參考文獻 13前 言本文件按照GB/T1.1-2020《標準化工作導(dǎo)則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責(zé)任。本文件由中國軟件行業(yè)協(xié)會提出并歸口。本文件起草單位：中國軟件行業(yè)協(xié)會信息資源與檔案大數(shù)據(jù)分會、北京聯(lián)合大學(xué)、安徽寶葫蘆信息科技集團股份有限公司、北京星震同源數(shù)字系統(tǒng)股份有限公司、北京漢王數(shù)字科技有限公司、申江萬國數(shù)據(jù)信息股份有限公司、同方鼎欣科技股份有限公司、北京文源涵遠管理咨詢有限公司、天津師范大學(xué)、上海大學(xué)。引 言受社會和技術(shù)等各種復(fù)雜因素的影響，進入信息社會以來，我國檔案工作基本以紙質(zhì)和電子雙套管理模式為主。雙套管理模式是檔案管理對象由紙質(zhì)文件過渡到電子文件抬高了社會運行成本，降低了工作效能。如何實現(xiàn)僅以電子形式進行歸檔和管理的檔案單套制管理模式，是檔案事業(yè)面臨的重要課題。隨著數(shù)字中國國家戰(zhàn)略的全面實施，國2020年月20日修訂通過的《中華人民共和國檔案法》為電子檔案單套制管理提供了充分的法律要素合規(guī)”等法律制度規(guī)定既為電子檔案確立了法律地位，又為單套制管理創(chuàng)設(shè)了指導(dǎo)規(guī)則和法律支撐，相當一部分檔案館和立檔單位已經(jīng)開始全面實施電子檔案的單套制管理。在不再保留紙質(zhì)備份的管理模式下，如何有效維護電子檔案的真實性、完整性、可（其特殊難度和復(fù)雜性。單套制管理模式下，電子檔案的管理者能不能建立一種行之有效的電子檔案運行體系，持續(xù)維護電子檔案的四性，已經(jīng)成為一個亟待解決的重要社會問題。電子檔案運行體系指南的制定和實施，就是為破解這一社會問題提供的方法路徑。本文件的實施將指導(dǎo)和促進電子檔案單套制管理工作，通過全面強化檔案管理機構(gòu)管理科學(xué)化水平、全面強化檔案管理過程管控、全面強化檔案管理能力的方式，為檔案管理機構(gòu)構(gòu)建一個能夠確保檔案四性的電子檔案運行體系。這個體系既是一個以電子檔案運行為中心的管理體系，也是一個使人們確信經(jīng)過全面科學(xué)管理的電子檔案能滿足四性要求的信任保證體系。按照本文件建設(shè)，并通過第三方測評評估認證機構(gòu)的標準符合性評估認定的檔案管理機構(gòu)，將形成一個確保電子檔案運行的科學(xué)管理體系。該體系的存在和運行可以實現(xiàn)種保證：依法高效優(yōu)質(zhì)履行電子檔案管理職責(zé)，有效維護電子檔案四性，在該檔案管理級各類領(lǐng)導(dǎo)者和工作人員提供一種警示：必須實現(xiàn)電子檔案的科學(xué)管理要求，保持整體責(zé)的機構(gòu)提供一種承諾：未來所移交的電子檔案是具有四性保障的，是可以長期有效保存和被利用，并產(chǎn)生歷史和現(xiàn)實價值的。單套制管理模式下電子檔案運行體系指南范圍本文件是單套制管理模式下電子檔案運行體系建立、實施和改進的基本指南，提供了電子檔案運行體系可行性審核評估的重要指標。本文件適用于檔案行政主管部門對機構(gòu)在單套制管理模式下建設(shè)的電子檔案運行體系進行考核評估和監(jiān)督檢查；適用于社會第三方測評評估認定機構(gòu)對電子檔案單套制管理水平和保障水平進行符合性評估認定；也適用于機構(gòu)加強單套制管理模式下電子檔案運行體系的自身建設(shè)和優(yōu)化發(fā)展。規(guī)范性引用文件（包括所有的修改單文件。GB/T18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T26162—2021信息與文獻文件（檔案）管理概念與原則GB/T29194—2012電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求GB/T39362—2020黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范GB/T39784—2021電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T47—2009版式電子文件長期保存格式需求DA/T92—2022電子檔案單套管理一般要求術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。electronicrecords國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電景組成。[來源：GB/T18894—2016，3.1]electronicarchives具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。[來源：GB/T18894—2016，3.2]electronicarchivemanagement使電子檔案具備可被利用狀態(tài)及實現(xiàn)和放大檔案功效的保管料理活動和組織、計劃、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)活動。電子檔案單套制管理singlesetmanagementofelectronicarchives僅以電子形式進行檔案管理的工作體制和方式。[來源：DA/T92-2022，3.3]電子檔案管理能力 electronicarchivemanagementability機構(gòu)及其人員勝任電子檔案管理所具備的力量或素質(zhì)的統(tǒng)稱。electronicarchivemanagementsystem實現(xiàn)對電子檔案進行接收、管理、保存和利用的計算機管理信息系統(tǒng)。[來源：GB/T39784-2021，3.6]電子檔案運行體系概述及管理原則電子檔案運行體系概述定位單套制管理模式下電子檔案運行體系（以下簡稱為電子檔案運行體系）統(tǒng)、技術(shù)和資源的總和。電子檔案運行體系的定位如下：——在主要用于機構(gòu)內(nèi)部管理的情況下，電子檔案運行體系是以電子檔案管理科學(xué)化為中心的管理體系；——在需要接受國家各級檔案行政主管部門考核評估和監(jiān)督檢查，以及接受社會第三方測評評估認證機構(gòu)評估認證的情況下，電子檔案運行體系是電子檔案科學(xué)管理的保障體系。構(gòu)成電子檔案運行體系具體包括如下內(nèi)容：a）切合實際、便于理解的運行方針；b）充足有力、適當有效的資源配置；c）合理合法、便捷有效的工作程序和制度；d）協(xié)調(diào)有效、持續(xù)可行的體制機制；e）功能完善、技術(shù)先進的信息系統(tǒng)；f）科學(xué)有效、便于查證的文件體系。作用電子檔案運行體系主要有兩個方面的作用?！A(yù)防與控制。即以預(yù)防性的活動控制電子檔案管理全過程，避免發(fā)生問題。為此，將電子檔案運行體系各要素組織起來，有利于對影響管理科學(xué)化水平的全部運作過程進行恰當?shù)目刂坪吞峁┍ＷC?！磻?yīng)和糾正。在管理過程中發(fā)生各種問題特別是失誤時，具有可追溯、可改正的能力。運行機制電子檔案運行體系的運行機制是：——體系為各級各類工作人員所理解、實施、保持并行之有效；——電子檔案管理成果能滿足特定服務(wù)對象的需要和期望，充分考慮了社會和環(huán)境的需求；——重點在于預(yù)防失誤和問題的發(fā)生，而不是依靠事后的檢查，同時，一旦發(fā)生事故，能積極反應(yīng)并加以糾正；——為驗證體系實施情況和有效性，定期進行服務(wù)體系審核評估。運行特點電子檔案運行體系的運行特點是：在電子檔案管理完整過程中，依照體系文件規(guī)定的方式、方法和流程運行，電子檔案管理過程、電子檔案運行體系運作過程被各種形式的記錄表單標識和記錄。電子檔案運行體系管理原則過程控制PDCA（策劃、實施、檢查、處置）程控制。技術(shù)實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的功能宜滿足電子檔案管理流程與管理質(zhì)量需要，符合GB/T18894—2016GB/T26162—2021GB/T29194—2012GB/T39362—2020GB/T39784—2021、DA/T47—2009、DA/T92—2022的規(guī)定。文件化宜建立作為電子檔案運行依據(jù)的文件體系。電子檔案運行體系所有構(gòu)成要素的相應(yīng)要求和規(guī)定均宜以文件形式給出，電子檔案運行體系運作的基本過程和主要結(jié)果均宜被真實記錄，作為電子檔案運行依據(jù)的文件體系。電子檔案運行體系文件記錄可以任何一（和任何一種記錄方式形成。運行方針電子檔案運行方針中宜體現(xiàn)本單位電子檔案管理在單套制環(huán)境下的指導(dǎo)思想，體現(xiàn)檔案管理中服務(wù)職能的地位作用，以及本機構(gòu)和社會各方面對電子檔案管理服務(wù)及其發(fā)展的期望和要求。社會需求、在檔案管理特別是服務(wù)方面欲樹立的形象和聲譽、開展檔案管理工作的指導(dǎo)管理者對檔案管理的承諾和授權(quán)等。體制機制組織領(lǐng)導(dǎo)電子檔案運行體系宜具備滿足電子檔案管理需要的合適的管理體制和職責(zé)。a）各級分管領(lǐng)導(dǎo)明確。設(shè)置電子檔案管理部門，定位、職能、任務(wù)明確。強的人員承擔電子檔案管理工作，明確各類人員的能力要求。（保密）管理員、安全審計員分工明確，權(quán)責(zé)清晰。工作機制電子檔案運行體系宜具備滿足電子檔案管理需要的高效的工作機制。a）整體建設(shè)。電子檔案管理納入本單位信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃。電子檔案管理工作。（保密予以改進。制度建設(shè)電子檔案運行體系宜具備一整套反映客觀規(guī)律及其要求的合法、合理、簡便、有效的工作程序規(guī)范和工作制度規(guī)范。一切需要規(guī)范并可以規(guī)范的工作過程均制定有程序，一切需要規(guī)范并可以規(guī)范的工作行為均制定有規(guī)章制度或標準。所有程序、制度、標準應(yīng)當符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，充分發(fā)揮作用并被有效執(zhí)行。管理制度A方針，電子檔案管理系統(tǒng)運行維護制度，電子文件歸檔范圍，電子檔案分類方案與保管（保密理制度可以根據(jù)需要單獨或合并制定。A7.1備份策略、電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移策略、電子檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)方案、電子檔案管理應(yīng)急處置方案。系統(tǒng)建設(shè)系統(tǒng)建設(shè)建議電子檔案運行體系宜建設(shè)支撐電子檔案全面收集、整體有序管理、長期有效保存、智慧利用服務(wù)等基本功能的、技術(shù)先進的信息系統(tǒng)?！k公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)宜符合DA/T92—2022中7.1的規(guī)定。DA/T92—20227.2和系統(tǒng)管理的通用性等功能要求。系統(tǒng)部署和銜接系統(tǒng)部署和銜接宜符合DA/T92—2022中7.3的規(guī)定。安全管理要求DA/T92—20229安全檢測、審計跟蹤的要求?？尚行栽u估單套制管理模式下電子檔案運行體系可行性評估：A51972宜由具備電子檔案管理評估能力的機構(gòu)進行評估；子檔案單套管理；DA/T92—202210.4附錄A（規(guī)范性）單套制管理模式下電子檔案運行體系可行性評估指標表A給出了單套制管理模式下電子檔案運行體系可行性評估指標。表A單套制管理模式下電子檔案運行體系可行性評估指標一級指標二級指標三級指標評估要點評估結(jié)果體制機制組織領(lǐng)導(dǎo)分管領(lǐng)導(dǎo)各級分管領(lǐng)導(dǎo)明確機構(gòu)設(shè)置人員配備按照電子檔案管理的崗位職責(zé)配備足夠數(shù)量的、子檔案管理工作，明確各類人員的能力要求職責(zé)分工管理員、安全審計員分工明確，權(quán)責(zé)清晰工作機制整體建設(shè)電子檔案管理納入本單位信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃協(xié)調(diào)整合建立檔案、業(yè)務(wù)、信息化、安全保密等部門工作協(xié)調(diào)機制，合作完成電子檔案管理工作人才培訓(xùn)具備完善的培訓(xùn)機制，針對單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負責(zé)人、檔案管理員、業(yè)務(wù)人員、系統(tǒng)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員、安全（保密）管理員、安全審計員等分角色進行充分培訓(xùn)審核改進設(shè)置運行體系檢查關(guān)鍵節(jié)點、檢查對象、性能指標、檢查方式，明確改進的方法、職責(zé)制度體系管理制度電子檔案運行方針明確電子檔案管理工作定位、目標、原則、措施體系、職責(zé)分工、基本管理要求等電子檔案管理系統(tǒng)運行維護制度和日志歸檔要求等電子文件歸檔范圍、電子檔案分類方案與保管期限制度管期限與處置要求電子文件整理與歸檔制度涵蓋辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理流程、歸檔流程，明確電子文件歸檔格式、元數(shù)據(jù)要求、整理要求開放審核、利制度則與權(quán)限設(shè)置、統(tǒng)計、移交要求電子檔案安全（保密）管理制度密信息與載體管理要求檔案數(shù)據(jù)機房管理制度明確檔案數(shù)據(jù)機房基礎(chǔ)設(shè)施、基礎(chǔ)軟件、日常管理、設(shè)備管理、安全保障系統(tǒng)等電子檔案管理培訓(xùn)制度明確電子檔案管理培訓(xùn)計劃、安排技術(shù)和工作規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)規(guī)范明確電子檔案數(shù)據(jù)格式、內(nèi)容、信息包及相關(guān)要求軟件系統(tǒng)接口規(guī)范用方式、接口名稱、接口參數(shù)四性檢測技術(shù)規(guī)范明確檢測的總體要求、策略設(shè)置、檢測方案電子檔案存儲和備份策略明確電子檔案存儲要求，備份范圍和方式電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移策略明確系統(tǒng)遷移、數(shù)據(jù)遷移、格式轉(zhuǎn)換等情況時，所應(yīng)采取的策略電子檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)方案涵蓋電子檔案數(shù)據(jù)因系統(tǒng)軟硬件故障、極端特殊情況等導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失后的數(shù)據(jù)恢復(fù)電子檔案管理應(yīng)急處置方案涵蓋電子檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急準備、應(yīng)急響應(yīng)、應(yīng)急處置、應(yīng)急恢復(fù)規(guī)范有效科學(xué)規(guī)范明確管理制度、技術(shù)和工作規(guī)范符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準管理的需要執(zhí)行有效明確管理制度、技術(shù)和工作規(guī)范符合機構(gòu)需要明確管理制度、技術(shù)和工作規(guī)范充分發(fā)揮作用，有效執(zhí)行辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件收集捕獲確保在電子文件形成和辦理過程中隨時捕獲擬歸檔電子文件確保電子文件元數(shù)據(jù)與電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)一起捕獲確保捕獲的電子文件及元數(shù)據(jù)齊全、完整，保持電子文件之間的有機聯(lián)系確保電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)與其形成時保持一致錄入通過文件掃描并著錄元數(shù)據(jù)、電子文件上傳掛轉(zhuǎn)換電子文件捕獲或錄入后，對于不符合歸檔格式要求的電子文件進行格式轉(zhuǎn)換文件整理組件依據(jù)檔案類別，按照國家相關(guān)規(guī)定，以卷/件為單位整理電子文件編號對完成組卷/件的電子文件，按照具體規(guī)定，進行分類和排序，并編制檔號封裝將完成組卷/件和編號的擬歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)封裝成歸檔信息包文件移交移交檢測確保電子文件提交歸檔前，電子文件形成或辦理部門按照/參照DA/T70-2018的要求以及檔案部門的接收要求，對電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性等方面進行檢測，檢測合格后方可提交歸檔移交登記表》參見GB/T18894-2016表A.1提交確保電子文件形成或辦理部門應(yīng)將歸檔信息包交歸檔電子檔案管理系統(tǒng)總體功能系統(tǒng)結(jié)構(gòu)開放性見GB/T39784-2021表1功能擴展性見GB/T39784-2021表2配置靈活性見GB/T39784-2021表3安全可靠性見GB/T39784-2021表4電子檔案分庫管理見GB/T39784-2021表5多類電子檔案管理見GB/T39784-2021表6實體檔案輔助管理見GB/T39784-2021表7電子檔案接收檔案接收處理見GB/T39784-2021表8檔案接收檢查見GB/T39784-2021表9電子檔案登記見GB/T39784-2021表10檔案征集管理見GB/T39784-2021表11電子檔案整理電子檔案組織見GB/T39784-2021表12電子檔案編目見GB/T39784-2021表13電子檔案格式轉(zhuǎn)換見GB/T39784-2021表14電子檔案關(guān)聯(lián)見GB/T39784-2021表15電子檔案入庫見GB/T39784-2021表16電子檔案備份與恢復(fù)見GB/T39784-2021表17電子檔案監(jiān)控見GB/T39784-2021表18保存業(yè)務(wù)過程統(tǒng)計見GB/T39784-2021表19電子檔案保存檢查見GB/T39784-2021表20電子檔案保護見GB/T39784-2021表21電子檔案利用檢索利用見GB/T39784-2021表22電子借閱見GB/T39784-2021表23檔案編研見GB/T39784-2021表24利用登記見GB/T39784-2021表25電子檔案處置鑒定、審核與處置功能配置見GB/T39784-2021表26鑒定、審核與處置操作見GB/T39784-2021表27銷毀檔案管理見GB/T39784-2021表28統(tǒng)計管理電子檔案統(tǒng)計見GB/T39784-2021表29常用統(tǒng)計報表見GB/T39784-2021表30報表生成工具見GB/T39784-2021表31系統(tǒng)管理電子檔案數(shù)據(jù)庫的定義與配置見GB/T39784-2021表32電子檔案分類體系的定義與維護見GB/T39784-2021表33電子檔案元數(shù)據(jù)的管理與維護見GB/T39784-20