PAGE4/10會議管理制度1.目的：為規(guī)范公司會議，提高會議效率，確保信息準確傳達和執(zhí)行，特制定本制度。2.適用范圍：公司所有會議及會議涉及的有關(guān)人員。3.職責3.1行政人事部負責會議管理，所有會議需在公司領(lǐng)導(dǎo)批準后到行政人事部登記備案。3.2會務(wù)工作由行政人事部承辦，其他部門主辦或召集會議時，行政人事部應(yīng)予配合。3.3.公司級會議資料均由行政人事部負責會議紀要的記錄、整理、分發(fā)、存檔。4.會議分類4.1.公司級會議：主要包括公司班子會議、年度工作會、半年工作會、月度工作會和周工作例會；公司董事會議按相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。4.2.專題會議：即公司政策、業(yè)務(wù)綜合會。由相關(guān)部門提出主題、計劃報總經(jīng)理（總經(jīng)理）審核，經(jīng)董事長批準后送行政人事部備案，由會議召集部門負責會議通知、組織和實施。4.3.部門間橫向協(xié)調(diào)會議，由主辦方向行政人事部申請，主辦方負責記錄會議紀要，會后交行政人事部備案、跟進和存檔管理。4.4.部門內(nèi)工作會議：各部門內(nèi)自行召開的工作例會，由各部門負責人決定召開并組織，會議紀要自行記錄和跟進。5.會議安排5.1公司級會議：為避免會議過多或重復(fù)，公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容和匯報程序來組織召開。例行會議安排如下：5.1.1公司班子會議（原則上每月召開一次）會議主持人：公司董事長或董事長委托人會議組成人員：公司班子成員（副總經(jīng)理級以上）或指定的部門負責人。會議主題：主要總結(jié)上階段工作計劃，安排部署下階段工作，研究涉及重大事件的解決以及重大決策，宏觀掌控公司的發(fā)展目標及管理動向，人事異動，財務(wù)管理，方案實施等。會議時間：不定時召開，會議時間由行政人事部負責通知。會議議程：(1)相關(guān)部門負責人就本次會議的議題草案進行說明；(2)班子成員討論；(3)董事長綜述，對所議事項進行意見征求，最終由董事長決議。(4)原則上會議規(guī)定由董事長、總經(jīng)理和副總經(jīng)理必須參加，董事長因事不能出席時，可由其委托人會后將會議紀要傳報董事長決議；會議管理程序：(1)行政人事部負責根據(jù)相關(guān)部門提交討論的草案，擬定會議議題，經(jīng)董事長批準后，決定會議時間并進行會議通知；(2)行政人事部負責起草會議紀要和會議會簽，報送董事長簽發(fā)，并整理歸檔。(3)行政人事部負責會議決議的督促、檢查，并將督辦情況及時向班子成員匯報。5.1.2.年度工作會議會議主持人：公司董事長\總經(jīng)理會議組成人員：公司班子成員、各部門負責人及屬下公司負責人會議主題：主要是總結(jié)本年度工作，安排部署下年度工作。會議時間：每年末或下年初召開。會議地點：公司會議室會議議程：(1)各部門匯報本年度主要經(jīng)濟指標完成情況，提交下年經(jīng)濟計劃。(2)主持人總結(jié)公司本年工作，明確公司來年工作目標及后期發(fā)展戰(zhàn)略。會議管理：(1)由行政人事部負責，根據(jù)董事長安排，決定會議時間并進行會議通知；(2)由行政人事部負責，根據(jù)會議決議，起草下年度公司整體工作目標，報送董事長簽發(fā)；(3)由行政人事部負責全年工作目標進度的督促、檢查，并將情況及時向董事長匯報。5.1.3.半年總結(jié)大會會議主持人：公司董事長\總經(jīng)理會議組成人員：全體員工會議主題：主要是總結(jié)半年工作情況，部署下半年度工作任務(wù)。會議時間：每年6-7月份召開。會議議程：(1)總經(jīng)理總結(jié)公司半年工作，安排部署下半年工作任務(wù)。會議程序：(1)由行政人事部負責草擬半年總結(jié)報告，交由董事長或總經(jīng)理審閱，再由會議主持人負責報告。(2)由行政人事部負責，根據(jù)總經(jīng)理安排，決定會議時間并通知；(3)由行政人事部負責，根據(jù)會議決議起草會議紀要，報送總經(jīng)理（總經(jīng)理）簽發(fā)，抄送至董事長，并整理歸檔管理；5.1.4.周工作例會會議主持人：總經(jīng)理會議組成人員：公司全體員工。會議主題：主要是總結(jié)上周工作，安排部署本周工作任務(wù)。會議時間：每周一上午8：40召開。會議地點：公司二樓會議室會議議程：(1)各部門工作匯報。匯報要求：各部門負責人總結(jié)匯報上周工作計劃完成情況；分析未完成工作計劃的原因；找出部門工作以及部門之間工作協(xié)調(diào)中存在哪些問題，并提出解決草案；匯報并提交本周工作計劃。(2)分管領(lǐng)導(dǎo)補充。(3)總經(jīng)理（總經(jīng)理）作總結(jié)性發(fā)言，形成會議的決議。決議內(nèi)容：明確各部門本周的工作目標（或主要工作）；提出對決議或議定事項的分工負責人、承辦部門及時間等具體要求。會議程序：(1)各職能部門于上周六下班前，將周計劃表發(fā)送至行政人事部，由行政人事部進行統(tǒng)計工作計劃完成項及未完成項。（2）由行政人事部準備相關(guān)議題草案，進行會議時間、地址的通知；(3)由行政人事部負責，根據(jù)會議決議起草會議紀要，報送總經(jīng)理（總經(jīng)理）簽發(fā)，抄送至董事長，并整理歸檔管理；(4)由行政人事部負責會議決議和議定事項的督促、檢查，并將督辦情況及時向總經(jīng)理（總經(jīng)理）匯報。（5）各職能部門按會議要求各工作崗位提交《周工作計劃表》，并進行部門內(nèi)的統(tǒng)計跟進，周工作完成率將作為員工考核重要依據(jù)。5.2.日例會：會議主持人：總經(jīng)理會議組成人員：副總經(jīng)理、各職能部門主要負責人。會議主題：日常工作協(xié)調(diào)會議。會議時間：每日上午9：00召開。會議地點：公司二樓會議室5.3各專題會議或部門間橫向協(xié)調(diào)會議：公司各部門或根據(jù)實際需要不定期地召開。會議的內(nèi)容主要是針對管理流程、各職能部門間協(xié)調(diào)，工作計劃實施、重大事件、企業(yè)管理、項目拓展、財務(wù)管理等專項工作進行討論、部署和總結(jié)。組織部門負責會議通知及會議記錄并報行政人事部備案，行政人事部負責給予配合。5.4.公司各部門工作例會：根據(jù)公司會議要求和目標達成，總結(jié)本部門工作，并對下一階段工作進行部署安排。各部門可以根據(jù)實際情況自行安排開會時間。5.5.其它會議安排5.5.1.由于階段工作需要臨時召開的會議，會議召集部門應(yīng)在召開前1-2天報請總經(jīng)理（總經(jīng)理）批準后報行政人事部，由行政人事部進行統(tǒng)一安排后方可召開。5.5.2.公司已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需臨時安排其它會議，組織部門應(yīng)報請行政人事部調(diào)整會議計劃，未經(jīng)行政人事部調(diào)整的，任何人（部門）不得隨意調(diào)整正常會議計劃。5.5.3.各部門工作例會必須服從公司的統(tǒng)一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應(yīng)堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。5.5.4.會議一經(jīng)確定，與會人員應(yīng)預(yù)先做好各項工作安排，因事缺席的需向主持者請假，獲準后方可指派專人代為參加，會后應(yīng)主動了解會議內(nèi)容及交辦事項，確保會議部署的各項工作按時保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負責。5.6.會議的準備5.6.1.需用投影設(shè)備演示說明的會議，應(yīng)由行政人事部或相關(guān)責任人提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作；5.6.2.會議之前，行政人事部應(yīng)有專人負責會議會標的制作和設(shè)置，并根據(jù)會議級別或性質(zhì)做好會議招待用品；5.6.3.根據(jù)會議規(guī)模需使用音響設(shè)備的，由行政人事部提前做好音響調(diào)試安排；5.6.4.特別重大會議，應(yīng)由行政人事部專人負責各項準備工作，具體包括以下內(nèi)容：①會議議程安排（應(yīng)提前報交公司領(lǐng)導(dǎo)或主要參會者）；②會議資料準備（如需分發(fā)應(yīng)在入場前登記分發(fā)）；③會議場所布置；④會議服務(wù)人員的安排；⑤會議簽到；⑥會后事項安排。5.6.5.會議需要留存資料的應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好拍照、攝像工作。6.其他規(guī)定6.1.所有會議應(yīng)明確會議的目的，公司會議的目的是為完成工作目標、有序推進、解決工作問題和提高工作效率等的輔助工作，會議主題的明確尤為重要。6.2.會前，由行政人事部負責通知與會人員，明確會議要研究的議題以便準備好相關(guān)文件材料。6.3.重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內(nèi)容。6.4.與會人員必須做好詳細的會議記錄，以便于會后向部門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務(wù)，行政人事部將不定期抽查與會人員的會議記錄。6.5.公司會議的會議紀要或決議由行政人事部專人負責整理并由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準后簽發(fā)，會議紀要應(yīng)分發(fā)給與會人員，必要時，分發(fā)給相關(guān)部門；其它會議由召集部門責成專人負責記錄整理，由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)并編號存檔。6.6.會議中產(chǎn)生的決議，提案人必須明確提醒會議記錄人員，以便在會議結(jié)束時由負責人簽名確認，順利推進決議工作進度。6.7.會議結(jié)束后會議組織部門負責將問題進行匯總、分類，并將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發(fā)。公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由行政人事部專人負責，根據(jù)規(guī)定的時間節(jié)點逐項跟進，并在下一次會議前將各部門完成情況匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。7.會議紀律7.1.任何人員不得無故缺席會議，如確有需要，須提前請假，否則視為缺席。7.2.與會人員不得因故遲到；違者將按公司考勤制度相關(guān)規(guī)定處罰。7.3.與會者應(yīng)提前3-5分鐘進入會場，事先了解會議通知，閱讀會議有關(guān)材料或做好準備，針對會議議題匯報工作或發(fā)表自己的意見。7.4.召開會議期間，與會人員須將手機關(guān)機或調(diào)成振動狀態(tài)，更不準隨意接聽電話，如有重要電話應(yīng)向會議組織者請示離場接聽，以免影響會議效果。7.5.與會人員在開會期間不得交頭接耳、大聲喧嘩或隨意進出，應(yīng)按次序發(fā)言，如有急需說明事項，應(yīng)向會議組織者示意獲準后發(fā)言。發(fā)言要簡潔明了，條理清晰。7.6.保持會場秩序與安靜，自覺遵從會議主持人的會議安排或指示。會上認真聽取發(fā)言并記錄。不得隨意打斷他人的發(fā)言。8.附件8.1.《周工作計劃表》8.2.《會議簽到表》8.3.《會議記錄表》周工作報告表第（）周部門（崗位）名稱填報日期序號上周工作完成進度目標完成（%）責任人12345678910序號本周工作計劃目標要求達成責任人12345678910填報人：