郵件處理與通訊管理表格序號郵件處理與通訊管理項目項目描述負(fù)責(zé)部門完成時間預(yù)期效果實際效果備注1郵件分類與歸檔根據(jù)郵件內(nèi)容、類型等進(jìn)行分類，并定期歸檔IT部門2023年Q1提高郵件檢索效率，降低信息丟失風(fēng)險已完成需定期更新分類標(biāo)準(zhǔn)2郵件安全防護(hù)防止郵件泄露、病毒感染等安全風(fēng)險IT部門2023年Q2提高郵件安全功能，保障企業(yè)信息安全已完成定期進(jìn)行安全培訓(xùn)3郵件營銷管理制定郵件營銷策略，提高客戶滿意度市場部門2023年Q3提升郵件營銷效果，增加客戶粘性進(jìn)行中需根據(jù)反饋調(diào)整策略4郵件溝通規(guī)范制定郵件溝通規(guī)范，提高溝通效率行政部門2023年Q4規(guī)范郵件溝通，提高工作效率進(jìn)行中需定期更新規(guī)范內(nèi)容5郵件培訓(xùn)與支持定期開展郵件使用培訓(xùn)，提供技術(shù)支持IT部門持續(xù)進(jìn)行提高員工郵件使用技能，降低故障率進(jìn)行中需根據(jù)需求調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容序號功能模塊具體任務(wù)負(fù)責(zé)部門預(yù)計實施時間完成標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)狀更新備注1郵件分類自動化郵件分類系統(tǒng)IT團(tuán)隊2023Q1分類準(zhǔn)確率達(dá)90%以上正在開發(fā)需要測試郵件識別算法2郵件歸檔建立郵件歸檔制度文檔管理組2023Q2歸檔文件可檢索性高完成中考慮多版本控制3郵件加密實施郵件加密解決方案安全部門2023Q3加密郵件傳輸成功率100%預(yù)計中需與現(xiàn)有系統(tǒng)兼容4郵件監(jiān)控郵件活動監(jiān)控平臺IT監(jiān)控組2023Q4監(jiān)控覆蓋率達(dá)到100%設(shè)計階段包括郵件延遲、發(fā)送量分析5郵件備份定期郵件備份策略數(shù)據(jù)保護(hù)組持續(xù)進(jìn)行備份成功率達(dá)100%完成中考慮異地備份方案6郵件培訓(xùn)用戶郵件操作培訓(xùn)人力資源部2024Q1培訓(xùn)覆蓋率達(dá)到100%待安排定期更新培訓(xùn)內(nèi)容7郵件響應(yīng)時間保證郵件快速響應(yīng)客服團(tuán)隊持續(xù)優(yōu)化平均響應(yīng)時間縮短至1小時內(nèi)優(yōu)化中監(jiān)控客戶滿意度8郵件簽名管理郵件簽名統(tǒng)一管理市場公關(guān)部2023Q2簽名使用率達(dá)95%完成中包括部門標(biāo)志和聯(lián)系方式9郵件歸檔審計歸檔郵件審計流程內(nèi)部審計部2023Q4審計覆蓋率100%待實施定期進(jìn)行審計報告10郵件策略審查定期審查郵件策略管理團(tuán)隊每年一次改進(jìn)建議采納率60%以上待安排根據(jù)市場和技術(shù)變化調(diào)整策略序號功能區(qū)域具體任務(wù)負(fù)責(zé)部門實施日期預(yù)期目標(biāo)實施進(jìn)度結(jié)果評估1郵件系統(tǒng)升級更新郵件服務(wù)器軟件IT部門20230401提升系統(tǒng)穩(wěn)定性與安全性已完成系統(tǒng)運行穩(wěn)定，無重大故障2郵件歸檔策略實施郵件歸檔流程文檔管理組20230515優(yōu)化郵件檢索效率進(jìn)行中正在測試歸檔系統(tǒng)的檢索速度3郵件安全監(jiān)控部署郵件安全監(jiān)控工具安全團(tuán)隊20230630降低郵件安全風(fēng)險已完成監(jiān)控工具已部署，未發(fā)覺重大安全事件4郵件模板標(biāo)準(zhǔn)化制定統(tǒng)一的郵件模板市場公關(guān)部20230715提高郵件一致性進(jìn)行中模板設(shè)計已完成，待內(nèi)部審核5郵件響應(yīng)時間優(yōu)化分析并優(yōu)化郵件響應(yīng)時間客服團(tuán)隊20230801縮短平均響應(yīng)時間進(jìn)行中已識別出瓶頸，正在實施優(yōu)化措施6郵件分類自動化開發(fā)郵件自動分類系統(tǒng)IT團(tuán)隊20230901自動分類準(zhǔn)確率達(dá)90%設(shè)計階段系統(tǒng)設(shè)計已完成，待開發(fā)實現(xiàn)7郵件備份恢復(fù)測試定期進(jìn)行郵件備份恢復(fù)測試數(shù)據(jù)保護(hù)組每季度一次保證數(shù)據(jù)可恢復(fù)性已完成所有測試均成功恢復(fù)數(shù)據(jù)8郵件使用培訓(xùn)組織郵件使用培訓(xùn)課程人力資源部20231001提升員工郵件操作技能待安排培訓(xùn)計劃已制定，待確定時間表9郵件策略審查審查并更新郵件策略管理團(tuán)隊每半年一次保證郵件策