文件歸檔流程表格化記錄系統(tǒng)建設(shè)方案模板序號(hào)流程階段具體步驟負(fù)責(zé)部門(mén)審批流程歸檔要求備注1文件收集1.1收集文件1.2分類(lèi)文件文件管理部門(mén)無(wú)分類(lèi)歸檔2文件審核2.1審核文件真實(shí)性2.2審核文件完整性審核部門(mén)審核通過(guò)審核記錄3文件整理3.1文件編號(hào)3.2文件分類(lèi)3.3文件歸檔歸檔部門(mén)無(wú)歸檔編號(hào)4文件歸檔4.1按類(lèi)存放4.2建立目錄4.3標(biāo)記文件歸檔部門(mén)無(wú)歸檔位置5文件查詢(xún)5.1查詢(xún)請(qǐng)求5.2查詢(xún)結(jié)果5.3查詢(xún)記錄查詢(xún)部門(mén)無(wú)查詢(xún)記錄6文件銷(xiāo)毀6.1文件鑒定6.2文件銷(xiāo)毀6.3銷(xiāo)毀記錄銷(xiāo)毀部門(mén)無(wú)銷(xiāo)毀記錄表格說(shuō)明：表格中序號(hào)代表流程階段，方便閱讀和理解。每個(gè)階段包含具體步驟，保證流程清晰明了。負(fù)責(zé)部門(mén)指明每個(gè)階段由哪個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)。審批流程表示每個(gè)階段是否需要審批，以及審批流程。歸檔要求說(shuō)明每個(gè)階段需要完成的歸檔工作。備注欄留白，供實(shí)際使用時(shí)填寫(xiě)特殊情況或說(shuō)明。序號(hào)階段操作內(nèi)容責(zé)任部門(mén)審批/簽字歸檔方式備注/跟蹤1文件收悉1.1收集文件1.2初步檢查完整性收發(fā)室無(wú)需待處理2分類(lèi)與編號(hào)2.1按類(lèi)別劃分文件2.2編制檔案編號(hào)檔案管理部門(mén)無(wú)需掛號(hào)存檔3審核校對(duì)3.1文件內(nèi)容核對(duì)3.2附件齊全性檢查審核部門(mén)審核官簽字審核狀態(tài)4歸檔準(zhǔn)備4.1填寫(xiě)檔案袋標(biāo)簽4.2編制歸檔目錄檔案員無(wú)需歸檔待定5歸檔入庫(kù)5.1文件上架5.2電子版文件錄入系統(tǒng)檔案管理員無(wú)需已歸檔6調(diào)閱借出6.1提出借閱申請(qǐng)6.2確認(rèn)文件可借6.3記錄借出情況借閱部門(mén)簽字批準(zhǔn)未歸檔7銷(xiāo)毀清理7.1文件鑒定7.2檢查銷(xiāo)毀記錄7.3實(shí)施銷(xiāo)毀檔案管理員無(wú)需已銷(xiāo)毀表格說(shuō)明：序號(hào)：按流程順序排列的序號(hào)。階段：表示文件歸檔流程中的各個(gè)步驟。操作內(nèi)容：詳細(xì)列出該階段需要執(zhí)行的操作。責(zé)任部門(mén)：執(zhí)行該階段操作的責(zé)任部門(mén)。審批/簽字：該階段是否需要審批或簽字確認(rèn)。歸檔方式：文件在此階段的最終歸檔狀態(tài)或存放方式。備注/跟蹤：為留白欄，可用于記錄特殊信息或跟蹤情況。階段操作描述責(zé)任部門(mén)審批流程歸檔位置備注收集文件收集與整理文件收集組無(wú)需審批暫存區(qū)域保證文件完整無(wú)損分類(lèi)文件分類(lèi)編碼分類(lèi)編碼組無(wú)需審批分類(lèi)文件夾分類(lèi)依據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)證文件真實(shí)性檢查文件審核組核實(shí)無(wú)誤無(wú)需特別位置保留審核記錄編號(hào)文件編號(hào)錄入編號(hào)錄入組無(wú)需審批編號(hào)索引庫(kù)使用統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則歸檔文件歸檔入庫(kù)歸檔管理組無(wú)需審批歸檔庫(kù)保證檔案存放有序保管檔案保管維護(hù)保管維護(hù)組無(wú)需審批歸檔庫(kù)定期檢查檔案狀態(tài)調(diào)閱文件調(diào)閱申請(qǐng)調(diào)閱申請(qǐng)組需審批原地查閱或借閱記錄調(diào)閱信息復(fù)制文件復(fù)制備份復(fù)制備份組無(wú)需審批備份區(qū)域備份保證數(shù)據(jù)安全查詢(xún)文件查詢(xún)請(qǐng)求查詢(xún)服務(wù)組無(wú)需審批查詢(xún)系統(tǒng)快速響應(yīng)查詢(xún)需求銷(xiāo)毀文件銷(xiāo)毀處理銷(xiāo)毀處理組需審批銷(xiāo)毀記錄保證文件銷(xiāo)毀安全表格說(shuō)明：階段：表示文件從收集到銷(xiāo)毀的各個(gè)處理階段。操作描述：描述每個(gè)階段的具體操作內(nèi)容。責(zé)任部門(mén)：負(fù)責(zé)執(zhí)行該階段操作的具體部