XXXX學(xué)院學(xué)生資助工作檔案管理辦法

一、總則第一條

為規(guī)范我校學(xué)生資助工作的檔案管理，保障資助工作的順利進(jìn)行，特制定本辦法。

第二條

學(xué)生資助工作檔案是指本校在學(xué)生資助工作中形成的、反映歷史面貌的、對(duì)上級(jí)主管部門和社會(huì)具有保留價(jià)值的各種歷史記錄。第三條

資助檔案管理實(shí)行專人負(fù)責(zé)專柜保管的原則。所有歸檔的文件材料必須按年度、按專項(xiàng)立卷歸檔保存。第四條

所有檔案至少保存五年。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)第五條

我校學(xué)生資助工作檔案管理采取院校兩級(jí)管理模式。校學(xué)生資助管理中心具體負(fù)責(zé)全校學(xué)生資助工作的檔案建檔與管理工作；各學(xué)院負(fù)責(zé)學(xué)院資助工作的檔案建檔與管理工作，并由專人負(fù)責(zé)。第六條

校學(xué)生資助管理中心職責(zé)：負(fù)責(zé)全校學(xué)生資助工作檔案的建檔、保存及查閱工作；幫助、指導(dǎo)和檢查各學(xué)院的建檔與保管工作；制定全校有關(guān)檔案管理的制度與措施。第七條

各學(xué)院職責(zé)：按照本辦法開展學(xué)生資助工作的檔案建設(shè)工作及檔案的日常管理工作；制定本學(xué)院的檔案借閱、保密和保管等制度。三、歸檔范圍

第八條

校學(xué)生資助管理中心歸檔材料：（一）家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案庫(kù)電子版及紙質(zhì)名單；

家庭特級(jí)貧困學(xué)生檔案庫(kù)電子版與紙質(zhì)版；（二）國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、國(guó)家助學(xué)金電子版及紙質(zhì)名單，各學(xué)院評(píng)議報(bào)告、學(xué)校審議會(huì)議記錄、學(xué)校評(píng)審報(bào)告；（三）國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金原始材料；（四）社會(huì)獎(jiǎng)助學(xué)金相關(guān)材料；（五）減免學(xué)費(fèi)相關(guān)材料；（六）勤工助學(xué)相關(guān)材料；（七）綠色通道相關(guān)材料；（八）臨時(shí)困難補(bǔ)助相關(guān)材料；（九）資助育人成果相關(guān)材料；（十）受理結(jié)果、資金發(fā)放等有關(guān)憑證（十一）貸款各項(xiàng)材料（十二）年度工作計(jì)劃與總結(jié)、管理制度、重要發(fā)文等相關(guān)材料第九條

學(xué)院歸檔材料：（一）家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案庫(kù)紙質(zhì)版：包括貧困生家庭情況調(diào)查表、申請(qǐng)審批表、班級(jí)民主評(píng)議表、誠(chéng)信承諾書；（二）國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金相關(guān)材料：包括國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)表、成績(jī)單、班級(jí)民主評(píng)議表、公示照片、成績(jī)排名；（三）國(guó)家助學(xué)金相關(guān)材料：包括國(guó)家助學(xué)金申請(qǐng)表、班級(jí)民主評(píng)議表、公示照片；（四）各學(xué)院開展的資助育人相關(guān)材料：能反映資助育人教育的各種材料，包括文字、圖片等；（五）各項(xiàng)貸款追繳的材料（六）各學(xué)院資助工作年度計(jì)劃、總結(jié)、管理制度等相關(guān)材料。四、檔案歸檔及要求第十條

歸檔時(shí)間要求：各學(xué)院應(yīng)當(dāng)按年度進(jìn)行整理歸檔，在每年3月前完成上一年度的歸檔工作，平時(shí)應(yīng)在各項(xiàng)工作完成后兩周內(nèi)完成歸檔工作。第十一條

所有檔案按年度、按學(xué)院、按年級(jí)、按班級(jí)歸類保存。第十二條

檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整，各種附件一律不準(zhǔn)抽存。因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接