辦公室管理制度-濟(jì)南航旅通電子商務(wù)有限公司?一、總則1.目的為規(guī)范濟(jì)南航旅通電子商務(wù)有限公司（以下簡稱"公司"）辦公室管理，營造良好的辦公環(huán)境，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則本制度遵循合法合規(guī)、公平公正、便于執(zhí)行、注重效率的原則，確保公司辦公室管理有序、高效運(yùn)行。

二、辦公區(qū)域管理1.辦公環(huán)境員工應(yīng)保持辦公區(qū)域整潔、衛(wèi)生，物品擺放整齊有序。每日下班前，清理桌面，將文件資料整理歸檔，關(guān)閉電腦、打印機(jī)等設(shè)備電源。禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾。如需吸煙，請到指定的吸煙區(qū)域。愛護(hù)辦公區(qū)域內(nèi)的公共設(shè)施，如桌椅、門窗、電器等。如有損壞，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)修，并說明原因。2.辦公秩序保持辦公區(qū)域安靜，避免大聲喧嘩、爭吵或播放高分貝音樂。在與他人交流時(shí)，應(yīng)注意控制音量，以免影響他人工作。遵守公司作息時(shí)間，按時(shí)上下班，不得遲到、早退。如需請假，應(yīng)提前按照公司請假流程辦理請假手續(xù)。工作時(shí)間內(nèi)，不得擅自離崗、串崗或做與工作無關(guān)的事情。如有特殊情況需要離開辦公區(qū)域，應(yīng)向直屬上級請假并說明去向和所需時(shí)間。3.公共區(qū)域使用會(huì)議室、洽談室等公共區(qū)域由行政部門統(tǒng)一管理和安排使用。員工如需使用，應(yīng)提前向行政部門預(yù)約，并填寫《會(huì)議室使用申請表》。使用公共區(qū)域時(shí)，應(yīng)保持整潔，使用完畢后及時(shí)清理，將桌椅擺放整齊，關(guān)閉電器設(shè)備和門窗。不得在公共區(qū)域內(nèi)堆放私人物品或進(jìn)行與工作無關(guān)的活動(dòng)。

三、辦公用品管理1.辦公用品的采購行政部門負(fù)責(zé)根據(jù)公司實(shí)際需求，制定辦公用品采購計(jì)劃，并定期進(jìn)行采購。采購應(yīng)遵循性價(jià)比高、質(zhì)量可靠的原則。辦公用品采購前，需填寫《辦公用品采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一采購。對于特殊辦公用品或批量采購的物品，應(yīng)通過招標(biāo)、詢價(jià)等方式進(jìn)行采購，確保采購過程公開、透明。2.辦公用品的發(fā)放行政部門設(shè)立辦公用品發(fā)放臺賬，對辦公用品的采購、發(fā)放情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。員工領(lǐng)取辦公用品時(shí)，應(yīng)到行政部門填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用物品名稱、數(shù)量、用途等信息。行政部門根據(jù)員工實(shí)際需求，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放辦公用品。對于限量使用的辦公用品，如打印紙、墨盒等，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量。3.辦公用品的使用與節(jié)約員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，避免浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)辦公用品損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。提倡節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復(fù)印文件，減少一次性辦公用品的使用。對于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、筆記本等，應(yīng)妥善保管，以便再次使用。行政部門定期對辦公用品的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，對于浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重的部門或個(gè)人，將進(jìn)行通報(bào)批評，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行糾正。

四、文件與檔案管理1.文件管理公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件是指公司內(nèi)部形成的各類文件、通知、報(bào)告等；外部文件是指公司與外部單位往來的文件、信函、合同等。文件的起草、審核、簽發(fā)應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行。文件起草完成后，應(yīng)由起草部門負(fù)責(zé)人審核，涉及多個(gè)部門的文件，需相關(guān)部門會(huì)簽后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)。文件的編號、排版、打印、裝訂等工作由行政部門負(fù)責(zé)。文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和字體進(jìn)行排版，確保文件格式規(guī)范、美觀。文件的發(fā)放應(yīng)按照規(guī)定的范圍進(jìn)行，發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》，注明文件名稱、發(fā)放部門、發(fā)放份數(shù)、發(fā)放日期等信息。文件接收人應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。文件的傳閱應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行，傳閱人應(yīng)在《文件傳閱單》上簽字，注明傳閱日期和意見。傳閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件交回行政部門歸檔。文件的保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定。重要文件應(yīng)長期保存，一般性文件可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。文件保管期滿后，應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行銷毀。2.檔案管理公司檔案包括行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。檔案管理工作由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作。檔案的收集應(yīng)及時(shí)、完整，各部門應(yīng)在工作結(jié)束后，將相關(guān)文件、資料整理后移交行政部門歸檔。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。檔案的整理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，采用科學(xué)的分類方法，將檔案資料進(jìn)行分類、編號、編目，便于查找和利用。檔案的保管應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)的場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。檔案的查閱和借閱應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行。查閱檔案時(shí)，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。借閱檔案時(shí)，需填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、借閱人姓名、借閱日期、歸還日期等信息，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或丟失。

五、會(huì)議管理1.會(huì)議分類公司會(huì)議分為公司例會(huì)、部門會(huì)議、專題會(huì)議等。公司例會(huì)由總經(jīng)理主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，每周[X]舉行，主要總結(jié)上周工作，安排本周工作任務(wù)；部門會(huì)議由各部門自行組織，定期召開，主要傳達(dá)公司會(huì)議精神，安排本部門工作；專題會(huì)議根據(jù)工作需要臨時(shí)召開，主要針對某一專項(xiàng)工作進(jìn)行研究和討論。2.會(huì)議組織會(huì)議組織部門應(yīng)提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并提前通知參會(huì)人員。會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議的主要內(nèi)容、議程安排等，以便參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。會(huì)議組織部門應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議場地的布置、設(shè)備調(diào)試等工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。會(huì)議場地應(yīng)整潔、舒適，會(huì)議設(shè)備應(yīng)正常運(yùn)行。會(huì)議組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，會(huì)后及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批和發(fā)放。3.會(huì)議紀(jì)律參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議組織部門請假，并安排其他人員代為參會(huì)。參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)議期間接聽電話、收發(fā)短信或做與會(huì)議無關(guān)的事情。參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，發(fā)表意見和建議，認(rèn)真聽取他人發(fā)言，不得隨意打斷他人講話。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)按照會(huì)議決議認(rèn)真落實(shí)相關(guān)工作。

六、印章管理1.印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。2.印章保管公章由總經(jīng)理指定專人保管，合同專用章由法務(wù)部門指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管，法人章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。印章保管人員應(yīng)建立印章使用臺賬，詳細(xì)記錄印章的使用日期、使用部門、使用事項(xiàng)、批準(zhǔn)人等信息。3.印章使用印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行審批。使用公章、合同專用章等重要印章時(shí)，需填寫《印章使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可使用。印章使用時(shí)，應(yīng)在印章使用臺賬上登記，并由使用人簽字確認(rèn)。印章使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還保管人員，保管人員應(yīng)對印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。如因工作需要確需在空白文件上加蓋印章的，應(yīng)在文件上注明用途和有效期限，并嚴(yán)格控制使用范圍。

七、安全與保密管理1.安全管理公司應(yīng)加強(qiáng)安全管理，確保辦公區(qū)域的人員和財(cái)產(chǎn)安全。行政部門應(yīng)定期組織安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。員工應(yīng)增強(qiáng)安全意識，遵守安全規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)安全問題或隱患，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。辦公區(qū)域應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如滅火器、消防栓、應(yīng)急照明設(shè)備等。員工應(yīng)熟悉安全設(shè)施的使用方法，確保在緊急情況下能夠正確使用。下班時(shí)，員工應(yīng)關(guān)閉門窗、電器設(shè)備等，妥善保管好個(gè)人財(cái)物，避免發(fā)生盜竊等安全事故。2.保密管理公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，保守公司商業(yè)秘密和敏感信息。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向任何單位或個(gè)人泄露公司機(jī)密。公司機(jī)密包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)狀況等。涉及公司機(jī)密的文件、資料、會(huì)議等，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。員工在工作中接觸到公司機(jī)密信息時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得私自留存、復(fù)制或傳播。如因工作需要使用公司機(jī)密信息，應(yīng)經(jīng)過審批，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。離職員工應(yīng)在離職前將所保管的公司機(jī)密文件、資料等全部歸還公司，并辦理保密承諾手