檔案歸檔范圍及整理規(guī)范實(shí)施細(xì)則

第一條為強(qiáng)化公司檔案建設(shè)和管理工作，進(jìn)一步明確檔案歸檔

范圍及整理規(guī)范，特制定本實(shí)施細(xì)則。

第二條檔案歸檔范圍

詳見《公司管理類檔案規(guī)檔范圍及保管期限表》。

第三條檔案整理原則

（一）歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的

有機(jī)聯(lián)系，分不同價(jià)值，便于保管和利用。

（二）歸檔文件應(yīng)齊全完整，無(wú)缺頁(yè)和破損；己破損的文件予

以修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予以復(fù)制，過大的文件應(yīng)折疊。

（三）歸檔文件所用的書寫材料、紙張、裝訂材料應(yīng)具有耐用

性和耐腐蝕性。

（四）歸檔文件應(yīng)為原件，因故無(wú)原件應(yīng)保存具有憑證作用的

復(fù)印件，并寫明原件的存處。

（五）歸檔文件一般一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門

需要的可以適當(dāng)增加份數(shù)。

（六）歸檔文件應(yīng)按保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬

或塑料裝訂用品。

（七）歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一0

第四條檔案整理細(xì)則

（一）組件

1.件的構(gòu)成

歸檔文件一般以每份文件為一件。

1

（1）正文、附件為一件。

（2）來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般

獨(dú)立成件，也可為一件。

（3）有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相

關(guān)文件為一件。

（4）會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年

一本的，一本為一件。

（5）正文正本與定稿（包括章程、制度等重要文件的歷次修改

稿）為一件。

（6）報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除

外）。

（7）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文一件。

（8）簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件。

（9）原件與復(fù)印件為一件。

（10）正本與翻譯本為一件。

（11）中文本與外文本為一件。

2.件內(nèi)文件排序

（1）正文在前、附件在后。

（2）正本在前，定稿在后。

（3）有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后。

（4）來(lái)文與復(fù)文作一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。

（5）正文在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

（6）轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。

（7）原件在前，復(fù)印件在后。

-2-

（8）不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民

族文字文本在后。

（9）中文文本在前，外文本在后。

（二）分類

歸檔文件一般采用年度一一保管期限等方法進(jìn)行二級(jí)分類。

1.按年度分類

將文件按其形成年度分類。

（1）跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)

算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,

統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。

（2）跨年度形成的會(huì)議文件歸入閉幕年。

（3）跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí)，

年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。

2.按保管期限分類

按照《公司管理類檔案規(guī)檔范圍及保管期限表》（見附件），將歸

檔文件按劃定的保管期限分類。

（三）排列

1.歸檔文件應(yīng)在分類方案的最底一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排

列。

2.同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

3.會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

（四）編頁(yè)

1.紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。

2.頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角

-3-

的空白位置。

3.文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的；擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)

碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變。

（五）裝訂

1.歸檔文件一般以件為單位裝訂。

歸檔文件裝訂應(yīng)牢固，安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、

不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。

裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的,

應(yīng)維持不變。

2.應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，相同期限的歸檔文件

裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。

3.用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。

不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑

料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。

4.永久保管的歸檔文件，宜采用線裝訂法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，使

用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

5.永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

第五條檔案的移交

（一）各機(jī)構(gòu)、各部室規(guī)范整理歸檔文件后，按照《公司檔案管

理辦法》中檔案移交規(guī)定，及時(shí)向公司檔案歸口管理部室移交。

（二）公司普發(fā)性文件，并已在發(fā)文機(jī)構(gòu)或部室留檔的文件，移

交時(shí)無(wú)須重復(fù)交檔。但文件為其他歸檔文件的附件或補(bǔ)充說(shuō)明時(shí)，需

要一并歸檔。

第六條本實(shí)施細(xì)則適用于公司本部及各級(jí)分子公司。

-4-

第七條本實(shí)施細(xì)則由公司檔案管理辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第八條本實(shí)施細(xì)則自會(huì)議通過后發(fā)布施行。

附件：L直角裝訂方式

2.《公司管理類檔案歸檔范圍和保管期限表》

-5-

附件1:

圖Cl裝訂方法

-G-

附件2：

管理類檔案歸檔范圍和保管期限表

保管期

序號(hào)歸檔范圍

限

1黨、團(tuán)、工會(huì)等黨群工作文件材料

1.1黨員代表大會(huì)、職工代表大會(huì)、共青團(tuán)代表大會(huì)

請(qǐng)示、批復(fù)、批示、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選

1.1.1舉結(jié)果、會(huì)議記錄、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公告等文件永久

材料

1.1.2大會(huì)發(fā)言、交流、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)10年

籌備工作、選舉工作中形成的文件材料，小組會(huì)議記錄、會(huì)務(wù)工

1.1.310年

作安排、總結(jié)等文件材料

黨委會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)、工會(huì)會(huì)議、共青團(tuán)（常委）擴(kuò)大會(huì)，專題

1.2

會(huì)議文件材料

通知、議程、報(bào)告、決議、決定、記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話、總結(jié)、紀(jì)

1.2.1永久

要、討論通過的文件、參加人員名單

1.3黨務(wù)綜合性工作

黨委的收文、發(fā)文及向上級(jí)報(bào)送的文件、材料、報(bào)表，規(guī)章制度、

1.3.1管理辦法、工作計(jì)劃、總結(jié)，重要的專項(xiàng)工作文件材料，黨務(wù)工永久

作大事記等

1.3.2工作簡(jiǎn)報(bào)及一般文件材料10年

1.4組織工作

1.4.1干部考察、考核、任免、政審決定等永久

入黨、轉(zhuǎn)正、退黨、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等決定及黨員花名冊(cè)，黨團(tuán)組織

1.4.2永久

關(guān)系的介紹信及存根

-7-

1.4.3黨委（黨委）組織工作規(guī)章制度永久

1.4.4發(fā)展黨員、黨費(fèi)收支文件材料30年

1.5各類主題教育、專項(xiàng)學(xué)教等活動(dòng)形成的文件材料

1.5.1重要的永久

1.5.2一般的10年

1.6社會(huì)責(zé)任工作文件材料

1.6.1參與和投入社會(huì)公益、慈善、捐贈(zèng)事業(yè)的記錄文件材料永久

1.6.2賑災(zāi)、扶貧、獻(xiàn)血、擁軍優(yōu)屬等文件材料永久

1.7企業(yè)文化建設(shè)文件材料

1.7.1企業(yè)文化建設(shè)方案、制度永久

1.7.2企業(yè)文化建設(shè)相關(guān)工作活動(dòng)、宣傳等形成的文件材料

1.7.2.1重要的永久

1.7.2.2一般的30年

1.8工會(huì)工作

年度計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決定、通知、會(huì)議記錄、

1.8.1永久

大事記等

職工民主管理、表彰先進(jìn)、勞保福利、職工維權(quán)、工會(huì)會(huì)費(fèi)與財(cái)

1.8.2永久

務(wù)管理文件材料、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)、集體合同等

1.9女工工作、勞動(dòng)競(jìng)賽、文體活動(dòng)等方面材料

1.9.1重要的永久

1.9.2一般的10年

1.10共青團(tuán)工作

組織管理、勞動(dòng)競(jìng)賽、表彰先進(jìn)、團(tuán)費(fèi)管理、文體活動(dòng)等文件材

1.10.1

料

-8-

1.10.1.1重要的永久

1.10.1.2一般的10年

2紀(jì)檢與監(jiān)察工作文件材料

紀(jì)檢與監(jiān)察工作的收文、發(fā)文、規(guī)定、決定、通報(bào)、通知、會(huì)議

2.1永久

材料、記錄、紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)、制度

2.2監(jiān)督執(zhí)法問責(zé)工作文件材料30年

2.3信訪工作文件材於

2.3.1重要事項(xiàng)永久

2.3.2一般事項(xiàng)30年

3監(jiān)事會(huì)工作文件材料

監(jiān)事會(huì)決定、紀(jì)要、通知、會(huì)議簽到簿、議程、議案、記錄等會(huì)

3.1議文件、制度和修訂的監(jiān)事會(huì)制度、重點(diǎn)監(jiān)督檢查方案、檢查報(bào)

告、整改情況報(bào)告等材料

3.1.1重要的永久

3.1.2一般的10年

4本企業(yè)設(shè)立、變更、解散過程文件材料

本企業(yè)籌辦和設(shè)立的申請(qǐng)文件材料、政府相關(guān)部門批準(zhǔn)設(shè)立本企

4.1永久

業(yè)的相關(guān)文件材料

4.2本企業(yè)設(shè)立登記相關(guān)證照、證照變更登記文件材料永久

4.3本企業(yè)章程送審稿、批準(zhǔn)稿及正式文本永久

企業(yè)合并、分立、改制、上市、破產(chǎn)、解散或其他變更公司形式

4.4永久

等過程中形成的文件材料

5本企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)構(gòu)成及變更等方面的文件材料

-9-

本企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)構(gòu)成及變更文件材料，發(fā)起人協(xié)

5.1永久

議

5.2董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東代表大會(huì)會(huì)議形成的文件材料

會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、決定、公報(bào)聲明、記錄、領(lǐng)導(dǎo)人

5.2.1永久

講話、總結(jié)、紀(jì)要、討論通過的文件材料、參加人員名單

5.2.2討論未通過的文件材料10年

5.2本企業(yè)董事會(huì)內(nèi)部收文及發(fā)文的文件材料永久

5.3董事、監(jiān)事、股東履職和維護(hù)權(quán)益過程形成的文件材料

5.3.1重要的永久

5.3.2一般的30年

6本企業(yè)資本登記、資本變動(dòng)、融資文件材料

國(guó)有資產(chǎn)管理部門對(duì)企業(yè)國(guó)有資本金核算、確認(rèn)、劃轉(zhuǎn)、變更的

6.1永久

文件材料

6.2本企業(yè)證券和股票發(fā)行、增資擴(kuò)股、股權(quán)變更等文件材料

6.2.1上市輔導(dǎo)和準(zhǔn)備階段形成的文件材料

評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、承銷商出具的核查意見，股票發(fā)行上市輔

導(dǎo)匯總報(bào)告、發(fā)行人律師意見書，律師工作和報(bào)告、股東大會(huì)決

6.2.1.1永久

議、董事會(huì)通過的資金運(yùn)用方案決議、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)書、

招股說(shuō)明書及發(fā)行公告（含財(cái)務(wù)報(bào)告、盈利預(yù)測(cè)報(bào)告）

6.2.1.2與中介機(jī)構(gòu)簽訂的上市輔導(dǎo)協(xié)議、盡職調(diào)查材料30年

6.2.2發(fā)行申請(qǐng)書、證監(jiān)會(huì)核準(zhǔn)文件材料、審核過程中提出的審核反饋永久

-10-

意見

股票發(fā)行申請(qǐng)報(bào)告及證券交易所的批復(fù)、發(fā)行方案、股票發(fā)行定

6.2.3永久

價(jià)分析報(bào)告、路演推介文件材料

6.2.4上市推薦書、上市公告書、確定股票掛牌簡(jiǎn)稱的函永久

6.2.5股票首次發(fā)行過程中形成的其他文件材料

6.2.5.1重要事項(xiàng)永久

6.2.5.2一般事項(xiàng)30年

6.2.6股票增發(fā)、配股文件材料永久

6.2.7增資擴(kuò)股文件材料永久

6.2.8股權(quán)轉(zhuǎn)讓文件材料永久

6.2.9債權(quán)融資文件材料永久

6.3本企業(yè)股東、股權(quán)登記文件材料永久

6.4本企業(yè)融資工作中形成的其它文件材料

6.4.1重要事項(xiàng)永久

6.4.2一般事項(xiàng)30年

7本企業(yè)總經(jīng)理辦公會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)會(huì)議文件材料

通知、議程、報(bào)告、決議、決定、公報(bào)聲明、記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話、

7.1永久

總結(jié)、紀(jì)要、討論通過的文件材料，參加人員名單

7.2討論未通過的文件材料10年

8本企業(yè)召開的工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料

8.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決

11

定、紀(jì)要、媒體宣傳報(bào)道、錄音錄像

8.1.1重要的永久

8.1.2一般的30年

8.1.3代表發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)交流文件材料、簡(jiǎn)報(bào)10年

有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)知名人士檢查、視察、調(diào)

9

研本企業(yè)工作時(shí)形成的文件、工作匯報(bào)、錄音錄像等文件材料

9.1重要的永久

9.2一般的30年

本企業(yè)向有關(guān)機(jī)關(guān)、上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告與有關(guān)機(jī)關(guān)、

10

上級(jí)主管單位批復(fù)、批示

10.1重要事項(xiàng)永久

10.2一般事項(xiàng)、無(wú)批復(fù)重要事項(xiàng)30年

10.3無(wú)批復(fù)的一般事項(xiàng)10年

本企業(yè)收到的有關(guān)機(jī)關(guān)、上級(jí)主管單位等相關(guān)機(jī)構(gòu)制發(fā)的文件

11

材料

11.1涉及本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理重要事項(xiàng)和其他重要事項(xiàng)的文件材料永久

11.2與本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理等工作有關(guān)的一般性文件材料10年

12本企業(yè)發(fā)文及內(nèi)部收發(fā)文的文件材料

12.1重要事項(xiàng)永久

12.2一般事項(xiàng)10年

13本企業(yè)與金融機(jī)構(gòu)及其他組織和個(gè)人往來(lái)文件材料

13.1本企業(yè)非資本經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)中與銀行、保險(xiǎn)、證券、基金管理等金融

-12-

機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)往來(lái)的文件材料

13.1.1重要事項(xiàng)永久

13.1.2一般事項(xiàng)30年

本企業(yè)非資本經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)中與會(huì)計(jì)、審計(jì)、法律事務(wù)所等機(jī)構(gòu)往

13.2

來(lái)文件材料

13.2.1重要事項(xiàng)永久

13.2.2一般事項(xiàng)30年

13.3本企業(yè)與其他單位和個(gè)人發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系形成的文件材料

13.3.1本企業(yè)簽署的戰(zhàn)略合作協(xié)議、重要談判的合同協(xié)議永久

13.3.2本企業(yè)簽署的長(zhǎng)期合同或協(xié)議及其補(bǔ)充件

13.3.2.1重要的永久

13.3.2.2一般的30年

13.3.3本企業(yè)簽署的短期合同或協(xié)議及其補(bǔ)充件

13.3.1重要的30年

13.3.2一般的10年

13.4本企業(yè)對(duì)外發(fā)布的公告、公示等文件材料

13.4.1重要事項(xiàng)永久

13.4.2一般事項(xiàng)30年

直屬單位、所屬和控股企業(yè)的請(qǐng)示、報(bào)告、函與企業(yè)的批復(fù)、

14

復(fù)函等文件材料

14.1重大問題永久

14.2一般性問題30年

-13-

本企業(yè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱變更、崗位職責(zé)設(shè)計(jì)、印信

15永久

啟用和作廢、檔案移交清單等工作文件材料

16本企業(yè)其他事務(wù)管理文件材料

公務(wù)用車的購(gòu)置及報(bào)廢的相關(guān)手續(xù)及證件資料，辦公樓的審批、

16.1購(gòu)置、設(shè)計(jì)、建設(shè)等相關(guān)資料，電梯等特種設(shè)備登記、年檢相關(guān)永久

資料的文件材料

16.2物業(yè)、食堂委托服務(wù)合同，辦公樓水、電、暖合同的文件材料30年

17審計(jì)工作文件材料

內(nèi)部審計(jì)工作年度計(jì)劃，工程結(jié)算審核機(jī)構(gòu)的招標(biāo)文件、報(bào)告、

17.1

中標(biāo)確認(rèn)結(jié)果相關(guān)資料、建設(shè)工程項(xiàng)目跟蹤審計(jì)形象進(jìn)度報(bào)告

17.1.1重要的永久

17.1.2一般的30年

18財(cái)務(wù)工作文件材料

18.1財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)永久

18.2財(cái)務(wù)管理工作計(jì)劃、報(bào)告、通知30年

18.3本企業(yè)稅務(wù)登記、納稅申報(bào)等工作文件材料永久

本企業(yè)經(jīng)營(yíng)所產(chǎn)生的財(cái)務(wù)資料（總帳、明細(xì)帳、日記帳、記帳憑

18.4永久

證、會(huì)計(jì)報(bào)表、對(duì)帳單及余額調(diào)節(jié)表）

18.5本企業(yè)財(cái)務(wù)、預(yù)、決算報(bào)告及審計(jì)報(bào)告永久

19人力資源管理工作文件材料

19.1人力資源規(guī)劃、工作計(jì)劃、制度、辦法、決定、報(bào)告等永久

19.2企業(yè)人員錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、辭職、離退休、死亡永久

14-

等文件材料

干部和職工的任免、升降、獎(jiǎng)懲、考核、職稱評(píng)聘等方面文件材

19.3永久

料

19.4老干部、離退休人員管理有關(guān)文件材料永久

19.5企業(yè)人員薪酬、待遇等勞動(dòng)人事管理文件材料

19.6企業(yè)簽訂的勞動(dòng)合同永久

19.7本企業(yè)人員參加社會(huì)保障、醫(yī)療保險(xiǎn)、住房公積金等文件材料永久

19.8企業(yè)職工培訓(xùn)工作文件材料

19.8.1重要的30年

19.8.2一般的10年

19.9職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資關(guān)系的介紹信及存根永久

19.10職工名冊(cè)永久

19.11職工考勤及請(qǐng)、銷假，產(chǎn)假、事假、病假等文件材料10年

20生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與考核管理、企業(yè)管理、資產(chǎn)管理等工作文件材料

20.1發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、規(guī)劃文件等文件材料

20.1.1企業(yè)中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要，重要的經(jīng)營(yíng)決策文件材料永久

企業(yè)、所屬和控股企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目錄責(zé)任書、業(yè)績(jī)考核評(píng)價(jià)文件材

20.1.230年

料

20.2企業(yè)管理文件材料

企業(yè)管理規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、實(shí)施方案、制度、規(guī)定、辦法等文

20.2.1永久

件材料

-15-

20.2.2企業(yè)年檢、登記及變更等工商事務(wù)管理等文件材料永久

20.2.3企業(yè)商標(biāo)注冊(cè)及使用等文件材料永久

20.2.4企業(yè)管理方案實(shí)施、檢查驗(yàn)收等文件材料30年

20.3資產(chǎn)管理文件材料

20.3.1企業(yè)資產(chǎn)或股權(quán)交易、所屬資產(chǎn)確權(quán)類文件材料永久

20.3.2企業(yè)房屋資產(chǎn)出租管理文件材料30年

20.4投資管理文件材料

20.4.1企業(yè)對(duì)外投資、資產(chǎn)重組等相關(guān)事項(xiàng)的實(shí)施方案及相關(guān)文件永久

21安全生產(chǎn)工作文件材料

21.1安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全生產(chǎn)責(zé)任書、安全生產(chǎn)應(yīng)急預(yù)案永久

21.2安全生產(chǎn)總結(jié)、計(jì)劃，會(huì)議簽到簿、材料、記錄等文件材料