第二講

有效地寫老師：

你好！我這學(xué)期選修了你的課程，感覺到你在人力資源管理方面好像挺有經(jīng)驗(yàn)。我正在準(zhǔn)備好簡歷去申請一家公司的實(shí)習(xí)生崗位，請你細(xì)心幫我看看。如果有什么地方出錯(cuò)或者寫得不好，你也可以動(dòng)手改一改。因?yàn)榻刂谷掌谠谶@個(gè)月底，時(shí)間比較倉促，你最好盡快，如果修改好了，及時(shí)發(fā)郵件給我。謝謝老師！

學(xué)生：*******年12月23日“人們認(rèn)為我能教給他們風(fēng)格。這就是怎樣充實(shí)文章內(nèi)容的過程。你有些東西要說，然后盡可能清晰地說。這就是獲得風(fēng)格的唯一訣竅?！薄R修·阿諾德

“如果說寫作必須是一種精確的溝通形式，那么我們應(yīng)當(dāng)像對(duì)待精密儀器一樣對(duì)待寫作，要不斷地磨礪它，而不是隨隨便便地使用這種形式。”

——西奧多·M·伯恩斯坦

《紐約時(shí)報(bào)》編輯“能夠自由駕馭語言的人，必須遵循亞里士多德的忠告，即像普通人一樣講話，像智者一樣思考；這樣才能讓所有的人都理解他的話，他才能夠做出睿智的判斷?！?/p>

——羅杰·阿斯克姆

伊麗莎白一世的家庭教師

“禮貌不是一種可以‘可要可不要’的好風(fēng)格；它來源于人的內(nèi)心世界。”當(dāng)代管理寫作文字形式的管理溝通方法在策略上具備幾種優(yōu)勢：經(jīng)濟(jì)、高效、準(zhǔn)確和正式持久性管理者一旦采用寫作這一溝通渠道，就應(yīng)當(dāng)考慮寫作在商務(wù)環(huán)境中的兩個(gè)特點(diǎn)——合作性和獨(dú)特性美國大學(xué)董事會(huì)全國寫作委員會(huì)在2003年至2005年間發(fā)布了3次調(diào)查報(bào)告。2003年4月，第一份調(diào)查報(bào)告《被遺忘的“R”》提倡寫作革命；2004年9月，第二份調(diào)查報(bào)告《寫作：通向工作的門票》對(duì)全美120家大公司進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，發(fā)現(xiàn)寫作成為雇員應(yīng)聘和晉升的“敲門磚”；2005年7月，第三份調(diào)查報(bào)告《寫作：來自州政府的強(qiáng)烈信息》指出政府部門對(duì)雇員的寫作能力高度重視。在中國，《商務(wù)周刊》上曾經(jīng)刊登過這樣一段文字——“如果現(xiàn)在問一個(gè)上班的人，什么事最難，一般是諸如拍好老板啦，搞定客戶啦，讓前臺(tái)那個(gè)總斜眼看我的小姑娘對(duì)我笑一笑啦，等等。其實(shí)要我說，是寫作最難。公司的同事們都說，開一天的會(huì)挺累，但是如果讓我選擇開一天會(huì)，和寫一篇公司新聞發(fā)布稿，我還是寧愿開一天會(huì)，或者打一天電話，忙一天各種各樣但不需要寫的事情。至少95%的人是畏懼寫作的。那么每個(gè)人面前的選擇是，你是不是或者想不想成為那剩下的5%。”合作式寫作有效合作式寫作者的特征：“他們具有靈活性且彼此尊重；關(guān)注傾聽與分析；口頭及書面表達(dá)能力強(qiáng)；值得信賴并能按時(shí)完成任務(wù)；能夠合理分配并愿意分擔(dān)責(zé)任；能夠領(lǐng)導(dǎo)也愿意服從；聽得進(jìn)批評(píng)意見，同時(shí)對(duì)自己的能力也充滿信心；樂于接受有創(chuàng)造力的沖突。”

——LisaEde&AndreaLunsford書面溝通口頭溝通優(yōu)點(diǎn)1、適合傳達(dá)事實(shí)和意見2、適合傳達(dá)復(fù)雜或困難的信息3、可以進(jìn)行回顧4、便于存檔保管以便日后查證5、在發(fā)送信息前可以進(jìn)行細(xì)致的考慮和檢查1、適合表達(dá)感覺和感情2、更加個(gè)性化3、成本較低4、可以根據(jù)語言和非語言的反饋，及時(shí)改正和調(diào)整缺點(diǎn)1、耗時(shí)2、反饋有限且緩慢3、缺乏有助于理解的非語言暗示4、有時(shí)人們不愿閱讀書面的東西5、你無法了解你所寫的內(nèi)容是否被人閱讀1、說話時(shí)較難快速思考2、話一出口就很難收回3、有時(shí)難以控制時(shí)間4、容易帶有過多的個(gè)人色彩而影響信息的可靠性一般情況下的寫作我是否已經(jīng)分析了溝通策略？我的讀者是誰？知識(shí)水平如何？他們的興趣點(diǎn)是什么？我與讀者的關(guān)系是什么？我如何將自己的想法清晰準(zhǔn)確地表達(dá)出來？我如何讓讀者認(rèn)同我的觀點(diǎn)？我是否已經(jīng)準(zhǔn)備了足夠的材料？我如何組織這些材料以使其具有強(qiáng)的邏輯性？我是否應(yīng)該去寫？我是否有重要的理由去寫？我是否是合適的人選去寫？何時(shí)才是寫作的合適時(shí)機(jī)？我是否已經(jīng)理清了寫作的思路？寫作是否存在風(fēng)險(xiǎn)？我的寫作是否具有貢獻(xiàn)？有沒有類似的寫作？我的寫作是否具有重復(fù)性？我的寫作是否對(duì)別人有益？我的寫作是否提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)或信息？寫作前為自己設(shè)定目標(biāo)制定策略決定是否該寫劃分活動(dòng)階段應(yīng)預(yù)想到不同活動(dòng)階段會(huì)有重復(fù)決定是否該寫是否有重要理由去寫？寫作是否會(huì)太嚴(yán)格？你是否希望把暫時(shí)的感覺固化下來？寫作是否會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)？你是否確定你想得到一個(gè)永久的記錄？是否需要立刻得到溝通對(duì)象的反應(yīng)？對(duì)于給定溝通對(duì)象，現(xiàn)在是否是寫作的適當(dāng)時(shí)機(jī)？你自己是否是寫作這個(gè)文件的適當(dāng)人選？寫作前的計(jì)劃5W+1H什么What為什么Why為誰Who什么時(shí)候When哪里Where怎樣How1、什么需要溝通什么是否需要確定的信息寫作的目的是同意還是拒絕他人的請求，是通知下屬政策有變還是希望員工在實(shí)施某種程序時(shí)進(jìn)行配合“在這種情況下，如果我是他，我會(huì)有什么感覺呢？”2、為什么不僅作者自己知道“為什么寫”，讀者也同樣需要知道作者為什么要寫3、為誰誰是消息的接收者讀者的年齡、性別、教育程度、政治派別、職業(yè)頭銜等作者與讀者之間相對(duì)權(quán)力地位組織對(duì)讀者和作者的溝通要求作者與讀者所在部門的職能作者與讀者之間溝通的頻率讀者對(duì)作者以往信息的反應(yīng)信息的相對(duì)敏感度4、什么時(shí)候“什么時(shí)候”這一問題的重要性隨所傳送信息的常規(guī)性和重要程度而變5、哪里信息應(yīng)該從哪里來，又應(yīng)該送到哪里去信息應(yīng)該由某級(jí)別的經(jīng)理發(fā)出，還是應(yīng)該由組織里職位更高的人發(fā)出以使信息更有權(quán)威性？讀者應(yīng)從哪里收到信息？6、怎樣媒介選擇的影響因素：信息的個(gè)人化程度、信息發(fā)布范圍和信息達(dá)到接收者的速度要求選擇與慣用方法不同的媒介可能傳達(dá)出緊迫感或信息的重要性寫作過程1、收集資料收集資料在寫作時(shí)占據(jù)多大時(shí)間比重？寫作時(shí)，你通常從哪些渠道收集資料？你收集資料的步驟是怎樣的？寫作時(shí)，你如何判斷收集到足夠的資料？你是否留意收集資料的權(quán)威性？舉例：中西方公共部門戰(zhàn)略管理1、相關(guān)書籍“StrategicManagement:CreatingCompetitiveAdvantages”（Dess,Lumpkin&Eisner）、“StrategicManagement:FromConceptsToImplementation”（Bourgeois）、“StrategicManagement:AwarenessandChange”（Thompson）、“PublicManagementStrategies:GuidelinesforManagerialEffectiveness”（Bozenman&Straussman）和《公共部門戰(zhàn)略管理》（陳振明）等舉例：中西方公共部門戰(zhàn)略管理2、中文文獻(xiàn)中國期刊全文數(shù)據(jù)庫+維普數(shù)據(jù)庫2010年7月，“公共部門”+“戰(zhàn)略管理”，關(guān)鍵詞85篇+27篇論文舉例：中西方公共部門戰(zhàn)略管理3、外文文獻(xiàn)SocialSciencesCitationIndex2010年7月，StrategicManagement，Keyword5864篇縮小范圍，publicsector167篇舉例：管理寫作百度“管理寫作”“商務(wù)寫作”

×商務(wù)英語寫作在閱讀材料時(shí)，發(fā)現(xiàn)一篇材料提及“職場寫作”“職場寫作”在收集資料時(shí)，我們要學(xué)會(huì)保持對(duì)問題的敏感度，在其中發(fā)現(xiàn)新的問題或產(chǎn)生新的想法。2、組織觀點(diǎn)2、組織觀點(diǎn)在Word文檔中運(yùn)用“自動(dòng)編碼”功能分層運(yùn)用環(huán)狀觀點(diǎn)圖或金字塔型觀點(diǎn)圖，分清主要觀點(diǎn)和次要觀點(diǎn)運(yùn)用甘特圖直觀表示時(shí)間的安排、工作內(nèi)容以及資源的使用情況運(yùn)用MindjetMindManager捕捉、組織和聯(lián)系信息德魯克思想觀點(diǎn)理論評(píng)論理論運(yùn)用組織管理時(shí)間管理自我管理……正面評(píng)論負(fù)面評(píng)論企業(yè)政府……3、提煉材料設(shè)想讀者只是瀏覽概括你的觀點(diǎn)“灌輸”你的觀點(diǎn)使用“電梯間”技巧采用“繁忙老板”技巧如果你現(xiàn)在和老板擠進(jìn)同一部電梯里，老板不認(rèn)識(shí)你，你想讓老板記住自己，你會(huì)怎么做？被譽(yù)為華爾街的“股市神童”、臺(tái)灣“股壇教父”的胡立陽1、遞上名片，老板看都不看，也不接名片2、在接下來的20秒時(shí)間里，他對(duì)老板說：“這是一間非常好的公司，我們都很幸運(yùn)來到這個(gè)公司，我們一定要好好把握公司，好好學(xué)習(xí)?！本毩?xí)1你有八分鐘的時(shí)間提煉以下材料（1）錢學(xué)森的講話（2）報(bào)道：薪酬與離職“每個(gè)人都有自己的寫作習(xí)慣。美國小說家歐內(nèi)斯特·海明威（ErnestHemingway）為了讓句子和篇幅盡量短些，習(xí)慣站著寫；法國著名的文學(xué)家、思想家、批判現(xiàn)實(shí)主義作家、音樂評(píng)論家和社會(huì)活動(dòng)家羅曼·羅蘭（RomainRolland）習(xí)慣起草文章時(shí)在案頭上放一面鏡子，或者邊走邊思考，反復(fù)推敲；俄國詩人涅克拉索夫習(xí)慣躺在地板上寫作，心里舒坦，思路開闊?！?、起草文章不要在乎寫作順序不要邊寫邊改（先寫最有把握的部分）使用打印件（單面、兩倍行距、較寬的頁邊距）“抽屜原理”，在起草文稿與邏輯性修改文稿之間安排時(shí)間間隔5、修改文稿“寫作如砌樓，一稿是搭架，三稿是毛坯，五稿是初裝，七稿是精裝，如能寫到九稿，就會(huì)寫出神奇?！保ū遑狗街录玖w林先生）從策略上進(jìn)行修改從宏觀上進(jìn)行修改從微觀上進(jìn)行修改從正確性進(jìn)行修改5、修改文稿作者在開始修改前應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變角度，與寫出的東西保持一定距離，假想自己是讀者。我的目的是什么？我的寫作中有沒有包括讀者為了理解信息可能想知道的或者必須了解的全部信息？我的文章能否回答讀者所有的問題？有沒有哪些信息對(duì)于讀者來說沒必要，可以刪去？我有沒有寫到讀者可獲得哪些利益？5、修改文稿修改演講稿：走進(jìn)她的世界各位領(lǐng)導(dǎo)、評(píng)委、同仁們：大家好！我演講的題目是《走進(jìn)她的世界》。當(dāng)你走近她，你會(huì)發(fā)現(xiàn)她十分平凡與普通，同時(shí)又是那樣的干練與灑脫；然而，當(dāng)你真正走進(jìn)她的世界，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)她是如此的優(yōu)雅與深邃，是如此的大氣與果敢！她，用一副柔弱的肩膀，孜孜以求，矢志不渝，縱橫捭闔于變幻莫測的商界戰(zhàn)場；她，用一種昂揚(yáng)向上的心態(tài)，持之以恒，勵(lì)精圖治，打下了屬于木棉營業(yè)部的一片天地。這就是我們木棉營業(yè)部的總經(jīng)理——周鵬。各位領(lǐng)導(dǎo)、評(píng)委、同仁們：大家好！我演講的題目是《走進(jìn)她的世界》。她，用柔弱的肩膀和愛崗敬業(yè)的精神，孜孜以求，縱橫捭闔于變幻莫測的商界戰(zhàn)場；她，用昂揚(yáng)向上的斗志和平和淡定的心態(tài)，持之以恒，打下屬于木棉營業(yè)部的一片天地。這就是我們木棉營業(yè)部的總經(jīng)理----周鵬。修改演講稿：走進(jìn)她的世界10年的商海博弈，10年的寒來暑往，她始終保持著一種默默奉獻(xiàn)與追求的境界，一路走來，她的腳步始終是那樣的穩(wěn)健，而歲月的華表也在無聲地記載和見證著她的故事。10年的商海博弈，她始終秉承腳踏實(shí)地與默默奉獻(xiàn)的原則。10年的寒來暑往，歲月無聲地記載和見證著她的付出與收獲。修改演講稿：走進(jìn)她的世界真情投入，凝心聚力，用獨(dú)特的人格魅力打造一流團(tuán)隊(duì)，是她為木棉營業(yè)部夯實(shí)的人力基礎(chǔ)。上任之初，面對(duì)部分營銷人員人心不穩(wěn)、工作積極性下滑的嚴(yán)峻形勢。她走進(jìn)員工，與他們開誠布公、推心置腹地懇談，了解員工的所思所想，盡最大能力解決涉及營銷人員社保、薪酬待遇及身份認(rèn)定等切身利益的問題、想法設(shè)法消除他們的后顧之憂，贏得了員工們的理解、支持與信任，隊(duì)伍迅速穩(wěn)定。作為一位營業(yè)部的領(lǐng)導(dǎo)，她真情投入，凝心聚力，用獨(dú)特的人格魅力打造一流團(tuán)隊(duì)。上任之初，面對(duì)營業(yè)部人心不穩(wěn)、工作積極性下滑的嚴(yán)峻形勢，她主動(dòng)走進(jìn)員工，與他們開誠布公展開懇談，了解員工的所思所想，盡最大能力解決涉及營銷人員社保、薪酬待遇及身份認(rèn)定等迫切問題，想法設(shè)法為他們解決后顧之憂，贏得了員工的理解、支持與信任，隊(duì)伍迅速穩(wěn)定。修改演講稿：走進(jìn)她的世界殫精竭慮，迎難而上，用一流的工作業(yè)績詮釋對(duì)職業(yè)的忠誠，是她以身作則交給我們的工作態(tài)度。面對(duì)日益激烈的市場競爭，在被任命為營業(yè)部總經(jīng)理后，為了開發(fā)營業(yè)部新的利潤增長點(diǎn)，她花了近兩個(gè)月的時(shí)間，走遍了甘肅各地以及青海、寧夏的主要城市，行程約九千多公里。崎嶇的山路，連續(xù)的奔波，使得她的腰椎重病復(fù)發(fā)，每次疼痛難忍，她都是做個(gè)簡單推拿后堅(jiān)持正常辦公。2009年一年，僅上百人的客戶聯(lián)誼會(huì)，營業(yè)部就舉辦了4場，小型座談會(huì)不計(jì)其數(shù)，營業(yè)部的客服業(yè)務(wù)得到了明顯改觀。作為一名不平凡的職工，她殫精竭慮，迎難而上，用一流的工作業(yè)績詮釋對(duì)職業(yè)的忠誠。面對(duì)日益激烈的市場競爭，為了開發(fā)新的利潤增長點(diǎn)，她曾花了近兩個(gè)月的時(shí)間，走遍了甘肅各地以及青海、寧夏的主要城市，行程約九千多公里。崎嶇的山路，連續(xù)的奔波，即使腰椎重病復(fù)發(fā)，疼痛難忍，她仍然在接受簡單推拿后隨即堅(jiān)持正常辦公。2009年，營業(yè)部先后舉辦了4場上百人的客戶聯(lián)誼會(huì)，以及不計(jì)其數(shù)的小型座談會(huì)，客服業(yè)務(wù)明顯改觀。修改演講稿：走進(jìn)她的世界從業(yè)如尊，雅量高致，用光明磊落的坦蕩胸襟塑造職場模范標(biāo)兵，是她向我們展示的做人原則。溫文爾雅，不卑不亢，大事不懼，小事不棄，她將木棉營業(yè)部的責(zé)任扛在了肩頭，用自己的實(shí)際行動(dòng)感召著身邊的每一個(gè)人。2007年，在賬戶清理的繁重工作日子里，她和大家奮戰(zhàn)在工作的最前沿，查找客戶檔案，在柜臺(tái)核查數(shù)據(jù)。終于有一天，她累得舊病復(fù)發(fā)，她堅(jiān)持咬著牙干完手中最后一份工作，才在同事的攙扶之下回家。當(dāng)時(shí)她的事跡被同事寫成報(bào)道發(fā)給總部，但在最后賬戶清理表彰先進(jìn)時(shí)，她卻有一次退出了參選，把名額留給了其他同事。作為一名普通的女性，她溫文爾雅，以身作則，把敏銳細(xì)心的女性特質(zhì)帶進(jìn)團(tuán)隊(duì)的管理。2007年，就在賬戶清理的繁重工作中，她與同事奮戰(zhàn)在工作的最前沿，查找客戶檔案，核查數(shù)據(jù)。持續(xù)的忘我工作使得她舊病復(fù)發(fā)，但是這位堅(jiān)強(qiáng)的女性卻仍然堅(jiān)持完成最后一份工作，才在同事的攙扶下回了家。她的感人事跡在公司廣為傳播，但在最后表彰先進(jìn)時(shí)，她卻毅然把名額留給了其他同事。修改演講稿：走進(jìn)她的世界獎(jiǎng)罰分明，清正廉潔，用鐵一般的紀(jì)律約束自己和全體員工，是她帶給我們的清明之風(fēng)。在她的工作字典里，只有堅(jiān)持原則，而沒有私情的位置。2009年，一名工作骨干被任命為交易部經(jīng)理。上任前，周總跟她談話，語重心長地鼓勵(lì)她大膽工作，不負(fù)營業(yè)部和全體員工的期望。新上任的交易部經(jīng)理盡管盡心盡力，但因?yàn)闆]做過具體業(yè)務(wù)，還是在管理方面出現(xiàn)了差錯(cuò)，交易部全體人員在全員大會(huì)上被通報(bào)批評(píng)及處罰。這位交易部經(jīng)理深深感受到了周總對(duì)待下屬的鐵面無私，從此吸取了教訓(xùn)，工作逐漸走上正軌并大有起色。作為一名新時(shí)代的黨員，她獎(jiǎng)罰分明，清正廉潔，用自身行動(dòng)闡釋黨員標(biāo)準(zhǔn)。在她的工作字典里，只有堅(jiān)持原則，絕無徇私。2009年，一名工作骨干被任命為交易部經(jīng)理。上任前，她跟其談話，語重心長地鼓勵(lì)其大膽工作。然而新上任的交易部經(jīng)理因?yàn)闆]做過具體業(yè)務(wù)，雖然盡心盡力，但在管理方面還是出現(xiàn)了差錯(cuò)，她不徇私情，在全員大會(huì)上被通報(bào)批評(píng)并處罰了交易部全體人員。修改演講稿：走進(jìn)她的世界在事業(yè)取得成績和榮譽(yù)的同時(shí)，她的眉宇間卻寫滿了疲憊和對(duì)家人的愧疚。長年的壓力與奔波操勞，使她徹夜難眠，原本秀麗的面龐在越漸成熟的同時(shí)也稍顯滄桑。太多的日子里，她無法按時(shí)回家陪家人，盡一個(gè)妻子、女兒、母親的責(zé)任，但肩負(fù)的使命又讓她不得不暫時(shí)壓抑和犧牲一些親情，時(shí)常鼓勵(lì)自己堅(jiān)持走下去，因?yàn)樗龍?jiān)信，明天會(huì)更好。在事業(yè)如日中天的同時(shí)，她的眉宇間卻掩蓋不了疲憊與對(duì)家人的愧疚。長年的壓力與奔波操勞，她常常徹夜難眠，原本秀麗的面龐在日漸成熟的同時(shí)也顯露出滄桑。已數(shù)不清究竟有多少日子，她無法與家人相聚在飯桌前，無法柔情地望著女兒醒來或入睡，無法與丈夫坐在客廳里閑話家常，無法與年邁的父母在花園中散步……作為一個(gè)母親、妻子和女兒，她在內(nèi)心深處擁有無限的遺憾和愧疚，但是她在營業(yè)部的成績中獲得更多的安慰，在親人的理解和鼓勵(lì)中找到更多堅(jiān)持下去的動(dòng)力，在肩負(fù)的使命中體會(huì)到工作更深層次的意義。她堅(jiān)信，明天會(huì)更好。修改演講稿：走進(jìn)她的世界營業(yè)部的領(lǐng)導(dǎo)不平凡的職工普通的女性新時(shí)代的黨員管理溝通游戲：服從？目的幫助團(tuán)隊(duì)成員打破思維定式培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員的自信心提高組織的辦事效率活躍組織的文化氛圍規(guī)則團(tuán)隊(duì)成員必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)獨(dú)立完成任務(wù)時(shí)間：10分鐘卡片象限一

I象限二__________象限三

FBMBBB象限四鼓小狗性別孩子管理溝通游戲：服從？程序?qū)⑾旅娴目ㄆl(fā)給大家，讓大家按照培訓(xùn)者的指示完成卡片里的任務(wù)（1）象限一：在字母I上畫一個(gè)點(diǎn)。（2）象限二：在空白處寫上1、2、3、4、5。（3）象限三：在牧場里，有一頭公牛爸爸（FB），一頭公牛媽媽（MB），還有一頭公牛寶寶（BB），誰不在那里呢？請圈出來。（4）象限四：請圈出與其他三個(gè)不是同類的詞。管理溝通游戲：服從？程序關(guān)于這些題的正確答案是：（1）象限一：應(yīng)該在I字本身上加點(diǎn)，但大多數(shù)人會(huì)自然而然地在I的上方加一點(diǎn)，使它成為i。（2）象限二：應(yīng)在空白地方寫這些數(shù)字，而不是在畫線處寫。（3）象限三：公牛是不可能做“媽媽”的。（4）象限四：選“性別”，因?yàn)楣?、小孩和小狗都屬于?shí)體物體，而性別只是抽象名詞。討論為什么我們會(huì)答錯(cuò)？你是怎樣看待自己的錯(cuò)誤的？你認(rèn)為這些錯(cuò)誤可以避免嗎？你認(rèn)為這種問題是別人在故意制造陷阱嗎？你在工作中有沒有碰到過類似的情況呢？這個(gè)游戲有沒有給你一些啟發(fā)？你對(duì)思維定式對(duì)工作可能造成的危害了解嗎？你有沒有想出一些措施來避免思維定式的出現(xiàn)呢？思考我們?nèi)菀讓⑹挛锖唵螝w入我們以前所見過的某類事物中，使得簡單的問題往往得不到正確的答案“思維定式”的錯(cuò)誤是可以避免的，關(guān)鍵是有時(shí)候我們不愿意改變，不愿意改變自己原有的思路，不愿意改變現(xiàn)存的環(huán)境，增加了我們犯錯(cuò)的可能性。所以，一個(gè)優(yōu)秀的人或團(tuán)隊(duì)必須隨時(shí)可以改變自己。即使是很簡單的面對(duì)面溝通也不可避免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，良好的控制工作必不可少。寫作原則原則一：恰當(dāng)選詞“不論人們所要描寫的東西是什么，只有一個(gè)名詞最能夠表示它，只有一個(gè)動(dòng)詞能使它最生動(dòng)，只有一個(gè)形容詞使它性質(zhì)最鮮明，因此就得去尋找，直到找到了這個(gè)名詞，這個(gè)動(dòng)詞和這個(gè)形容詞，而決不要滿足于‘差不多’，決不能利用蒙混的手法，即使是高明的蒙混手法，決不要借助于語言的戲法來回避困難?！薄瓷＃℅uyMaupassant）“一條小船很難普度眾生，必須是眾人建造的大船才能同舟共濟(jì)”原則一：恰當(dāng)選詞商務(wù)寫作中，用詞不當(dāng)產(chǎn)生的“最好”后果是令人尷尬的幽默，最壞后果是引起嚴(yán)重糾紛。原則二：措辭具體而不抽象具體的詞語一般比較明確，能夠在讀者的腦海中形成清晰的圖像。使用何種抽象或具體程度的詞語部分取決于讀者的背景、需要和期望。抽象的詞句會(huì)嚇住一些讀者，使之產(chǎn)生不信任感和疑惑，不知道文本到底是否回答了“何時(shí)”、“多少”、“誰”、“什么程度”、“哪一個(gè)”等具體問題。我在美麗的大海邊遇見一位美麗的姑娘，這真是一次美麗的相遇??！波光粼粼，浮光躍金的大海明眸皓齒，笑靨如花的姑娘原則二：措辭具體而不抽象使用抽象詞語使用具體詞語他費(fèi)了很長的時(shí)間做出選擇他冥思苦想了6年，終于做出了選擇這家企業(yè)的薪酬水平較高這家企業(yè)的薪酬水平比同行業(yè)平均水平高出十個(gè)百分點(diǎn)近期中國經(jīng)濟(jì)增長快速第二季度中國經(jīng)濟(jì)增長率為10.3%請你盡快提交銷售數(shù)據(jù)請你在本月28日前提交銷售數(shù)據(jù)我們在百貨公司碰面我們在百貨公司第二層的“必勝客”餐廳碰面原則二：措辭具體而不抽象19世紀(jì)法國著名批判現(xiàn)實(shí)主義作家福樓拜（GustaveFlaubert）曾經(jīng)給他的學(xué)生布置了這樣的作業(yè)：“你到火車站去，會(huì)發(fā)現(xiàn)上百輛計(jì)程車。這些車看起來都差不多，卻不一樣。你挑選一輛，準(zhǔn)確地描述它，好讓它開過我身邊時(shí)可以一眼就認(rèn)出來?！闭埬憔唧w地描述班里的一位同學(xué)，恰當(dāng)選擇詞匯對(duì)各個(gè)細(xì)節(jié)做出描述，再由其他同學(xué)猜測你所描述的對(duì)象走踉踉蹌蹌跌跌撞撞匍匐前進(jìn)跋山涉水看俯視凝望瞻仰偷窺原則三：簡單用字，少用專業(yè)術(shù)語冗長的文章會(huì)花費(fèi)公司的錢。1656年，科學(xué)家帕斯卡給朋友寫了一封20頁長的信，在附言中，他為信的長度感到抱歉，說：“希望你能原諒我寫了這么長的一封信，但是我沒有時(shí)間把它縮短?！蹦阒朗裁词恰邦A(yù)算穩(wěn)定基金”嗎？如果我告訴你，“預(yù)算穩(wěn)定基金”的另一個(gè)名稱是“雨天基金”，你才猜一猜它指的是什么嗎？“雨天基金”表示“地方政府在經(jīng)濟(jì)繁榮時(shí)把多余的收入儲(chǔ)藏起來，當(dāng)經(jīng)濟(jì)衰退時(shí)用來彌補(bǔ)財(cái)力不足以滿足支出需要，減少突如其來的支出銳減或稅收激增的可能性”美國著名的福音傳道者比利·桑戴（BillySunday）舉過這樣的例子：“如果有人拿了塊肉聞一聞，并且做出惡心的樣子。他的孩子會(huì)問：‘爸爸，怎么啦？’如果他說：‘這塊肉正在經(jīng)過分解的過程而形成一種新的化學(xué)混合物?！⒆痈静欢裁匆馑?。但若父親說：‘它壞了！’孩子馬上明白，并且緊捻著鼻子。原則四：用詞簡潔，多用短句有關(guān)句子長度與可讀性關(guān)系的研究《紐約時(shí)報(bào)》的句子平均長度是22.8個(gè)詞，《華爾街日報(bào)》為27個(gè)詞，《時(shí)代》、《新聞周刊》、《讀者文摘》和《美國科學(xué)》的句子平均長度分別為24.4、24、20.4和24.7個(gè)單詞。這些出版物代表了美國讀者的閱讀興趣。原則四：用詞簡潔，多用短句句子越短，句子的明朗度越高，一個(gè)表達(dá)明朗清楚的作者在每一個(gè)句子的英文寫作中只用17-18個(gè)單詞“簡潔是智慧的靈魂”（莎士比亞）“長篇大論和中肯是兩回事”（伊拉斯謨）“一切必須壓縮，壓縮！只要做到這一點(diǎn)，您就可以學(xué)會(huì)簡練、明白、有力?！保ǜ郀柣?9世紀(jì)英國浪漫主義詩人約翰·濟(jì)慈寫第一句詩Abeautifulthingisanunendingjoy.（一件美麗的事物是一份永遠(yuǎn)的喜悅）Athingofbeautyisanunendingjoy.（美事是永遠(yuǎn)的喜悅）Athingofbeautyisajoyforever.

（唯美是樂）原則四：用詞簡潔，多用短句啰嗦先生“您的來信句句在理，真是情真意切感人肺腑。我萬萬沒有想到，我這啰嗦的毛病是這么嚴(yán)重，我的內(nèi)心很感動(dòng)，很激動(dòng)，也很感激，久久不能平靜。從今以后，我一寫要把文句寫得很簡潔、簡潔、再簡潔！”

原則四：用詞簡潔，多用短句“我還要加幾句話，非常非常抱歉，請您不要又說我啰嗦。我聽人說，寫信用簡化字是對(duì)人不禮貌，不知您有沒有聽說？但是，我還是寫了簡化字。比如‘萬’字，就是‘方’字上缺一點(diǎn)的‘萬’字，這就是一個(gè)簡化字。本來想一個(gè)繁華的草字頭下面一個(gè)‘禺’的‘萬’字，因?yàn)槲覀儧]有那么多時(shí)間一筆一劃地寫草字頭下面一個(gè)‘禺’的‘萬’字。但是，寫‘方’字上缺一點(diǎn)的‘萬’字，就可以少用一點(diǎn)時(shí)間。您說得很對(duì)，我們都很忙，時(shí)間非常寶貴，所以我在信中寫了‘方’字上缺一點(diǎn)的‘萬’，而沒有寫草字頭下面一個(gè)‘禺’的‘萬’字，請您多多原諒！”

請?jiān)趦煞昼娭畠?nèi)寫下盡可能多的表示情緒的詞語，你會(huì)寫哪些詞語呢？美國賓夕法尼亞州立大學(xué)應(yīng)用語言學(xué)教授羅伯特·施勞夫（RobertSchrauf）圍繞“人們?nèi)绾问褂帽磉_(dá)感情的詞語”這一主題，在墨西哥城和芝加哥分別選取20多歲和60多歲兩個(gè)年齡段的人展開調(diào)查，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，在人們寫出的表達(dá)感情的詞語中，表達(dá)消極情感的詞語占一半，表示積極情感和中性情感的各占30%和20%。另外，施勞夫教授根據(jù)大量的文獻(xiàn)分析，針對(duì)37種不同的語言進(jìn)行研究，發(fā)現(xiàn)有7個(gè)表示基本情緒的詞在不同的文化和語言中幾乎都存在，并且擁有基本相同的含義，這些詞分別為“快樂、恐懼、憤怒、悲傷、厭惡、羞恥和內(nèi)疚”。原則五：使用禮貌的積極性詞語措辭積極和措辭消極的區(qū)別不在于信息內(nèi)容，而在于強(qiáng)調(diào)點(diǎn)不同。應(yīng)當(dāng)盡量避免使用貶低某一性別行為或特點(diǎn)的表達(dá)方法。原則五：使用禮貌的積極性詞語

我不能在明早之前把報(bào)告準(zhǔn)備好。我可以在星期三下午3：30之前完成報(bào)告。

你不應(yīng)該用格式A寫每周銷售報(bào)告。格式B是每周銷售報(bào)告的格式。

我們很遺憾地通知您，我們不得不拒絕您的晉升請求，因?yàn)槟銢]有獲得足夠的進(jìn)修學(xué)分。您若再獲得六個(gè)進(jìn)修學(xué)分，我們就能馬上著手處理您的晉升請求。

您說電腦算錯(cuò)了您的罰金，其實(shí)是您搞錯(cuò)了，寫在原始通知單上的數(shù)額是正確的。根據(jù)您的要求，我們檢查了您的罰金算法，發(fā)現(xiàn)您原始通知單上報(bào)告的罰金數(shù)額是正確的。原則六：合理組織段落，前后連貫五條原則有效劃分段落1、每一段話只陳述一個(gè)主要觀點(diǎn)2、確定演繹法或歸納法哪種更合適3、在一個(gè)段落中使用多種句型結(jié)構(gòu)4、通過重復(fù)關(guān)鍵概念，用獨(dú)立分句表達(dá)中心觀點(diǎn)或者版面編排突出重點(diǎn)5、保持較短的段落篇幅宏觀寫作檢查清單微觀寫作檢查清單管理溝通游戲：詞語選擇目的培養(yǎng)同學(xué)的溝通技巧學(xué)會(huì)控制對(duì)方的情緒學(xué)會(huì)肯定對(duì)方，贊美對(duì)方加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的能力解釋溝通中言語技巧及其重要性規(guī)則：要嚴(yán)格按照規(guī)定的句式回答，不能因?yàn)榍榫w的改變而使回答的句式改變管理溝通游戲：詞語選擇程序

兩人一組，每組有2分鐘時(shí)間一起安排假期第一輪（1）A提出一個(gè)建議：我們?nèi)ナ裁吹胤胶煤猛嬉幌掳?。?）采用“好吧，但是……”這樣的句式回答（如“好吧，但是我想整天都躺在沙發(fā)上?！保?）A也用“好吧，但是……”這樣的句式表達(dá)自己的意見（4）對(duì)話按這種方式進(jìn)行，直到結(jié)束時(shí)間到了為止管理溝通游戲：詞語選擇程序第二輪（1）用同樣的假期建議開始這次對(duì)話。（2）這次雙方采用“好的，而且……”這樣的句式對(duì)對(duì)方的建議作出反應(yīng)（如“我們出去好好玩一下吧。”“好吧，而且我們要去一個(gè)從沒有去過的地方”）（3）2分鐘后叫停討論在第一輪中，你們總是采用“好吧，但是……”這樣的句式進(jìn)行對(duì)話，你是否發(fā)現(xiàn)對(duì)方的回答有幾次確實(shí)使你很生氣？你們最后的假期計(jì)劃是否有進(jìn)展了呢？在第二輪中，你們采取“好的，而且……”這樣的句式對(duì)對(duì)方的建議作出反應(yīng)。你覺得這樣的回應(yīng)與第一輪的效果有什么不同？你們最后的假期計(jì)劃是否有進(jìn)展了呢？如果確實(shí)有進(jìn)展，那為什么呢？在現(xiàn)實(shí)生活中，你是否遇到類似的例子？你經(jīng)常使用哪種回應(yīng)方式來回應(yīng)別人的意見？你認(rèn)為哪一種會(huì)更好一些？討論你有時(shí)會(huì)不會(huì)說一些具有否定性的詞語來否定對(duì)方的意見？會(huì)造成什么后果？你有沒有意識(shí)到？你平時(shí)是否會(huì)經(jīng)常使用一些肯定的詞語來回應(yīng)別人的意見呢？請總結(jié)一些比較常用的肯定性詞語。當(dāng)你并不同意他人的觀點(diǎn)時(shí)，你如何使用肯定性詞語作出反應(yīng)？思考團(tuán)隊(duì)成員之間要運(yùn)用一些溝通技巧作為領(lǐng)導(dǎo)者，不能自以為是，不重視下屬的建議是可怕的。一個(gè)詞語的選擇會(huì)給任務(wù)完成帶來不同的結(jié)果。對(duì)于成員提出的想法給予肯定與贊賞，而不是急于去否定什么。當(dāng)討論他人的想法時(shí)，我們有時(shí)不能很好的看待他人的想法，有一種否定的意愿。如果我們總是說別人的想法一文不值，我們最終不僅錯(cuò)過許多好想法，同時(shí)還會(huì)引起許多人對(duì)我們的敵視。變消極為積極的語言舉例消極表達(dá)積極表達(dá)1.

這次的報(bào)告寫得好多了。1.

這次的報(bào)告寫得更好了。2.

我們不允許剛剛參加工作就上班遲到。2.

對(duì)剛剛參加工作的人保證按時(shí)上班很重要。3.

免費(fèi)早餐僅限于20元以內(nèi)，超出部分自付。3.

你可以免費(fèi)享用20元以內(nèi)的早餐。4.

如果您對(duì)我們的服務(wù)不滿意的話，可終止續(xù)約。4.

（完全可以省略）5.

外派工作本身就是不確定的，困難會(huì)比較多。5.

外派工作非常有利于你職業(yè)生涯的發(fā)展，但也的確需要克服一些意想不到的困難。特殊情況下的寫作“我寫著寫著，突然思路中斷，寫不下去，只能對(duì)著電腦屏幕或者文稿發(fā)呆?！薄拔也恢缿?yīng)該怎么編寫電子郵件的主題，發(fā)送出去的電子郵件經(jīng)常得不到回復(fù)?！薄拔疫€在考慮措辭時(shí)，一不小心按到‘發(fā)送’，郵件就發(fā)出去了?！薄拔液蛣e人合寫一篇文章，各自寫一部分后一看，風(fēng)格、語氣、措辭差別很大，不知該怎么辦？”1、克服思路的堵塞改變寫作任務(wù)先寫其他部分先寫你的標(biāo)題重溫一下觀點(diǎn)圖做一做非文本部分的工作改變自己的活動(dòng)休息一下與你的讀者“交談”（想象，口述）談?wù)勀愕挠^點(diǎn)讀一讀或談?wù)撘幌缕渌麞|西1、克服思路的堵塞改變固有觀念放松“規(guī)則”對(duì)自己的束縛對(duì)工作進(jìn)行細(xì)分（重新組織整個(gè)寫作計(jì)劃）在每頁的頂部打上“草稿”字樣（提醒自己不必追求完美）降低對(duì)自己的期望（降低對(duì)自己不實(shí)際的要求）不要沉迷于文筆預(yù)料到寫作的復(fù)雜性2、采用電子郵件下列情況不宜使用電子郵件：（1）特別生氣或極端反對(duì)的時(shí)候（冷靜）（2）需要傳達(dá)敏感的、與業(yè)績有關(guān)的，或負(fù)面信息的時(shí)候（3）需要與溝通對(duì)象有互動(dòng)，需要看見溝通對(duì)象或聽到溝通對(duì)象的聲音時(shí)（4）需要機(jī)密性或隱私性十類可能導(dǎo)致您失去工作的電子郵件錯(cuò)誤1、受到影響后發(fā)送的電子郵件（喝酒）2、冷嘲熱諷3、私人事務(wù)4、專業(yè)批評(píng)5、個(gè)人意見和閑談6、生氣時(shí)回復(fù)郵件7、措辭不當(dāng)8、公司或行業(yè)機(jī)密9、種族主義/男性至上主義的語言10、過于隨便的行文（資料來源：瑞麗女性網(wǎng)）2、采用電子郵件認(rèn)真編寫主題行內(nèi)容主題要具體，如“當(dāng)當(dāng)網(wǎng)邀請您發(fā)表商品評(píng)論”如果需要讀者的行動(dòng)的話，使用動(dòng)詞，如“為新政策投票”認(rèn)真編輯第一屏幕所包含的內(nèi)容將請求前置提供概論，并為多個(gè)論點(diǎn)編號(hào)2、采用電子郵件采用“快速瀏覽”方法采用標(biāo)題（為每個(gè)要點(diǎn)加上標(biāo)題）采用列表和排版將信息分成較短的部分補(bǔ)充非語言暗示的不足考慮采用“禮貌標(biāo)記”，如“請”、“情感符號(hào)”:)或:(慎開玩笑2、采用電子郵件發(fā)送之前做短暫停頓如果對(duì)象不合適時(shí)，不要發(fā)送（不要錯(cuò)誤地“回復(fù)給所有人”）你感到生氣或特別情緒化的時(shí)候不要發(fā)送如果你不想讓別人看到的話，就不要發(fā)送3、集體創(chuàng)作在集體指導(dǎo)原則上達(dá)成一致確定誰主持會(huì)議，怎樣對(duì)各項(xiàng)問題進(jìn)行決策，如何處理措詞的情感“歸屬”問題，如何處理違背小組原則，以及拒絕做改變的行為在任務(wù)和時(shí)間安排上達(dá)成一致制定策略、收集資料、組織提煉材料、起草文稿、修改文稿、注意最后的細(xì)節(jié)寫得專業(yè)些尊敬的林老師：您好！我是王紅。由于今天晚上要參加迎新晚會(huì)的表演，組織方通知我們4點(diǎn)鐘就要集中彩排。因此今天下午只能上您的一節(jié)課，就要去集中了。請您同意我的早退。其實(shí)我很喜歡也很愿意聽您的課，本來打算在明天下午的課上補(bǔ)回的，可惜明天下午同一時(shí)段我們有“社會(huì)保障”的課程。我回去會(huì)好好看書。希望老師能理解

假如您有時(shí)間的話，我誠摯邀請您今晚過來東區(qū)的足球場觀看我們的演出。7點(diǎn)開始。祝老師一切順利！

您的學(xué)生：王紅2009年9月28日尊敬的林老師：

您好！很高興您能抽空看我們的郵件。我們是本系學(xué)生會(huì)的成員。您知道，我們即將迎來新一屆的公共管理學(xué)系新生。為了讓新成員能夠了解我系基本情況，體現(xiàn)本系老師與學(xué)子們的真誠與熱情，經(jīng)公管系團(tuán)總支、學(xué)生會(huì)決定，特制作一本介紹本系情況的新生小雜志。這需要本系各位老師的支持，望老師寫幾句寄語或是導(dǎo)語給予新生。當(dāng)然，林老師您的寄語已提供了給我們，但可惜的是，我們沒有系主任的聯(lián)系方式，因此希望您能提供給我們主任的郵箱，讓我們通過郵件的方式告知主任情況和取得主任的寄語，望老師幫忙。等待您的回復(fù)。

祝，

安好公共管理學(xué)系團(tuán)總支、學(xué)生會(huì)2010年7月8日“我們應(yīng)該怎樣做才能讓自己寫得專業(yè)些？”“我們應(yīng)該如何讓讀者樂于回應(yīng)我們的要求？”策略分析“我們需要讀者做什么？”“為什么對(duì)方要答應(yīng)我們的要求？”“如何才能讓對(duì)方理解我們的處境，并且欣然接受我們的建議？”模版或套路操作，千篇一律，沒有人情味成為好的商務(wù)寫作者的15個(gè)建議1、牢記讀者不會(huì)有太多時(shí)間來讀你的東西：簡潔明了2、寫之前明確你要寫什么：列出提綱和要點(diǎn)3、別犯拼寫和語法上的錯(cuò)誤：檢查具體細(xì)節(jié)4、響應(yīng)讀者所需：考慮讀者疑問和需求5、清楚、重點(diǎn)突出：恰當(dāng)用字，簡單用詞6、盡量用現(xiàn)代時(shí)態(tài)：統(tǒng)一時(shí)態(tài)7、有力、直接：采用主動(dòng)式句式和肯定式的詞成為好的商務(wù)寫作者的15個(gè)建議（續(xù)）8、用短句、短段：調(diào)整篇幅9、人身代詞使用：大膽使用“我”、“我們”、“你們”10、避免使用陳詞濫調(diào)和行話：口語化的表達(dá)11、觀點(diǎn)、事實(shí)要分開：事實(shí)和看法要通篇一致12、使用數(shù)字要克制：選擇性使用數(shù)字，運(yùn)用表格或附錄13、怎么說就怎么寫：采用非正式的、人性化的語言14、絕不要滿足于你的第一稿：修正和校訂15、精益求精：尋找并剔除錯(cuò)誤策略分析：受眾分析受眾的態(tài)度現(xiàn)在請我們一起來回憶一下，通常情況下，我們在寫信前考慮的問題是什么？1我可以怎么稱呼對(duì)方？2我要告訴對(duì)方什么內(nèi)容？3我要對(duì)方幫我做什么？4我希望對(duì)方看了信件后有什么反應(yīng)？我們準(zhǔn)備翻譯一本學(xué)術(shù)專著，現(xiàn)在需要寫信給出版商A雜志，希望對(duì)方能夠授予版權(quán)并減免相關(guān)費(fèi)用，我們的寫作思路是什么？“以我為主”的角度我要怎么稱呼對(duì)方？編輯我要告訴對(duì)方什么內(nèi)容？我們準(zhǔn)備于2011年1月翻譯一本學(xué)術(shù)專著我要對(duì)方幫我做什么？授予版權(quán)并減免費(fèi)用我希望對(duì)方看了信件后有什么反應(yīng)？答應(yīng)我們的請求，授予并減免費(fèi)用尊敬的A雜志編輯：

您好！

我是B大學(xué)公共管理學(xué)系的老師。我們準(zhǔn)備于2011年1月翻譯一本學(xué)術(shù)專著，其中有兩篇文章選自貴雜志。真心希望您能夠授予我們翻譯這兩篇文章的權(quán)限并且減免相關(guān)費(fèi)用。

期待您的回復(fù)。

此致王紅B大學(xué)公共管理學(xué)系教授2010年8月5日以上的設(shè)問和思路主要從寫信者的角度（即“以我為主”）出發(fā)來考慮的。雖然這種寫作思路往往能夠把寫信者希望讓對(duì)方獲知的信息清晰無誤地表達(dá)出來，但是寫信者清晰的表達(dá)并不等于讀者必定能夠準(zhǔn)確無誤地把握我們的想法，并且毫不猶豫地按照我們的期望去想、去說、去做。更進(jìn)一步說，讀者的反應(yīng)符合我們的期望才是寫作的關(guān)鍵。因此，我們從另一個(gè)角度，即以讀者為主（即“以您為主”）的角度重新設(shè)計(jì)寫作的思路：“假如我是讀者，我會(huì)有什么感覺？我會(huì)有什么反應(yīng)？”策略分析：受眾分析受眾的態(tài)度：以您為中心“對(duì)方希望我怎么稱呼他？”“我要告訴對(duì)方什么內(nèi)容？”“對(duì)方可能會(huì)有什么問題？”“對(duì)方可能會(huì)有什么反應(yīng)？”“我希望對(duì)方會(huì)有什么反應(yīng)？”“我如何激勵(lì)對(duì)方如我所愿？”“以您為主”的角度對(duì)方希望我怎么稱呼他？李強(qiáng)主編，確切知道A雜志編輯是誰我要告訴對(duì)方什么內(nèi)容？我們準(zhǔn)備于2011年1月翻譯一本學(xué)術(shù)專著對(duì)方可能會(huì)有什么問題？這本學(xué)術(shù)專著有什么用途？希望獲得哪些文章的版權(quán)？是否出版，若出版，提供出版社、第一次印刷的印數(shù)、每本書定價(jià)等信息“以您為主”的角度“對(duì)方可能會(huì)有什么反應(yīng)？”對(duì)方可能有四種反應(yīng)：授權(quán)并免費(fèi)用授權(quán)，在費(fèi)用上給予優(yōu)惠授權(quán)，在費(fèi)用上沒有優(yōu)惠不授權(quán)“我希望對(duì)方會(huì)有什么反應(yīng)？”授予版權(quán)并減免版權(quán)費(fèi)用“我如何激勵(lì)對(duì)方如我所愿？”翻譯目的，專著用于學(xué)術(shù)向?qū)Ψ奖硎靖兄x尊敬的李主編：

您好！

我是B大學(xué)公共管理學(xué)系的老師。為了在中國引進(jìn)管理溝通的經(jīng)典理論，我們準(zhǔn)備于2011年1月翻譯一本學(xué)術(shù)專著，并于2012年9月經(jīng)B大學(xué)出版社出版。書中有兩篇文章選自貴雜志，分別是：（1）“溝通對(duì)象策略分析”，A雜志，2009（2）：120-132.（2）“商務(wù)寫作中的受眾分析”，A雜志，2009（6）：88-96.由于這本翻譯專著將用于學(xué)術(shù)用途，您能否授予我們翻譯的權(quán)限并減免相關(guān)費(fèi)用？假如不能減免，您能否告訴我具體的版權(quán)費(fèi)用？非常期待您的回復(fù)。如果您需要任何詳細(xì)資料，請隨時(shí)與我聯(lián)系。謝謝！

此致

王紅B大學(xué)公共管理學(xué)系教授2010年8月5日“以您為主”的寫作反映寫作者具有同理心，基于對(duì)方可能的心理反應(yīng)（比如顧慮和憤怒）做出分析，強(qiáng)調(diào)對(duì)讀者立場的理解，提供他們所需的信息，減弱消極情緒對(duì)他們的影響。假如，我們是C公司人力資源部的招聘專員，現(xiàn)在要給已提交簡歷的應(yīng)聘者發(fā)送感謝信。根據(jù)“以您為主”的角度，我們應(yīng)該如何寫這封感謝信？“以您為主”的角度“對(duì)方希望我怎么稱呼他？”熟悉對(duì)方是誰“我要告訴對(duì)方什么內(nèi)容？”確認(rèn)簡歷已收到，感謝對(duì)方申請“對(duì)方可能會(huì)有什么問題？”簡歷是否已經(jīng)收到？是否通過簡歷篩選環(huán)節(jié)，得到面試機(jī)會(huì)？何時(shí)、通過何種方式能夠得知最終結(jié)果？“以您為主”的角度對(duì)方可能會(huì)有什么反應(yīng)？期待，希望收到好消息不安，不知申請材料是否成功達(dá)到對(duì)方手中，何時(shí)會(huì)有最終結(jié)果我希望對(duì)方會(huì)有什么反應(yīng)？心態(tài)平和地等待最終結(jié)果支持公司的招聘工作對(duì)公司留下良好印象我如何激勵(lì)對(duì)方如我所愿？感謝對(duì)方的申請明確告知簡歷的處理情況明確告知接下來的溝通渠道尊敬的王紅：您好！感謝您應(yīng)聘C公司行政助理職位。您的簡歷已經(jīng)成功發(fā)送至我們的簡歷數(shù)據(jù)庫，我們?nèi)肆Y源部的同事將會(huì)仔細(xì)閱讀您的簡歷，并于9月1日發(fā)布簡歷篩選的最終結(jié)果。所有的通知會(huì)及時(shí)發(fā)送到您的電子郵箱，請留意。若您通過了簡歷篩選環(huán)節(jié)，我們將誠邀您參加面試。希望通過這些活動(dòng)和交流，我們能對(duì)彼此有更多的認(rèn)識(shí)和了解。再次感謝您對(duì)C公司的關(guān)注。此致C公司人力資源部2010年8月1日策略分析：受眾分析受眾的性格MBTI四維分析1、內(nèi)向型讀者更喜歡書面溝通，留出一點(diǎn)思考的時(shí)間，在寫作中以詢問的口氣鼓勵(lì)他們提供自己的看法和建議，例如，“您上次的建議非常中肯。這次您能否繼續(xù)為我們改進(jìn)調(diào)查問卷提出建議呢？”外向型讀者偏愛口頭表達(dá)，因此我們可以在信件中提供多種不同的聯(lián)系方式供其選擇。2、與感覺型讀者交流要側(cè)重于提供具體的事實(shí)依據(jù)，思路清晰準(zhǔn)確，詳細(xì)列出不同解決方案的優(yōu)缺點(diǎn)；與直覺型讀者交流則要先提供整體框架，然后再具體分析。3、思維型的讀者更關(guān)注書面溝通的邏輯結(jié)構(gòu)，如組織觀點(diǎn)等；情感型讀者更關(guān)注書面溝通的語氣、風(fēng)格以及在多大程度上滿足讀者的情感和心理需求，我們需要主動(dòng)表示對(duì)他們情感上的關(guān)注，例如，“非常感謝您在我們項(xiàng)目開展過程中提供的無私幫助”。4、判斷型讀者更強(qiáng)調(diào)觀點(diǎn)組織有序，文稿表述簡潔明確，富有計(jì)劃性；知覺型讀者關(guān)注多種可能性或可行性，不要輕易指出哪一種解決方案是唯一正確的。內(nèi)向型（先閱讀后表態(tài)）感覺型（關(guān)注細(xì)節(jié)描述）外向型（邊聽匯報(bào)邊思考）直覺型（先輪廓后細(xì)節(jié)）思維型（重邏輯性描述）判斷型（注重觀點(diǎn)的周密性）情感型（重情感性內(nèi)容）知覺型（注重主題的明確性）策略分析：正式性指數(shù)我們是否在讀完來信之后曾經(jīng)冒出這樣一個(gè)問題——“我跟你有這么熟悉嗎？”假如你讀完這封信，你的內(nèi)心感受是什么？李強(qiáng)：我是B大學(xué)公共管理學(xué)系的老師。我們準(zhǔn)備于2011年1月翻譯一本學(xué)術(shù)專著，其中有兩篇文章選自你們雜志。你能不能幫我搞定版權(quán)問題？謝謝！

王紅B大學(xué)公共管理學(xué)系教授2010年8月5日正式性指數(shù)問題打分（1-10分）1、你本人很了解對(duì)方嗎？2、目標(biāo)讀者的地位比你低嗎？3、你要告訴對(duì)方的是好消息嗎？備注：得分越高，正式性越低設(shè)想：我們發(fā)現(xiàn)先前整理的表格出現(xiàn)了個(gè)別錯(cuò)誤，需要分別去信做出說明，溝通對(duì)象分別為李經(jīng)理（上級(jí)）和劉偉（下級(jí)）正式性指數(shù)問題李經(jīng)理（上級(jí)）劉偉（下級(jí)）1、你本人很了解對(duì)方嗎？262、目標(biāo)讀者的地位比你低嗎？1103、你要告訴對(duì)方的是好消息嗎？22尊敬的李經(jīng)理：您好！我在上周五給您的郵件中附上了第一、二季度的銷售表格。經(jīng)過我重新反復(fù)核查，發(fā)現(xiàn)有兩處錯(cuò)誤，分別為：（1）1月的銷售數(shù)據(jù)發(fā)生筆誤，把325寫成825。（2）4月的銷售產(chǎn)品類型登記不全。在隨信附上的新表格中，我已經(jīng)就這兩處錯(cuò)誤做了修改，請您更新信息。此致

王紅2010年8月5日小劉：您好！上周五我給你的銷售表格中有兩處錯(cuò)誤，我已經(jīng)做了修改。新表格放在附件中，請查收。祝一切順利！

王紅2010年8月5日策略分析：游說矩陣我們應(yīng)該如何謀篇布局？寫作的重點(diǎn)是什么？“游說矩陣”需要我們回答兩個(gè)問題——對(duì)方與我們的立場是否一致？是否存在資源約束？我們是否擁有充足的資源？1、簡易型假設(shè)你的老板讓你組織員工旅游，旅游目的地在中國境內(nèi)，總預(yù)算為100萬，你確定了一條符合老板要求的旅游線路，要價(jià)也在預(yù)算范圍內(nèi)。這時(shí)，你如何寫信與老板溝通這件事？詳細(xì)列出旅游計(jì)劃的要點(diǎn)2、游說或指示型假設(shè)你的老板讓你組織員工旅游，統(tǒng)一制定旅游線路，總預(yù)算為100萬，但你認(rèn)為組織旅游最好是通過旅游卡的形式代替統(tǒng)一制定旅游線路，讓員工自主選擇旅游目的地，這時(shí)，你應(yīng)該怎么溝通？一、回答下列問題：1、“我為什么要選擇旅游卡的形式？”2、“從老板的角度看，這項(xiàng)活動(dòng)能夠?yàn)樗麕硎裁?？?、“從成本效益的角度看，這項(xiàng)活動(dòng)是否符合成本效益原則？”二、提出下列想法1、員工首選旅游路線千差萬別，歷年都有員工因?yàn)閷?duì)旅游路線不感興趣而放棄旅游，無法享受福利2、有的員工因?yàn)槁糜螘r(shí)間與工作時(shí)間沖突而被迫放棄3、解決問題型假設(shè)你的老板讓你組織銷售人員進(jìn)行培訓(xùn)，但是你經(jīng)過分析發(fā)現(xiàn)，銷售人員對(duì)培訓(xùn)的參與熱情不高，培訓(xùn)計(jì)劃的準(zhǔn)備和執(zhí)行至少需要4位同事協(xié)助，但是人力資源部現(xiàn)有的3位同事都騰不出時(shí)間。另外，今年的培訓(xùn)預(yù)算超過往年既定的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)。培訓(xùn)期間，由于時(shí)間沖突，銷售人員的工作可能一定程度上會(huì)受到影響。你應(yīng)該怎么跟老板溝通？列出可能碰到的限制性問題銷售人員的培訓(xùn)參與熱情不高，如何有效激勵(lì)他們？銷售人員參與培訓(xùn)時(shí)間與工作時(shí)間沖突，應(yīng)該如何協(xié)調(diào)時(shí)間安排？培訓(xùn)預(yù)算超過往年既定的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，如何控制培訓(xùn)預(yù)算？培訓(xùn)的準(zhǔn)備和執(zhí)行工作需要4位同事，如何獲得4位同事在工作上的支持？4、艱難型艱難型等于說老板并不認(rèn)為銷售人員應(yīng)該進(jìn)行培訓(xùn)，在這種情況下，假如我們還羅列出對(duì)銷售人員進(jìn)行培訓(xùn)可能碰到的諸多問題，那么，老板不但不會(huì)靜下心與我們一起研究如何解決問題，而且可能會(huì)火冒三丈地說：“請別跟我說這么多，我完全認(rèn)為這次活動(dòng)是沒有意義的！”因此，碰到艱難型的溝通情境，大多數(shù)人都會(huì)退而求其次地選擇與對(duì)方立場一致的方案，或者是不存在資源約束的方案。策略比較“我是不是應(yīng)該開門見山？”“如果我直接一點(diǎn)，對(duì)方讀了會(huì)不會(huì)不高興？”“我要寫到什么時(shí)候才能切入主題？”“我要怎么結(jié)尾才會(huì)恰如其分？”直接策略溝通重點(diǎn)出現(xiàn)在信息開頭結(jié)論在前，分析在后間接策略溝通重點(diǎn)放在論據(jù)分析后通過詳細(xì)分析推出結(jié)論直接策略的運(yùn)用在動(dòng)筆前，將寫作的目的和準(zhǔn)備溝通的問題詳細(xì)列出，思考一下——“我為什么要寫這封信？”“假如現(xiàn)在只有1分鐘的時(shí)間，我最想告訴對(duì)方什么？”“怎么組織觀點(diǎn)和安排寫作結(jié)構(gòu)，能夠使對(duì)方注意到重要的信息？”在主體中，具體解釋原因、重點(diǎn)列出詢問的主題、根據(jù)對(duì)方提出的問題做出詳細(xì)回答，或者列出解決問題的具體細(xì)節(jié)。假如存在多個(gè)信息點(diǎn)，回答時(shí)可以根據(jù)提問時(shí)問題的順序或者重要程度進(jìn)行排序。直接策略的運(yùn)用在結(jié)尾中通常要與讀者建立良好的關(guān)系，體現(xiàn)積極性。我們要問自己：“我應(yīng)該怎么做才能使讀者及時(shí)給予回復(fù)？”“如何才能使讀者接受我的請求或索賠？”“如何才能使讀者依然或更加信任我？”一、詢問和請求尊敬的林老師：您好！我是王紅。由于今天晚上要參加迎新晚會(huì)的表演，組織方通知我們4點(diǎn)鐘就要集中彩排。因此今天下午只能上您的一節(jié)課，就要去集中了。請您同意我的早退。其實(shí)我很喜歡也很愿意聽您的課，本來打算在明天下午的課上補(bǔ)回的，可惜明天下午同一時(shí)段我們有“社會(huì)保障”的課程。我回去會(huì)好好看書。希望老師能理解

假如您有時(shí)間的話，我誠摯邀請您今晚過來東區(qū)的足球場觀看我們的演出。7點(diǎn)開始。祝老師一切順利！

您的學(xué)生：王紅2009年9月28日點(diǎn)評(píng)：這一封信件所要溝通的主要問題是“請您同意我的早退”。首先，作者在自我介紹后就直奔主題，提出這個(gè)請求，并簡單做出解釋。其次，讀者可能會(huì)問：“你有沒有仔細(xì)考慮過可供選擇的其他方案，以減弱這次早退所帶來的消極影響？”作者預(yù)想到讀者的疑問，給出了這一問題的答案，同樣簡單做出解釋。這便凸顯了“以您為主”的視角，容易獲得對(duì)方的理解和支持。最后，作者在結(jié)尾部分通過“邀請對(duì)方觀看演出”建立良好的互動(dòng)關(guān)系，同時(shí)細(xì)心地提供了演出的時(shí)間和地點(diǎn)，為后續(xù)行動(dòng)提供可能性。尊敬的林老師：

您好！很高興您能抽空看我們的郵件。我們是本系學(xué)生會(huì)的成員。您知道，我們即將迎來新一屆的公共管理學(xué)系新生。為了讓新成員能夠了解我系基本情況，體現(xiàn)本系老師與學(xué)子們的真誠與熱情，經(jīng)公管系團(tuán)總支、學(xué)生會(huì)決定，特制作一本介紹本系情況的新生小雜志。這需要本系各位老師的支持，望老師寫幾句寄語或是導(dǎo)語給予新生。當(dāng)然，林老師您的寄語已提供了給我們，但可惜的是，我們沒有系主任的聯(lián)系方式，因此希望您能提供給我們主任的郵箱，讓我們通過郵件的方式告知主任情況和取得主任的寄語，望老師幫忙。等待您的回復(fù)。

祝，

安好公共管理學(xué)系團(tuán)總支、學(xué)生會(huì)2010年7月8日點(diǎn)評(píng)：這一封信的溝通主題是“希望您能為我們提供主任的郵箱”。首先，作者在開頭部分表示感謝，并簡單自我介紹。其次，作者用了3句話，119個(gè)字介紹了“新生小雜志”的意義，以及老師為新生寫寄語一事。緊接著作者卻表明，讀者的寄語已經(jīng)提供。讀到這里，我們很容易提出這樣的疑問：“你為什么要向我重復(fù)上述信息呢？”“既然我已經(jīng)滿足了你們的要求，那么你寫這封信的目的在哪里？”最后，繞了一大圈，真正的寫作目的在結(jié)尾部分才出現(xiàn)。同時(shí)，作者在寫作中存在這樣一個(gè)假設(shè)，即讀者肯定知道主任的郵箱。這一假設(shè)卻不一定成立。二、對(duì)詢問和請求的積極回答尊敬的李主編：您好！根據(jù)您8月1日詢問的主題，我對(duì)《管理溝通中的受眾分析》一文做出以下兩處修改：1、用邏輯回歸分析代替原先的相關(guān)性分析。2、在數(shù)據(jù)分析過程中，加入控制變量的相關(guān)數(shù)據(jù)，如省區(qū)的GDP和政府財(cái)政收入等。我已將修改后的文章隨信附上，請查收。如果還有什么問題，請隨時(shí)和我聯(lián)系。

此致

王紅2010年8月5日點(diǎn)評(píng)：

這一封信回應(yīng)了讀者詢問的主題，即文稿的修改情況。在開頭，作者開門見山地指出要回復(fù)的內(nèi)容是什么，概括地提到“兩處修改”；主體部分采用編號(hào)的方式，簡單明確地介紹兩處修改的大致情況；最后，提醒讀者查收附件并為后續(xù)溝通打好基礎(chǔ)。三、索賠信尊敬的陳小姐：您好！您于3月19日發(fā)來的300本《管理溝通指南》（發(fā)票號(hào)C02-9894851）中，有23本書出現(xiàn)破損，使我們無法及時(shí)將新書發(fā)給學(xué)生，對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)造成負(fù)面影響。這23本書的封面和正文30頁紙張都嚴(yán)重破損，影響正常閱讀。我們將通過A快遞公司把破損的23本書寄給您。希望您能盡快幫忙更換這批書，并快遞給我們。您及時(shí)的關(guān)注將使我們這門課程能夠恢復(fù)正常教學(xué)。隨信附上我們詳細(xì)的通信地址和聯(lián)系電話。此致

王紅B大學(xué)公共管理學(xué)系教授2010年8月5日點(diǎn)評(píng)：這封索賠信在開頭寫明錯(cuò)誤的產(chǎn)品、日期和發(fā)票號(hào)，簡單提及產(chǎn)品出現(xiàn)問題為作者帶來的影響。接著，在主體部分詳細(xì)說明產(chǎn)品問題的細(xì)節(jié)，列出具體的數(shù)據(jù)，增強(qiáng)索賠的力量，容易引起讀者的重視。最后，陳述作者希望對(duì)方如何處理這批出錯(cuò)的產(chǎn)品，并且表達(dá)積極的盼望，希望問題能夠盡快得到解決。另外，由于考慮到讀者快遞新書時(shí)所需的信息，作者在這封索賠信中附上相關(guān)資料，否則在快遞前，由于沒有通信地址等具體信息，溝通雙方需要再次聯(lián)系，影響索賠處理的進(jìn)度。四、對(duì)索賠要求的積極回復(fù)尊敬的王教授：您好！您在8月5日的來信中提到23本《管理溝通指南》出現(xiàn)破損這一情況，在此請接受我們出版社對(duì)您最誠摯的歉意。我們將盡一切努力避免此類事情發(fā)生。我們已經(jīng)更換了23本新書，經(jīng)過仔細(xì)檢查后交由A快遞公司寄給您，預(yù)計(jì)8月8日能夠送到您的手中，請留意查收。非常感謝您對(duì)我們的信任。我們近期出版了有關(guān)“管理溝通”的系列譯著，您可能會(huì)有興趣，具體信息詳見附件。我們將非常樂意為您提供咨詢。此致

陳蘭2010年8月7日點(diǎn)評(píng)：這封信是對(duì)索賠要求的積極回復(fù)。在開頭，簡單提到索賠的內(nèi)容，隨后表達(dá)歉意，承諾不會(huì)再次發(fā)生類似事件，讓讀者感受到出版社在索賠問題上的誠意和信心。其次，交代了對(duì)索賠要求的處理情況，“經(jīng)過仔細(xì)檢查”、“預(yù)計(jì)8月8日”這些措辭能夠反映出版社的認(rèn)真和效率。最后，不僅對(duì)讀者表示感謝，而且介紹其他產(chǎn)品，體現(xiàn)繼續(xù)保持良好合作關(guān)系的積極性。間接策略的運(yùn)用先中性客觀地提出寫信的目的，或者圍繞某一具體內(nèi)容對(duì)讀者予以肯定，再自然而然地帶到正題。在主體中，學(xué)會(huì)從讀者的角度出發(fā)，具體分析負(fù)面信息出現(xiàn)的原因，強(qiáng)調(diào)我們的解決方案以及為此付出的努力，盡量通過說理和解釋讓對(duì)方認(rèn)可我們的處理方式。在這一部分，具體詳細(xì)地交代細(xì)節(jié)和科學(xué)的調(diào)查過程有助于增強(qiáng)寫作的信服力，避免采用否定性詞語評(píng)價(jià)對(duì)方及其行為。結(jié)尾部分盡量避免道歉，而是著眼于繼續(xù)維持良好合作關(guān)系，介紹其他產(chǎn)品或服務(wù)。一、拒絕詢問和請求有一個(gè)全國性的青年組織打算在A公司舉行籌款活動(dòng)，請求得到公司的許可。A公司準(zhǔn)備寫信拒絕他們的要求。尊敬的劉星女士：您好！根據(jù)您4月10日的來信，貴組織計(jì)劃在我們公司舉行籌款活動(dòng)。很感謝貴組織對(duì)我們的信任和支持。按照公司規(guī)定，我們會(huì)在每年的1月3日通過正式會(huì)議商討所有的捐款項(xiàng)目，并在1月15日前最終確定3個(gè)項(xiàng)目。由于今年的項(xiàng)目申請和討論時(shí)間已過，我們無法答應(yīng)您的請求。假如可能，我們會(huì)將貴組織放在公司明年的捐款目錄中，希望明年能夠與貴組織合作。隨信附上我們公司的捐款章程，希望在明年能與貴組織有進(jìn)一步的合作。此致

總裁鄭康健2010年4月12日點(diǎn)評(píng)：這封信的寫作目的是拒絕青年組織的籌款請求。從寫作結(jié)構(gòu)上看，首先，開頭簡要說明溝通的主題，向?qū)Ψ奖硎靖兄x；其次，具體說明拒絕的理由，提出明年合作的意愿。在說明拒絕理由時(shí)，客觀中性地引用公司在捐款計(jì)劃中的時(shí)間安排，從邏輯上講，讀者很自然地就能自己得出結(jié)論，即“請求無法通過”。作者把拒絕信息放在公司捐款安排和進(jìn)一步合作意愿之間，處于低強(qiáng)調(diào)點(diǎn)，陳述明確而又委婉；最后，以保持良好的關(guān)系結(jié)尾，并附上捐款章程作為合作意愿的補(bǔ)充，具有可行性。二、拒絕索賠B公司按客戶要求制作了300套特殊規(guī)格和標(biāo)志的溜溜球?？蛻舭l(fā)現(xiàn)這些溜溜球的規(guī)格不合適，于是發(fā)來索賠信，要求根據(jù)常規(guī)修改尺寸，或者發(fā)送另一套規(guī)格的貨物。B公司銷售經(jīng)理不同意客戶的要求，因?yàn)檫@批溜溜球完全按照客戶要求制作。因此，經(jīng)理需要寫信告知客戶，公司將會(huì)對(duì)溜溜球規(guī)格做出修改，但是必須收取費(fèi)用。尊敬的周先生：您好！非常感謝您購買我們的產(chǎn)品。收到您的來信后，我們根據(jù)您所提的問題進(jìn)行了仔細(xì)的調(diào)查。根據(jù)調(diào)查，300套溜溜球完全按照合同的規(guī)定進(jìn)行制作。每個(gè)溜溜球的直徑都比常規(guī)大號(hào)球小1厘米。對(duì)于您的來信提到溜溜球的規(guī)格問題，我們很樂意與貴公司一起面對(duì)并解決。經(jīng)過商議，我們將配合貴公司修改溜溜球的規(guī)格，這一過程需要收取一定的費(fèi)用。至于具體的費(fèi)用數(shù)額，我們可以進(jìn)一步商討?；蛟S您會(huì)對(duì)我們的新款溜溜球感興趣，它的旋轉(zhuǎn)功能和耐摔性都有改良。隨信附上產(chǎn)品手冊，我們將很樂意回答您關(guān)于這款溜溜球的任何咨詢。此致B公司銷售經(jīng)理林丹2010年4月9日點(diǎn)評(píng)：這封索賠拒絕信沒有認(rèn)真分清“誰對(duì)誰錯(cuò)”，而是將溝通的重點(diǎn)放在解決問題上。作者客觀地陳述了溜溜球的規(guī)格問題，隨后立刻擺出公司經(jīng)過商討后確定的解決方案。在修改費(fèi)用問題上，作者輕描淡寫地做出說明，并且彈性地提出費(fèi)用數(shù)額具有商討的空間。假如費(fèi)用數(shù)額是確定的，那么作者在這一問題上應(yīng)該做更多的分析，除了直接提出費(fèi)用數(shù)額外，也可以介紹可供選擇的其他方案，例如重新制作一批溜溜球，費(fèi)用是多少等。這樣一來，讀者可以根據(jù)自己的需求和承受能力選擇合適的解決方案。最后，作者離開索賠話題，贈(zèng)送新的產(chǎn)品手冊，表明進(jìn)一步合作的意愿和展望。信函檢查的步驟語調(diào)的重要性練習(xí)一情境一：詢問與回復(fù)你于3月1日參加了寶潔市場銷售助理的第一輪面試，現(xiàn)在是3月29日，你需要詢問關(guān)于第一次面試的結(jié)果具體內(nèi)容是否通過？通過

第二輪面試的基本情況，準(zhǔn)備未通過

原因練習(xí)二情境二：索賠與回復(fù)你于3月19日向卓越亞馬遜網(wǎng)購圖書，訂單號(hào)是C02-9894851，發(fā)貨單號(hào)是DvxjdMGLR。所購的3本書中，《管理溝通指南》一書封面和正文30頁紙張都損毀，產(chǎn)品序列號(hào)是B002Q0X428練習(xí)三情境三：勸說式信息你準(zhǔn)備自薦獲得寶潔市場銷售部實(shí)習(xí)生的職位你準(zhǔn)備構(gòu)思面試中關(guān)于離職原因的問題作業(yè)案例1：索賠拒絕信案例2：詢問信案例3：請求拒絕信寫出成效2009年大學(xué)生就業(yè)調(diào)查報(bào)告顯示，七成簡歷讓專家搖頭76%（15119份）的簡歷是按照個(gè)人成長經(jīng)歷進(jìn)行內(nèi)容組織調(diào)查顯示，學(xué)生們對(duì)自己的簡歷相當(dāng)滿意。在10分制的前提下，78％的學(xué)生都給自己的簡歷打出了超過8分的成績，這與專家評(píng)定的76％的不合格率形成鮮明對(duì)比河南省2009屆畢業(yè)生網(wǎng)上投遞簡歷的平均成功率（得到面試機(jī)會(huì)次數(shù)與投出簡歷次數(shù)的比例）是1∶93，校內(nèi)招聘會(huì)平均成功率是1∶35，社會(huì)招聘會(huì)的平均成功率為1∶52學(xué)生投遞簡歷成功率最高的是在中小型企業(yè)的校園宣講會(huì)中，成功比例為1∶13好的簡歷不僅能夠讓別人了解我們曾經(jīng)接受過什么教育、學(xué)習(xí)過什么專業(yè)課程、參與過什么社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，而且也能夠讓別人從已有的信息看到我們的能力和未來的潛力。河南省調(diào)查表明：個(gè)人簡歷中存在五個(gè)主要的誤區(qū)：1、累贅信息過多2、缺乏針對(duì)性的求職意向3、教育經(jīng)歷太詳細(xì)4、工作經(jīng)歷填寫不全5、自我評(píng)價(jià)中過分夸耀自己好的簡歷應(yīng)該具備的基本條件寫作目的明確：為什么要寫這份簡歷？內(nèi)容詳實(shí)，重點(diǎn)突出：與職位需求和期望有關(guān)的信息版面簡潔，結(jié)構(gòu)清楚：盡量壓縮為一頁，不超過3頁信息真實(shí)可信，盡量量化前麥肯錫公司溝通專家、管理顧問德蕾莎·伍德蘭（TeresaWoodland）認(rèn)為，寫簡歷時(shí)，“不要只寫你在某個(gè)職位上所做的事，而是要強(qiáng)調(diào)你的影響”，“你必須問自己：你留下了什么傳統(tǒng)？你的故事是什么？”如何寫好簡歷？問題準(zhǔn)備階段目標(biāo)工作1、我的求職意向是什么？2、目標(biāo)職位的要求是什么？3、我希望獲得這一工作的原因是什么？自我評(píng)估1、我的優(yōu)勢是什么？2、我做過了什么？3、我曾做出什么成績？4、我能夠?yàn)楣編硎裁?？?zhí)行階段編寫簡歷1、明確求職意向2、確定基本結(jié)構(gòu)3、盡可能多地羅列信息4、確定重點(diǎn)5、排版評(píng)估簡歷1、求職意向是否明確？2、提供的信息是否真實(shí)和完整？3、簡歷是否反映我具備勝任目標(biāo)工作的能力和潛力？4、我的簡歷是否具有吸引力？5、讀者還想了解其他信息嗎？假如你準(zhǔn)備申請D公司績效考核專員一職，應(yīng)該如何寫好你的簡歷呢？如何寫好簡歷？問題舉例準(zhǔn)備階段目標(biāo)工作1、我的求職意向是什么？人力資源管理工作，如績效考核專員等2、目標(biāo)職位的要求是什么？掌握招聘、績效考核、薪酬管理和培訓(xùn)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)和實(shí)際操作技巧；溝通能力等3、我希望獲得這一工作的原因是什么？我喜歡學(xué)習(xí)人力資源管理知識(shí)，喜歡與人打交道，這一工作與我的專業(yè)和興趣匹配問題舉例準(zhǔn)備階段自我評(píng)估1、我的優(yōu)勢是什么？熟悉專業(yè)知識(shí)；溝通能力良好；細(xì)心，責(zé)任心強(qiáng)2、我做過了什么？完成大學(xué)本科的學(xué)業(yè)；參與過A市人力資源開發(fā)管理服務(wù)中心的科研項(xiàng)目；在B公司人事部實(shí)習(xí)3個(gè)月；發(fā)表過有關(guān)C公司績效考核項(xiàng)目的調(diào)查報(bào)告3、我曾做出什么成績？有關(guān)績效考核的畢業(yè)論文獲得學(xué)校優(yōu)秀畢業(yè)論文；連續(xù)獲得三年一等獎(jiǎng)學(xué)金；獲得學(xué)校本科生科研計(jì)劃項(xiàng)目基金4、我能為公司帶來什么？協(xié)助改進(jìn)績效考核計(jì)劃和其他人力資源管理方案；降低人力成本和離職率問題舉例執(zhí)行階段編寫簡歷1、明確求職意向D公司績效考核專員2、確定基本結(jié)構(gòu)教育背景、專業(yè)課程、獲獎(jiǎng)情況、發(fā)表論文、項(xiàng)目經(jīng)歷、實(shí)習(xí)與工作經(jīng)歷、職業(yè)技能、個(gè)人素質(zhì)3、盡可能羅列信息以專業(yè)課程為例，盡可能多把大學(xué)四年的課程名稱與成績羅列出來4、確定重點(diǎn)在眾多專業(yè)課程中選擇與求職意向相關(guān)性較強(qiáng)的專業(yè)課程，如績效考核與薪酬管理（90分）、人力資源管理（93分）、人員素質(zhì)測評(píng)（90分）5、排版具有“快速瀏覽價(jià)值”的設(shè)計(jì)，版面簡潔清晰問題執(zhí)行階段評(píng)估簡歷1、求職意向是否明確？2、提供的信息是否真實(shí)和完整？3、簡歷是否反映具備勝任目標(biāo)工作的能力和潛力？4、我的簡歷是否具有吸引力？5、讀者還想了解其他信息嗎？編寫簡歷求職信求職信顧名思義就是我們寫給招聘方的信函，針對(duì)公司的特定要求進(jìn)行“自我推銷”，表示對(duì)目標(biāo)工作的熱衷，說明自己是目標(biāo)工作的“不二人選”，希望對(duì)方考慮我們的求職申請。為了展示對(duì)目標(biāo)公司的了解，有的求職信這樣寫道：“貴公司是行業(yè)中創(chuàng)新領(lǐng)導(dǎo)者中的領(lǐng)導(dǎo)者”，“貴公司成立于1998年，在廣東省人事廳和廣東省勞動(dòng)廳授權(quán)下開展全方位人力資源服務(wù)的專業(yè)機(jī)構(gòu)，是廣東省行業(yè)人事服務(wù)的模范單位”（大幅引用公司網(wǎng)站上的簡介）。為了強(qiáng)調(diào)自己的能力和潛力，有的求職信這樣寫道：“我的打字速度如飛”，“我處理文件非常迅速，以前的上級(jí)曾經(jīng)稱贊我的工作是最棒的”。為了體現(xiàn)自己是目標(biāo)職位的合適人選，有的求職信這樣寫道：“我認(rèn)為我與貴公司特別有緣，特別適合加入貴公司，因?yàn)槲业挠⑽拿荢wire，與貴公司的名字SwireProperties一樣”，“我過去實(shí)習(xí)過的Y公司的人事部經(jīng)理常常說，我非常適合在貴公司工作，因此我邁出了這一步”。為了引起目標(biāo)公司對(duì)求職申請的重視，我們常常在求職信中讀到這樣的語句：“我非常渴望在貴公司的市場銷售部做實(shí)習(xí)生，我知道貴公司一向重視人才，希望貴公司能夠慎重考慮我的申請”，“我的整體表現(xiàn)不錯(cuò)，現(xiàn)在已經(jīng)有多家公司準(zhǔn)備聘請我，希望貴公司能夠盡快給予我回復(fù)”。設(shè)想一下，你所在的公司急需一位績效考核專員，當(dāng)你閱讀成千上百份求職信時(shí)，哪些信件你看都不看？哪些信件你會(huì)快速瀏覽一下？哪些信件才能吸引你的注意，多花10秒鐘研究一下呢？我們可能對(duì)字跡潦草、通篇錯(cuò)別字或者申請的職位與公司需求不一致的求職信缺乏耐心過分吹捧公司的地位和發(fā)展空間、過分吹噓自己的輝煌成就的求職信往往讓人讀不下去你可能把注意力放在這樣的求職信上求職目標(biāo)明確自我認(rèn)知清晰自信卻評(píng)價(jià)中肯積極行動(dòng)性版面簡潔，內(nèi)容準(zhǔn)確如何寫好求職信？寫作階段目標(biāo)工作1、我的求職意向是什么？2、我從何處獲得這一信息？3、我對(duì)公司和目標(biāo)職位是否了解？4、是否對(duì)公司和目標(biāo)職位感興趣？自我評(píng)估1、為什么我適合這一職位？2、我做過什么？3、我具有哪些競爭優(yōu)勢？4、我能夠?yàn)楣編硎裁?？評(píng)估階段1、求職目標(biāo)是否明確？2、自我介紹和認(rèn)知是否清晰？3、自我評(píng)價(jià)是否準(zhǔn)確中肯？4、我是否具有競爭力？5、我是否留下詳細(xì)的聯(lián)系方式？6、我是否提示對(duì)方查閱隨信附上的簡歷？7、版面是否簡潔？是否出現(xiàn)錯(cuò)別字？這是好的求職信嗎？尊敬的寶潔公司領(lǐng)導(dǎo)：你們好，本人為B大學(xué)大四學(xué)生，現(xiàn)正在尋找實(shí)習(xí)崗位，由于寶潔公司是我心目中最欣賞的一間公司，所以我冒昧向你們發(fā)來這封自薦信，希望能成為你們銷售部的一名實(shí)習(xí)生。在這之前我已經(jīng)對(duì)寶潔公司銷售方面的信息加強(qiáng)了了解，同時(shí)