行政采購(gòu)管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司行政采購(gòu)工作，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，滿足公司日常行政辦公需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因行政辦公需要進(jìn)行的物資、服務(wù)采購(gòu)活動(dòng)。3.基本原則合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。公平公正原則：在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購(gòu)活動(dòng)的公正性。效益原則：追求采購(gòu)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，降低采購(gòu)成本，提高資金使用效益。誠(chéng)信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。

二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購(gòu)管理委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。其職責(zé)包括：審議采購(gòu)戰(zhàn)略和采購(gòu)政策。審批年度采購(gòu)預(yù)算。決策重大采購(gòu)項(xiàng)目，包括采購(gòu)方式、供應(yīng)商選擇等。2.采購(gòu)執(zhí)行部門公司行政部門為采購(gòu)執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)工作的組織實(shí)施。其職責(zé)包括：根據(jù)公司需求，編制采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)申請(qǐng)。尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同。跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、付款等工作。3.需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并對(duì)采購(gòu)結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。

三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)計(jì)劃編制各需求部門應(yīng)于每月末根據(jù)本部門下月度行政辦公需求，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，提交至行政部門。行政部門匯總各需求部門的采購(gòu)申請(qǐng)后，結(jié)合庫(kù)存情況，編制月度采購(gòu)計(jì)劃。月度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審批。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商尋找行政部門通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫(kù)，記錄供應(yīng)商的基本情況、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等信息。供應(yīng)商篩選與評(píng)估根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的要求，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選。篩選標(biāo)準(zhǔn)可包括供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或要求其提供相關(guān)資料進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇的依據(jù)。供應(yīng)商選擇根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商。對(duì)于一般采購(gòu)項(xiàng)目，可選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)比較，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商；對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式確定供應(yīng)商。供應(yīng)商管理與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。建立供應(yīng)商考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核評(píng)估，對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改或淘汰。3.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)申請(qǐng)審批采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)管理委員會(huì)審批通過(guò)后，行政部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃向需求部門發(fā)放《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，行政部門方可組織采購(gòu)。采購(gòu)方式選擇根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和金額大小，選擇合適的采購(gòu)方式。采購(gòu)方式包括招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等。招標(biāo)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有多家潛在供應(yīng)商可供選擇的項(xiàng)目。競(jìng)爭(zhēng)性談判：適用于采購(gòu)項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的項(xiàng)目。詢價(jià)：適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。單一來(lái)源采購(gòu)：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的項(xiàng)目。采購(gòu)談判與合同簽訂對(duì)于采用招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式的采購(gòu)項(xiàng)目，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判內(nèi)容包括采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。談判達(dá)成一致后，簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)合同簽訂后，行政部門根據(jù)合同條款向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。4.采購(gòu)驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備采購(gòu)物資到貨前，行政部門應(yīng)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)安排熟悉物資情況的人員參與驗(yàn)收，并準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和資料。初步驗(yàn)收采購(gòu)物資到貨后，行政部門組織需求部門對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、外觀等進(jìn)行初步驗(yàn)收。初步驗(yàn)收合格后，填寫《物資初步驗(yàn)收單》。詳細(xì)驗(yàn)收對(duì)于技術(shù)含量較高、質(zhì)量要求嚴(yán)格的物資，需求部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行詳細(xì)驗(yàn)收。詳細(xì)驗(yàn)收可包括對(duì)物資的性能、功能、質(zhì)量等方面進(jìn)行測(cè)試和檢驗(yàn)。詳細(xì)驗(yàn)收合格后，填寫《物資詳細(xì)驗(yàn)收單》。驗(yàn)收結(jié)果處理如驗(yàn)收合格，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。如因供應(yīng)商原因?qū)е买?yàn)收不合格給公司造成損失的，公司有權(quán)按照合同約定要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.采購(gòu)付款付款申請(qǐng)采購(gòu)物資驗(yàn)收合格并辦理入庫(kù)手續(xù)后，供應(yīng)商應(yīng)向行政部門提交《付款申請(qǐng)單》，注明采購(gòu)合同編號(hào)、物資名稱、數(shù)量、金額、付款方式等信息。行政部門審核《付款申請(qǐng)單》及相關(guān)憑證（如采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）無(wú)誤后，報(bào)財(cái)務(wù)部門。付款審批財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)單》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。付款方式采購(gòu)付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定執(zhí)行，一般可采用支票、轉(zhuǎn)賬、電匯等方式。對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用分期付款方式。

四、采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購(gòu)管理委員會(huì)應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和行政辦公需求，組織編制年度采購(gòu)預(yù)算。年度采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)金額等內(nèi)容，并明確各項(xiàng)采購(gòu)預(yù)算的編制依據(jù)和計(jì)算方法。行政部門應(yīng)根據(jù)年度采購(gòu)預(yù)算，結(jié)合月度采購(gòu)計(jì)劃，編制月度采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行計(jì)劃。月度采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出各采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)金額等信息。2.預(yù)算執(zhí)行與控制行政部門應(yīng)嚴(yán)格按照月度采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行計(jì)劃組織采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)提前填寫《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整金額等信息，報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審批。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)支出超出預(yù)算，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取措施進(jìn)行糾正。

五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估行政部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握物資價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購(gòu)時(shí)間，避免因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)導(dǎo)致采購(gòu)成本增加。與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定在一定時(shí)期內(nèi)如市場(chǎng)價(jià)格發(fā)生重大變化，可協(xié)商調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和考核，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改或更換供應(yīng)商。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行抽檢或送檢。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)簽訂采購(gòu)合同前，應(yīng)仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。合同簽訂后，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行雙方的權(quán)利和義務(wù)，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過(guò)程中存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行解決。付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)付款環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格審核付款申請(qǐng)和相關(guān)憑證。按照合同約定的付款方式和時(shí)間辦理付款手續(xù)，避免因付款不當(dāng)給公司造成損失。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在逾期交貨、質(zhì)量問(wèn)題等違約行為，應(yīng)暫停付款，并與供應(yīng)商協(xié)商解決。

六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否有效、采購(gòu)預(yù)算是否執(zhí)行、采購(gòu)物資質(zhì)量是否合格等。對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督公司紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督，嚴(yán)肅查處采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)違紀(jì)行為。對(duì)違反本制度及公司相關(guān)規(guī)定的采購(gòu)人員和供應(yīng)商，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。3.定期檢查與考核行政部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)采購(gòu)工作。采購(gòu)管理委