受控管理制度?總則1.目的為加強公司對各類文件、記錄、印章及合同的有效管理，確保其在流轉(zhuǎn)過程中的準確性、完整性和安全性，特制定本四受控管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有部門及人員在文件管理、記錄管理、印章管理及合同管理方面的活動。3.基本原則受控性原則：確保文件、記錄、印章及合同處于受控狀態(tài)，防止非授權(quán)使用、修改或丟失。規(guī)范化原則：建立規(guī)范的管理流程和標準，保證各項管理活動有序進行。責任明確原則：明確各部門及人員在四受控管理中的職責，做到責任到人。文件受控管理1.文件分類管理文件：包括公司各項規(guī)章制度、管理辦法、流程文件等。技術(shù)文件：如產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、操作規(guī)程等。外來文件：指從公司外部獲取的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件，如法律法規(guī)、行業(yè)標準、供應(yīng)商提供的文件等。2.文件編號對不同類型的文件進行統(tǒng)一編號，以便于識別和管理。編號規(guī)則應(yīng)清晰明確，體現(xiàn)文件類型、年份、順序等信息。例如，管理文件編號格式為：GMYYYYXX，其中GM表示管理文件，YYYY為年份，XX為順序號；技術(shù)文件編號格式為：TJYYYYXX，依此類推。3.文件起草與審核文件起草部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰。起草完成后，由起草人填寫《文件審批表》，注明文件名稱、編號、起草部門、起草人、審核人、審批人等信息。審核人應(yīng)對文件的內(nèi)容、格式、邏輯等進行全面審核，確保文件符合公司相關(guān)規(guī)定和實際工作要求。審核通過后，提交審批人審批。4.文件審批審批人根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度進行審批。對于重要文件，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導審批；一般文件由部門負責人審批即可。審批人應(yīng)在《文件審批表》上簽署審批意見，同意則簽字批準，不同意則注明原因并退回修改。5.文件發(fā)布文件經(jīng)審批通過后，由行政部門負責發(fā)布。發(fā)布方式可根據(jù)文件的性質(zhì)和受眾選擇內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、印發(fā)紙質(zhì)文件等。行政部門應(yīng)確保發(fā)布的文件為最新有效版本，并及時通知相關(guān)部門和人員查閱。6.文件修訂當文件內(nèi)容需要修訂時，由原起草部門提出修訂申請，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂原因、修訂內(nèi)容等。修訂申請經(jīng)審核、審批通過后，由起草部門負責修訂文件，并重新履行審核、審批和發(fā)布程序。對于修訂后的文件，應(yīng)在文件首頁注明修訂版本號和修訂日期，以便于識別和追溯。7.文件廢止當文件不再適用時，由原發(fā)布部門填寫《文件廢止申請表》，說明廢止原因，經(jīng)審批后進行廢止處理。廢止的文件應(yīng)進行標識和隔離，防止誤使用。如需保留存檔，應(yīng)注明"廢止文件"字樣。記錄受控管理1.記錄定義記錄是公司在各項活動中形成的具有保存價值的信息載體，包括但不限于會議記錄、工作報表、檢驗報告、合同評審記錄等。2.記錄編號為便于記錄的識別和查詢，對記錄進行編號管理。編號應(yīng)具有唯一性，體現(xiàn)記錄類型、年份、順序等信息。例如，會議記錄編號格式為：JLYYYYXX，其中JL表示會議記錄，YYYY為年份，XX為順序號。3.記錄填寫要求記錄填寫應(yīng)及時、準確、完整、清晰，不得隨意涂改。如確需修改，應(yīng)在修改處簽名并注明修改日期。記錄內(nèi)容應(yīng)使用鋼筆、中性筆或打印填寫，不得使用鉛筆或易褪色的筆填寫。4.記錄收集與整理各部門應(yīng)指定專人負責記錄的收集和整理工作，確保記錄按時、完整地收集到指定地點。收集到的記錄應(yīng)按照類別和時間順序進行整理，裝訂成冊或存入電子文檔，便于查閱和保管。5.記錄保管期限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和法律法規(guī)要求，確定不同類型記錄的保管期限。保管期限分為短期、中期和長期。短期保管期限一般為13年，中期為310年，長期為10年以上。對于重要記錄，應(yīng)適當延長保管期限，以滿足公司管理和法律法規(guī)的要求。6.記錄查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄時，應(yīng)填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱目的、記錄名稱、編號等信息，經(jīng)部門負責人批準后，到指定地點查閱。如需借閱記錄，借閱人應(yīng)填寫《記錄借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和記錄保管部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱人應(yīng)妥善保管記錄，不得轉(zhuǎn)借、丟失或損壞。7.記錄銷毀記錄保管期限屆滿后，由記錄保管部門提出銷毀申請，填寫《記錄銷毀申請表》，說明銷毀記錄的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。經(jīng)審批后，由記錄保管部門負責組織銷毀記錄。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，并填寫《記錄銷毀登記表》，注明銷毀時間、地點、銷毀人等信息。印章受控管理1.印章種類公司公章：代表公司對外行使權(quán)力和承擔責任的印章。法人章：公司法定代表人的印章，用于特定的業(yè)務(wù)事項。部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部的文件、報表等。財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。2.印章刻制公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責?？讨魄埃杼顚憽队≌驴讨粕暾埍怼?，注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，到公安機關(guān)指定的刻章單位刻制。印章刻制完成后，行政部門應(yīng)進行驗收，檢查印章的清晰度、尺寸等是否符合要求。驗收合格后，登記印章啟用日期，并發(fā)放使用。3.印章保管公司公章、法人章由行政部門指定專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管，部門章由各部門指定專人保管。印章保管人應(yīng)建立印章使用登記臺賬，詳細記錄印章使用日期、使用部門、使用人、使用事由、批準人等信息。印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，配備必要的保險柜等設(shè)施，確保印章的安全。4.印章使用使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，注明使用部門、使用人、使用事由、文件名稱等信息，并按照規(guī)定的審批流程進行審批。審批通過后，印章保管人應(yīng)在印章使用登記臺賬上進行登記，并在《印章使用申請表》上加蓋印章。嚴禁在空白紙張、空白合同等上加蓋印章。如因特殊情況需要先蓋章，應(yīng)在蓋章后及時填寫相關(guān)內(nèi)容，并確保內(nèi)容真實、準確。5.印章停用與銷毀當印章因機構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用時，由印章保管部門填寫《印章停用申請表》，說明停用原因，經(jīng)審批后進行停用處理。停用的印章應(yīng)及時收回，并進行標識和隔離。如需銷毀印章，由行政部門統(tǒng)一組織，填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)審批后，采用粉碎、焚燒等方式銷毀，并填寫《印章銷毀登記表》。合同受控管理1.合同分類采購合同：公司與供應(yīng)商簽訂的購買物資、服務(wù)等的合同。銷售合同：公司與客戶簽訂的銷售產(chǎn)品或提供服務(wù)的合同。租賃合同：公司與出租方簽訂的租賃場地、設(shè)備等的合同。其他合同：如借款合同、技術(shù)合作合同等。2.合同起草根據(jù)業(yè)務(wù)需要，由相關(guān)部門負責合同的起草工作。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、違約責任等條款。起草完成后，起草人應(yīng)填寫《合同審批表》，提交部門負責人審核。3.合同審核部門負責人應(yīng)對合同的合法性、合理性、完整性等進行審核，重點審核合同條款是否符合公司利益、是否存在法律風險等。審核通過后，將合同提交法務(wù)部門進行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同進行審查，提出法律意見和建議。4.合同審批根據(jù)合同的金額、性質(zhì)等因素，確定合同的審批級別。一般合同由部門負責人審批，重要合同需經(jīng)公司高層領(lǐng)導審批。審批人應(yīng)在《合同審批表》上簽署審批意見，同意則簽字批準，不同意則注明原因并退回修改。5.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與對方簽訂合同。簽訂合同時，應(yīng)確保合同文本與審批通過的版本一致。合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時對合同進行編號、歸檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。6.合同履行與跟蹤合同簽訂后，各相關(guān)部門應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)。合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如遇合同變更、解除等情況，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，并簽訂相關(guān)協(xié)議。7.合同結(jié)算與付款財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和相關(guān)審批流程進行合同結(jié)算與付款。付款前，應(yīng)審核合同履行情況、發(fā)票等相關(guān)資料，確保付款的準確性和合法性。對于逾期未付款的情況，財務(wù)部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，采取相應(yīng)的催款措施。8.合同歸檔與保管合同履行完畢后，合同管理部門應(yīng)及時將合同文本、相關(guān)文件等進行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)包括合同正本、副本、審批表、補充協(xié)議