印鑒片管理制度?總則目的為了加強公司印鑒片的管理，規(guī)范印鑒片的使用流程，確保公司印鑒的安全與正確使用，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)所有涉及印鑒片的相關(guān)管理活動。定義1.印鑒片：指公司為證明印章合法性及預(yù)留印鑒樣式等信息而制作的專門卡片，包含公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等各類印章的印模及相關(guān)說明。2.保管人：負(fù)責(zé)印鑒片日常保管的人員。3.使用審批人：對印鑒片使用進(jìn)行審批的各級管理人員。印鑒片的制作制作部門公司印鑒片由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一制作。制作依據(jù)依據(jù)公司正式啟用的印章樣式，準(zhǔn)確、清晰地采集印模。制作內(nèi)容1.印鑒片應(yīng)包含印章名稱、印章樣式（彩色或黑白清晰印模）、啟用日期、保管人姓名、保管部門等信息。2.對于重要印章，還可添加印章使用說明、注意事項等內(nèi)容。制作數(shù)量根據(jù)實際需要制作適量的印鑒片，一般每種印章制作[X]份，分別用于不同部門的存檔及業(yè)務(wù)需要。制作流程1.印章管理部門填寫《印鑒片制作申請表》，詳細(xì)說明制作印鑒片的印章名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門收到申請表后，安排專人按照印章樣式進(jìn)行印模采集和印鑒片制作。制作完成后，由行政部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保印鑒片信息準(zhǔn)確無誤。3.審核通過后的印鑒片進(jìn)行編號登記，注明制作日期、使用部門等信息，并加蓋行政部門印章。4.行政部門將制作好的印鑒片分發(fā)給相應(yīng)的保管部門，并辦理簽收手續(xù)。印鑒片的保管保管部門1.公司公章、合同專用章的印鑒片由行政部門指定專人保管。2.財務(wù)專用章、法定代表人章的印鑒片由財務(wù)部門指定專人保管。3.其他部門專用章的印鑒片由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管要求1.保管人應(yīng)將印鑒片存放在安全可靠的地方，如保險柜或?qū)Ｓ梦募?，并確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)，防止印鑒片受潮、損壞或丟失。2.印鑒片應(yīng)與印章分開存放，嚴(yán)禁將印鑒片與印章放置在一起保管。3.保管人不得擅自將印鑒片轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用，如有特殊情況需要外借，必須按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.保管人應(yīng)定期對印鑒片進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印鑒片有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。保管人變更1.因工作調(diào)動、離職等原因需要變更印鑒片保管人時，原保管人應(yīng)將印鑒片及相關(guān)資料完整移交給新保管人，并辦理交接手續(xù)。2.交接手續(xù)應(yīng)包括填寫《印鑒片交接清單》，詳細(xì)記錄印鑒片的名稱、數(shù)量、編號、交接日期等信息，雙方簽字確認(rèn)。交接清單一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，同時報行政部門備案。印鑒片的使用使用范圍1.印鑒片僅用于證明公司印章的合法性及預(yù)留印鑒樣式，不得用于其他任何與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的用途。2.在對外簽訂合同、開具發(fā)票、辦理銀行業(yè)務(wù)、提交重要文件等涉及公司印章使用的業(yè)務(wù)活動中，相關(guān)部門可根據(jù)需要使用印鑒片作為印章合法性的證明材料。使用流程1.申請：使用部門填寫《印鑒片使用申請表》，詳細(xì)說明使用印鑒片的業(yè)務(wù)事項、用途、預(yù)計使用日期等信息，并加蓋部門印章。申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給相應(yīng)的審批人。2.審批：審批人根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定對申請表進(jìn)行審批，如涉及重大事項或金額較大的業(yè)務(wù)，可能需要更高層級的領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，在申請表上簽署意見并簽字。3.使用：保管人根據(jù)審批通過的申請表，在規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)提供印鑒片供使用部門使用。使用部門應(yīng)確保印鑒片僅用于申請表中注明的業(yè)務(wù)事項，并在使用過程中妥善保管，不得擅自更改印鑒片內(nèi)容。4.歸還：使用完畢后，使用部門應(yīng)及時將印鑒片歸還保管人，并在《印鑒片使用登記表》上簽字確認(rèn)歸還日期。保管人在收到歸還的印鑒片后，應(yīng)進(jìn)行檢查，確保印鑒片無損壞、無涂改等情況。特殊情況處理1.如遇緊急業(yè)務(wù)需要使用印鑒片，但無法及時辦理審批手續(xù)時，使用部門應(yīng)電話或其他方式向?qū)徟藞蟾媲闆r，經(jīng)審批人同意后可先行使用印鑒片，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.對于涉及公司機密或重要事項的印鑒片使用，審批人應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保使用安全。必要時，可要求使用部門采取額外的安全措施，如專人陪同、使用專用設(shè)備等。印鑒片的審核與監(jiān)督審核1.行政部門定期對印鑒片的保管和使用情況進(jìn)行檢查審核，檢查內(nèi)容包括印鑒片的存放是否安全、使用記錄是否完整、審批手續(xù)是否齊全等。2.財務(wù)部門在進(jìn)行財務(wù)審計時，應(yīng)對涉及印鑒片使用的財務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行重點審查，確保印鑒片的使用符合財務(wù)規(guī)定和公司利益。3.審計部門不定期對印鑒片管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行專項審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立舉報渠道，鼓勵員工對印鑒片管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人適當(dāng)獎勵，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.公司領(lǐng)導(dǎo)對印鑒片管理工作進(jìn)行不定期抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時責(zé)令相關(guān)部門進(jìn)行整改，確保印鑒片管理制度得到有效執(zhí)行。印鑒片的銷毀銷毀原因1.因印章樣式變更、停用、廢止等原因，原印鑒片已不再具有使用價值。2.印鑒片保管期限已滿，且經(jīng)相關(guān)部門審核確認(rèn)無需繼續(xù)保存。銷毀流程1.保管部門填寫《印鑒片銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀印鑒片的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并加蓋部門印章。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給行政部門。2.行政部門收到申請表后，組織相關(guān)人員對擬銷毀的印鑒片進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門安排專人負(fù)責(zé)印鑒片的銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保印鑒片被徹底銷毀，防止信息泄露。4.銷毀完成后，參與銷毀的人員在《印鑒片銷毀清單》上簽字確認(rèn)，清單一式兩份，一份留存行