材料下單管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司材料下單管理，規(guī)范材料采購流程，確保材料及時(shí)、準(zhǔn)確、經(jīng)濟(jì)地供應(yīng)，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及材料下單的部門和人員，包括但不限于生產(chǎn)部門、研發(fā)部門、采購部門等。3.基本原則準(zhǔn)確性原則：下單信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括材料規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的采購失誤和生產(chǎn)延誤。及時(shí)性原則：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫存情況，及時(shí)下達(dá)采購訂單，確保材料按時(shí)供應(yīng)，不影響生產(chǎn)進(jìn)度。經(jīng)濟(jì)性原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和供應(yīng)商選擇，降低采購成本。責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在材料下單過程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，便于監(jiān)督和考核。二、職責(zé)分工1.需求部門生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，提前向采購部門提供準(zhǔn)確的材料需求清單，包括材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間等，并注明緊急程度。對(duì)因生產(chǎn)計(jì)劃變更導(dǎo)致的材料需求變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)通知采購部門。研發(fā)部門：在新產(chǎn)品研發(fā)過程中，及時(shí)向采購部門提供所需新材料的相關(guān)信息，包括技術(shù)要求、規(guī)格型號(hào)等，并參與采購過程中的技術(shù)溝通和質(zhì)量檢驗(yàn)。2.采購部門根據(jù)需求部門提供的材料需求清單，進(jìn)行供應(yīng)商選擇、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作，確定合適的供應(yīng)商和采購價(jià)格。負(fù)責(zé)起草和簽訂采購合同，明確采購材料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，并確保合同的合法性和有效性。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。定期對(duì)采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，評(píng)估供應(yīng)商的供貨能力和服務(wù)質(zhì)量，提出改進(jìn)建議和措施。3.倉庫管理部門負(fù)責(zé)材料的入庫驗(yàn)收工作，對(duì)采購到貨的材料進(jìn)行數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等方面的核對(duì)，確保入庫材料符合要求。建立健全材料庫存管理制度，定期對(duì)庫存材料進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)掌握庫存動(dòng)態(tài)，為材料下單提供準(zhǔn)確的庫存信息。根據(jù)庫存情況和材料需求計(jì)劃，對(duì)庫存材料進(jìn)行合理調(diào)配，避免積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。4.質(zhì)量控制部門參與采購合同中質(zhì)量條款的制定，明確材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。在材料到貨時(shí)，按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，對(duì)不合格材料及時(shí)出具檢驗(yàn)報(bào)告，并協(xié)助采購部門進(jìn)行處理。對(duì)采購材料的質(zhì)量進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，定期向相關(guān)部門反饋質(zhì)量信息，提出改進(jìn)質(zhì)量的建議和措施。三、材料需求計(jì)劃1.編制依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃：根據(jù)公司年度、季度、月度生產(chǎn)計(jì)劃，確定各階段所需的材料種類、數(shù)量和交貨時(shí)間。庫存情況：結(jié)合倉庫管理部門提供的庫存信息，考慮現(xiàn)有庫存材料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等，避免重復(fù)采購和庫存積壓。設(shè)備維護(hù)計(jì)劃：根據(jù)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，提前準(zhǔn)備所需的備品備件。新產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃：按照新產(chǎn)品研發(fā)進(jìn)度，及時(shí)提供所需新材料的需求信息。2.編制流程需求部門提出：各需求部門指定專人負(fù)責(zé)收集、整理本部門的材料需求信息，填寫《材料需求計(jì)劃表》，詳細(xì)列出材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購部門。采購部門匯總：采購部門收到各需求部門提交的《材料需求計(jì)劃表》后，進(jìn)行匯總整理，形成公司總的材料需求計(jì)劃。審核與調(diào)整：采購部門將匯總后的材料需求計(jì)劃提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核，包括生產(chǎn)部門、倉庫管理部門、質(zhì)量控制部門等。各審核部門根據(jù)自身職責(zé)對(duì)需求計(jì)劃進(jìn)行審核，提出意見和建議。采購部門根據(jù)審核意見對(duì)需求計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，確保需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性和合理性。批準(zhǔn)執(zhí)行：經(jīng)審核調(diào)整后的材料需求計(jì)劃報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。四、采購訂單下達(dá)1.供應(yīng)商選擇建立供應(yīng)商檔案：采購部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料，并進(jìn)行評(píng)估和分類管理。供應(yīng)商篩選：根據(jù)材料需求計(jì)劃和供應(yīng)商檔案，采購部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨及時(shí)的供應(yīng)商作為采購對(duì)象。實(shí)地考察：對(duì)于重要材料或新合作的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、技術(shù)水平等情況，確保供應(yīng)商能夠滿足公司的采購需求。供應(yīng)商評(píng)估與考核：采購部門定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估和考核，建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。2.詢價(jià)與比價(jià)詢價(jià)：采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，明確材料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間等要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。比價(jià)：采購部門收到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后，對(duì)不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。議價(jià)：對(duì)于價(jià)格較高或有降價(jià)空間的材料，采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購價(jià)格。3.采購合同簽訂起草合同：采購部門根據(jù)詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)結(jié)果，起草采購合同，明確采購材料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。審核合同：采購合同起草完成后，提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核，包括法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等。各審核部門根據(jù)自身職責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，提出意見和建議。采購部門根據(jù)審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改和完善，確保合同的合法性和有效性。簽訂合同：經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)及時(shí)加蓋公司公章，并分發(fā)給相關(guān)部門存檔。4.采購訂單下達(dá)錄入系統(tǒng)：采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，在公司的采購管理系統(tǒng)中錄入采購訂單，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。采購訂單應(yīng)包括訂單編號(hào)、供應(yīng)商名稱、材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。下達(dá)訂單：采購訂單錄入系統(tǒng)后，采購部門及時(shí)將訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)訂單。同時(shí)，采購部門應(yīng)將采購訂單副本分發(fā)給倉庫管理部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。五、采購訂單跟蹤與執(zhí)行1.訂單跟蹤建立跟蹤機(jī)制：采購部門指定專人負(fù)責(zé)采購訂單的跟蹤工作，定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單的執(zhí)行情況，包括生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況、運(yùn)輸情況等。進(jìn)度反饋：供應(yīng)商應(yīng)定期向采購部門反饋訂單的執(zhí)行進(jìn)度，如遇問題或延誤，應(yīng)及時(shí)說明原因并提出解決方案。采購部門將訂單執(zhí)行進(jìn)度及時(shí)反饋給需求部門，以便需求部門做好相應(yīng)的調(diào)整和安排。異常處理：如發(fā)現(xiàn)采購訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)異常情況，如供應(yīng)商無法按時(shí)交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如催促供應(yīng)商加快生產(chǎn)進(jìn)度、更換供應(yīng)商、退貨等，確保公司的生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。2.到貨驗(yàn)收通知驗(yàn)收：采購訂單交貨期臨近時(shí)，采購部門應(yīng)提前通知倉庫管理部門和質(zhì)量控制部門做好到貨驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：倉庫管理部門和質(zhì)量控制部門按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法對(duì)到貨材料進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括材料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《材料驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況等內(nèi)容。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)在《材料驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)注明不合格原因，并及時(shí)通知采購部門進(jìn)行處理。3.付款管理付款申請(qǐng)：采購部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和時(shí)間，在材料到貨驗(yàn)收合格后，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)包括訂單編號(hào)、供應(yīng)商名稱、材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購金額、付款方式、付款時(shí)間等內(nèi)容，并附上采購合同、驗(yàn)收單等相關(guān)證明文件。審核付款：財(cái)務(wù)部門收到采購部門提交的付款申請(qǐng)后，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，包括采購合同的合法性、有效性、驗(yàn)收單的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等方面。審核無誤后，按照公司的財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。付款記錄：財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立付款記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆采購業(yè)務(wù)的付款情況，包括付款時(shí)間、付款金額、付款方式、供應(yīng)商名稱等內(nèi)容，以便進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和查詢。六、庫存管理與材料核銷1.庫存管理入庫管理：倉庫管理部門在收到采購到貨的材料后，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，按照材料的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并建立庫存臺(tái)賬，記錄材料的入庫時(shí)間、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。出庫管理：倉庫管理部門根據(jù)需求部門提交的領(lǐng)料單，按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審核后，辦理材料出庫手續(xù)。領(lǐng)料單應(yīng)注明材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等內(nèi)容，并經(jīng)領(lǐng)料部門負(fù)責(zé)人和倉庫管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)更新庫存臺(tái)賬，確保庫存信息的準(zhǔn)確性。庫存盤點(diǎn)：倉庫管理部門定期對(duì)庫存材料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制《庫存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，包括材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、賬面數(shù)、實(shí)有數(shù)、盤盈盤虧情況等內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)盤盈盤虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.材料核銷核銷依據(jù)：材料核銷以采購訂單、驗(yàn)收單、領(lǐng)料單等相關(guān)憑證為依據(jù)，確保材料的采購、使用和庫存情況清晰準(zhǔn)確。核銷流程：每月末或每季度末，倉庫管理部門根據(jù)庫存臺(tái)賬和相關(guān)憑證，對(duì)材料的出入庫情況進(jìn)行核對(duì)和核銷。核銷完成后，編制《材料核銷表》，詳細(xì)記錄材料的采購數(shù)量、入庫數(shù)量、領(lǐng)用數(shù)量、庫存數(shù)量等信息，并與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核對(duì)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)《材料核銷表》進(jìn)行賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)賬與庫存賬一致。七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)部門監(jiān)督：公司審計(jì)部門定期對(duì)材料下單管理流程進(jìn)行審計(jì)，檢查采購合同的簽訂、執(zhí)行情況，材料的驗(yàn)收、付款情況，庫存管理情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。財(cái)務(wù)部門監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保采購資金的合理使用和安全。其他部門監(jiān)督：公司其他部門有權(quán)對(duì)材料下單管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在商業(yè)賄賂、提供假冒偽劣產(chǎn)品等情況，應(yīng)及時(shí)向采購部門或公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.考核機(jī)制建立考核指標(biāo)：公司建立材料下單管理考核指標(biāo)體系，對(duì)采購部門、需求部門、倉庫管理部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門和人員在材料下單管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括采購成本控制、交貨期達(dá)成率、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、庫存周轉(zhuǎn)率等方面。考核周期：考核周期為季度或年度，由公司人力資源部門組織實(shí)施?？己私Y(jié)果應(yīng)用：考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績效獎(jiǎng)金、晉升、評(píng)優(yōu)等掛鉤。對(duì)在材料下單管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令限期整改。如因工作