證照管理印章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照及印章的管理，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的證照管理和印章管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：證照及印章的管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保證照及印章的安全，防止遺失、被盜用、濫用，嚴(yán)格保密相關(guān)信息。3.專人負(fù)責(zé)原則：明確專人負(fù)責(zé)證照及印章的管理，落實(shí)管理責(zé)任。4.規(guī)范使用原則：嚴(yán)格規(guī)范證照及印章的使用流程，確保使用合法、合規(guī)、合理。二、證照管理（一）證照分類1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（已實(shí)行"多證合一"的，為相關(guān)合一證照）等各類資質(zhì)證書(shū)。2.法定代表人身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)等證明文件。3.其他與公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的各類證照。（二）證照辦理1.需辦理新的證照時(shí)，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《證照辦理申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明辦理證照的名稱、用途、所需材料等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，確保材料齊全、真實(shí)、有效。初審?fù)ㄟ^(guò)后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)安排專人辦理證照申請(qǐng)手續(xù)，跟蹤辦理進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決辦理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.證照辦理完成后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)領(lǐng)取證照，并進(jìn)行登記、編號(hào)，建立證照檔案。（三）證照保管1.證照實(shí)行專人專柜保管制度，指定專人負(fù)責(zé)證照的保管工作。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，確保證照的安全存放。2.設(shè)立專門(mén)的證照保管柜，配備必要的安全設(shè)施，如鎖具、密碼鎖等，確保證照存放安全。3.證照保管人員應(yīng)定期對(duì)保管的證照進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)證照數(shù)量、內(nèi)容等是否與檔案記錄一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。（四）證照使用1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要使用證照時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)表》，注明使用證照的名稱、用途、使用期限等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)《證照使用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，由證照保管人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的證照，并在《證照使用登記表》上記錄使用情況，包括使用部門(mén)、使用人、使用時(shí)間、歸還時(shí)間等。3.因?qū)ν鈽I(yè)務(wù)需要使用證照原件時(shí)，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。使用部門(mén)應(yīng)提前與行政部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，行政部門(mén)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示安排專人陪同前往使用地點(diǎn)，確保證照在使用過(guò)程中的安全。4.證照使用完畢后，使用人應(yīng)及時(shí)將證照歸還行政部門(mén)，證照保管人員核對(duì)無(wú)誤后，在《證照使用登記表》上注明歸還情況，并將證照歸還原位。（五）證照年檢及變更1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)定期梳理各類證照的年檢及變更信息，提前制定年檢及變更計(jì)劃，并通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)準(zhǔn)備所需材料。2.業(yè)務(wù)部門(mén)按照行政部門(mén)的要求，按時(shí)提供年檢及變更所需材料，行政部門(mén)負(fù)責(zé)審核材料并辦理相關(guān)手續(xù)。3.證照年檢及變更完成后，行政部門(mén)及時(shí)更新證照檔案信息，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。（六）證照遺失、損壞處理1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失或損壞，證照保管人員應(yīng)立即向行政部門(mén)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如掛失、聲明作廢等。2.行政部門(mén)會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)證照遺失或損壞的原因進(jìn)行調(diào)查，根據(jù)調(diào)查結(jié)果提出處理意見(jiàn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.如需補(bǔ)辦遺失或損壞的證照，行政部門(mén)按照本制度規(guī)定的證照辦理流程進(jìn)行補(bǔ)辦。三、印章管理（一）印章分類1.公司公章：用于代表公司對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任，如簽訂合同、協(xié)議、文件等。2.法定代表人章：用于特定文件的簽署或銀行結(jié)算等。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：專門(mén)用于簽訂各類合同。5.部門(mén)章：各部門(mén)根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于本部門(mén)內(nèi)部文件的印發(fā)、工作聯(lián)系等。（二）印章刻制1.公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等重要印章的刻制，由行政部門(mén)根據(jù)公司實(shí)際需要提出申請(qǐng)，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，由行政部門(mén)統(tǒng)一委托具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。2.部門(mén)章的刻制，由各部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)行政部門(mén)備案。行政部門(mén)統(tǒng)一安排刻制單位進(jìn)行刻制，并將印章樣式存檔。3.新刻制的印章必須在公安部門(mén)指定的印章刻制單位刻制，確保印章的合法性和規(guī)范性。印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)提供印章印模，并將印章交付行政部門(mén)。（三）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)將印章啟用的相關(guān)信息通知公司各部門(mén)，并在公司內(nèi)部發(fā)布印章啟用公告。3.印章啟用后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)在印章保管冊(cè)上登記印章啟用日期、保管人等信息，并將印章移交至指定的保管人員。（四）印章保管1.公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等重要印章由行政部門(mén)指定專人保管，保管人員必須具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.部門(mén)章由各部門(mén)指定專人保管，各部門(mén)應(yīng)將印章保管人員名單報(bào)行政部門(mén)備案。3.印章保管人員應(yīng)將印章存放在專門(mén)的保險(xiǎn)柜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，確保印章存放安全。保險(xiǎn)柜或保險(xiǎn)箱的鑰匙和密碼應(yīng)分別由不同的人員保管，嚴(yán)禁將印章隨意放置或交由他人代管。4.印章保管人員因特殊原因需要臨時(shí)離崗時(shí)，應(yīng)將印章交部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司指定的其他人員代管，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)記錄在《印章交接登記表》上，雙方簽字確認(rèn)。（五）印章使用1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要使用印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、使用部門(mén)、使用人等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)《印章使用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。如用印事項(xiàng)涉及重大決策、重要合同等，必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)。3.印章保管人員根據(jù)審批通過(guò)的《印章使用申請(qǐng)表》，在用印前認(rèn)真核對(duì)用印文件內(nèi)容與申請(qǐng)表填寫(xiě)內(nèi)容是否一致，確保用印內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。用印時(shí)，應(yīng)在用印文件的規(guī)定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、用印份數(shù)、用印人等信息。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因特殊情況需要在空白文件上加蓋印章，必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并在用印后對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格控制和監(jiān)督。5.因?qū)ν鈽I(yè)務(wù)需要攜帶公司印章外出使用時(shí)，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。使用部門(mén)應(yīng)提前與行政部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，行政部門(mén)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示安排專人攜帶印章陪同前往使用地點(diǎn)，并確保印章在使用過(guò)程中的安全。印章使用完畢后，應(yīng)立即將印章帶回公司，并辦理歸還手續(xù)。（六）印章停用1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，注明停用印章的名稱、停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)將印章停用的相關(guān)信息通知公司各部門(mén)，并在公司內(nèi)部發(fā)布印章停用公告。3.印章停用后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)收回印章，并進(jìn)行封存保管。封存后的印章應(yīng)在印章保管冊(cè)上注明停用日期、保管人等信息。4.對(duì)于停用的印章，行政部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理，如銷毀、上繳等。銷毀印章時(shí)，必須有兩名以上人員在場(chǎng)監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀印章的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀人員等信息，雙方簽字確認(rèn)。（七）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括印章實(shí)物、印章使用記錄、印章保管冊(cè)等相關(guān)資料的交接。2.交接雙方應(yīng)填寫(xiě)《印章交接清單》，詳細(xì)記錄交接印章的名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接人員等信息，并簽字確認(rèn)。交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，行政部門(mén)留存一份。3.行政部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督印章交接過(guò)程，確保交接手續(xù)完整、規(guī)范。交接手續(xù)辦理完畢后，行政部門(mén)應(yīng)對(duì)新的印章保管人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉印章管理規(guī)定和操作流程。四、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)公司證照及印章的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證照及印章的保管、使用、年檢及變更等情況。2.公司審計(jì)部門(mén)有權(quán)對(duì)證照及印章的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。3.各部門(mén)應(yīng)積極配合行政部門(mén)和審計(jì)部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致證照遺失、被盜用、濫用或印章遺失、被盜用、濫用等情況，給公司造成損