連鎖藥店采購(gòu)管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)連鎖藥店采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保藥品及相關(guān)商品的質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于連鎖藥店總部及各門店的采購(gòu)活動(dòng)，包括藥品、醫(yī)療器械、保健品、中藥飲片、日用品等各類商品的采購(gòu)。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：采購(gòu)的商品必須符合國(guó)家法律法規(guī)、藥品標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)質(zhì)量要求，確保消費(fèi)者用藥安全有效。2.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，依法簽訂采購(gòu)合同，保障雙方合法權(quán)益。3.成本效益原則：在保證商品質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。4.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，接受內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)管。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門設(shè)置連鎖藥店應(yīng)設(shè)立專門的采購(gòu)部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)業(yè)務(wù)。采購(gòu)部門可根據(jù)業(yè)務(wù)需要，設(shè)置采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)專員等崗位。（二）采購(gòu)部門職責(zé)1.制定采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)連鎖藥店的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、銷售情況和庫(kù)存狀況，制定年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃。2.供應(yīng)商選擇與管理：負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、評(píng)估、選擇和日常管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。3.采購(gòu)談判與合同簽訂：與供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，確定采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，簽訂采購(gòu)合同。4.采購(gòu)訂單下達(dá)與跟蹤：根據(jù)采購(gòu)合同下達(dá)采購(gòu)訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。5.采購(gòu)成本控制：通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、談判協(xié)商等方式，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。6.質(zhì)量控制：協(xié)助質(zhì)量管理部門對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，確保采購(gòu)商品符合質(zhì)量要求。7.信息管理：收集、整理、分析采購(gòu)相關(guān)信息，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。（三）其他部門職責(zé)1.質(zhì)量管理部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)商品的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收和監(jiān)督，確保采購(gòu)商品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.銷售部門：及時(shí)向采購(gòu)部門反饋市場(chǎng)需求和銷售情況，為采購(gòu)計(jì)劃的制定提供參考。3.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)合同、付款申請(qǐng)等，確保采購(gòu)資金的合理使用和支付安全。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.銷售數(shù)據(jù)分析：采購(gòu)部門每月定期收集各門店的銷售數(shù)據(jù)，分析商品銷售趨勢(shì)、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)。2.庫(kù)存盤點(diǎn)：定期組織各門店進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，了解庫(kù)存實(shí)際情況，確定庫(kù)存商品的數(shù)量、品種和質(zhì)量狀況。3.采購(gòu)計(jì)劃編制：根據(jù)銷售數(shù)據(jù)分析和庫(kù)存盤點(diǎn)結(jié)果，結(jié)合市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)，采購(gòu)部門編制年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。4.計(jì)劃審批：采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，提交采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、連鎖藥店總經(jīng)理進(jìn)行審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)：采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦等，建立供應(yīng)商資源庫(kù)。2.供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購(gòu)商品的要求和供應(yīng)商的基本情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商實(shí)地考察：對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、信譽(yù)等情況。實(shí)地考察可由采購(gòu)部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員共同進(jìn)行。4.供應(yīng)商評(píng)估：根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。評(píng)估可采用打分制，設(shè)定各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的權(quán)重，計(jì)算供應(yīng)商的綜合得分。5.供應(yīng)商選擇：根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并與其建立合作關(guān)系。合格供應(yīng)商名單應(yīng)定期更新。（三）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)談判準(zhǔn)備：采購(gòu)部門在與供應(yīng)商談判前，應(yīng)充分了解采購(gòu)商品的市場(chǎng)價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商成本等信息，制定談判策略。2.采購(gòu)談判：采購(gòu)部門與供應(yīng)商就采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判。談判過(guò)程中應(yīng)堅(jiān)持原則，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。3.采購(gòu)合同起草：談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。4.合同審核：采購(gòu)合同起草完成后，提交質(zhì)量管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等方面。審核通過(guò)后的采購(gòu)合同方可簽訂。5.合同簽訂：采購(gòu)合同經(jīng)審核通過(guò)后，由連鎖藥店法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。（四）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)訂單生成：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，生成采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。2.訂單審核：采購(gòu)訂單生成后，提交采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括訂單信息的準(zhǔn)確性、完整性等方面。審核通過(guò)后的采購(gòu)訂單方可下達(dá)。3.訂單下達(dá)：采購(gòu)部門將審核通過(guò)的采購(gòu)訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)訂單。供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，采購(gòu)訂單生效。（五）采購(gòu)訂單跟蹤1.建立跟蹤機(jī)制：采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)訂單跟蹤機(jī)制，定期跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。2.進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)部門可通過(guò)電話、郵件、傳真等方式與供應(yīng)商溝通，了解訂單執(zhí)行進(jìn)度。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在延遲交貨、質(zhì)量問(wèn)題等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.異常處理：對(duì)于采購(gòu)訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況，如供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)交貨、商品質(zhì)量不合格等，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。處理措施包括與供應(yīng)商協(xié)商變更交貨期、要求供應(yīng)商換貨或補(bǔ)貨、追究供應(yīng)商違約責(zé)任等。（六）采購(gòu)驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購(gòu)商品到貨前，質(zhì)量管理部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.驗(yàn)收實(shí)施：采購(gòu)商品到貨后，質(zhì)量管理部門按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收過(guò)程中應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期、驗(yàn)收結(jié)果等信息。3.驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的采購(gòu)商品，質(zhì)量管理部門應(yīng)出具驗(yàn)收合格報(bào)告，并辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收不合格的采購(gòu)商品，質(zhì)量管理部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（七）采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收合格報(bào)告，填寫付款申請(qǐng)單，注明采購(gòu)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式等信息。付款申請(qǐng)單應(yīng)提交采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、連鎖藥店總經(jīng)理進(jìn)行審批。2.付款審批：財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)單進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收合格報(bào)告的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等方面。審核通過(guò)后的付款申請(qǐng)單提交連鎖藥店總經(jīng)理進(jìn)行審批。3.付款執(zhí)行：連鎖藥店總經(jīng)理審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照付款申請(qǐng)單的要求進(jìn)行付款。付款方式可根據(jù)采購(gòu)合同的約定選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、市場(chǎng)供應(yīng)短缺等因素可能導(dǎo)致采購(gòu)成本增加或采購(gòu)商品無(wú)法按時(shí)到貨。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商提供的商品質(zhì)量不符合要求，可能導(dǎo)致消費(fèi)者投訴、企業(yè)聲譽(yù)受損等風(fēng)險(xiǎn)。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商破產(chǎn)、倒閉、違約等情況可能導(dǎo)致采購(gòu)合同無(wú)法履行，采購(gòu)商品無(wú)法按時(shí)到貨。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)活動(dòng)不符合國(guó)家法律法規(guī)要求，可能導(dǎo)致企業(yè)面臨法律訴訟、行政處罰等風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性評(píng)估：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場(chǎng)情況、供應(yīng)商信譽(yù)等因素，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)影響程度評(píng)估：根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的影響程度，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的影響程度，分為重大、較大、一般三個(gè)等級(jí)。3.風(fēng)險(xiǎn)矩陣確定：將風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性評(píng)估結(jié)果和風(fēng)險(xiǎn)影響程度評(píng)估結(jié)果相結(jié)合，形成風(fēng)險(xiǎn)矩陣，確定不同風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)和供應(yīng)情況，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制和應(yīng)急采購(gòu)預(yù)案。與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，鎖定采購(gòu)價(jià)格，確保采購(gòu)商品的穩(wěn)定供應(yīng)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)供應(yīng)商質(zhì)量管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任，加強(qiáng)采購(gòu)商品的驗(yàn)收管理，確保采購(gòu)商品符合質(zhì)量要求。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：選擇多家合格供應(yīng)商，避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商。與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問(wèn)題。在采購(gòu)合同中約定違約責(zé)任，如供應(yīng)商違約，應(yīng)依法追究其責(zé)任。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高采購(gòu)人員的法律意識(shí)。在采購(gòu)活動(dòng)中嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保采購(gòu)合同的合法性和有效性。建立法律審查機(jī)制，對(duì)采購(gòu)合同等重要文件進(jìn)行法律審查，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。五、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)設(shè)定1.采購(gòu)成本：評(píng)估采購(gòu)商品的價(jià)格水平，計(jì)算采購(gòu)成本節(jié)約率。2.采購(gòu)質(zhì)量：評(píng)估采購(gòu)商品的質(zhì)量合格率，計(jì)算質(zhì)量事故發(fā)生率。3.交貨期：評(píng)估供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時(shí)率，計(jì)算交貨延遲率。4.供應(yīng)商滿意度：通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查等方式，評(píng)估供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)部門的滿意度。5.采購(gòu)效率：評(píng)估采購(gòu)訂單的處理時(shí)間、采購(gòu)周期等指標(biāo)，計(jì)算采購(gòu)效率提升率。（二）評(píng)估方法1.定期評(píng)估：采購(gòu)部門每月或每季度對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行一次定期評(píng)估，收集相關(guān)數(shù)據(jù)，計(jì)算各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的得分。2.對(duì)比評(píng)估：將采購(gòu)績(jī)效與歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)水平進(jìn)行對(duì)比，分析采購(gòu)績(jī)效的變化情況和存在的問(wèn)題。3.綜合評(píng)估：根據(jù)各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的得分，對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行綜合評(píng)估，確定采購(gòu)部門的績(jī)效等級(jí)。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.績(jī)效反饋：將采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果反饋給采購(gòu)部門，使其了解自身工作的優(yōu)點(diǎn)和不足，為改進(jìn)工作提供依據(jù)。2.激勵(lì)措施：根據(jù)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的采購(gòu)人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、晉升、榮譽(yù)稱號(hào)等；對(duì)表現(xiàn)不佳的采購(gòu)人員進(jìn)行批評(píng)教育、培訓(xùn)輔導(dǎo)或調(diào)整崗位。3.持續(xù)改進(jìn)：針對(duì)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)制定改進(jìn)措施，不斷優(yōu)化采購(gòu)流程，提高采購(gòu)績(jī)效。六、采購(gòu)信息管理（一）信息收集1.市場(chǎng)信息收集：采購(gòu)部門應(yīng)定期收集市場(chǎng)價(jià)格、市場(chǎng)供應(yīng)、新產(chǎn)品信息等市場(chǎng)信息，為采購(gòu)決策提供參考。市場(chǎng)信息收集可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研等方式進(jìn)行。2.供應(yīng)商信息收集：采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息檔案，收集供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等信息。供應(yīng)商信息收集可通過(guò)實(shí)地考察、供應(yīng)商問(wèn)卷調(diào)查、供應(yīng)商年度評(píng)估等方式進(jìn)行。3.采購(gòu)訂單信息收集：采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)收集采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況、到貨情況、驗(yàn)收情況等信息，確保采購(gòu)訂單的順利執(zhí)行。采購(gòu)訂單信息收集可通過(guò)采購(gòu)訂單跟蹤系統(tǒng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等方式進(jìn)行。（二）信息整理與分析1.信息整理：采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理，分類歸檔，建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)。信息數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)包括市場(chǎng)信息庫(kù)、供應(yīng)商信息庫(kù)、采購(gòu)訂單信息庫(kù)等。2.信息分析：采購(gòu)部門應(yīng)運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對(duì)整理后的信息進(jìn)行分析，為采購(gòu)決策提供支持。信息分析內(nèi)容包括市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)分析、供應(yīng)商績(jī)效分析、采購(gòu)成本分析、采購(gòu)質(zhì)量分析等。（三）信息共享1.內(nèi)部信息共享：采購(gòu)部門應(yīng)與質(zhì)量管理部門、銷售部門、財(cái)務(wù)部門等內(nèi)部部門共享采購(gòu)