造價(jià)公司信息管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信息管理，規(guī)范信息的收集、整理、存儲、使用和傳遞等行為，確保公司信息的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性和安全性，提高公司運(yùn)營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：信息應(yīng)如實(shí)反映實(shí)際情況，不得虛假、偽造。2.準(zhǔn)確性原則：確保信息內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)計(jì)算、表述等符合規(guī)范。3.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、傳遞和處理信息，避免信息滯后影響工作決策。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感信息嚴(yán)格保密，防止泄露。5.共享性原則：在確保信息安全和符合規(guī)定的前提下，促進(jìn)信息在公司內(nèi)部的合理共享，提高工作協(xié)同效率。二、信息分類與編碼（一）信息分類1.公司基本信息：包括公司概況、組織架構(gòu)、經(jīng)營范圍、發(fā)展戰(zhàn)略等。2.項(xiàng)目信息：涵蓋各類造價(jià)咨詢項(xiàng)目的基本情況、合同文件、預(yù)算資料、結(jié)算資料等。3.客戶信息：包含客戶基本資料、業(yè)務(wù)往來記錄、信用狀況等。4.員工信息：如員工個(gè)人簡歷、工作經(jīng)歷、崗位職責(zé)、績效考核結(jié)果等。5.財(cái)務(wù)信息：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算執(zhí)行情況、成本核算數(shù)據(jù)等。6.行政信息：辦公文件、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、行政事務(wù)處理記錄等。7.市場信息：行業(yè)動(dòng)態(tài)、競爭對手信息、市場調(diào)研報(bào)告等。（二）信息編碼1.為便于信息的識別、存儲和管理，對各類信息進(jìn)行統(tǒng)一編碼。編碼采用數(shù)字、字母組合的方式，具有唯一性。2.例如，項(xiàng)目信息編碼規(guī)則為：項(xiàng)目類別（如ZJ表示造價(jià)咨詢項(xiàng)目）+年份（兩位）+項(xiàng)目順序號（三位）?？蛻粜畔⒕幋a規(guī)則為：KH+地區(qū)代碼（兩位）+客戶順序號（三位）。員工信息編碼規(guī)則為：YG+部門代碼（兩位）+員工工號后三位。3.制定詳細(xì)的編碼手冊，明確各類信息編碼的具體規(guī)則和含義，并及時(shí)更新維護(hù)，確保編碼的一致性和準(zhǔn)確性。三、信息收集（一）內(nèi)部信息收集1.各部門職責(zé)業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)收集本部門開展業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的各類信息，如項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等，并定期整理歸檔。行政部門：收集行政事務(wù)相關(guān)信息，包括辦公文件、會議通知、考勤記錄等。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)收集財(cái)務(wù)相關(guān)信息，如財(cái)務(wù)報(bào)表、費(fèi)用報(bào)銷憑證、資金流動(dòng)記錄等。人力資源部門：收集員工信息、績效考核數(shù)據(jù)、培訓(xùn)記錄等人力資源管理方面的信息。2.信息收集渠道日常工作記錄：員工通過填寫工作日報(bào)、周報(bào)、月報(bào)等方式記錄工作進(jìn)展和成果，形成基礎(chǔ)信息。項(xiàng)目文檔管理：在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員及時(shí)整理項(xiàng)目文檔，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、造價(jià)計(jì)算書、合同變更記錄等。內(nèi)部會議：會議組織者負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，形成會議紀(jì)要，明確會議討論的事項(xiàng)、決議及責(zé)任分工等信息。信息系統(tǒng)：利用公司內(nèi)部的辦公軟件、項(xiàng)目管理軟件等信息系統(tǒng)，實(shí)時(shí)記錄和存儲各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，員工可通過系統(tǒng)提交和獲取相關(guān)信息。（二）外部信息收集1.市場調(diào)研：市場部門定期開展市場調(diào)研活動(dòng)，收集行業(yè)動(dòng)態(tài)、市場價(jià)格走勢、競爭對手信息等外部信息?？赏ㄟ^參加行業(yè)展會、研討會，查閱行業(yè)報(bào)告、新聞資訊，與相關(guān)機(jī)構(gòu)和企業(yè)交流等方式獲取。2.客戶反饋：業(yè)務(wù)部門在與客戶溝通、服務(wù)過程中，及時(shí)收集客戶對公司業(yè)務(wù)、產(chǎn)品、服務(wù)等方面的反饋意見和建議，通過客戶滿意度調(diào)查、電話回訪、面談等形式記錄相關(guān)信息。3.政府部門及行業(yè)協(xié)會信息：關(guān)注政府部門發(fā)布的政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等信息，安排專人負(fù)責(zé)收集和解讀，并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門和人員。同時(shí)，積極參加行業(yè)協(xié)會組織的活動(dòng)，獲取行業(yè)內(nèi)部交流信息。四、信息整理與存儲（一）信息整理1.收集到的信息應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，去除重復(fù)、無效信息，對不完整的信息進(jìn)行補(bǔ)充完善。2.按照信息分類標(biāo)準(zhǔn)，對信息進(jìn)行分類、編號，確保信息條理清晰，便于查找和使用。3.對于文本類信息，應(yīng)進(jìn)行格式規(guī)范，如統(tǒng)一字體、字號、排版等，提高信息的可讀性。對于數(shù)據(jù)類信息，要進(jìn)行準(zhǔn)確性審核，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。（二）信息存儲1.存儲方式紙質(zhì)存儲：對于一些重要的文件、合同等原始資料，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)存檔，存放在專門的檔案柜中，并建立紙質(zhì)檔案目錄，便于查找。電子存儲：利用公司內(nèi)部的服務(wù)器、云存儲等設(shè)備，對各類信息進(jìn)行電子存儲。建立電子信息庫，按照信息分類設(shè)置不同的文件夾和子文件夾，將整理好的信息存儲其中。同時(shí)，定期對電子信息進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲安全訪問權(quán)限控制：根據(jù)信息的敏感程度和使用需求，設(shè)置不同的訪問權(quán)限。例如，公司基本信息、財(cái)務(wù)信息等重要信息僅限特定人員訪問；項(xiàng)目信息、客戶信息等相關(guān)業(yè)務(wù)人員可根據(jù)工作需要進(jìn)行部分訪問。通過信息系統(tǒng)的權(quán)限管理功能，嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員訪問信息。數(shù)據(jù)加密：對存儲的敏感信息進(jìn)行加密處理，確保信息在存儲過程中的安全性。采用先進(jìn)的加密算法，對電子存儲的重要文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，防止信息被竊取或篡改。存儲環(huán)境維護(hù)：定期檢查服務(wù)器、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施的運(yùn)行狀況，確保存儲環(huán)境穩(wěn)定可靠。做好機(jī)房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，保障信息存儲設(shè)備的安全。五、信息使用與共享（一）信息使用1.員工因工作需要使用公司信息時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請和獲取。填寫信息使用申請表，注明使用信息的目的、內(nèi)容、使用期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到相關(guān)信息管理部門或人員處獲取信息。2.使用信息過程中，應(yīng)妥善保管信息，不得擅自修改、刪除、傳播信息。如因工作失誤導(dǎo)致信息損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。3.對于涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的使用，必須嚴(yán)格遵守公司的保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得向任何第三方披露。（二）信息共享1.共享原則必要性原則：信息共享應(yīng)基于工作需要，確保共享的信息是完成工作任務(wù)所必需的。授權(quán)原則：信息共享需經(jīng)過信息所有者或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的授權(quán)，明確共享范圍和共享對象。安全原則：在信息共享過程中，要采取必要的安全措施，確保信息不被泄露或?yàn)E用。2.共享方式內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享：通過公司內(nèi)部的辦公網(wǎng)絡(luò)，將經(jīng)過整理和授權(quán)共享的信息發(fā)布到指定的共享文件夾或信息系統(tǒng)模塊中，供相關(guān)人員查閱和使用。信息系統(tǒng)接口共享：對于一些需要與其他部門或外部單位進(jìn)行數(shù)據(jù)交互的情況，通過信息系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)信息共享。確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準(zhǔn)確性和安全性，并按照規(guī)定的格式和頻率進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。會議、文件等形式共享：對于一些不宜通過電子方式共享的信息，可通過組織會議、發(fā)放文件等形式進(jìn)行共享，但要做好記錄和簽收工作，確保信息傳達(dá)給相關(guān)人員。六、信息傳遞（一）傳遞方式1.內(nèi)部傳遞電子郵件：用于傳遞一般性的信息、文件、通知等，要求郵件主題明確，內(nèi)容簡潔明了，并準(zhǔn)確填寫收件人、抄送人等信息。重要信息應(yīng)進(jìn)行加密傳輸，并要求收件人及時(shí)回復(fù)確認(rèn)。即時(shí)通訊工具：如公司內(nèi)部使用的即時(shí)通訊軟件，方便員工之間進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通和信息傳遞。在使用即時(shí)通訊工具時(shí)，應(yīng)注意語言文明、表達(dá)準(zhǔn)確，避免傳遞無關(guān)信息。對于重要信息，應(yīng)及時(shí)整理記錄，并通過其他正式渠道進(jìn)行確認(rèn)和留存。內(nèi)部文件傳閱：對于一些需要部門間傳閱的文件，由發(fā)文部門按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳遞，并做好文件傳閱記錄，記錄文件傳閱的時(shí)間、人員等信息，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞給相關(guān)人員。會議傳達(dá)：通過召開會議的方式，由會議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人傳達(dá)重要信息、工作部署等內(nèi)容。參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，做好會議記錄，并及時(shí)將會議精神傳達(dá)給本部門其他人員。2.外部傳遞紙質(zhì)文件郵寄：對于需要向外部單位傳遞的重要文件、合同等資料，采用紙質(zhì)文件郵寄的方式，并選擇可靠的快遞公司，確保文件安全、及時(shí)送達(dá)。同時(shí)，要求快遞公司提供郵寄憑證，以備查詢。電子文件發(fā)送：通過電子郵件、電子文件共享平臺等方式向外部單位發(fā)送電子文件。在發(fā)送電子文件前，應(yīng)確認(rèn)對方的接收郵箱或平臺賬號信息準(zhǔn)確無誤，并對文件進(jìn)行加密處理，設(shè)置合理的訪問權(quán)限和有效期。發(fā)送后，及時(shí)與對方確認(rèn)是否收到文件，并要求對方反饋接收情況。（二）傳遞流程1.信息發(fā)送：信息發(fā)送人員按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求，準(zhǔn)備好要傳遞的信息，并選擇合適的傳遞方式進(jìn)行發(fā)送。對于重要信息，應(yīng)提前進(jìn)行審核，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.信息接收：信息接收人員應(yīng)及時(shí)關(guān)注各類信息傳遞渠道，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)接收信息。收到信息后，要認(rèn)真核對信息內(nèi)容，確認(rèn)信息的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)信息有誤或不完整，應(yīng)及時(shí)與發(fā)送人員溝通核實(shí)。3.信息確認(rèn)：信息接收人員在接收信息后，應(yīng)及時(shí)向發(fā)送人員反饋接收情況，確認(rèn)信息已成功接收。對于需要回復(fù)或處理的信息，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求進(jìn)行回復(fù)和處理，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)人員。七、信息安全管理（一）安全責(zé)任1.公司管理層：負(fù)責(zé)制定公司信息安全管理策略和制度，提供信息安全管理所需的資源支持，確保公司信息安全管理工作的有效開展。2.信息管理部門：具體負(fù)責(zé)公司信息安全管理工作的組織實(shí)施和監(jiān)督檢查，制定信息安全管理操作規(guī)程，開展信息安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，定期進(jìn)行信息安全風(fēng)險(xiǎn)評估和應(yīng)急演練等。3.各部門負(fù)責(zé)人：為本部門信息安全管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工學(xué)習(xí)和遵守公司信息安全管理制度，落實(shí)信息安全管理措施，確保本部門信息的安全。4.全體員工：嚴(yán)格遵守公司信息安全管理制度，保護(hù)公司信息安全，不泄露、不傳播公司敏感信息，發(fā)現(xiàn)信息安全問題及時(shí)報(bào)告。（二）安全措施1.網(wǎng)絡(luò)安全防火墻設(shè)置：在公司網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置防火墻，阻擋外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。入侵檢測與防范系統(tǒng)：部署入侵檢測與防范系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)流量和系統(tǒng)活動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并阻止異常行為和潛在的安全威脅。網(wǎng)絡(luò)訪問控制：通過設(shè)置用戶賬號和密碼、IP地址限制等方式，對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問公司網(wǎng)絡(luò)資源。2.數(shù)據(jù)安全數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：按照規(guī)定的備份策略和頻率，對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性。數(shù)據(jù)加密：除了對存儲的敏感信息進(jìn)行加密外，在數(shù)據(jù)傳輸過程中也要采用加密技術(shù)，如SSL/TLS加密協(xié)議等，確保數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的安全性。數(shù)據(jù)訪問審計(jì)：建立數(shù)據(jù)訪問審計(jì)機(jī)制，記錄和監(jiān)控用戶對數(shù)據(jù)的訪問操作，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常訪問行為，并進(jìn)行追溯和調(diào)查。3.人員安全安全培訓(xùn)教育：定期組織員工參加信息安全培訓(xùn)教育活動(dòng)，提高員工的信息安全意識和技能，使其了解信息安全的重要性和相關(guān)法律法規(guī)，掌握基本的安全防范措施。安全意識考核：將信息安全意識納入員工績效考核體系，對員工的信息安全知識和技能進(jìn)行考核，激勵(lì)員工積極參與信息安全管理工作。簽訂保密協(xié)議：與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在信息安全方面的責(zé)任和義務(wù)，約束員工的行為，防止因人員流動(dòng)導(dǎo)致公司信息泄露。（三）安全事件處理1.建立信息安全事件應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，明確安全事件的報(bào)告流程、處理程序和責(zé)任分工。2.當(dāng)發(fā)生信息安全事件時(shí)，發(fā)現(xiàn)人員應(yīng)立即向信息管理部門報(bào)告，并盡可能詳細(xì)地描述事件的情況，如事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、影響范圍、可能的原因等。3.信息管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)迅速啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)程序，組織相關(guān)人員對事件進(jìn)行評估和分析，確定事件的嚴(yán)重程度和影響范圍，并采取相應(yīng)的應(yīng)急處理措施，如隔離受感染的系統(tǒng)、恢復(fù)數(shù)據(jù)、加強(qiáng)安全防護(hù)等，以降低事件造成的損失。4.及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門通報(bào)信息安全事件的處理情況，并按照規(guī)定向有關(guān)部門報(bào)告事件的發(fā)生情況，配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。5.對信息安全事件進(jìn)行總結(jié)和分析，查找事件發(fā)生的原因和存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，完善公司信息安全管理體系，防止類似事件再次發(fā)生。八、信息系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和信息管理要求，制定信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，明確系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)、功能模塊、技術(shù)架構(gòu)等內(nèi)容。2.選擇合適的信息系統(tǒng)開發(fā)方式，如自主開發(fā)、外包開發(fā)或購買成熟軟件產(chǎn)品等。在系統(tǒng)建設(shè)過程中，要加強(qiáng)項(xiàng)目管理，確保系統(tǒng)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成建設(shè)任務(wù)。3.系統(tǒng)建設(shè)完成后，組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)測試，包括功能測試、性能測試、安全測試等，確保系統(tǒng)滿足公司業(yè)務(wù)需求和信息安全要求。測試通過后，進(jìn)行系統(tǒng)上線部署，并做好上線前的培訓(xùn)和數(shù)據(jù)遷移等工作。（二）系統(tǒng)維護(hù)1.建立信息系統(tǒng)維護(hù)管理制度，明確系統(tǒng)維護(hù)的責(zé)任部門和人員，制定系統(tǒng)維護(hù)計(jì)劃和操作規(guī)程。2.定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行巡檢，檢查系統(tǒng)硬件設(shè)備的運(yùn)行狀況、軟件系統(tǒng)的性能指標(biāo)、數(shù)據(jù)的完整性等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題。3.對系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)，包括軟件升級、補(bǔ)丁安裝、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、用戶權(quán)限管理等工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。4.及時(shí)處理用戶在使用系統(tǒng)過程中遇到的問題和故障，提供技術(shù)支持和培訓(xùn)服務(wù)，確保用戶能夠正常使用系統(tǒng)。對于用戶提出的系統(tǒng)功能優(yōu)化建議，要進(jìn)行認(rèn)真分析和評估，合理的建議應(yīng)及時(shí)納入系統(tǒng)維護(hù)計(jì)劃進(jìn)行改進(jìn)。（三）系統(tǒng)升級與優(yōu)化1.關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展動(dòng)態(tài)和行業(yè)應(yīng)用趨勢，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求的變化，適時(shí)對信息系統(tǒng)進(jìn)行升級和優(yōu)化。2.在進(jìn)行系統(tǒng)升級和優(yōu)化前，要制定詳細(xì)的升級計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告，明確升級的內(nèi)容、范圍、時(shí)間安排以及可能對業(yè)務(wù)造成的影響，并采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。3.系統(tǒng)升級和優(yōu)化完成后，組織相關(guān)人員進(jìn)行測試和驗(yàn)證，確保系統(tǒng)升級和優(yōu)化后的功能正常、性能穩(wěn)定，符合公司業(yè)務(wù)需求和信息安全要求。同時(shí)，對用戶進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)升級和優(yōu)化后的功能和操作方法。九、信息保密管理（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密